Assessments durchsuchen

Der Bildschirm „Assessments durchsuchen" ist Ihr zentraler Ausgangspunkt für jeden Fragebogen, den Ihre Organisation versendet — interne Selbstbewertungen, Lieferanten-Due-Diligence-Fragebögen, Transfer Impact Assessments, ISO-27001-Reviews und alles andere, was aus Ihren Assessment-Vorlagen erstellt wird. Die meisten Datenschutzbeauftragten, Informationssicherheits-Koordinatoren, internen Auditoren und Compliance-Verantwortlichen öffnen diesen Bildschirm als Erstes am Morgen, um zu sehen, was in Bearbeitung ist, was überfällig ist und was als Nächstes aufgesetzt werden muss. Betrachten Sie ihn als zentralen Posteingang für alle Ihre strukturierten Compliance-Bewertungen.

Von hier aus können Sie ein neues Assessment starten, ein bestehendes in Sekunden finden, direkt zu den Antworten springen und Massenaktionen auf mehrere Assessments gleichzeitig anwenden. Alles, was Sie hier anlegen, fließt in Berichte, Dashboard-Zähler und Risikobewertungen ein — die Assessments, die Sie auf diesem Bildschirm sauber pflegen, prägen also direkt das Bild, das Ihre Kolleginnen, Kollegen und Auditoren an anderer Stelle in DPMS sehen.

So öffnen Sie den Bildschirm

Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Assessments und klicken Sie auf Assessments. Sie erreichen diesen Bildschirm auch über das „Assessments"-Widget auf dem Dashboard oder über den Breadcrumb-Rücksprung aus jedem einzelnen Assessment. Die URL lautet /assessments.

Um den Bildschirm überhaupt zu sehen, benötigen Sie die Leseberechtigung für Assessments — andernfalls erscheint der Menüeintrag gar nicht erst. Das Anlegen eines neuen Assessments erfordert die Erstellungsberechtigung, und die Inline-Bearbeitungsoptionen je Zeile setzen die Bearbeitungsberechtigung voraus. Fehlen diese, sind die entsprechenden Schaltflächen einfach ausgeblendet, statt nur ausgegraut zu sein.

Was Sie sehen

Der Bildschirm folgt einem vertrauten dreigeteilten Aufbau. Oben finden Sie den Seitenkopf mit dem Titel Assessments und rechts die blaue Schaltfläche Erstellen, die den Assistenten für ein neues Assessment startet. Direkt darunter liegt eine Symbolleiste mit Suchfeld und Filterbau­kasten, gefolgt von einer Reiterleiste — Alle ist die Standard­ansicht, je nach Konfiguration können auch statusbasierte Reiter wie Offen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen erscheinen.

Den Hauptteil bildet eine bildschirmbreite Tabelle, die jedes Assessment auflistet, für das Sie eine Leseberechtigung haben. Die Spalten von links nach rechts sind Name, Ergebnisse, Vorlagenname, Klassifizierung, Versendet am, Frist und Versendet von. Die meisten Spaltenüberschriften lassen sich anklicken, um die Liste zu sortieren — Ausnahmen sind Ergebnisse, das nur ein Link-Symbol enthält, und Vorlagenname, das absichtlich nicht sortierbar ist, da ein Assessment mehrere Vorlagen referenzieren kann.

Die Tabelle nutzt unendliches Scrollen: Beim Hinunterscrollen wird die nächste Charge an Assessments automatisch nachgeladen. Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren, wird sie hervorgehoben. Jede Zeile hat links ein Auswahlkästchen für Massenaktionen und rechts ein Drei-Punkte-Menü für zeilenspezifische Aktionen. Hat Ihr Unternehmen noch keine Assessments, wird die Tabelle durch eine freundliche Illustration ersetzt, die eine Aufruf-zur-Aktion-Schaltfläche analog zur Erstellen-Schaltfläche enthält.

Mit diesem Bildschirm arbeiten

Ein neues Assessment von Grund auf erstellen

Wenn ein neuer Fragebogen versendet werden soll — etwa die jährliche Sicherheitsüberprüfung für Ihre kritischen Lieferanten — beginnen Sie hier. Klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche Erstellen. Damit öffnet sich der Assistent für ein neues Assessment auf dem Reiter Allgemein.

