Lieferanten-Detailseite

Lieferanten-Detailseite

Die Lieferanten-Detailseite ist die zentrale Anlaufstelle für alles, was DPMS über eine externe Lieferantenbeziehung weiß. Ob Sie als Datenschutzbeauftragte(r) die Gültigkeit eines Vertrags vor einer Prüfung kontrollieren, als Risikomanager Behandlungspläne prüfen, als Compliance-Officer anwendbare Vorschriften bestätigen oder als IT-Admin nachverfolgen möchten, auf welche Systeme ein Lieferant zugreifen kann – hier finden Sie alle Informationen. Dokumente, Assessments, Kritikalitätsbewertungen, verknüpfte Assets, Datentransfers, Risikoszenarien und der Workflow-Verlauf sind an einem Ort erreichbar, ohne die Seite verlassen zu müssen.

So öffnen Sie die Seite

Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Lieferanten, um die Lieferantenliste zu öffnen. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle, um die Detailseite dieses Lieferanten zu öffnen. Sie können auch hierher gelangen, indem Sie den Namen eines Lieferanten in einer verknüpften Tabelle in einem anderen Datensatz anklicken – zum Beispiel im Bereich der verknüpften Lieferanten einer ROPA, in einer Assessmentliste oder über die Registerkarte „Transfers" eines anderen Lieferanten.

Benötigte Berechtigungen:

• Zum Anzeigen der Seite benötigen Sie mindestens eine der folgenden Berechtigungen: eine allgemeine Leseberechtigung für Lieferanten oder eine eingeschränkte Leseberechtigung, die nur Lieferanten anzeigt, für die Sie als verantwortliche Person eingetragen sind.
• Damit Bearbeitungsschaltflächen aktiv erscheinen (nicht ausgegraut), benötigen Sie eine Lieferantenbearbeitungsberechtigung – entweder organisationsweit oder auf Ihre zugewiesenen Lieferanten beschränkt.
• Zum Auslösen von Compliance-Workflows benötigen Sie die Berechtigung „Workflow zuweisen". Ohne sie zeigt der Bereich zum Auslösen von Workflows eine Fehlermeldung.

Verfügen Sie über keine der Leseberechtigungen, zeigt die Seite eine leere Fehlerseite anstelle von Lieferantendaten.

Was Sie sehen

Die Seite verwendet die Standard-Detailansicht von DPMS, die Sie von anderen Datensatztypen wie Assets oder ROPAs kennen. Ein einklappbares Tab-Menü verläuft auf der linken Seite und listet alle verfügbaren Bereiche für diesen Lieferanten auf. Mit dem kleinen blauen Umschalter in der oberen linken Ecke können Sie dieses Menü einklappen, wenn Sie mehr horizontalen Platz benötigen. DPMS speichert Ihre Einstellung, sodass sie nach einem Seitenneuladen erhalten bleibt.

Quer über den oberen Bereich des Inhaltsbereichs verlaufen Breadcrumbs: ein Link zurück zur Lieferantenliste, dann der Name des Lieferanten, dann der gerade aktive Abschnitt. Links und rechts neben dem Lieferantennamen befinden sich Pfeilschaltflächen – ein Klick darauf bringt Sie zum vorherigen oder nächsten Lieferanten in der zuletzt angezeigten gefilterten Liste, sodass Sie mehrere Lieferanten der Reihe nach überprüfen können, ohne zur Übersicht zurückzukehren.

Direkt unterhalb der Breadcrumbs befindet sich ein fixiertes Kopfbereich-Panel, das beim Scrollen sichtbar bleibt. Es zeigt das Statusabzeichen des Lieferanten, die verantwortliche(n) Person(en), einen etwaigen Workflow-Status und das Datum der letzten Überprüfung. Oben rechts finden Sie zwei Symbolschaltflächen: ein Uhrsymbol, das das Aktivitätsprotokoll (Änderungsverlauf) öffnet, und ein Dreipunktmenü mit Optionen wie „Teilen" und „Änderung anfordern".

Der Hauptinhaltsbereich ändert sich vollständig je nachdem, welches Tab-Menü-Element Sie auswählen.

So arbeiten Sie mit dieser Seite

Kerninfos eines Lieferanten prüfen

Wenn Sie die Detailseite eines Lieferanten öffnen, ist standardmäßig die Registerkarte Allgemein aktiv. Dies ist der beste Ausgangspunkt für eine schnelle Compliance-Prüfung. Die Karte zeigt den Namen des Lieferanten, die Kontakt-E-Mail, die Adresse, das Land der Vertragspartei, anwendbare Vorschriften (z. B. DSGVO oder CCPA), den Lieferantentyp (Auftragsverarbeiter, Verantwortlicher usw.), Klassifikationsetiketten und die Vertragslaufzeit.

