Tags bearbeiten

Erstellen, umbenennen und entfernen Sie Tags für Compliance-Elemente.

Tags bearbeiten — Referenzdaten für die Compliance aktuell halten

Der Bereich „Attribute" in den Compliance-Einstellungen ist das Fundament jedes Dropdown-Menüs, jedes Klassifizierungsfelds und jeder Auswahlliste, die Sie in DPMS sehen. Wenn sich ein Tag-Name ändert — etwa weil eine Kategorie personenbezogener Daten nach aktualisierter regulatorischer Leitlinie umbenannt wurde oder die Risikowahrscheinlichkeitsskala Ihres Risikobeauftragten überarbeitet wurde — nehmen Sie diese Änderung auf dem Bildschirm „Tags bearbeiten" vor. Diesen Bereich nutzen in erster Linie Datenschutzbeauftragte, Compliance-Manager und IT-Administratoren, die für die Pflege der Referenzdaten verantwortlich sind, auf die ROPA-Einträge, DPIAs, Lieferantenformulare, Risikobewertungen und viele weitere Module zugreifen. Die Korrektheit dieser Werte ist eine unscheinbare, aber folgenreiche Aufgabe: Jedes Formular auf der Plattform greift auf sie zurück.

Wo Sie den Bereich finden

Öffnen Sie in der Hauptnavigation Compliance-Einstellungen → Attribute. In der Attributliste suchen Sie den zu ändernden Tag-Eintrag und klicken entweder direkt auf die Zeile oder öffnen das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile und wählen die Bearbeitungsoption. DPMS öffnet daraufhin den Bildschirm „Tags bearbeiten" für diesen Eintrag.

Erforderliche Berechtigung: Sie benötigen die Bearbeitungsberechtigung für Compliance-Einstellungs-Tags. Wenn Sie nur Leserechte besitzen, wird das Stift-Symbol in jeder Zeile ausgegraut mit einem erklärenden Tooltip angezeigt. Falls Sie die Bearbeitungs-URL direkt aufrufen ohne die notwendige Berechtigung, zeigt das System eine „Verboten"-Seite an.

Hinweis: Standard-System-Tags (zum Beispiel vordefinierte Statuswerte für DSARs, Bewertungen oder Besprechungen) haben deaktivierte Bearbeitungslinks in der Listenansicht. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Tag vom System verwaltet wird, achten Sie auf die entsprechende „Standard"-Kennzeichnung in der Zeile.

Bildschirmaufbau auf einen Blick

Wenn Sie den Bildschirm „Tags bearbeiten" öffnen, ist der Aufbau bewusst schlicht gehalten. Es gibt keine Seitenleisten-Tabs, keine sekundäre Navigation — nur eine einzelne, übersichtliche Formularkarte in der Mitte der Seite. In der oberen linken Ecke sehen Sie einen Zurück-Pfeil, gefolgt vom Bildschirmtitel. Bei den meisten allgemeinen Tag-Typen lautet der Titel „Neuen [Typname] hinzufügen" — auch wenn Sie einen bestehenden Eintrag bearbeiten. Das ist beabsichtigt, da Erstellen- und Bearbeiten-Ansicht denselben Formular-Baustein verwenden. Bei Attributvorlagen zeigt der Titel lediglich den Namen des Vorlagentyps.

Eine dünne blaue Akzentlinie quer über die Oberkante des Formulars markiert den aktiven Bearbeitungskontext. Der Formularinhalt darunter variiert je nach Tag-Typ — es gibt vier verschiedene Formularvarianten. Allen gemeinsam sind der Zurück-Pfeil in der oberen linken Ecke und ein Speichern-Button zum Einreichen Ihrer Änderungen.

Je nach Konfiguration Ihrer DPMS-Instanz erscheint in der oberen rechten Ecke ein Uhrsymbol-Button. Dieser öffnet das Aktivitätsprotokoll mit der vollständigen Änderungshistorie für diesen Tag-Eintrag — nützlich für Auditoren, die prüfen möchten, wann ein Wert zuletzt geändert wurde und von wem.

So arbeiten Sie mit dem Bildschirm

Allgemeinen Tag umbenennen (die meisten Tag-Typen)

Der Großteil der Tags, die Sie hier bearbeiten werden — Kategorien personenbezogener Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, TOMs-Klassifikationen, ROPA- und DPIA-Klassifikationen, Lieferantentypen, Aufgabentypen, Besprechungstypen, DSAR-Typen und viele weitere — verwendet das allgemeine Tag-Formular. Es enthält ein einzelnes übersetzbares Textfeld mit der Bezeichnung „Beschreibung".

