Data flow

Die Data-Flow-Map ist die einzige Stelle in DPMS, an der Sie das gesamte Datenökosystem einer Verarbeitungstätigkeit auf einen Blick erfassen können. Anstatt die Informationen über betroffene Personen, eingesetzte Systeme und empfangende Dienstleister aus vier verschiedenen Registerkarten zusammenzusuchen, sehen Sie ein einziges interaktives Diagramm mit farblich codierten Knoten und gerichteten Pfeilen. Datenschutzbeauftragte und Compliance-Verantwortliche nutzen es zur Vorbereitung auf Behördeninspektionen, zur Überprüfung dokumentierter Datenflüsse und zur Aktualisierung der Verbindungen, wenn sich Verarbeitungstätigkeiten ändern.

So öffnen Sie die Ansicht

Aus einem ROPA-Eintrag heraus (der häufigste Weg):

• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (ROPA).
• Klicken Sie auf einen beliebigen ROPA-Eintrag, um die Detailansicht zu öffnen.
• Klicken Sie im linken Registerkartenmenü auf die Registerkarte Data Flow.

Die URL wechselt auf /ropa/{id}?tab=data-flow, und die Karte lädt mit dem bereits vorausgewählten Datensatz – keine zusätzliche Suche erforderlich.

Als eigenständige Seite:
Navigieren Sie über die linke Seitenleiste direkt zu Data Flow Map im Bereich „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten". Dies öffnet /data/flow ohne vorausgewählten Datensatz – praktisch, wenn Sie die Datenflüsse mehrerer Verarbeitungstätigkeiten in einer Sitzung vergleichen möchten.

Benötigte Berechtigungen: Sie benötigen Lesezugriff auf Data-Flow-Einträge, um die Ansicht überhaupt aufrufen zu können. Um neue Verbindungen zu zeichnen oder bestehende zu löschen, ist zusätzlich Schreibzugriff auf Data-Flow-Einträge erforderlich. Fehlt der Lesezugriff, zeigt DPMS statt der Karte eine „Verboten"-Seite. Mit Lesezugriff, aber ohne Schreibzugriff, ist die Karte vollständig sichtbar, das Ziehen von Knoten und das Löschen von Kanten funktioniert jedoch nicht.

Mindestgröße der Anzeige: Die Karte benötigt ein Browserfenster von mindestens 1 024 px Breite und 768 px Höhe. Falls Ihr Browser auf mehr als 100 % Zoom eingestellt ist, kann der verfügbare Pixelbereich unter diesen Schwellenwert fallen, und DPMS zeigt eine Meldung „Bildschirm wird nicht unterstützt". Das Reduzieren des Browser-Zooms löst das Problem in der Regel sofort.

Was Sie sehen

Die Ansicht besteht aus zwei Hauptbereichen: einer breiten, abgerundeten Steuerleiste am oberen Rand der Seite und einer großen interaktiven Arbeitsfläche darunter.

Die Steuerleiste ist in drei Abschnitte gegliedert. Links sehen Sie den Titel „Data Map" – er dient nur zur Orientierung. In der Mitte befindet sich ein pillenförmiges Suchfeld mit der Beschriftung Prozess auswählen, über das Sie den ROPA-Eintrag auswählen (oder wechseln), dessen Datenfluss Sie anzeigen möchten. Rechts erscheinen – sobald ein Datensatz ausgewählt ist – vier farblich codierte Zusammenfassungs-Badges mit der Anzahl der Elemente je Typ, Zoom-Steuerelemente, eine Maximieren-Schaltfläche sowie (wenn Sie über einen ROPA-Eintrag hierher navigiert sind) eine Schließen-Schaltfläche.

Die Arbeitsfläche füllt den restlichen Seitenbereich mit einem gepunkteten hellblauen Raster. Knoten – kleine pillenförmige Karten – stellen einzelne Elemente des ausgewählten ROPA-Eintrags dar. Sie sind automatisch in horizontalen Reihen von oben nach unten angeordnet: Betroffene Personen (türkis), Datenerfassungspunkte (grün), Assets (lila) und Dienstleister (orange). Gerichtete Linien (Kanten) verbinden die Knoten und repräsentieren den Fluss personenbezogener Daten.

Wenn Sie die Registerkarte Data Flow aus einem ROPA-Eintrag heraus aufrufen, bleibt die vollständige Detailansicht sichtbar: das linke Element-Menü mit allen Registerkarten, die Breadcrumbs oben und der fixierte Header mit Statusdropdown, Verantwortliche Person und dem Aktivitätsprotokoll-Symbol.

