Übersicht des Hauptdashboards

Das Dashboard ist das Erste, was Sie nach der Anmeldung in DPMS sehen, und es soll Ihnen einen schnellen Überblick darüber geben, wo Ihr Datenschutzprogramm gerade steht. Ob Sie als Datenschutzbeauftragter die überfälligen Aufgaben des Tages priorisieren, als Compliance-Koordinatorin die anstehenden Lieferantenprüfungen im Blick behalten oder als Risikomanager nach der nächsten Priorität suchen — hier beginnt Ihre Arbeit und von hier aus werden Sie weitergeleitet: Jedes Diagrammsegment, jeder KPI und jeder Tortenstück ist anklickbar und führt Sie direkt zu den Datensätzen, die Aufmerksamkeit benötigen.

Dieser Artikel führt Sie durch den Aufbau des Dashboards, zeigt, wie Sie es an Ihre Arbeitsweise anpassen, und erklärt, wie die angezeigten Zahlen mit dem Rest von DPMS zusammenhängen.

So öffnen Sie es

Das Dashboard ist nach der Anmeldung Ihre Standard-Startseite. Um von einer beliebigen anderen Stelle in DPMS dorthin zurückzukehren, klicken Sie oben in der linken Navigationsleiste auf Dashboard. Es gibt keine Untermenüs — die Tabs, die Sie oben auf der Seite sehen, sind Inhalts-Tabs innerhalb des Dashboards, keine eigenen Menüeinträge.

Der Zugriff auf das Dashboard erfordert die Standard-Dashboard-Berechtigung, die allen Nutzerinnen und Nutzern erteilt wird, die Compliance-Aufgaben verwalten. Innerhalb des Dashboards entscheiden drei weitere Berechtigungen darüber, welche Kacheln Sie sehen: eine Berechtigung für persönliche Daten (Bereich Benutzer), eine unternehmensweite Berechtigung (Bereich Unternehmen) und eine unternehmensübergreifende Berechtigung (Bereich Alle Unternehmen). Fehlt eine davon, erscheinen die entsprechenden Kacheln und Filter einfach nicht — eine Fehlermeldung gibt es nicht.

Was Sie sehen

Das Dashboard nutzt den gesamten Inhaltsbereich rechts neben dem Hauptmenü. Ganz oben verläuft eine schmale Symbolleiste mit drei blauen Bereichs-Pills — Benutzer, Unternehmen und Alle Unternehmen —, mit denen Sie die Kacheln des jeweiligen Bereichs ein- und ausschalten. Super-Admins sehen außerdem ganz rechts in dieser Leiste eine runde Synchronisations-Schaltfläche.

Direkt darunter befindet sich die Tab-Leiste: ein Tab pro Elementtyp — Aufgaben, Lieferanten, VVT, Bewertungen, Dokumente & Richtlinien, Benutzer, VVT-Risiko, TOMs, Assets, Asset-Gruppen, DSFA, Berechtigte Interessen, Besprechungen & Aktivitäten, Aufbewahrung & Löschung und Datenerhebungspunkte. Der aktive Tab wird mit einem blauen, trapezförmigen Hintergrund hervorgehoben. Beim Wechseln des Tabs werden Diagramme und KPIs für diesen Elementtyp neu aufgebaut.

Unterhalb der Tabs ist der Inhaltsbereich in zwei Zonen unterteilt. Oben befindet sich eine Reihe mit bis zu vier kompakten weißen KPI-Infokarten, die jeweils eine einzelne große Zahl anzeigen — zum Beispiel „Überfällige Aufgaben gesamt - Benutzer". Darunter folgt das eigentliche Diagramm-Raster: Hier sind die Kacheln nach Bereich gruppiert (Benutzer, Unternehmen, Alle Unternehmen) und werden als Balken-, Torten-, Radial-, Polar-, Sunburst-, Funnel-Diagramme und mehr dargestellt. Jede Kachel hat einen eigenen Kopfbereich mit Titel, einem Zeitstempel „Zuletzt aktualisiert" und kleinen Symbolen zum Aktualisieren, Filtern und Entfernen.