Wenn Sie den Eintrag öffnen, ist das Textfeld mit dem vorhandenen Namen in jeder konfigurierten Sprache Ihrer Plattform vorausgefüllt. Nutzen Sie den in das Feld integrierten Sprachumschalter, um zwischen den Sprachen zu wechseln.
Klicken Sie in die Sprache, die Sie ändern möchten, löschen Sie den vorhandenen Text und geben Sie den aktualisierten Namen ein.
Wenn Ihre DPMS-Instanz automatische Übersetzung unterstützt, klicken Sie auf das Übersetzungssymbol im Textfeld. DPMS generiert daraufhin Übersetzungen in alle weiteren konfigurierten Sprachen. Überprüfen Sie die maschinellen Übersetzungen — sie werden als automatisch generiert markiert, damit Sie sie vor dem Speichern kontrollieren können.
Wenn Sie mit allen Sprachversionen zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern.

Nach einem erfolgreichen Speichern erscheint kurz eine Bestätigungsmeldung und Sie kehren zur Attributliste zurück. Sofort und ohne Neuladen der Seite zeigt jedes Dropdown auf der gesamten Plattform, das auf diesen Tag-Typ verweist, die aktualisierte Bezeichnung. Das bedeutet: Ein in einem anderen Browser-Tab geöffnetes ROPA-Formular zeigt Ihre Änderung beim nächsten Rendern des Felds an.

Achtung: Der Speichern-Button verweigert die Einreichung, wenn in einer der konfigurierten Sprachen der Name leer ist. Wenn Ihre DPMS-Instanz drei Sprachen unterstützt und Sie nur zwei ausgefüllt haben, erscheint eine Fehler-Meldung. Verwenden Sie die automatische Übersetzung, um die fehlende Sprache schnell zu befüllen, und überprüfen Sie das Ergebnis anschließend.

Attributvorlage aktualisieren (Vorlagen für personenbezogene Daten oder Verarbeitungszwecke)

Attributvorlagen sind benannte Gruppierungen, die in ROPA-Formularen und ähnlichen Masken eine vordefinierte Menge an Attributen personenbezogener Daten oder Verarbeitungszwecken vorausfüllen, sobald die Vorlage ausgewählt wird. Wenn Sie eine Vorlage umbenennen oder die enthaltenen Attribute anpassen möchten, öffnen Sie sie über den entsprechenden Tab auf der Attributliste.

Das Formular zeigt oben ein Namensfeld (einzeilig, mehrsprachig) und darunter eine verknüpfte Attributtabelle. Die Tabelle listet alle Attribute oder Verarbeitungszwecke auf, die aktuell in dieser Vorlage zusammengefasst sind — mit einer Suchleiste ganz oben.
Um die Vorlage umzubenennen, bearbeiten Sie das Namensfeld in jeder Sprache wie oben beschrieben.
Um ein neues Attribut zur Vorlage hinzuzufügen, geben Sie seinen Namen in die Suchleiste der Tabelle ein, finden Sie es in den Ergebnissen und wählen Sie es aus.
Um ein Attribut zu entfernen, nutzen Sie die Entfernen-Aktion in der jeweiligen Zeile.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS führt Ihre neu ausgewählten Attribute mit den bestehenden zusammen, entfernt Duplikate und speichert die aktualisierte Vorlage.

Ab diesem Zeitpunkt wird jedes ROPA-Formular oder ähnliche Dokument, das diese Vorlage verwendet, mit der aktualisierten Attributmenge vorausgefüllt. Bereits vor Ihrer Änderung erstellte Einträge werden nicht rückwirkend angepasst — nur neue Einträge profitieren von der geänderten Vorlage.

Achtung: Eine Attributvorlage ohne zugewiesene Attribute kann nicht gespeichert werden. Wenn Sie die Attributliste vollständig ersetzen möchten, fügen Sie die neuen Attribute hinzu, bevor Sie die alten entfernen. Die Zusammenführungslogik beim Speichern übernimmt die Deduplizierung automatisch.

Wert für Anzahl betroffener Personen aktualisieren

Dieser Tag-Typ speichert textformatierte Zahlenbereiche — zum Beispiel „1–100" oder „Mehr als 10.000" —, die in ROPA-Einträgen zur Kategorisierung der ungefähren Verarbeitungsumfangs verwendet werden. Anders als andere Tags hat dieser Typ ein einzelnes Klartexteingabefeld statt eines mehrsprachigen Felds.

Das Formular zeigt ein einzelnes Feld mit der Bezeichnung „Anzahl betroffener Personen", das mit dem aktuellen Bereichslabel vorausgefüllt ist.
Klicken Sie in das Feld, löschen Sie den vorhandenen Wert und geben Sie das korrigierte Bereichslabel ein. Sie können jedes Textformat verwenden, das für Ihre Organisation sinnvoll ist (z. B. „101–500" oder „500–1.000").
Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern zeigen ROPA-Einträge, die zuvor das alte Bereichslabel angezeigt haben, den aktualisierten Wert. Das Feld akzeptiert beliebigen Text — es darf nur nicht leer sein, da das Formular eine leere Einreichung blockiert.

