Release 217 (17.12.2024)

Version: 217
Veröffentlichungsdatum: 17.12.2024 19:00 CET

Überblick

Diese Version liefert die erste vollständige Fassung des Data Subject Requests (DSR)-Moduls und deckt den gesamten Lebenszyklus einer Anfrage ab: Eingang, Identifizierung, Datenprüfung, Daten-Upload, Paketierung, Antwortversand und Löschung. Ergänzend wurden in ROPA das Feld „Fachliche Ansprechpersonen" eingeführt, DSR-Zielgruppen (Audiences), eine neue Antwortvorlagen-Verwaltung sowie ein allgemeines Protokoll (General Log) hinzugefügt. Auch Assessments, Filter und die auswählbaren Tabellen wurden an mehreren Stellen verbessert.

Inhalt

• Neuigkeiten

• Verbesserungen

• Fehlerbehebungen

• Bekannte Probleme

Neuigkeiten

Modul „Data Subject Requests" (DSR)

Die Plattform verfügt nun über einen eigenen Bereich Data Subject Requests. Compliance-Beauftragte können:

• DSRs erstellen und verwalten – ein strukturiertes Formular erfasst die Kontaktdaten der betroffenen Person, den Anfragentyp (Auskunft, Löschung, Berichtigung usw.), eine System-ID, benutzerdefinierte Felder sowie eine konfigurierbare Option für die Anfragesteller-E-Mail.

• Anfragen in einer Tabellenansicht mit Tabs verfolgen – getrennte Ansichten für offene, laufende und abgeschlossene Anfragen; ein Übersichts-Dashboard zeigt Balkendiagramme nach Status, Typ und Fristablauf.

• Identifizierungsworkflows durchführen – eine dedizierte Identifizierungskarte führt verantwortliche Personen durch die Verifikation der Identität der betroffenen Person; Dokumentenupload und Adressfragen werden unterstützt.

• Datenprüfung und Daten-Upload innerhalb des Workflows – Fachabteilungen können gesammelte Daten hochladen, prüfen und den Schritt als abgeschlossen markieren.

• Antwort paketieren und versenden – das System kann einen Paketierungsjob auslösen, der die relevanten Daten zusammenstellt; über den Antwortbildschirm wählen Mitarbeitende eine Antwortvorlage aus und senden die finale Antwort an die betroffene Person.

• Löschungsworkflow – für Löschanfragen steht ein eigener Löschschritt zur Verfügung, dessen Ausführung durch separate Berechtigungen gesteuert wird.

• DSRs filtern und suchen nach Status, Typ, verbleibenden Tagen, Datumsbereichen und weiteren Kriterien. [NG-3020, NG-3123, NG-3193]

• Mehrfachauswahl und Massenaktionen in der DSR-Liste, einschließlich Massenstatusänderungen. [NG-3019, NG-3146]

• General Log je DSR – ein strukturiertes Protokoll manueller Einträge, das von berechtigten Benutzenden hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden kann; automatische Systemereignisse werden separat und schreibgeschützt erfasst.

DSR-Zielgruppen (Audiences) [NG-3018]

Im Bereich Compliance-Einstellungen steht eine neue Seite DSR-Zielgruppen zur Verfügung. Administratoren können benannte Gruppen von Benutzenden anlegen, die automatisch in DSR-Workflows einbezogen werden.

Antwortvorlagen [NG-2955, NG-3005]

Unter den Compliance-Einstellungen gibt es nun eine Seite Antwortvorlagen, auf der Datenschutzbeauftragte wiederverwendbare Antworttexte erstellen können. Diese werden beim Versand der formellen Antwort an die betroffene Person ausgewählt und unterstützen mehrsprachige Inhalte.

Adress-Fragetyp in Assessments [NG-3100, NG-3043]

Assessment-Vorlagen unterstützen nun einen Adresse-Fragetyp. Befragte können eine strukturierte Postanschrift eingeben, die in der Ergebnistabelle und im Excel-Export angezeigt wird.

Fachliche Ansprechpersonen in ROPA [NG-3137]

ROPA-Einträge verfügen nun über ein Feld Fachliche Ansprechpersonen (Subject Matter Experts), das sowohl im Erstellungsformular als auch in der Detailansicht sichtbar ist.