Das einzige Feld, das Sie auf dieser Seite direkt bearbeiten können, ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen, ist die Beschreibung. Wenn die Beschreibung fehlt oder veraltet ist und Sie eine Bearbeitungsberechtigung haben, klicken Sie direkt in das Beschreibungsfeld. Ein Editor erscheint direkt an dieser Stelle mit einer Speichern-Schaltfläche. Tippen Sie Ihre Aktualisierung ein und klicken Sie auf Speichern – die Änderung wird sofort übernommen, und Sie bleiben auf der Detailseite. Alle anderen Felder der Karte „Allgemein" erfordern einen Klick auf das Bleistiftsymbol (Bearbeiten) oben rechts in der Karte, das Sie zum Bearbeitungsformular des Lieferanten weiterleitet.

Um Kritikalitätsbewertungen zu prüfen, klicken Sie im linken Menü auf Kritikalität. Sie sehen drei Werte: Materieller Einfluss (wie stark die Organisation bei einem Ausfall dieses Lieferanten geschädigt würde), Kritikalität des Dienstleistung (wie stark die betriebliche Abhängigkeit von diesem Lieferanten ist) und Gesamtkritikalität – jeweils Niedrig, Mittel oder Hoch. Diese Werte fließen in organisationsweite Risiko-Dashboards ein, daher lohnt es sich sicherzustellen, dass sie aktuell sind. Das Bleistiftsymbol auf der Kritikalitätskarte führt zum Bearbeitungsformular.

Status oder verantwortliche Person ändern

Der fixierte Kopfbereich oben auf der Seite ermöglicht es Ihnen, zwei wichtige Felder zu aktualisieren, ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen.

Um den Status zu ändern, klicken Sie auf das farbige Statusabzeichen (z. B. Entwurf, Aktiv oder Überprüfung). Eine Liste der verfügbaren Status erscheint. Klicken Sie auf den gewünschten. Das Abzeichen aktualisiert sich sofort auf dem Bildschirm, und die Änderung wird im Hintergrund auf dem Server gespeichert. Wenn der Server die Änderung ablehnt, wird das Abzeichen zurückgesetzt und eine Benachrichtigung erscheint am unteren Bildschirmrand.

Um die verantwortliche Person zu ändern, klicken Sie auf das entsprechende Auswahlfeld im fixierten Kopfbereich. Sie können dort Personen hinzufügen oder entfernen. Dieses Feld aktuell zu halten ist wichtig, da die verantwortliche Person Workflow-Benachrichtigungen erhält und in Prüfberichten als verantwortlich ausgewiesen wird.

Dokumente, Aufgaben und Assessments prüfen

Klicken Sie im linken Menü auf Dokumente, um alle Richtlinien- und Verfahrensdokumente zu sehen, die diesem Lieferanten zugeordnet sind. Jede Zeile ist anklickbar und führt zur eigenen Detailseite des Dokuments. Nutzen Sie dieses Tab vor einer Prüfung, um sicherzustellen, dass die korrekten Auftragsverarbeitungsverträge oder Datenschutzmitteilungen vorhanden sind.

Klicken Sie auf Aufgaben, um offene Compliance-Aufgaben zu sehen, die mit diesem Lieferanten verknüpft sind. Jede Aufgabenzeile ist anklickbar und öffnet die Aufgabe direkt.

Klicken Sie auf Assessments, um alle IT-Sicherheits- und Datenschutz-Assessments zu sehen, die mit diesem Lieferanten verknüpft sind. Jede Zeile führt zum vollständigen Assessment-Datensatz. Dieses Tab ist der richtige Ort, um zu bestätigen, dass ein erforderliches Assessment in den letzten zwölf Monaten durchgeführt wurde. Gelegentlich erscheint beim Öffnen dieses Tabs ein Modal, das fragt, ob Sie Fragebogendaten laden möchten – dies geschieht, wenn das System erkannt hat, dass ein Priverion-Fragebogen-Ergebnis für diesen Lieferanten vorliegt. Ja übernimmt die Antworten des Fragebogens in die Risikobewertungen des Lieferanten; Nein schließt das Modal ohne Änderungen.