Ganz oben rechts im Dashboard-Rahmen schwebt ein kleines Bedienfeld mit einem Zauberstab (Layout automatisch optimieren) und einem Schloss-Symbol (Dashboard für die Bearbeitung sperren bzw. entsperren). Wenn das Dashboard gesperrt ist, verschwindet die Symbolleiste und die meisten Bedienelemente, sodass Sie ohne Gefahr versehentlicher Änderungen lesen können.

So arbeiten Sie mit diesem Bildschirm

Das Dashboard auf einen Blick lesen und zur Arbeit springen

An den meisten Tagen kommen Sie auf das Dashboard, überfliegen es und springen direkt zu den Datensätzen, die Aufmerksamkeit benötigen. Wählen Sie den Tab, der Ihrem Bereich entspricht — Aufgaben für die tägliche Priorisierung, Lieferanten für Drittanbieter-Reviews, VVT für Änderungen an Verarbeitungstätigkeiten und so weiter. Werfen Sie zuerst einen Blick auf die KPI-Infokarten oben: Sie zeigen die wichtigsten Kennzahlen wie offene Aufgaben oder überfällige Datensätze.

Schauen Sie dann auf das Diagramm-Raster darunter. Es ist in Abschnitte mit den Bezeichnungen Benutzer, Unternehmen und Alle Unternehmen unterteilt (Sie sehen nur die Bereiche, für die Sie berechtigt sind). Diagramme im Bereich Benutzer zeigen Ihre persönlichen Einträge; der Bereich Unternehmen aggregiert über das gesamte Unternehmen; der Bereich Alle Unternehmen — nur sichtbar, wenn die unternehmensgruppenübergreifende Freigabe aktiviert ist — fasst Daten aus allen Unternehmen zusammen, mit denen Sie geteilt sind.

Viele Diagrammsegmente sind anklickbar. Klicken Sie etwa auf das Segment „Überfällig" eines Aufgabenstatus-Tortendiagramms, und DPMS bringt Sie direkt zur Aufgabenübersicht, bereits gefiltert auf Ihre überfälligen Aufgaben. Dasselbe gilt für Status-Segmente in Diagrammen zu Lieferanten, VVTs, DSFAs, TOMs, Assets, Dokumenten & Richtlinien, Aufbewahrung & Löschung, Berechtigten Interessen, Besprechungen & Aktivitäten, Datenerhebungspunkten und Bewertungen; für die Prioritätsbalken im Aufgaben-Engpass-Diagramm; und für die Fristensegmente (Überfällig, Innerhalb 7 Tage, Danach 7 Tage) auf den Frist-Kacheln. Kacheln wie das unternehmensweite VVT-Polardiagramm oder der Bewertungs-Funnel sind reine Ansichten ohne Klickfunktion.

Ist eine Kachel leer, sehen Sie eine schwach gezeichnete Diagrammsilhouette mit der Meldung „Keine Daten" — das bedeutet lediglich, dass keine Datensätze zum Bereich der Kachel passen, nicht dass etwas nicht funktioniert.

Das Dashboard anpassen

Das Dashboard ist standardmäßig gesperrt. Um irgendetwas zu ändern, klicken Sie auf das geschlossene Schloss oben rechts. Das Schloss öffnet sich, die Symbolleiste erscheint, und Ziehgriffe, Schließsymbole sowie der Zauberstab (automatische Optimierung) werden sichtbar.

Im entsperrten Zustand können Sie:

