Allgemeine Compliance-Einstellungen

Allgemeine Compliance-Einstellungen

Die Seite „Allgemeine Compliance-Einstellungen" bildet die Identitätsgrundlage Ihres DPMS. Hier erfassen Sie die beiden Angaben, die das Datenschutzrecht — insbesondere die DSGVO — von jeder Organisation verlangt: Wer ist für Datenschutzentscheidungen verantwortlich (der Datenschutzbeauftragte), und welche juristische Person ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten rechenschaftspflichtig (der Verantwortliche)? Alles, was Sie hier eingeben, fließt automatisch in erzeugte Dokumente, Datenschutzerklärungen, Impressumsseiten und Compliance-Berichte im gesamten System ein. Eine sorgfältige Pflege dieser Seite ist daher eine der wichtigsten Einrichtungsaufgaben überhaupt.

Diese Seite wird in erster Linie vom DSB selbst, von Compliance-Managern und von IT-Administratoren genutzt, die für die grundlegende Konfiguration der Plattform verantwortlich sind. Sie werden hierher zurückkehren, sobald sich personelle Änderungen ergeben — beispielsweise wenn ein neuer DSB bestellt wird — oder wenn die Organisation umzieht und die eingetragene Adresse aktualisiert werden muss.

Wo Sie die Seite finden

• Klicken Sie in der linken Hauptnavigationsleiste auf Compliance-Einstellungen.
• Ein sekundäres Untermenü öffnet sich auf der linken Seite. Der erste Eintrag lautet Allgemein — klicken Sie darauf (er ist standardmäßig bereits ausgewählt).

Berechtigungen: Zum Ansehen der Seite benötigen Sie Lesezugriff auf Compliance-Einstellungen. Um Änderungen vorzunehmen, ist zusätzlich Bearbeitungszugriff erforderlich. Mit reinem Lesezugriff wird die Seite zwar angezeigt, die Schaltfläche Bearbeiten ist jedoch deaktiviert. Fehlt der Lesezugriff ganz, zeigt DPMS statt des Inhalts eine 403-Fehlerseite.

Die Bildschirmaufteilung auf einen Blick

Nach dem Laden der Seite sehen Sie eine übersichtliche Leseansicht. Der Hauptbereich trägt die Überschrift Allgemein und zeigt alle gespeicherten Angaben als strukturierte Label-Wert-Paare. Felder, die noch nicht ausgefüllt wurden, zeigen einen neutralen Platzhalter (einen Bindestrich), sodass auf einen Blick erkennbar ist, welche Informationen noch fehlen.

Der Inhalt ist in zwei klar gekennzeichnete Abschnitte unterteilt. Im ersten — Datenschutzbeauftragter — finden Sie die Identität, Kontaktdaten und Adresse des DSB. Im zweiten — Verantwortlicher — sind die juristische Person, die für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, ihre Firmenbezeichnung, die eingetragene Adresse, der Name der Geschäftsführung sowie die Links zu Impressum und Datenschutzerklärung hinterlegt. Eine Schaltfläche Bearbeiten befindet sich in der oberen rechten Ecke des Inhaltsbereichs und steht Nutzern mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

So arbeiten Sie mit dieser Seite

Erstmalige Einrichtung der Compliance-Identität

Wenn Sie DPMS zum ersten Mal konfigurieren, werden alle Felder noch Platzhalter anzeigen. Klicken Sie auf Bearbeiten in der oberen rechten Ecke. Das Bearbeitungsformular öffnet sich und zeigt die aktuell gespeicherten Werte (oder Standardwerte, falls noch nichts gespeichert wurde).

Abschnitt „Datenschutzbeauftragter"

Arbeiten Sie den DSB-Abschnitt von oben nach unten durch. Im Feld DSB suchen Sie über das Dropdown-Menü nach der Person, die in Ihrer Organisation als Datenschutzbeauftragter fungiert — tippen Sie einfach den Namen ein. Diese Person wird in DPMS systemweit als Standard-Verantwortliche vorgeschlagen, etwa beim Anlegen neuer Verarbeitungstätigkeiten. Wenn Sie niemanden aktiv auswählen, wird das Feld standardmäßig auf Ihr eigenes Benutzerkonto gesetzt — prüfen Sie diesen Wert daher immer, bevor Sie speichern.

Wählen Sie anschließend im Feld Stellvertretender DSB die Person, die bei Abwesenheit des DSB dessen Aufgaben übernimmt. Auch hier gilt: Überprüfen Sie den Standardwert, der möglicherweise auf Ihr eigenes Konto zeigt.

Tragen Sie im Feld Kontaktperson den Namen derjenigen Person ein, die erste Datenschutzanfragen entgegennimmt — das kann eine Assistenz oder ein Empfangsmitarbeiter sein, nicht zwingend der DSB selbst. Im Feld Kontakt-E-Mail geben Sie die E-Mail-Adresse an, über die Betroffene und Dritte datenschutzbezogene Anfragen stellen können. Diese Adresse erscheint in erzeugten Datenschutzdokumenten, daher sollte sie eine öffentlich erreichbare Adresse sein. Das Feld prüft das E-Mail-Format streng; eine Adresse mit ungewöhnlicher Domain kann abgelehnt werden. Ergänzen Sie außerdem eine Telefonnummer im Feld Kontakt-Telefon.

Füllen Sie dann die Adressfelder des DSB aus: Straße, Postleitzahl, Stadt und Land. Diese Adressfelder sind vollständig unabhängig von den Adressfeldern des Verantwortlichen (siehe unten), da in vielen Organisationen die Kontaktadresse des DSB von der eingetragenen Unternehmensadresse abweicht.