Im Reiter Allgemein legen Sie die Eckdaten fest: den Namen des Assessments, die zu verwendenden Vorlagen (als inaktiv markierte Vorlagen werden in der Auswahl absichtlich ausgeblendet), die Frist, die Priorität, die verantwortlichen Personen und etwaige Klassifizierungs-Tags. Außerdem wählen Sie einen Übermittlungsmodus: Fortlaufende rollierende Bearbeitung ermöglicht es Befragten, jeden Abschnitt einzeln einzureichen, sobald er fertig ist; Alles auf einmal verlangt, dass der gesamte Fragebogen in einem Zug abgegeben wird. Treffen Sie diese Wahl bewusst — ein späterer Wechsel des Übermittlungsmodus, nachdem bereits Antworten eintreffen, hat Folgen für laufende Review-Workflows.

Nachdem Sie den Reiter Allgemein gespeichert haben, führt Sie der Assistent in der richtigen Reihenfolge durch die weiteren Schritte. Enthält eine gewählte Vorlage Reifegrad-Bewertungen (z. B. eine ISO-27001-Selbstbewertung), gelangen Sie zu Reifegrad-Ziele, um Zielwerte je Vorlage und Abschnitt zu setzen. Anschließend folgt Empfänger und Benachrichtigung, um Audiences, namentliche Nutzer oder externe E-Mail-Adressen hinzuzufügen, dann Workflows, um Benachrichtigungs-Trigger einzurichten, und schließlich Prüferzuweisung, um festzulegen, wer die Antworten je Abschnitt validiert. Sind Sie fertig, erscheint das neue Assessment ganz oben in der Liste unter /assessments und ist bereit, versendet bzw. aktiviert zu werden.

Ein bestimmtes Assessment finden

Drei Werkzeuge greifen zusammen: Suche, Filter und Sortierung. Am schnellsten geht es über das Suchfeld — tippen Sie einen Teil des Namens, und die Tabelle wird in Echtzeit eingegrenzt. Die Suche durchforstet den Assessment-Namen und einige indizierte Textfelder und arbeitet zusammen mit aktiven Filtern, nicht statt ihrer.

Für strukturiertere Abfragen nutzen Sie den Filterbau­kasten neben dem Suchfeld. Jede Bedingung folgt dem Muster Feld — Operator — Wert, und Sie können beliebig viele Bedingungen kombinieren. Häufige Kombinationen sind etwa Filter nach Klassifizierung (zum Beispiel „Lieferanten-Due-Diligence"), nach Status, nach einem Frist-Bereich („kleiner als heute" für überfällige Einträge) oder nach dem Absender. Filter bleiben beim Wechsel zwischen Reitern erhalten, solange Sie auf dem Bildschirm bleiben.

Sobald die Liste kurz genug ist, klicken Sie auf eine sortierbare Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren. Um ein Assessment zu öffnen, klicken Sie einfach irgendwo in die Zeile — das führt Sie zur Detailseite auf den Reiter „Allgemein".

Direkt zu den Antworten springen

Das kleine Symbol mit externem Link in der Spalte Ergebnisse ist eine Abkürzung, die die Detailseite des Assessments umgeht. Klicken Sie es an, und DPMS öffnet den Bildschirm Antworten und Ergebnisse für dieses Assessment in einem neuen Browser-Tab. Dort sehen Sie die drei Zähler-Karten — Zu prüfende Antworten, Erneut einzureichende Antworten und Geprüfte Antworten — sowie Schalter für Fragen und Antworten, Zwischenergebnisse und Endergebnisse, die steuern, was angezeigt wird, und eine Schaltfläche Zur Antwort, mit der Sie in das eigentliche Prüfwerkzeug springen.

Dies ist der Workflow, den die meisten Koordinatoren nutzen, um überfällige Antworten anzumahnen: Liste filtern, jedes Ergebnis-Symbol anklicken, um zu prüfen, was fehlt, und vom Antwort-Bildschirm aus Erinnerungen versenden.