Ländergruppe aktualisieren

Ländergruppen sind benannte Länderzusammenstellungen, die als Filterbedingungen in Bewertungsvorlagen-Fragen verwendet werden. Wenn z. B. eine Gruppe namens „Eingeschränkte Transferländer" alle Länder enthält, die einer bestimmten Datentransferrestriktion unterliegen, kann die bedingte Logik in der Vorlage Folgefragen aus- oder einblenden, sobald ein Befragter ein Land aus dieser Gruppe auswählt.

Das Formular zeigt ein Name-Feld (mehrsprachig) und ein Länder-Multi-Select-Dropdown.
Aktualisieren Sie bei Bedarf den Namen mit dem oben beschriebenen Sprachumschalter-Mechanismus.
Um Länder zur Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf das Länder-Dropdown, suchen Sie nach dem Ländernamen und wählen Sie es aus. Mehrere Länder können in einem Schritt ausgewählt werden.
Um ein Land zu entfernen, heben Sie die Auswahl im Dropdown auf.
Klicken Sie auf Speichern.

Die aktualisierte Ländergruppe wird sofort in jeder Bewertungsvorlage wirksam, die auf sie verweist.

Tipp: Bei diesem Formular gibt es keine Mindestanzahl-Validierung für Länder — Sie können technisch gesehen eine Ländergruppe ohne Länder speichern, und das System lässt es zu. Eine leere Ländergruppe ist jedoch funktionslos (keine Bewertungsbedingung wird jemals zutreffen). Vergewissern Sie sich daher immer, dass mindestens ein Land ausgewählt ist, bevor Sie speichern.

Feldreferenz

Name / Beschreibung (allgemeine Tags, Attributvorlagen, Ländergruppen, Abteilungen) — Der Anzeigename des Tags, gespeichert pro Sprache. In jeder konfigurierten Sprache erforderlich. Nutzen Sie den Sprachumschalter für die Eingabe der Übersetzungen oder klicken Sie auf das Übersetzungssymbol für die automatische Generierung. Wenn eine Sprache leer bleibt, wird das Formular nicht eingereicht.

Verknüpfte Attributtabelle (nur Attributvorlagen) — Die Menge der unter dieser Vorlage zusammengefassten Attribute personenbezogener Daten oder Verarbeitungszwecke. Nutzen Sie die integrierte Suchleiste, um Attribute zu finden und hinzuzufügen. Entfernen Sie Attribute über die Entfernen-Aktion in der jeweiligen Zeile. Beim Speichern muss mindestens ein Attribut ausgewählt sein.

Anzahl betroffener Personen (nur Tags vom Typ „Anzahl betroffener Personen") — Ein Freitextfeld für das Bereichslabel, das in ROPA-Einträgen angezeigt wird. Akzeptiert jeden nicht leeren Text. Pflichtfeld; bei leerem Wert erscheint eine Inline-Validierungsfehlermeldung.

Länder (nur Ländergruppen-Tags) — Ein Multi-Select-Dropdown aller in der Plattform verfügbaren Länder, gruppiert in EU-Länder und andere Länder. Es wird keine Mindestauswahl erzwungen, eine leere Gruppe ist jedoch praktisch nutzlos.

Status und verantwortliche Person (nur Abteilungs-Tags) — Eine kompakte Aktionsleiste oben im Abteilungsformular, die den aktuellen Workflow-Status (Aktiv, Entwurf, Inaktiv, Überprüfung usw.) und die verantwortliche(n) Person(en) anzeigt. Nutzen Sie diese Steuerelemente, um die Verantwortlichkeit neu zuzuweisen oder den operativen Status zu ändern. Wenn keine verantwortliche Person gesetzt ist, verwendet das System standardmäßig den aktuell angemeldeten Benutzer.

Beschreibung (nur Abteilungs-Tags) — Ein mehrsprachiges Textfeld für eine ausführlichere Beschreibung der Funktion oder des Tätigkeitsbereichs der Abteilung. Optional.

Organisationseinheiten (nur Abteilungs-Tags) — Ein Multi-Select-Steuerelement zum Verknüpfen der Abteilung mit einer oder mehreren Organisationseinheiten. Ein dauerhaft sichtbares Warnbanner über diesem Feld weist darauf hin, dass Änderungen hier strukturelle Folgeauswirkungen haben. Nach dem Speichern führt das System einen Hintergrundabgleich durch, um Attributdifferenzen über alle verknüpften Einträge hinweg auszugleichen. Bei vielen verknüpften Datensätzen kann dieser Prozess einen Moment in Anspruch nehmen.

