Fragebögen

Übersicht

In jeder Phase der Datenschutz-Compliance ist es hilfreich, den aktuellen Stand zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Fragebögen im Datenschutzmanagement können vielfältige Zwecke erfüllen, darunter:

• Datenschutz-Risikoanalysen
• Interne Compliance-Überprüfungen
• Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
• Sicherheitsbewertungen
• Bedarfsermittlung für Schulungen
• Überprüfung der Wirksamkeit von Datenschutzmassnahmen
• Bewertung von Lieferanten

Durch Fragebögen verbessern Unternehmen ihre Datenschutzpraktiken, stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher und minimieren das Risiko von Datenschutzverletzungen.

Die Fragebögen bestehen aus Fragen zu spezifischen Themen, die bewertet werden sollen. Diese Fragebögen werden an eine oder mehrere verantwortliche Personen gesendet, die aufgefordert werden, sie zu beantworten.

Auf der Übersichtsseite werden Fragebögen in die Kategorien Alle, Prüfung der Antwort, Überfällig, Warten auf Antwort, Bestanden und Fehlgeschlagen unterteilt. Sie können sich auch eine Übersicht der Permalinks anzeigen lassen, indem Sie rechts oben den Umschalter betätigen.

Ein Klick auf einen bestehenden Fragebogen führt Sie zur Verwaltungsseite. Möchten Sie einen neuen Fragebogen erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Fragebogen erstellen

Allgemein

Sie können ein Fragebogen oder einen Permalink erstellen oder ein gemeinsamer Fragebogen von Ihrer Organisation herunterladen. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die manuelle Erstellung von Fragebögen und Permalinks. Weitere Informationen zum Herunterladen finden Sie im entsprechenden Leitfaden.

Fragebogen erstellen

• Zunächst klicken Sie Erstellen und wählen Fragebogen erstellen.
• Geben Sie allgemeine Informationen ein, wie: Verantwortliche Person, Status des Fragebogens, Priorität, und Name des Fragebogens.
• Optional können Sie den Fragebogen mit einem Attribut klassifizieren.
• Wählen Sie dann die Fragenbogenvorlage aus, die im Fragebogen genutzt werden sollen. Legen Sie eine Frist fest, bis zu der die Fragebögen beantwortet werden müssen. Abschliessend können Sie festlegen, ob ein Bericht für die Empfänger angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Reifegradziele

Die Registerkarte Ziel Reifegrad ist nur aktiv, wenn im entsprechenden Fragebogen Reifegradziele abgefragt werden.

Hier können Sie die Reifegradziele festlegen – entweder für den gesamten Fragebogen, Abschnittsweise oder für jede Frage einzeln.

Während der Beantwortung werden die Reifegrade bewertet. Die Optionen reichen von Incomplete bis Optimized. In der späteren Auswertung lassen sich die Antworten mit den gesetzten Zielen vergleichen.

Setzen Sie die Ziele realistisch und effektiv, um Ihre Datenschutzprozesse präzise zu bewerten und Fortschritte messbar zu machen.

Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Auf der nächsten Seite können Sie die Empfänger der Fragebögen festlegen. Gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf Zielgruppe hinzufügen, um Gruppen auszuwählen, und klicken Sie anschliessend auf Zur Liste hinzufügen.
• Sie können auch einzelne Empfänger hinzufügen, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben und Enter drücken.

Für jede Person oder Gruppe können Sie einen oder mehrere Benachrichtigungs-Automatisierungen aus der Dropdown-Liste auswählen. Zusätzlich können Sie die Benachrichtigungssprache festlegen.

Klicken Sie auf Senden, wenn Sie fertig sind.

Permalink erstellen

Ein permanenter Link erstellt bei jedem Öffnen einen neuen Fragebogen, er kann über ein Intranet oder per E-Mail geteilt werden, um schnell mehrere Antworten zu bekommen.

Klicken Sie auf Erstellen und wählen Permalink erstellen. Gehen Sie dann wie folgt vor:

• Allgemeine Angaben eingeben. 
• Mindestens eine Methode zur Identifizierung der antwortenden Person auswählen. Dies kann per E-Mail-Anmeldung oder über die Anmeldung an ein Konto sein.
• Entscheiden, ob der Permalink nach einem bestimmten Zeitraum ablaufen soll.
• Anzahl der beantwortenden Personen definieren.
• Frist für die Beantwortung festlegen.
• Bestimmen, ob beim Empfänger ein Bericht angezeigt werden soll.
• Priorität auswählen und Weiter klicken.