Massenaktionen auf mehrere Assessments anwenden

Wenn Sie mehr als ein Assessment auf einmal bearbeiten möchten — etwa eine Reihe veralteter Entwürfe löschen oder eine Liste für ein Audit exportieren — verwenden Sie die Auswahlkästchen links in jeder Zeile. Sobald zwei oder mehr Zeilen markiert sind, erscheint oberhalb der Tabelle eine Schnell-Aktionsleiste, die Ihre Auswahl zusammenfasst und Massenaktionen wie Löschen und Exportieren anbietet.

Aktionen, für die Ihre Rolle keine Berechtigung hat, werden in dieser Leiste ausgeblendet, statt ausgegraut zu sein. Ein Klick auf Abbrechen hebt die Auswahl auf, und beim Schließen des Browsers wird sie nicht gespeichert — Massenaktionen sind immer eine bewusste, einmalige Sitzung.

Mit zeilenspezifischen Aktionen arbeiten

Jede Zeile hat rechts ein Drei-Punkte-Menü. Öffnen Sie es, um Bearbeiten, Löschen, Teilen (sofern Ihre Rolle das erlaubt), Herunterladen und ggf. KI-bezogene Verknüpfungen zu finden. Diese Aktionen sind ideal für schnelle Aufräumarbeiten, für die Sie nicht die volle Detailseite benötigen — einen Entwurf archivieren, ein Duplikat entfernen oder eine PDF-Kopie ziehen.

Einige Verhaltensweisen sollten Sie kennen. Bearbeiten und Löschen sind mit einem erklärenden Tooltip deaktiviert, wenn ein Assessment archiviert oder extern importiert wurde. Extern importierte Assessments tragen zudem im Bildschirm Antworten und Ergebnisse das Kennzeichen EXTERNER IMPORT, wo die üblichen Filterschalter ersetzt werden, weil der Import nicht über die gleichen Metadaten je Frage verfügt.

Feldreferenz

Die Spalten der Tabelle sind direkte Spiegelungen der Werte, die Sie beim Anlegen eines Assessments festgelegt haben.

• Name — Der lesbare Name des Assessments, in Ihrer Oberflächensprache angezeigt, sofern eine Übersetzung vorliegt. Fehlt der Name in Ihrer Sprache, greift DPMS auf die Standardsprache des Unternehmens und schließlich auf die erste verfügbare Übersetzung zurück. Ein Gedankenstrich in dieser Zelle deutet meist auf einen unvollständig gespeicherten Entwurf hin.
• Ergebnisse — Ein kleines Symbol mit externem Link (kein Text), das den Bildschirm Antworten und Ergebnisse in einem neuen Tab öffnet. Das Symbol ist immer vorhanden; gibt es noch keine Antworten, zeigt das Ziel einfach Nullzähler an.
• Vorlagenname — Eine durch Komma getrennte Liste aller Vorlagen, aus denen das Assessment erstellt wurde. Diese Spalte ist absichtlich nicht sortierbar, da ein Assessment mehrere Vorlagen referenzieren kann. Wenn Sie nach Vorlage gruppieren möchten, verwenden Sie stattdessen den Filterbau­kasten.
• Klassifizierung — Die bei der Erstellung zugewiesenen Klassifizierungs-Tags (zum Beispiel Jahresreview oder Lieferanten-Due-Diligence). Tags werden unter Compliance-Einstellungen → Tags verwaltet.
• Versendet am — Das Datum, an dem das Assessment erstmals an einen Empfänger gesendet wurde. Wurde das Assessment zwar erstellt, aber noch nicht aktiviert, zeigt diese Spalte einen Gedankenstrich.
• Frist — Die beim Anlegen des Assessments gesetzte Frist. Die Frist ist Pflicht, daher tritt ein leerer Wert hier nur bei Altdaten auf.
• Versendet von — Der Anzeigename des Nutzers, der das Assessment angelegt hat. Ein Gedankenstrich erscheint nur, wenn dessen Nutzer-Datensatz gelöscht wurde.