Einbindung in die übrigen DPMS-Bereiche

Der Bildschirm „Tags bearbeiten" steht am Ende eines einfachen, aber häufig genutzten Workflows: Sie bemerken einen veralteten oder falschen Wert in einem Dropdown irgendwo auf der Plattform, navigieren zu Compliance-Einstellungen → Attribute, suchen den betreffenden Eintrag und korrigieren ihn hier. Die Änderung wird sofort in allen offenen Sitzungen wirksam.

Da Tags in so viele Module einfließen — ROPA, DPIA, Lieferantenverwaltung, TOMs, Bewertungen, Risikoeinstellungen, Betroffenenanfragen, Projekte, Aufgaben, Dokumente, Besprechungen und Organisationseinheiten — wirkt sich eine sorgfältige Pflege plattformweit aus. Bei Tags für Risikoeintrittshäufigkeit löst das Speichern einer Änderung zusätzlich eine Neuberechnung der Risikoeinstellungen für Prozesse und Assets aus, sodass offene Risikobewertungsansichten die aktualisierten Werte beim nächsten Laden anzeigen.

Nach dem Speichern müssen Sie keine weiteren Schritte unternehmen, damit die geänderten Werte auf der Plattform erscheinen. Wenn Sie einen Tag im Kontext des Aufbaus einer Bewertungsvorlage oder eines ROPA-Formulars bearbeitet haben, bringt Sie der Speichern-Button zurück auf die Ausgangsseite, sodass Sie dort nahtlos weiterarbeiten können.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Der Seitentitel lautet „Neuen [Typ] hinzufügen" — selbst wenn Sie einen bestehenden Tag bearbeiten. Das ist beabsichtigt, da Erstellen- und Bearbeiten-Ansicht denselben Baustein nutzen. Bei Attributvorlagen zeigt der Titel lediglich den Vorlagentyp-Namen. Beides ist kein Fehler.

Tipp: Nutzen Sie die automatische Übersetzung, wenn Ihre DPMS-Instanz mehrere Sprachen unterstützt. Sie füllt alle Sprachfelder in Sekunden aus, und der Hinweis auf maschinelle Übersetzung erinnert Sie daran, das Ergebnis vor dem Speichern zu überprüfen. Das ist deutlich schneller als jede Übersetzung manuell einzutippen.

Speichern wird blockiert, wenn ein Sprachfeld leer ist. Jede in Ihrer DPMS-Instanz konfigurierte Sprache muss einen nicht leeren Namen haben, bevor das Formular eingereicht werden kann. Die Fehler-Meldung gibt an, welche Sprache fehlt.
Alle Attribute aus einer Attributvorlage zu entfernen blockiert ebenfalls das Speichern. Fügen Sie die Ersatzattribute hinzu, bevor Sie die alten entfernen. Die Zusammenführungslogik beim Speichern übernimmt die Deduplizierung automatisch.
Ländergruppen können ohne Länder gespeichert werden — aber das sollten Sie vermeiden. Das Formular erlaubt es, aber eine leere Gruppe erfüllt niemals eine Bewertungsbedingung. Wählen Sie immer mindestens ein Land aus.
Der Zurück-Pfeil kehrt dorthin zurück, von wo Sie gekommen sind — nicht immer zur Attributliste. Wenn Sie diesen Bildschirm von einer Bewertungsvorlage oder einem anderen Modul aus aufgerufen haben, bringt Sie der Zurück-Pfeil zu dieser Ausgangsseite. Wenn Sie direkt zur Attributliste möchten, nutzen Sie stattdessen die Hauptnavigation in der Seitenleiste.
Standard-System-Tags können nicht bearbeitet werden. Einträge, die in der Listenansicht als Standard gekennzeichnet sind, haben deaktivierte Bearbeitungslinks. Das direkte Aufrufen der Bearbeitungs-URL kann das Formular zwar anzeigen, aber das Backend kann das Speichern blockieren. Prüfen Sie die „Standard"-Kennzeichnung, bevor Sie Zeit in Änderungen investieren.
Abteilungsänderungen lösen einen Hintergrundabgleich aus. Wenn Sie Änderungen an den mit einer Abteilung verknüpften Organisationseinheiten speichern, gleicht ein Hintergrundprozess Attributdifferenzen über alle betroffenen Einträge ab. Das Warnbanner im Abteilungsformular weist genau auf diese Auswirkung hin — lesen Sie es, bevor Sie speichern, insbesondere wenn die betreffende Abteilung mit vielen Organisationseinheiten verknüpft ist.