Arbeiten mit dieser Ansicht

Datenfluss bei einem Audit prüfen

Wenn Sie über die Registerkarte Data Flow eines ROPA-Eintrags hierher gelangen, lädt das Diagramm automatisch – keine weitere Aktion erforderlich. Innerhalb weniger Sekunden füllt sich die Arbeitsfläche mit nach Typ gruppierten Knoten. Sie können sofort Fragen beantworten wie: „Welcher Dienstleister erhält diese Daten?" oder „Wie viele Systeme sind beteiligt?"

Die vier Übersichts-Badges in der oberen rechten Ecke der Steuerleiste geben Ihnen eine schnelle Übersicht: z. B. „2 Betroffene Personen · 1 Datenerfassungspunkt · 3 Assets · 2 Dienstleister". Diese Badges sind rein informativer Natur und aktualisieren sich automatisch, wenn Sie zu einem anderen ROPA-Eintrag wechseln.

Um die Verbindungen eines bestimmten Elements zu verfolgen, klicken Sie auf dessen Knotenkarte. Der Knoten wird in seiner Akzentfarbe hervorgehoben, und alle verbundenen Kanten werden mit gerichteten Pfeilen schwarz dargestellt – so können Sie den genauen Datenpfad nachvollziehen. Ein erneuter Klick auf denselben Knoten hebt die Auswahl auf.

Fragt ein Prüfer, wer den Datenfluss zuletzt geändert hat, klicken Sie auf das Uhrsymbol (Aktivitätsprotokoll) in der oberen rechten Ecke. Ein seitliches Panel öffnet sich mit einer chronologischen Liste aller aufgezeichneten Änderungen an diesem ROPA-Eintrag – einschließlich gespeicherter Datenflüsse – mit Zeitstempeln und Benutzernamen.

Neue Verbindung nach der Aufnahme eines neuen Dienstleisters oder Systems anlegen

Bevor Sie eine Verbindung zeichnen können, müssen beide Elemente bereits in der entsprechenden Registerkarte des ROPA-Eintrags verknüpft sein (Dienstleister, Assets, Betroffene Personen oder Datenerfassungspunkte). Fehlt ein Knoten auf der Karte, fügen Sie das Element zunächst dort hinzu.

Sobald beide Knoten auf der Arbeitsfläche sichtbar sind, stellen Sie sicher, dass Sie Schreibzugriff auf Data-Flow-Einträge haben – andernfalls hat das Ziehen keine Wirkung.

• Klicken Sie auf den Ausgangsknoten, um sich zu orientieren und die vorhandenen Verbindungen zu prüfen.
• Klicken und ziehen Sie den Ausgangsknoten zum Zielknoten. Während Sie ihn über die Arbeitsfläche bewegen, folgt eine halbtransparente Kopie dem Cursor.
• Wenn die beiden Knoten sich überlappen, beginnt der Zielknoten zu wackeln – DPMS bestätigt damit, dass die Verbindung gültig ist und beim Loslassen erstellt wird.
• Lassen Sie die Maustaste los. Der Ausgangsknoten springt an seine ursprüngliche Position zurück, und ein neuer gerichteter Pfeil verbindet die beiden Knoten.

Die Verbindung wird automatisch innerhalb von etwa 200 Millisekunden im Backend gespeichert. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche – die Speicherung erfolgt still und sofort.

Achtung: Nicht alle Verbindungstypen sind zulässig. Dienstleister können mit Assets und Datenerfassungspunkten verbunden werden, aber ein direkter Pfeil von einem Dienstleister zu einer betroffenen Person ist nicht möglich. Wenn der Zielknoten beim Überlagern nicht wackelt, ist diese Kombination nicht erlaubt – lassen Sie los und versuchen Sie eine andere.

Achtung: Das Ziehen eines Knotens bewegt ihn nicht dauerhaft. Knoten kehren nach jeder Ziehaktion an ihre ursprüngliche Position zurück. Die Ziehgeste dient ausschließlich dem Zeichnen von Verbindungen.

Fehlerhafte Verbindung entfernen

Wenn ein Datenflusspfeil falsch ist – z. B. weil ein Dienstleisterverhältnis geendet hat oder eine Verbindung versehentlich gezeichnet wurde – können Sie ihn in wenigen Schritten löschen:

• Klicken Sie auf den Knoten am Beginn der fehlerhaften Kante. Der Knoten wird hervorgehoben, und alle verbundenen Kanten werden schwarz mit gerichteten Pfeilen dargestellt. Am Anfang jeder aktiven Kante erscheint ein kleines rundes X-Symbol.
• Klicken Sie auf das X-Symbol der Kante, die Sie entfernen möchten. Der Pfeil verschwindet von der Arbeitsfläche.
• Das korrigierte Diagramm wird automatisch innerhalb von 200 Millisekunden gespeichert.