• Kacheln ein- oder ausschalten. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Pille Benutzer, Unternehmen oder Alle Unternehmen. Es erscheint ein Dropdown mit allen für den aktiven Tab und Bereich verfügbaren Diagrammen. Über das Suchfeld oben können Sie nach Titel filtern; mit dem Schalter neben einer Kachel fügen Sie sie dem Raster hinzu oder entfernen sie. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
• Kacheln neu anordnen. Greifen Sie eine Kachel am kleinen Sechs-Punkte-Symbol oben links in ihrem Kopfbereich und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle. Die Größe ändern Sie, indem Sie an der unteren rechten Ecke ziehen. DPMS merkt sich Ihre Anordnung pro Gerät und Unternehmen.
• Ein unaufgeräumtes Raster säubern. Nachdem Sie viele Kacheln ein- und ausgeschaltet haben, kann das Layout unschöne Lücken bekommen. Klicken Sie oben rechts auf den Zauberstab, um den aktuellen Tab automatisch zu optimieren — DPMS packt die Kacheln dann in ein sauberes, ausgewogenes Raster, gruppiert nach Bereich. Andere Tabs behalten ihr individuelles Layout.
• Tabs verwalten. Ziehen Sie einen Tab seitwärts, um die Reihenfolge zu ändern. Mit Rechtsklick auf einen Tab und Auswahl von Tab entfernen entfernen Sie ihn — mindestens ein Tab muss immer bestehen bleiben. Mit der kleinen +-Schaltfläche am rechten Ende der Leiste fügen Sie zuvor entfernte Tabs (oder bisher ungenutzte) wieder hinzu. Die Tab-Reihenfolge wird beim nächsten Anmelden wiederhergestellt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie erneut auf das geöffnete Schloss, um das Dashboard wieder zu sperren. Sie können dann ohne Sorge davor lesen, eine Kachel versehentlich zu verschieben.

KPI-Karten hinzufügen und ändern

Die KPI-Infokartenreihe oben fasst bis zu vier Karten. Im entsperrten Zustand wird jeder leere Platz als gestrichelte +-Vorlage angezeigt. Klicken Sie darauf, um den Dialog KPI-Kachel hinzufügen zu öffnen:

• Wählen Sie einen Bereich — Benutzer, Unternehmen oder Alle Unternehmen. Es erscheinen nur Bereiche, für die Sie berechtigt sind.
• Wählen Sie eine Kennzahl aus der Liste. Bereits hinzugefügte Kennzahlen für diesen Bereich werden ausgeblendet, damit dieselbe Zahl nicht doppelt erscheint. Wenn alles bereits hinzugefügt wurde, zeigt die Liste „Keine Kacheln verfügbar".
• Die neue Karte erscheint sofort in Ihrer KPI-Reihe.

Um eine bestehende Karte auf eine andere Kennzahl umzustellen, ohne sie zu entfernen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Titel und wählen eine andere Kennzahl aus dem Dropdown. Eine Karte entfernen Sie über das X. Alle diese Änderungen werden automatisch gespeichert.

Eine Datenaktualisierung erzwingen (Super-Admins)

Die meisten Zahlen auf dem Dashboard stammen aus einem Hintergrundjob, der die Statistiken nach einem Zeitplan neu berechnet. Das kleine Symbol neben dem Zeitstempel „Zuletzt aktualisiert" zeigt Ihnen, welche Art Daten Sie sehen: Ein gelber Blitz bedeutet Echtzeitdaten, eine bernsteinfarbene Uhr bedeutet, dass der Wert aus der zwischengespeicherten Hintergrundberechnung stammt.

Wenn Sie gerade einen großen Stapel Datensätze importiert haben und möchten, dass die zwischengespeicherten Zahlen sofort aktuell sind, können Super-Admins auf die Synchronisations-Schaltfläche ganz rechts in der Symbolleiste klicken. Eine Toast-Meldung bestätigt den Start, das Symbol dreht sich, und DPMS prüft alle fünf Sekunden den Status. Sobald der Job fertig ist, wird der Datencache jeder Kachel verworfen, die KPI-Karten laden neu, und das Dashboard zeigt die neuen Werte.

Eine 30-Sekunden-Sperre verhindert versehentliche schnelle Klicks; der Job selbst dauert in der Regel ein paar Minuten. Um nur eine einzelne Kachel oder KPI-Karte aufzufrischen, klicken Sie stattdessen auf das kleine Aktualisierungssymbol in deren Kopfbereich — das umgeht nur den Cache dieser einen Kachel und steht allen Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung.

Vorübergehend deaktivieren — das Dashboard sperren

Wenn Sie das Dashboard nur lesen wollen, ohne versehentliche Änderungen zu riskieren, klicken Sie auf das geöffnete Schloss, um es zu sperren. Die Symbolleiste verschwindet, Ziehgriffe werden ausgeblendet, der Zauberstab geht weg, und die X-Schaltflächen auf Kacheln und KPI-Karten werden versteckt. Ihre Kachelauswahl und -anordnung bleiben genau so erhalten, wie Sie sie verlassen haben.

