Datenerhebungspunkte (DEP)

Übersicht

Datenerhebungspunkte (DEP) verfolgen die Ursprünge der von Ihnen verarbeiteten Daten. Es ist entscheidend zu wissen, woher die Daten stammen, um den Datenfluss mit dem DEP als Ausgangspunkt abbilden zu können.

Die Übersichtsseite zeigt alle Ihre Datenerhebungspunkte, unterteilt in Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung

Um einen bestehenden DEP zu verwalten, klicken Sie darauf.
Um einen neuen DEP zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.

Neuer DEP erstellen

Wie bei jedem Element können Sie den DEP manuell erstellen, importieren oder einen von einer anderen Organisation herunterladen. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die manuelle Erstellung. Um mehr über das Herunterladen eines Elements zu erfahren, lesen Sie den entsprechenden Leitfaden.

Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie DEP erstellen.

Bestimmen Sie die Verantwortliche Person und setzen Sie den Status.
Geben Sie die Organisatorische Einheit an, die für den DEP verantwortlich ist. Beispiel: Die organisatorische Einheit könnte HR sein, wenn Sie Bewerberdaten aus deren Bewerbungsunterlagen sammeln.
Der Typ des DEP ist ein Attribut, das Sie je nach Bedarf auswählen und erstellen können. Beispiel: Wenn Sie Daten über ein Online-Formular sammeln, könnte der DEP als Online-Formular kategorisiert werden.
Benennen Sie den DEP.
Geben Sie eine kurze Beschreibung an, die den Zweck des DEP verdeutlicht.
Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern.

DEP verwalten

Klicken Sie auf einen bestehenden Datenerhebungspunkt um ihn zu verwalten.

Allgemein

Die Registerkarte Allgemein enthält alle Informationen zu diesem DEP. Sie können die Informationen bearbeiten, indem Sie auf Bearbeiten klicken.

Wie bei den meisten Elementen können Sie Notizen erstellen, indem Sie auf Notizen rechts klicken oder den Zugang verwalten, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte in der oberen rechten Ecke klicken.

Klicken Sie auf das blaue Menüsymbol oben links, um das Menü zu erweitern oder zu minimieren.

Dokumente

Verschiedene Datenschutzgesetze verlangen, dass die betroffenen Personen darüber informiert werden, wenn ihre personenbezogenen Daten erfasst werden. Die Datenschutzerklärung dient in der Regel diesem Zweck. Es ist wichtig, diese Dokumente mit dem DEP zu verknüpfen, damit die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert werden kann.

Abhängig vom DEP müssen unterschiedliche Dokumente hochgeladen werden. Folgen Sie dem Leitfaden zu Dokumente & Richtlinien, um mehr darüber zu erfahren.

Aufgaben

Mit Hinzufügen können Sie eine Aufgabe mit dem DEP verknüpfen, sie wird dann unter der Registerkarte Aufgaben angezeigt. Sie können hier auch eine neue Aufgabe Erstellen. Mehr erfahren Sie in der entsprechenden Anleitung.

Fragebögen

Unter der Registerkarte Fragebögen werden alle mit diesem DEP verknüpften Fragebögen angezeigt. Wenn Sie zusätzliche verknüpfen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen ein vorhandenes aus oder erstellen ein neues. Befolgen Sie dazu den Leitfaden zu Fragebögen.

Automatisierungen

Unter der Registerkarte Automatisierungsvorlagen können Sie erforderliche Aktionen einsehen oder eine neue Automatisierung auslösen.