Tipp: Die X-Symbole sind unsichtbar, bis Sie einen Knoten auswählen. Falls Sie die Löschfunktion nicht finden, klicken Sie zunächst auf einen Knoten – die X-Symbole erscheinen dann an allen verbundenen Kanten.

Datenflüsse mehrerer ROPA-Einträge vergleichen

Wenn Sie prüfen möchten, ob ein bestimmter Dienstleister oder ein bestimmtes Asset in mehreren Verarbeitungstätigkeiten vorkommt, öffnen Sie die eigenständige Data-Flow-Map über Data Flow Map in der linken Seitenleiste (nicht aus einem bestimmten ROPA-Eintrag heraus).

Die Arbeitsfläche ist zunächst leer. Klicken Sie auf Prozess auswählen, tippen Sie den Namen der ersten Verarbeitungstätigkeit ein und wählen Sie sie aus der Dropdown-Liste aus. Die Arbeitsfläche lädt das Diagramm. Notieren Sie sich die sichtbaren Dienstleister- oder Asset-Knoten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das X auf dem Auswahlchip unter dem Suchfeld, um die Auswahl aufzuheben, und suchen Sie anschließend nach der nächsten Verarbeitungstätigkeit. Wiederholen Sie dies nach Bedarf.

Tipp: Dieser manuelle Vergleich eignet sich gut für eine überschaubare Anzahl von Einträgen. Für eine systematische Analyse über viele Einträge hinweg nutzen Sie die Berichtsfunktionen in DPMS.

Zwischen ROPA-Einträgen navigieren

Wenn Sie sich in der Detailansicht eines ROPA-Eintrags befinden, zeigen die Breadcrumbs oben Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten → [Eintragsname] → Data Flow. Sie können:

• Auf Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in den Breadcrumbs klicken, um zur vollständigen Liste zurückzukehren.
• Die Pfeilsymbole links und rechts neben dem Eintragsname verwenden, um zum vorherigen oder nächsten ROPA-Eintrag in Ihrer aktuellen Filter-/Sortierreihenfolge zu wechseln – nützlich bei einer Massenprüfung, ohne jedes Mal zur Übersicht zurückzukehren.
• Auf Schließen (die schwarze Schaltfläche in der Steuerleiste) klicken, um zur Allgemein-Registerkarte des ROPA-Eintrags zurückzukehren.

Feldübersicht

Das Suchfeld in der Steuerleiste hat eine wichtige Eingabe:

• Prozess auswählen — Tippen Sie einen Teil des Namens einer Verarbeitungstätigkeit ein. Nach einer kurzen Pause (ca. 750 ms) erscheinen Ergebnisse. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus. Diese Angabe ist erforderlich, bevor die Arbeitsfläche etwas anzeigt. Wenn Sie über einen ROPA-Eintrag hierher gelangt sind, ist das Feld automatisch vorausgefüllt.

Das Statusdropdown und das Feld Verantwortliche Person im fixierten Header gehören zum ROPA-Eintrag selbst, nicht zum Datenfluss:

• Statusdropdown — Legt den Lebenszyklusstatus des ROPA-Eintrags fest (Entwurf, Aktiv, Inaktiv, Prüfung). Sie können den Status direkt von der Data-Flow-Registerkarte aus ändern, ohne zur Allgemein-Registerkarte wechseln zu müssen.
• Verantwortliche Person — Die für diese Verarbeitungstätigkeit zuständige(n) Person(en). Klicken Sie auf das Feld, um eine Mehrfachauswahl zu öffnen und die Zuweisung zu aktualisieren.

Zoom- und Navigationssteuerelemente

Die Zoom-Leiste oben rechts in der Steuerleiste gibt Ihnen präzise Kontrolle über die Ansicht:

• − (Verkleinern) — Reduziert den Zoom bei jedem Klick um 10 %, bis zu einem Mindestwert von 10 %. Nutzen Sie dies, wenn das Diagramm groß ist und über den sichtbaren Bereich hinausgeht.
• Zoom-Anzeige — Zeigt die aktuelle Zoomstufe gerundet auf die nächsten 10 % an (z. B. „90 %"). Nicht interaktiv; nützlich für konsistente Screenshots.
• + (Vergrößern) — Erhöht den Zoom bei jedem Klick um 10 %, bis zu einem Maximum von 200 %. Nutzen Sie dies, um kleine Knotenbezeichnungen besser lesen zu können.
• Maximieren-Schaltfläche (Vierpfeil-Symbol) — Ein einfacher Klick setzt den Zoom auf 90 % zurück. Ein schneller Doppelklick passt alle Knoten in den sichtbaren Bereich ein, unabhängig davon, wie weit Sie geschwenkt haben. Nutzen Sie dies, wenn Sie den Überblick über die Knoten verloren haben.