Wie dieser Bildschirm mit dem Rest von DPMS verbunden ist

Das Dashboard ist im Hinblick auf Ihre Compliance-Datensätze rein lesend — es erstellt, ändert oder löscht keine zugrunde liegenden Aufgaben, VVTs, Lieferanten, Assets, DSFAs und so weiter. Was es jedoch tut, ist zusammenfassen und weiterleiten:

• Klick-Navigation. Status-, Prioritäts- und Fristensegmente bringen Sie zur jeweiligen Übersichtsseite (Aufgaben, Lieferanten, VVT, DSFAs, TOMs, Assets, Asset-Gruppen, Dokumente & Richtlinien, Aufbewahrung & Löschung, Berechtigte Interessen, Besprechungen & Aktivitäten, Datenerhebungspunkte, Bewertungen) — bereits passend gefiltert. Von dort aus bearbeiten, neu zuweisen, schließen oder eskalieren Sie wie gewohnt.
• Persönliche Einstellungen, die Sie begleiten. Ihre Kachelauswahl, das Layout, die KPI-Karten, die Tab-Reihenfolge und der Sperrstatus werden serverseitig in Ihrem Benutzerprofil gespeichert. Sie sehen also auf Laptop, Desktop und jedem anderen Gerät, an dem Sie sich anmelden, dasselbe Dashboard.
• Unternehmensbewusstes Caching. Wenn Sie in DPMS das Unternehmen wechseln, wird der Datencache des Dashboards geleert, damit niemals versehentlich Zahlen eines anderen Mandanten erscheinen.

Da das Dashboard reine Ansicht ist, gibt es nichts zu „speichern" oder zu „veröffentlichen", wenn Sie fertig sind — Konfigurationsänderungen werden in dem Moment gesichert, in dem Sie sie vornehmen. Wenn Sie alles so eingerichtet haben, wie Sie es möchten, sperren Sie es und nutzen es einfach.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Wenn Ihr Dashboard leer wirkt, haben Sie wahrscheinlich alles ausgeschaltet. Entsperren Sie das Dashboard, öffnen Sie eine der Bereichs-Pills (Benutzer, Unternehmen oder Alle Unternehmen) und schalten Sie ein paar Kacheln wieder ein.

Achtung: Kacheln des Bereichs Alle Unternehmen erscheinen nur, wenn die gruppenweite Freigabe auf Unternehmensebene aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, bleiben diese Kacheln auch dann verborgen, wenn Sie die Berechtigung haben — das ist beabsichtigt, kein Fehler.

• Erst entsperren, dann ziehen. Lassen sich Kacheln nicht verschieben, ist das Dashboard wahrscheinlich gesperrt. Klicken Sie zuerst auf das Schloss oben rechts und ziehen Sie dann.
• Echtzeit- vs. zwischengespeicherte Daten. Ein gelber Blitz neben „Zuletzt aktualisiert" steht für Echtzeitdaten; eine bernsteinfarbene Uhr bedeutet, dass die Zahl aus einem zwischengespeicherten Hintergrundjob stammt (innerhalb der letzten 30 Sekunden berechnet). Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol einer Kachel, um nur für diese Kachel frische Daten abzurufen.
• Einen Tab zu entfernen löscht keine Daten. Tabs sind reine Konfiguration. Wenn Sie einen Tab entfernen und ihn wiederhaben möchten, klicken Sie einfach auf die +-Schaltfläche am rechten Ende der Tab-Leiste — Ihre vorher konfigurierten Kacheln für diesen Elementtyp sind weiterhin vorhanden.
• Nicht jedes Diagrammsegment ist klickbar. Status-Tortendiagramme und einige Prioritäts- und Fristenbalken navigieren Sie zu gefilterten Übersichtsseiten; breiter analytische Kacheln wie Funnels und Polardiagramme sind reine Ansichten.
• Automatisches Layout beim ersten Mal. Beim allerersten Aufruf des Dashboards ordnet DPMS Ihre Kacheln einmalig sauber an. Danach gehören alle Änderungen Ihnen — Ihr Layout wird nur dann erneut optimiert, wenn Sie es selbst über den Zauberstab anstoßen.