Die Datentransferkette untersuchen

Klicken Sie auf die Registerkarte Transfers, um die Liste der nachgelagerten Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter zu sehen – also der Lieferanten, an die dieser Lieferant personenbezogene Daten weiterleitet. Jede Zeile zeigt den Namen des nachgelagerten Lieferanten, das Land, die Rechtsgrundlage des Transfers, Klassifikation, Typ und eine farbcodierte Risikoanzeige.

Dieses Tab ist besonders nützlich bei der Vorbereitung einer Datenschutz-Folgenabschätzung für Drittlandübermittlungen. Klicken Sie auf eine Zeile, um die eigene Detailseite des nachgelagerten Lieferanten zu öffnen, auf der Sie Rechtsgrundlage, Assessments und Risikostatus einsehen können. Kehren Sie über den Zurück-Button des Browsers oder den Breadcrumb-Link zurück.

Wurde die Rechtsgrundlage eines Transfers nicht festgelegt, zeigt die Spalte „Rechtsgrundlage" einen Strich. Transfers, die aus einer geteilten (Partner-)Organisation stammen, sind sichtbar, können hier jedoch nicht bearbeitet werden – sie gehören der Quellorganisation.

Verknüpfte IT-Assets prüfen

Klicken Sie auf die Registerkarte Assets, um zu sehen, mit welchen internen IT-Assets dieser Lieferant verbunden ist. Die Tabelle listet jedes verknüpfte Asset mit seinen wichtigsten Attributen auf. Ein Klick auf eine Asset-Zeile führt zur Detailseite des Assets, wo Sie Klassifikation, Eigentümer und Risikostatus überprüfen können. Dieses Tab ist die zentrale Ansicht bei einer jährlichen Lieferantenprüfung, wenn Sie den Lieferantenzugang zu internen Systemen dokumentieren müssen.

Risikolage des Lieferanten prüfen

Klicken Sie auf die Registerkarte Risiko, um den Risikoverwaltungsbereich zu öffnen. Dieser Bereich ist nur dann aussagekräftig, wenn dem Lieferanten mindestens ein Risikostandard zugeordnet wurde. Falls die Unter-Tabs leer erscheinen, prüfen Sie im Bereich „Standards" innerhalb der Risiko-Registerkarte, ob ein Standard zugeordnet ist.

Sobald ein Standard verknüpft ist, wählen Sie im Standard-Selektor oben in der Risiko-Unternavigation aus, welches Framework Sie ansehen möchten (z. B. ISO 27001 oder ein benutzerdefiniertes DSGVO-Risikomodell). Die Unter-Tabs zeigen dann die Daten für diesen Standard:

• Schwellenwert – der für diesen Lieferanten konfigurierte Risikoschwellenwert. Über das Bearbeitungssymbol gelangen Sie zum Bearbeitungsformular.
• Szenarien – die Liste der mit diesem Lieferanten verknüpften Risikoszenarien. Ein Klick auf ein Szenario führt in die Details.
• Implementierte TOMs – die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die für jedes Szenario umgesetzt wurden. Fehlen für ein Szenario Maßnahmen, gelangen Sie über das Bearbeitungssymbol zum Bearbeitungsformular, wo Sie passende TOMs verknüpfen können. Die Schaltfläche Alle relevanten TOMs implementieren wendet, sofern verfügbar, alle relevanten Maßnahmen auf einmal an.
• Aktuelles Risiko – der berechnete Risikowert für diesen Lieferanten unter dem ausgewählten Standard.
• Behandlungsoptionen, Behandlungsplan und Behandlungsstatus – der vollständige Risikobehandlungs-Lebenszyklus für diesen Lieferanten.

Achtung: Wenn Bearbeitungsschaltflächen im Risikobereich ausgegraut sind, obwohl Sie eine Bearbeitungsberechtigung haben, läuft möglicherweise ein Neuberechnungsjob im Hintergrund. Warten Sie einen Moment und laden Sie die Seite neu – die Schaltflächen werden wieder aktiv, sobald der Job abgeschlossen ist.

Workflows prüfen und auslösen

Klicken Sie auf die Registerkarte Workflows, um alle Compliance-Workflows (Überprüfungen, Genehmigungen) zu sehen, die für diesen Lieferanten aktiv oder abgeschlossen sind. Zwei Unter-Tabs stehen zur Verfügung:

• Erforderliche Aktion zeigt den Workflow-Schritt, der aktuell Ihre Aktion erfordert – zum Beispiel eine ausstehende Genehmigung oder einen Überprüfungsschritt.
• Übersicht zeigt die vollständige Workflow-Verlaufstabelle für diesen Lieferanten.