Verknüpfung mit dem Rest von DPMS

Die Data-Flow-Map ist eine Lese- und Prüfebene auf Basis von Daten, die Sie an anderer Stelle eingegeben haben. Sie erstellt keine ROPA-Einträge, Dienstleister, Assets, betroffene Personen oder Datenerfassungspunkte – diese werden in ihren jeweiligen Bereichen in DPMS verwaltet. Die Karte visualisiert lediglich die direktionalen Beziehungen zwischen Elementen, die bereits mit einem ROPA-Eintrag verknüpft wurden.

Das bedeutet: Wenn das Diagramm leer oder spärlich aussieht, liegt die Lösung nicht auf dieser Ansicht. Gehen Sie zur entsprechenden Registerkarte des ROPA-Eintrags (Betroffene Personen, Datenerfassungspunkte, Assets oder Dienstleister) und fügen Sie die fehlenden Elemente dort hinzu. Wenn Sie dann zur Data-Flow-Registerkarte zurückkehren, sind die neuen Knoten auf der Arbeitsfläche verfügbar.

Jede Verbindung, die Sie zeichnen oder löschen, wird automatisch als Teil des Datenfluss-Dokuments des ROPA-Eintrags gespeichert. Nachgelagerte Berichte und Exporte, die auf Datenflussinformationen verweisen, spiegeln Ihre Änderungen innerhalb von Sekunden wider.

Das Aktivitätsprotokoll, das von dieser Ansicht aus zugänglich ist, zeichnet alle Änderungen am ROPA-Eintrag auf und liefert Ihnen einen vollständigen Prüfpfad. Wenn ein Kollege denselben ROPA-Eintrag gleichzeitig bearbeitet, erkennt DPMS den Konflikt und lädt die Ansicht möglicherweise automatisch neu, um zu verhindern, dass eine Person die Änderungen einer anderen überschreibt.

Tipps und häufige Stolpersteine

Achtung: Auf der eigenständigen /data/flow-Seite ist die Arbeitsfläche leer, bis Sie eine Verarbeitungstätigkeit suchen und auswählen. Die meisten Benutzer finden es weniger verwirrend, direkt über die Data-Flow-Registerkarte eines bestimmten ROPA-Eintrags zu beginnen, wo die Auswahl automatisch erfolgt.

Achtung: Das Ziehen eines Knotens zeichnet eine Verbindung – es verschiebt den Knoten nicht dauerhaft. Knoten kehren nach jeder Ziehaktion an ihre Layoutposition zurück. Das überrascht fast jeden neuen Benutzer.

• Die automatische Speicherung ist unsichtbar. Es gibt keine Speichern-Schaltfläche und keine Warnung vor ungespeicherten Änderungen. Jede Verbindung, die Sie erstellen oder löschen, wird automatisch im Backend gespeichert. Sie können Änderungen nicht durch Schließen des Tabs rückgängig machen – aber Sie können auch keine Änderungen versehentlich verlieren.
• Kanten löschen durch Klicken auf einen Knoten. Die X-Symbole zum Löschen von Verbindungen sind ausgeblendet, bis Sie einen Knoten anklicken. Klicken Sie zuerst auf den Knoten und dann auf das X an der gewünschten Kante.
• Verbindungen von Dienstleister zu betroffener Person sind nicht möglich. Dies spiegelt den Datenschutzgrundsatz wider, dass Dienstleister Daten über Systeme erhalten, nicht direkt von betroffenen Personen. Wenn Sie eine solche Beziehung dokumentieren müssen, überdenken Sie die Struktur Ihrer Verarbeitungstätigkeit.
• Prüfen Sie Ihren Browser-Zoom bei der Meldung „Bildschirm wird nicht unterstützt". Die Karte benötigt mindestens 1 024 × 768 Pixel nutzbaren Bildschirmbereich. Das Reduzieren des Browser-Zooms auf 90 % oder weniger löst das Problem auf Standard-Laptopbildschirmen in der Regel.
• Hinweis zur gleichzeitigen Bearbeitung. Wenn ein Kollege eine Änderung am selben ROPA-Eintrag speichert, während Sie an dessen Datenfluss arbeiten, kann die Ansicht automatisch neu laden. Eine laufende Ziehaktion geht dabei verloren. Sprechen Sie sich mit Ihrem Team ab, bevor Sie Datenflüsse häufig aktualisierter Einträge bearbeiten.