Einrichtung der ersten Organisation oder des ersten Unternehmens

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte und IT-Administratoren nutzen den Bereich „Unternehmen", um die rechtlichen Einheiten zu registrieren, deren Datenverarbeitung im DPMS verwaltet wird – ohne mindestens einen Unternehmenseintrag lassen sich keine Verarbeitungsverzeichnisse, Assets, Lieferanten oder Maßnahmen sinnvoll anlegen.

Der Bereich Unternehmen ist der Ausgangspunkt für alles im DPMS. Bevor Sie Verarbeitungstätigkeiten erfassen, Benutzer zuweisen oder Compliance-Berichte erstellen können, muss die Plattform wissen, für welche Organisation sie arbeitet. Hier registrieren Sie diese Organisation – Sie geben ihr einen Namen, eine Rechtsordnung und optional eine Beratungsbeziehung zu einer anderen Firma. Eine DPMS-Instanz kann mehrere Unternehmen verwalten, was diesen Bereich besonders wichtig für DPO-as-a-Service-Anbieter und Kanzleien macht, die die Compliance mehrerer Mandanten aus einer einzigen Plattform heraus steuern.

So öffnen Sie den Bereich

Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Gruppeneinstellungen und wählen Sie dann Unternehmen aus dem Menü. Sie gelangen zur Unternehmensübersicht.

Hinweis: Sie benötigen mindestens die Leseberechtigung für Unternehmen, damit dieser Menüpunkt in Ihrer Navigationsleiste erscheint. Falls er fehlt, bitten Sie Ihren Systemadministrator, Ihre Rolle zu prüfen. Zum Erstellen oder Bearbeiten von Unternehmen benötigen Sie außerdem die jeweilige Erstell- oder Bearbeitungsberechtigung.

Was Sie sehen

Der Bereich hat zwei Ansichten: eine Listenansicht und eine Formularansicht.

In der Listenansicht sehen Sie eine Tabelle aller registrierten Unternehmen. Über der Tabelle befinden sich eine Suchleiste und rechts oben die Schaltfläche Erstellen. Die Tabelle hat sechs Spalten: Name, Typ, Beratenes Unternehmen, Land, Erstellt am und Geändert am. Sie können nach Name, Land und den Datumsspalten sortieren. Die Liste lädt beim Scrollen automatisch weitere Einträge nach.

Wenn Sie auf Erstellen klicken oder auf eine bestehende Zeile klicken (sofern Sie die Bearbeitungsberechtigung haben), wechseln Sie zur Formularansicht. Dies ist eine übersichtliche Seite mit einem einzigen Abschnitt Allgemein, der drei Felder untereinander enthält: Name, Land und Beratungsunternehmen. Unten befindet sich die Schaltfläche Speichern. Ein Pfeil oben links führt Sie zurück zur Liste.

Arbeiten in diesem Bereich

Die erste Organisation bei der Ersteinrichtung registrieren

Wenn Ihre DPMS-Instanz neu ist, ist die Unternehmenstabelle zunächst leer. Dies ist der allererste Schritt, den Sie ausführen müssen.

Klicken Sie oben rechts auf Erstellen. Ein kleines Dropdown-Menü erscheint – wählen Sie Unternehmen erstellen.
Geben Sie im Feld Name den vollständigen rechtlichen Namen Ihrer Organisation ein (zum Beispiel „Müller & Partner GmbH"). Dieser Name erscheint in Breadcrumbs, Berichten und Prüfprotokollen im gesamten DPMS – verwenden Sie daher den Namen, der in offiziellen Dokumenten erscheinen soll.
Klicken Sie auf das Land-Dropdown und suchen Sie nach dem Land, in dem Ihre Organisation primär registriert ist. Wählen Sie es aus. Dieses Pflichtfeld beeinflusst zuständigkeitsspezifische Empfehlungen an anderen Stellen im DPMS – beispielsweise Hinweise zur zuständigen Aufsichtsbehörde.
Lassen Sie das Feld Beratungsunternehmen vorerst leer. Es wird nur benötigt, wenn eine andere Firma als Datenschutzberater für diese Organisation tätig sein soll (siehe nächstes Szenario).
Klicken Sie auf Speichern. DPMS registriert das Unternehmen, aktualisiert die Organisationsauswahl in der oberen Navigationsleiste und kehrt zur Unternehmensübersicht zurück – wo Ihr neuer Eintrag in der Tabelle erscheint.