Workflow: Zielgruppen und Tag-basiertes Routing [NG-3087, NG-3188]

Workflow-Schritte können nun einer DSR-Zielgruppe zugewiesen werden. Ein neuer Schritttyp Tag-Auswahl ermöglicht es, Anfragen anhand von ROPA-Tags weiterzuleiten.

Verbesserungen

• DSR-Liste – Standardsortierung wird jetzt konsistent angewendet; die Bezeichnung „Alle auswählen" wurde korrigiert. [NG-3146]

• Assessment-Vorlageneditor – Infinite Scroll lädt weitere Einträge jetzt korrekt nach; der Speichern-Button ist deaktiviert, bis alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. [NG-3137]

• Assessment-Ergebnistabelle – der DSR-Anfragentyp wird als zusätzliche Spalte angezeigt, wenn ein Assessment mit einer DSR verknüpft ist. [NG-3181]

• Workflow „Erforderliche Aktionen" – die Liste aktualisiert sich automatisch, wenn ein Workflow-Schritt abgeschlossen wird; das Kartendesign für DSR-spezifische Aktionskarten wurde überarbeitet.

• Auswählbare Tabelle – ein Klick auf eine beliebige Stelle in einer Zeile (nicht nur auf den Text) navigiert nun zum Datensatz. [NG-2802]

• ROPA-Detailansicht – das Feld „Fachliche Ansprechpersonen" ist neben der vorhandenen verantwortlichen Person sichtbar.

• Aufbewahrungsfristen & Löschungen – ein doppelter Menüeintrag „Workflows" wurde entfernt.

• Compliance-Einstellungen → Tags – DSR-Status- und DSR-Typ-Tags werden nun in eigenen Tag-Typen verwaltet; die frühere DSAR-Benennung wurde vereinheitlicht.

• Dashboard – Aufgaben- und Assessment-Widgets berücksichtigen jetzt Leseberechtigungen; die Weiterleitung nach dem Login wurde stabilisiert.

• Excel-Exporte – Adressantworten sind nun im Export enthalten; Übersetzungsschlüssel für Spaltenüberschriften wurden in allen unterstützten Sprachen korrigiert.

• Übersetzungen – alle 17 unterstützten UI-Sprachen wurden um neue Schlüssel für DSR-Bildschirme, Workflow-Schritte, Identifizierungsprozess, Protokolleinträge und Antwortvorlagen erweitert. Die Terminologie wurde plattformweit von „DSAR" auf „DSR" vereinheitlicht.

• Drei-Punkte-Aktionsmenü – Löschaktionen erfordern nun eine explizite Bestätigung und sind visuell von anderen Aktionen getrennt. [NG-2967]

• Benutzerverwaltung – über Azure AD synchronisierte Benutzer sind nicht mehr manuell bearbeitbar, um unbeabsichtigte Überschreibungen zu verhindern. [NG-2823]

Fehlerbehebungen

• [NG-3184] Spaltenbreite in der Tabelle „Verarbeitungszwecke" korrigiert.

• [NG-3132] Fehlerbehandlung für fehlgeschlagene ZIP-Downloads ergänzt – Benutzende sehen nun eine aussagekräftige Fehlermeldung statt eines stillen Fehlers.

• [NG-3088] Validierungslogik für Fälle korrigiert, in denen Workflow-Reihenfolgebeschränkungen ignoriert werden sollen.

• [NG-3151] Falsche Benachrichtigungstypen bei bestimmten DSR-Workflow-Übergängen wurden behoben.

• [NG-3149] Im Identifizierungsschritt hochgeladene Ausweisdokumente werden nun korrekt in der DSR-Detailansicht angezeigt.

• [NG-2951] Weiterleitungsproblem in Datensatz-Detailansichten nach dem Speichern wurde behoben.

• [NG-2902] Infinite Scroll bricht nach dem Löschen eines Eintrags aus einer Liste nicht mehr ab.

• [NG-2933] Absturz beim Erstellen und Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen wurde behoben.

• [NG-3084] Inkonsistenz beim Filtern in Listenansichten wurde korrigiert.

• [NG-2965] Fehlerhafte Zeilenausrichtung in Firefox wurde behoben.

• [NG-3094] Fehlende „Keine Daten gefunden"-Meldung in bestimmten Upload-Szenarien wurde korrigiert.

• Bezeichnung „Alle auswählen" in der Mehrfachauswahl-Aktionsleiste der DSR-Liste korrigiert.

Bekannte Probleme

Keine bekannten Probleme.

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