Rollen, Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen

Here is the translation into German. I have used the formal "Sie" form, which is standard for software documentation and business contexts in German.

I have kept specific UI terms (like "Identity & Access", "Manage Access", "ROPA") in English or provided the English term in parentheses, as these are likely to appear that way in the software interface.

Wenn ein Benutzer in den IT-Einstellungen erstellt wird, können ihm eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Je nach Rolle haben Benutzer unterschiedliche Rechte innerhalb der Priverion-Plattform. In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein.

Neuen Benutzer erstellen

In den IT-Einstellungen unter dem Reiter Identity & Access sehen Sie eine Liste aller Benutzer Ihrer Priverion-Plattform. Sie können deren Details bearbeiten, indem Sie auf einen einzelnen Benutzer klicken, oder einen neuen Benutzer-Login erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Erstellen (Create) klicken.

Beim Erstellen eines Benutzers geben Sie dessen Namen und E-Mail-Adresse ein. Wenn Sie den Benutzer über sein neues Konto benachrichtigen und ihn bitten möchten, ein Passwort festzulegen, wählen Sie die Option Einladung per E-Mail senden (send invite per email). Die Telefonnummer ist optional. Schließlich weisen Sie diesem Benutzer Rollen zu.

Rollen

Während alle registrierten Benutzer (die standardmäßig die Rolle Employee / Mitarbeiter haben) auf das Dashboard und die Benutzereinstellungen zugreifen und die Dashboard-Diagramme sehen können, sind andere Rechte auf bestimmte Rollen beschränkt. Zusätzlich wird zwischen reinen Leserechten (Read-only) und Schreibrechten (Read-and-write) unterschieden. Unten finden Sie eine Liste der Rechte für jede Rolle.

Sie können neue Rollen unter IT-Einstellungen > Rollen erstellen. Geben Sie der Rolle einen Namen und weisen Sie Berechtigungen zu, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Wenn Sie Zugriff (Lesen oder Schreiben) auf ein bestimmtes Element (wie ein ROPA, einen Vendor usw.) gewähren möchten, können Sie dies über das Menü Manage Access (Zugriff verwalten) oben rechts im jeweiligen Element tun (die drei Punkte ...). Sie können hierfür auch Zielgruppen (Audiences) erstellen. Erfahren Sie hier mehr.

Einführung und Dashboard-Zugriff

Während alle registrierten Benutzer (die standardmäßig die Rolle Employee haben) auf das Dashboard und die Benutzereinstellungen zugreifen können, sind andere Rechte auf bestimmte Rollen beschränkt. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der mit jeder Rolle verbundenen Zugriffsrechte.

Sie können neue Rollen unter IT-Einstellungen > Rollen erstellen. Benennen Sie die Rolle und weisen Sie Berechtigungen zu, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen auswählen. Wenn Sie einem Benutzer Zugriff auf bestimmte Elemente (wie ein spezifisches ROPA oder einen Vendor) gewähren möchten, ohne seine globale Rolle zu ändern, verwenden Sie das Menü Manage Access bei diesem spezifischen Element.

Zugriff auf Dashboard-Kacheln

Die folgende Tabelle zeigt, welche Dashboard-Kacheln für jede Rolle verfügbar sind. Mit einem Sternchen (*) markierte Kacheln werden dem Benutzer standardmäßig angezeigt.

Dashboard Tile	System Manager	DP Manager	DP Coord	IT Security Mgr	IT Security Coord	IT Admin	Employee	IGDTA Admin	Workflow Mgr
My overdue Tasks	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Company overdue Tasks	✓	✓		✓	✓
Group Management overdue Tasks	✓			✓
My Tasks by deadline	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Company Tasks by deadline	✓	✓		✓	✓
Group Management Tasks by deadline	✓			✓
My ROPA distribution by Org Units	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Company ROPA distribution by Org Units	✓	✓		✓	✓
Group Management ROPA distribution	✓			✓
Company ROPA Risk overview	✓	✓		✓	✓
Group Management ROPA Risk overview	✓			✓
Active / Total Users by Company	✓			✓
Last 10 Users logged in (Company/Group)	✓	✓		✓	✓
My assigned items by Status (All types)	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
My Tasks by Priority	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓

Allgemeine Einstellungen & Attribute

Dieser Abschnitt behandelt die Konfiguration des Datenmodells, einschließlich Attribute (z. B. Arten personenbezogener Daten), Gesetze und Organisationseinheiten.