Ab diesem Moment weiß der Rest des DPMS, für welche Organisation es arbeitet. Sie können jetzt Benutzer einrichten, Ihr Verarbeitungsverzeichnis aufbauen und das Asset-Register konfigurieren.

Ein Mandantenunternehmen für einen DPO-as-a-Service-Anbieter hinzufügen

Wenn Sie die Compliance für mehrere Mandanten aus einer DPMS-Instanz heraus verwalten, benötigen Sie für jeden Mandanten einen eigenen Unternehmenseintrag. Der Vorgang ist derselbe wie oben, mit einem zusätzlichen Schritt: der Verknüpfung des Mandanten mit Ihrer eigenen Firma als Beratungsunternehmen.

Klicken Sie auf Erstellen → Unternehmen erstellen und füllen Sie Name und Land des Mandanten aus.
Öffnen Sie das Mehrfachauswahlfeld Beratungsunternehmen. Suchen Sie nach dem Namen Ihrer eigenen Firma und wählen Sie ihn aus.
Unterhalb des Feldes erscheint ein gelber Warnhinweis. Er erklärt in verständlicher Sprache, dass das ausgewählte Beratungsunternehmen Einblick in die Compliance-Daten dieses Unternehmens erhält. Lesen Sie ihn sorgfältig – dies ist eine echte Datenweitergabebeziehung, nicht nur eine administrative Kennzeichnung.
Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern. In der Unternehmenstabelle zeigt der neue Mandanteneintrag nun Beraten in der Spalte Typ und den Namen Ihrer Firma in der Spalte Beratenes Unternehmen.

Tipp: Das Dropdown Beratungsunternehmen zeigt niemals das Unternehmen, das Sie gerade bearbeiten. Dies verhindert, dass ein Unternehmen versehentlich als sein eigener Berater eingetragen wird.

Den Namen oder die Details eines Unternehmens aktualisieren

Unternehmensnamen ändern sich – durch Fusionen, Umfirmierungen oder einfache Korrekturen. So aktualisieren Sie einen bestehenden Eintrag:

Suchen Sie das Unternehmen über die Suchleiste oben in der Unternehmensübersicht. Tippen Sie einen Teil des Namens ein – die Tabelle filtert in Echtzeit.
Klicken Sie auf die Zeile des Unternehmens. Sie gelangen zum Bearbeitungsformular mit den aktuellen Werten.
Ändern Sie Name, Land oder Beratungsunternehmen nach Bedarf.
Klicken Sie auf Speichern. Die Änderung wird sofort in der gesamten Anwendung übernommen – der aktualisierte Name erscheint in der Organisationsauswahl in der oberen Leiste, in Breadcrumbs und in allen danach erstellten Berichten.

Hinweis: Wenn Sie auf den Zurück-Pfeil klicken, ohne zu speichern, werden Ihre Änderungen stillschweigend verworfen. Es gibt keinen Bestätigungsdialog. Falls Sie versehentlich wegnavigieren, müssen Sie Ihre Eingaben erneut vornehmen.

Das Unternehmensverzeichnis als Prüfer einsehen (nur Lesezugriff)

Wenn Ihre Rolle nur Lesezugriff gewährt, können Sie die vollständige Unternehmenstabelle einsehen – alle sechs Spalten, Suche und Scrollen –, aber Sie können weder in einzelne Zeilen klicken noch neue Einträge erstellen. Die Schaltfläche Erstellen ist nicht sichtbar, und ein Klick auf eine Zeile hat keine Wirkung. Nutzen Sie die Tabelle, um zu prüfen, welche rechtlichen Einheiten registriert sind und in welchen Rechtsordnungen. Bestehende Beratungsbeziehungen sind in der Spalte Beratenes Unternehmen ersichtlich.