Um einen neuen Workflow auszulösen, benötigen Sie die Workflow-Zuweisung-Berechtigung. Verfügen Sie darüber, erscheint eine Schaltfläche Workflow hinzufügen oder Workflow auslösen, sofern die Zeitmaschine nicht aktiv ist.

Aktivitätsprotokoll und Optionsmenü nutzen

Klicken Sie auf das Uhrsymbol oben rechts, um die Seitenleiste mit dem Änderungsverlauf zu öffnen. Sie öffnet sich von rechts und listet jede Bearbeitung des Lieferantendatensatzes auf – wer die Änderung vorgenommen hat, wann und was geändert wurde. Dies ist unverzichtbar, wenn Sie im Rahmen einer Prüfung die Sorgfaltspflicht nachweisen oder eine unerwartete Datenänderung untersuchen müssen.

Klicken Sie auf das Dreipunktmenü (drei Punkte) oben rechts für weitere Optionen:

• Teilen – teilen Sie diesen Lieferantendatensatz mit einer Partnerorganisation (erfordert die Veröffentlichungs-/Teilungsberechtigung und muss in den IT-Einstellungen aktiviert sein).
• Änderung anfordern – leiten Sie eine formelle Änderungsanfrage für diesen Lieferanten ein.

Achtung: Sowohl das Uhrsymbol als auch das Dreipunktmenü sind ausgeblendet, wenn die Zeitmaschine aktiv ist oder wenn der Lieferant in einem geteilten (konsulierten, schreibgeschützten) Zustand vorliegt.

Zwischen Lieferanten navigieren ohne zur Liste zurückzukehren

Wenn Sie eine Reihe von Lieferanten durcharbeiten – zum Beispiel bei einer turnusmäßigen Lieferantenüberprüfung – nutzen Sie die Pfeilschaltflächen links und rechts in den Breadcrumbs, um die Liste schrittweise durchzugehen. Die Pfeile erscheinen ausgegraut, wenn Sie beim ersten oder letzten Lieferanten in der gefilterten Liste angelangt sind.

Feldreferenz

Felder der Registerkarte „Allgemein":

• Name – Der Anzeigename des Lieferanten in der Standardsprache Ihrer Organisation.
• E-Mail – Die primäre Kontakt-E-Mail des Lieferanten. Zeigt einen Strich, wenn nicht angegeben.
• Kontaktinformationen – Straße und Stadt, als zwei separate Zeilen angezeigt.
• Land der Vertragspartei – Das Land, in dem der Lieferant rechtlich ansässig ist, in Ihrer UI-Sprache übersetzt.
• Anwendbare Vorschriften – Die regulatorischen Rahmenbedingungen für diese Beziehung (z. B. DSGVO, CCPA). Im Bearbeitungsformular festzulegen.
• Typ – Ob der Lieferant als Auftragsverarbeiter, Verantwortlicher oder in einer anderen Rolle tätig ist. Mehrere Werte werden als kommagetrennte Liste angezeigt.
• Klassifikation – Tags aus dem Klassifikationsvokabular Ihrer Organisation.
• Beschreibung des Lieferanten – Eine Rich-Text-Beschreibung. Dies ist das einzige Feld, das direkt auf der Detailseite inline bearbeitet werden kann (klicken Sie direkt auf den Text, um ihn zu bearbeiten).
• Begründung für das Teilen – Rich-Text-Erläuterung, warum personenbezogene Daten mit diesem Lieferanten geteilt werden. Auf der Detailseite schreibgeschützt; verwenden Sie das vollständige Bearbeitungsformular, um es zu ändern.
• Vertreter – Kontaktadressen und Länder für jeden Vertreter.
• DSB-Kontakt – Ob der Lieferant einen benannten Datenschutzbeauftragten hat. Bei Ja werden auch Name, E-Mail und Telefonnummer des DSB angezeigt.
• Vertragslaufzeit – Das Vertragsablaufdatum oder „Kein Ablaufdatum", wenn kein Datum festgelegt wurde.

Felder der Registerkarte „Kritikalität":

• Materieller Einfluss – Niedrig / Mittel / Hoch. Wie stark die Organisation beeinträchtigt würde, wenn diese Lieferantenbeziehung unerwartet endet.
• Kritikalität des Dienstleistung – Niedrig / Mittel / Hoch. Wie stark der Betrieb der Organisation von diesem Lieferanten abhängt.
• Gesamtkritikalität – Niedrig / Mittel / Hoch. Die kombinierte Bewertung. Für neue Lieferanten standardmäßig auf Mittel gesetzt.