Berechtigungsschlüssel: R (Lesen) | W (Schreiben) | D (Löschen)

Feature	Permission	System Mgr	DP Mgr	DP Coord	IT Sec Mgr	IGDTA Admin
Attribute(s) (e.g., Personal Data Types)	Read	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
Applicable Laws	Read	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
Statuses(es)	Read	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
Organizational Units	Read	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
General Settings (Misc)	Read	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
Standard(s) / Control Set(s)	Read	✓	✓	✓	✓
Standard(s) / Control Set(s)	Write	✓	✓	✓	✓
Risk Scenarios & Maturity	Read	✓	✓	✓	✓
Risk Scenarios & Maturity	Write	✓	✓	✓	✓
IGDTA Configuration	Read	✓				✓
IGDTA Configuration	Write	✓				✓

Management-Module

Diese Tabelle behandelt die Berechtigungen für die operativen Kernmodule wie ROPA, Vendors, Assets und Assessments.

Module	Sys Mgr	DP Mgr	DP Coord	IT Sec Mgr	IT Sec Coord	Workflow Mgr
ROPA (Record of Processing)	All	All	All	All	R/W/DL
Vendors	All	All	All	All	R/W/DL
Asset Register	All	All	All	All	R/W
Controls	All	All	All	All	R/W
Impact Assessment	All	All	All	All	R/W
Legitimate Interest	All	All	All	All	R/W
Data Collection Points	All	All	All	All	R/W
Questionnaire	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W
Questionnaire Templates	R/W	R/W	R/W	R/W	R/W
Meetings & Activities	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W
Retention & Deletion Periods	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W
Frameworks	R/W	R/W	R/W	R/W	R/W
Report Explorer	R/W	R/W	R/W	R/W	R/W
Automation Templates	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W
Tasks	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W	R/W
Projects	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W/D	R/W	R/W
Process Risks	R/W	R/W	R/W	R/W	R/W
Risk Treatment Console	R/W	R/W	R/W	R/W	R/W
Data Flow	R/W	R/W	R/W	R/W	R/W

Note: "All" includes Read, Write, Sharing, Push, Download, and Delete.

Reagieren, Lösen & Dokumente

Dieser Abschnitt behandelt Vorfälle (Incidents), Betroffenenanfragen (DSR) sowie Dokumente & Richtlinien.

Feature	Permission	Sys Mgr	DP Mgr	DP Coord	IT Sec Mgr	IT Sec Coord
Incidents & Breaches	Read	✓	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
Data Subject Request	Read	✓	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓
Documents & Policies	Read	✓	✓	✓	✓	✓
	Write	✓	✓	✓	✓	✓
	Sharing	✓	✓	✓	✓
	Push	✓	✓	✓	✓
	Download	✓	✓	✓	✓	✓
	Delete	✓	✓	✓	✓	✓

Gruppen- & IT-Einstellungen, Import/Export

Dieser Abschnitt behandelt die Gruppenverwaltung, Benutzerverwaltung und Systemintegrationen.

Category & Feature	Permission	Sys Mgr	DP Mgr	DP Coord	IT Sec Mgr	IT Admin
Companies	Read	✓	✓		✓
Companies	Write	✓	✓		✓
Sharing	Read	✓	✓		✓
Sharing	Write	✓	✓		✓
Filerskeepers	Read	✓	✓		✓
Filerskeepers	Write	✓	✓		✓
Group Settings (General)	Read	✓	✓		✓
	Write	✓	✓		✓
	Delete	✓	✓		✓
Identity & Access / Users	Read	✓	✓	✓	✓	✓
Identity & Access / Users	Write	✓	✓	✓	✓	✓
External Integrations	Read	✓			✓
External Integrations	Write	✓			✓
Antimalware	Read	✓			✓
Antimalware	Write	✓			✓
Email Logs	Read	✓			✓
Email Logs	Write	✓			✓
Export & Import		✓	✓	✓	✓	✓

Operative & spezialisierte Rollen

Die folgende Tabelle beschreibt Rollen, die für spezifische technische oder Workflow-Funktionen konzipiert sind, wie z. B. Systemadministration oder Verarbeitungsabläufe.

Hinweis zur Rolle „Employee“: Die Rolle „Employee“ ist der Standard für alle Benutzer. Sie verfügen über eine eingeschränkte Sichtbarkeit, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Dashboard: Lesezugriff auf Diagramme.
Benutzereinstellungen: Eigenes Profil verwalten.
Module (ROPA, Tasks etc.): Der Zugriff wird nur gewährt, wenn das spezifische Element dem Benutzer als „Verantwortliche Person“ (Responsible Person) zugewiesen ist oder wenn der Benutzer einer Zielgruppe (Audience) angehört, der explizit Zugriff gewährt wurde.

Feature	IT Administrator	Workflow Manager	IGDTA Administrator
Role Focus	Technical setup & Users	Project Management	Inter-group Data Transfer
User Management	Read, Write	-	-
IT Settings	Read, Write	-	-
Tasks & Projects	Read, Write, Delete	Read, Write	-
Incidents	-	Read, Write	-
IGDTA Config	-	-	Read, Write
Core Modules (ROPA, Vendors)	-	-	-