Feldreferenz

Name — Der rechtliche oder handelsübliche Name der Organisation. Pflichtfeld. Darf nicht leer sein oder nur aus Leerzeichen bestehen (führende und nachgestellte Leerzeichen werden automatisch entfernt). Dieser Name erscheint in jedem Breadcrumb, Bericht und Prüfprotokoll im DPMS.
Land — Das Land, in dem die Organisation primär registriert ist. Pflichtfeld. Wird aus einem durchsuchbaren Dropdown ausgewählt. Beeinflusst zuständigkeitsspezifische Empfehlungen in anderen DPMS-Modulen (z. B. Hinweise zur zuständigen Aufsichtsbehörde).
Beratungsunternehmen — Eines oder mehrere andere Unternehmenseinträge, die als Datenschutzberater für diese Organisation fungieren. Optional. Durch die Auswahl von Unternehmen erhalten diese Beratungsfirmen Einblick in die Compliance-Daten dieser Organisation, und die aktuelle Organisation wird in der Listenansicht als „Beraten" gekennzeichnet. Das Entfernen aller Auswahlen hebt die Beratungsbeziehung auf.

Verbindung zum Rest des DPMS

Das hier registrierte Unternehmen wird zum Organisationskontext für nahezu alles andere in der Plattform.

Organisationsauswahl (obere Navigationsleiste): Sobald ein Unternehmen gespeichert wurde, erscheint es in der Unternehmensauswahl oben auf jedem Bildschirm. Sie wechseln dort zwischen Unternehmen – das Erstellen eines Unternehmens hier schaltet Sie nicht automatisch in dessen Arbeitsbereich um.
Verarbeitungsverzeichnis, Assets, Lieferanten und Maßnahmen: Jeder Datensatz in diesen Modulen ist einem Unternehmen zugeordnet. Existiert ein Unternehmen nicht in diesem Verzeichnis, können Datensätze nicht korrekt zugewiesen werden.
Benutzerverwaltung: Benutzer werden Unternehmen zugewiesen. Ohne einen Unternehmenseintrag können Benutzerzuweisungen fehlschlagen oder sich unerwartet verhalten.
Beratungs-/Beratungsbeziehungen: Die hier gesetzten Beratungskennzeichen steuern Datenzugriffsrechte im gesamten System. Die detaillierten Freigaberegeln werden separat unter IT-Einstellungen → Freigabe konfiguriert, aber die Beziehung selbst beginnt hier.

Nach der Registrierung Ihrer ersten Organisation sind typische nächste Schritte: IT-Einstellungen (Logo, Spracheinstellungen, Datumsformate) unter IT-Einstellungen → Unternehmenseinstellungen konfigurieren, dann Benutzerrollen einrichten und anschließend mit dem Aufbau von Compliance-Inhalten (Verarbeitungsverzeichnis, Assets, Lieferanten) beginnen.

Tipps und häufige Fehler

Hinweis: Ein Name, der nur aus Leerzeichen besteht, kann nicht gespeichert werden – DPMS entfernt Leerzeichen vor der Prüfung, ob das Feld leer ist. Das Formular zeigt eine Fehlermeldung an, aber das Feld selbst kann ausgefüllt aussehen. Geben Sie immer einen aussagekräftigen Namen ein.

Hinweis: Das Land ist ein Pflichtfeld und wird leicht übersehen. Wenn die Schaltfläche Speichern scheinbar keine Wirkung hat, scrollen Sie nach unten und prüfen Sie, ob das Feld Land einen inline-Fehler anzeigt – das ist häufig der Grund.

Zeilen, die auf Klicks nicht reagieren, bedeuten meist, dass Ihnen die Bearbeitungsberechtigung fehlt. Derzeit gibt es keinen visuellen Unterschied zwischen anklickbaren und nicht anklickbaren Zeilen. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Administrator, Ihre Rolle zu überprüfen.
Die Spalte Typ ist bei einem eigenständigen Unternehmen leer. Das ist normal – sie zeigt nur dann Badges wie „Beratend" oder „Beraten" an, wenn eine Beratungsbeziehung eingerichtet wurde.
Das Wechseln in ein neu erstelltes Unternehmen ist ein separater Schritt. Verwenden Sie nach dem Speichern die Unternehmensauswahl in der oberen Navigationsleiste, um in den Compliance-Arbeitsbereich des neuen Unternehmens zu wechseln.
Das Dropdown Beratungsunternehmen schließt das aktuell bearbeitete Unternehmen aus, um kreisförmige Selbstberatung zu verhindern. Wenn ein bestimmtes Unternehmen nicht in der Liste erscheint, liegt das wahrscheinlich daran.
Änderungen an einem Unternehmensnamen wirken sich sofort überall aus – auch in zuvor erstellten Links und Breadcrumbs. Stellen Sie sicher, dass der neue Name endgültig ist, bevor Sie speichern.