Einbindung in DPMS

Die Lieferanten-Detailseite steht im Mittelpunkt des Lieferanten-Compliance-Workflows. Änderungen, die Sie hier vornehmen – Statusaktualisierungen, Verknüpfung von Assessments, Implementierung von TOMs – wirken sich auf andere Teile des Systems aus:

• Risiko-Dashboards beziehen die aktuellen Risikodaten aus den Risiko-Unter-Tabs. Dem Lieferanten muss mindestens ein Standard zugeordnet sein, damit dort Daten erscheinen.
• ROPA-Datensätze verknüpfen sich mit Lieferanten; wenn Sie die Lieferantendaten hier aktualisieren, werden diese Änderungen überall sichtbar, wo der Lieferant in einer ROPA erscheint.
• Workflows, die auf der Registerkarte „Workflows" ausgelöst werden, erscheinen in der Aufgabenliste der verantwortlichen Person und in organisationsweiten Workflow-Berichten.
• Transfer-Compliance setzt voraus, dass die Registerkarte „Transfers" aktuell ist und jeder Transfer eine Rechtsgrundlage hat. Aufsichtsbehörden können während Prüfungen Nachweise dazu anfordern.

Nach Abschluss Ihrer Überprüfung auf der Lieferanten-Detailseite sind typische nächste Schritte:

• Den Status des Lieferanten aktualisieren (z. B. von Überprüfung auf Aktiv), wenn eine periodische Überprüfung abgeschlossen ist.
• Zu verknüpften Assessments navigieren, um zu bestätigen, dass diese aktuell sind.
• Zum Bearbeitungsformular gehen (über das Bleistiftsymbol auf einer beliebigen Karte), um Felder zu aktualisieren, die nicht inline bearbeitbar sind.
• Einen Workflow auslösen, wenn ein formeller Genehmigungs- oder Überprüfungsprozess erforderlich ist.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Nutzen Sie die Pfeilschaltflächen in den Breadcrumbs, um eine Reihe von Lieferanten effizient durchzugehen – Sie müssen nicht jedes Mal zur Liste zurückkehren.

Achtung: Wenn alle Bearbeitungsschaltflächen ausgegraut sind, prüfen Sie zwei Dinge: (1) Schauen Sie in der oberen Leiste nach einem Zeitmaschinen-Indikator – wenn die Zeitmaschine aktiv ist, sind alle Schreibfunktionen absichtlich deaktiviert, damit Sie historische Daten sicher durchsuchen können. (2) Fahren Sie mit der Maus über eine ausgegraute Schaltfläche – der Tooltip zeigt Ihnen genau an, welche Berechtigung fehlt. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um die entsprechende Rolle zu beantragen.

• Leere Risiko-Unter-Tabs bedeuten fast immer, dass dem Lieferanten noch kein Risikostandard zugeordnet wurde. Öffnen Sie die Registerkarte „Risiko", navigieren Sie zum Bereich „Standards" und ordnen Sie mindestens einen Standard zu, bevor Sie Szenarien oder Behandlungspläne aufrufen möchten.
• Das inline Speichern der Beschreibung scheint nicht zu funktionieren: Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Bearbeitungsberechtigung haben (der Inline-Editor sollte ohne diese nicht erscheinen; wenn er doch erscheint und Speichern lautlos fehlschlägt, prüfen Sie Ihre Netzwerkverbindung). Eine weitere Ursache ist eine gleichzeitige Bearbeitung durch eine andere Person – durch Neuladen der Seite wird die zuletzt gespeicherte Version geladen.
• Die Registerkarte „Transfers" ist leer, obwohl Transfers vorhanden sind: Prüfen Sie, ob bei jedem Transfer eine Rechtsgrundlage vollständig konfiguriert wurde. Transfers, die aus einer geteilten Partnerorganisation importiert wurden, sind sichtbar, können auf dieser Seite jedoch nicht bearbeitet werden.
• Das Uhrsymbol für das Aktivitätsprotokoll fehlt: Dieses Symbol ist ausgeblendet, wenn der Lieferantendatensatz im Freigabe-/Konsultationsmodus ist (also einer Partnerorganisation gehört) oder wenn Ihr Konto keine Lieferanten-Leseberechtigung hat.
• Nach einer Statusänderung wird kurz der alte Status angezeigt: Dies ist erwartetes Verhalten – DPMS aktualisiert das Abzeichen sofort auf dem Bildschirm und bestätigt die Änderung anschließend mit dem Server (optimistisches Update). Lehnt der Server die Änderung ab, setzt sich das Abzeichen innerhalb einer Sekunde oder zwei automatisch zurück.