Wie dieser Bildschirm mit dem Rest von DPMS verbunden ist

Der Bildschirm „Assessments durchsuchen" liegt im Zentrum eines weiten Netzes aus Compliance-Workflows. Andere Bildschirme verlinken hierher: das „Assessments"-Widget des Dashboards, der Breadcrumb auf jeder Detail- oder Unterseite eines Assessments und die Assessments-Sektion in Lieferanten-, Projekt- und anderen Profilen. Wann immer Sie innerhalb eines einzelnen Assessments fertig sind und auf den Breadcrumb klicken, landen Sie hier.

Ebenso wichtig sind die ausgehenden Verbindungen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailseite des Assessments, von der aus Sie zu Empfänger und Benachrichtigung, Workflows, Prüferzuweisung, Zugriffsverwaltung, Reifegrad-Zielen und dem Bildschirm Antworten und Ergebnisse weitergehen. Das Berichtswesen und die Dashboard-Zähler („Assessments in Bearbeitung", „Diesen Monat abgeschlossen", „Überfällig") lesen aus derselben Liste, die Sie hier sehen, und Risikobewertungs-Funktionen, die Fragebogenergebnisse einbeziehen, hängen davon ab, dass diese Assessments in den Status Aktiv und Eingereicht überführt wurden.

In der Praxis bedeutet das: Wenn Sie über diesen Bildschirm ein neues Assessment fertig eingerichtet haben, hängen die nächsten Schritte meist von den Empfängern ab, nicht mehr von Ihnen. Sie kehren hierher zurück, um Fortschritt zu beobachten, Überfälliges nachzuhalten und das Assessment schließlich erneut zu öffnen, um Antworten zu lesen und das Review abzuschließen.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Am schnellsten finden Sie ein Assessment, indem Sie wenige Buchstaben in das Suchfeld tippen. Suche und Filter wirken zusammen, also können Sie „Lieferant" tippen und einen Filter wie Frist ist kleiner als heute setzen, um zielgenau überfällige Lieferanten-Fragebögen zu finden.

Achtung: Der Übermittlungsmodus, den Sie beim Erstellen eines Assessments wählen — Fortlaufende rollierende Bearbeitung oder Alles auf einmal —, wird nur einmal festgelegt und wirkt sich auf den gesamten Verlauf aus. Ein späterer Wechsel, nachdem Antworten eingehen, hat Folgen für bereits laufende Review-Workflows. Treffen Sie die Wahl bewusst.

• Inaktive Vorlagen erscheinen nicht im Erstellungs-Assistenten. Fehlt eine erinnerte Vorlage in der Auswahl, prüfen Sie, ob sie unter Assessment-Vorlagen als inaktiv markiert wurde. Das ist Absicht — es verhindert, dass jemand versehentlich einen veralteten Fragebogen ausrollt.
• Die Spalte Vorlagenname ist nicht sortierbar. Da ein Assessment mehrere Vorlagen tragen kann, ist die Sortierung nach Vorlage absichtlich deaktiviert. Verwenden Sie den Filterbau­kasten mit Vorlage = X, wenn Sie nach Vorlage gruppieren möchten.
• Gespeicherte Entwürfe können die Liste verstopfen. Ein angelegter und liegengelassener Entwurf bleibt sichtbar. Sehen Sie Zeilen mit irritierenden Werten (zum Beispiel einen Gedankenstrich, wo eine Frist stehen sollte), löschen Sie sie über das Drei-Punkte-Menü der Zeile.
• Das Ergebnis-Symbol öffnet einen neuen Browser-Tab. Meldet eine Kollegin oder ein Kollege, „der Link funktioniert nicht", liegt das meistens am Pop-up-Blocker des Browsers — nicht an DPMS.
• Extern importierte Assessments verhalten sich leicht anders. Sie tragen ein EXTERNER IMPORT-Kennzeichen, wo sonst Bearbeitungs- oder Filterschalter erscheinen, und Bearbeiten/Löschen im Drei-Punkte-Menü sind deaktiviert. So werden importierte Daten vor versehentlichen Änderungen geschützt.
• Den Aktiv-Schalter sehen Sie nur bei vorhandenen Assessments. Neue Assessments werden automatisch in aktivem Zustand angelegt, daher ist der Ein/Aus-Schalter nicht Bestandteil des Erstellungs-Assistenten. Sie finden ihn, sobald Sie das Assessment erneut zur Bearbeitung öffnen.