Das Festlegen der Reifegrad-Ziele erfolgt wie oben beschrieben. Auf der folgenden Seite können Sie Standardbenachrichtigungen für alle Responder festlegen indem Sie Benachrichtigungsworkflows und Benachrichtigungssprache festlegen.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie Senden. Der Permalink ist nun einsatzbereit und kann geteilt werden.

Verwaltung von Fragebögen

Allgemein

Klicken Sie auf einen Fragebogen, um allgemeine Informationen anzuzeigen. Sie sehen ausserdem eine URL, über die Sie den Fragebogen öffnen können.

Mit der Schaltfläche Bearbeiten können Sie die Allgemeinen Informationen anpassen. Sie gelangen zur Seite, die Sie bereits von der Erstellung kennen. Unten können Sie den Fragebogen aktivieren oder deaktivieren. Standardmässig sind alle Fragebögen aktiv. Eine Deaktivierung kann jedoch sinnvoll sein, wenn es vorübergehend nicht genutzt werden soll.

Wie bei den meisten Elementen können Sie Notizen hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Notizen rechts klicken, oder den Zugang verwalten, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte oben rechts klicken.

Benachrichtigungsstatus

Im Tab Benachrichtigungsstatus können Sie den Status aller Benachrichtigungen verfolgen.

Antworten

Unter der Registerkarte Antworten finden Sie alle Rückmeldungen zum Fragebogen. Hier sehen Sie die verwendete Vorlage und die Anzahl der beantworteten und genehmigten Fragen

Ein Klick auf eine Antwort führt Sie zum Reviewer-Panel, wo Sie die Antworten weiter bearbeiten können.

Auswertung von Fragebögen

Unabhängig davon, ob der Fragebogen vollständig ausgefüllt wurde, können Sie die bisher gegebenen Antworten jederzeit bewerten.

Im Reviewer-Panel sehen Sie in der linken Spalte alle Fragen mit zu prüfenden Antworten, in der Mitte werden später alle Fragen mit Antworten zur erneuten Vorlage angezeigt, und rechts werden Sie die Fragen mit den geprüften Antworten finden.

Bewertung von Antworten

• Klicken Sie in der linken Spalte auf eine Frage, um sie und die gegebene Antwort anzuzeigen. Unter der Antwort stehen die Optionen Genehmigen oder Ablehnen zur Auswahl. Bei Fragen mit mehreren Antworten können Sie jede einzelne Antwort separat bewerten.
• Falls Reifegrade abgefragt wurden, können Sie diese mit den festgelegten Zielen vergleichen und ebenfalls genehmigen oder ablehnen.
• Rechts sehen Sie eventuelle Kommentare der beantwortenden Person. Sie können ebenfalls einen Kommentar hinzufügen, z. B. um eine abgelehnte Antwort zu begründen. 
• Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Frage einem bestimmten Element zuzuordnen, z. B. einer ROPA, indem Sie die entsprechende Auswahl im Bereich Datenzuordnung treffen.
• Für einige Fragen können oder müssen Nachweise in Form von Dokumenten hochgeladen werden. Diese Nachweise werden Ihnen unterhalb der Antwort angezeigt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eigene Dokumente hinzuzufügen, um die Bewertung zu ergänzen oder zu untermauern.
• Klicken Sie auf Speichern, um zur nächsten Frage zu gelangen.

Tipp: Statt jede Frage einzeln zu genehmigen, können Sie mit dem Pfeil alle durchsehen und anschliessend auf Alle genehmigen klicken. Diese Aktion wird nach der Bestätigung auf alle verbleibenden Fragen angewendet ohne zuvor abgelehnte Antworten zu ändern. Alternativ können Sie die Funktion Alle ablehnen nutzen. 

Während der Bewertung der Antworten können Sie jederzeit auf den blauen Balken auf der rechten Seite klicken, um einen Überblick zu erhalten oder zum Reviewer-Panel zurückzukehren. Sobald Sie alle Antworten bewertet haben, gelangen Sie automatisch zum Reviewer-Panel.

Erneute Vorlage

Abgelehnte Antworten befinden sich nun in der mittleren Spalte des Reviewer-Panels. Wenn Sie auf Alle erneut vorlegen klicken, werden die Fragen an die beantwortende Person zurückgesendet, damit sie ihre Antworten überarbeiten kann. Wenn eine erneut eingereichte Frage neu beantwortet wurde, können Sie die frühere Antwort einsehen indem Sie das Symbol auf der Zeitleiste versetzen.

Bewertung ändern

Falls Sie Ihre Bewertung anpassen möchten, können Sie bereits geprüfte Antworten erneut öffnen. Klicken Sie dazu in der rechten Spalte auf die Antwort und dann oben rechts auf Erneut öffnen, um Ihre Bewertung zu ändern.