Abschnitt „Verantwortlicher"

Scrollen Sie zum Abschnitt Verantwortlicher. Geben Sie im Feld Unternehmen den exakten Firmennamen ein — so, wie er im Handelsregister oder einer entsprechenden amtlichen Stelle eingetragen ist. Dieser Name erscheint in Datenschutzerklärungen und Auftragsverarbeitungsverträgen. Fügen Sie im Feld Unternehmensbeschreibung eine kurze Beschreibung der Geschäftstätigkeit hinzu.

Tragen Sie die eingetragene Adresse ein: Straße, Postleitzahl, Stadt und Land. Ergänzen Sie im Feld Geschäftsführer den Namen der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers — in deutschsprachigen und anderen EU-Ländern ist diese Angabe im Impressum gesetzlich vorgeschrieben.

Fügen Sie schließlich die vollständigen URLs (beginnend mit https://) für Impressum-Link und Datenschutzerklärung-Link ein. Diese Felder sind einfache Textfelder ohne URL-Validierung — prüfen Sie die Links daher vor dem Speichern im Browser.

Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern. DPMS überträgt die Daten an den Server, zeigt eine Erfolgsmeldung und kehrt zur Leseansicht zurück, die nun alle Ihre Eingaben korrekt anzeigt. Die aktualisierten Unternehmensdaten werden außerdem sofort in den Live-Zustand der Anwendung übertragen — alle anderen Teile von DPMS, die den DSB-Namen oder Unternehmensdaten referenzieren, zeigen die Änderungen ohne Neuladen der Seite.

DSB nach einem Personalwechsel aktualisieren

Wenn ein DSB das Unternehmen verlässt oder eine neue Person bestellt wird, navigieren Sie direkt zu dieser Seite. Klicken Sie auf Bearbeiten, suchen Sie das Feld DSB und löschen Sie die aktuelle Auswahl. Tippen Sie den Namen der neuen DSB-Person ein und wählen Sie diese aus den Suchergebnissen aus.

Überprüfen Sie dabei auch die Felder Stellvertretender DSB, Kontaktperson, Kontakt-E-Mail und Kontakt-Telefon auf Aktualität. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Da der Speichervorgang den Live-Zustand der Plattform sofort aktualisiert, erscheint der Name der neuen DSB-Person überall in DPMS — in ROPA-Formularen, Betroffenenanfragen, Dokumentköpfen und an allen anderen Stellen, an denen der DSB referenziert wird — ohne dass sich andere Nutzerinnen und Nutzer neu anmelden müssen.

Eingetragene Adresse oder rechtliche Links aktualisieren

Bei einem Umzug oder wenn Ihre Datenschutzerklärung bzw. Ihr Impressum eine neue URL erhält, rufen Sie diese Seite auf. Klicken Sie auf Bearbeiten, scrollen Sie zum Abschnitt Verantwortlicher und aktualisieren Sie die Adressfelder oder die URLs für Impressum-Link und Datenschutzerklärung-Link.

Denken Sie daran: Die Felder Impressum-Link und Datenschutzerklärung-Link akzeptieren beliebigen Text — DPMS prüft nicht, ob die eingegebene URL tatsächlich aufrufbar ist. Testen Sie beide Links im Browser, bevor Sie speichern, da Fehler hier in alle Dokumente übernommen werden, die diese Links verwenden.

Einstellungen als Nutzer mit Lesezugriff prüfen

Wenn Sie Lesezugriff, aber keinen Bearbeitungszugriff haben, können Sie diese Seite trotzdem nutzen, um z. B. vor dem Ausfüllen eines Behördenformulars den eingetragenen DSB zu bestätigen oder den Firmennamen nachzuschlagen.

Rufen Sie Compliance-Einstellungen > Allgemein auf. Alle Felder werden in der Leseansicht angezeigt. Die Schaltfläche Bearbeiten ist sichtbar, aber deaktiviert; bei einem Mauszeiger-Hover erscheint ein Tooltip mit dem Hinweis, dass für Änderungen zusätzliche Berechtigungen erforderlich sind. Wenn Sie etwas aktualisieren müssen, wenden Sie sich an Ihre DPMS-Administration.

Bearbeitung abbrechen ohne Speichern

Wenn Sie das Bearbeitungsformular geöffnet haben und doch keine Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Rückwärtspfeil (←) oben links im Formular-Header. Damit kehren Sie zur Leseansicht zurück, ohne etwas zu speichern. Wichtig: Es erscheint kein Warnhinweis auf ungespeicherte Änderungen. Alle eingetippierten Angaben werden sofort und ohne Rückfrage verworfen. Wenn Sie Ihre Eingaben behalten möchten, klicken Sie zuerst auf Speichern.

Feldreferenz

DSB — Die Person, die formal als Datenschutzbeauftragte Ihrer Organisation bestellt ist. Durchsuchbares Dropdown-Menü. Standardmäßig auf das aktuell angemeldete Benutzerkonto gesetzt, wenn kein Wert gespeichert ist — vor dem Speichern stets prüfen. Das System trägt immer jemanden in dieses Feld ein.

Stellvertretender DSB — Die Vertretungsperson, die bei Abwesenheit des DSB dessen Aufgaben übernimmt. Durchsuchbares Dropdown-Menü. Standardmäßig auf das aktuell angemeldete Benutzerkonto gesetzt.

Kontaktperson — Name der Person, die erste Datenschutzanfragen entgegennimmt. Freitextfeld. Optional.

Kontakt-E-Mail — E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen; wird in Datenschutzdokumenten und erzeugten Unterlagen verwendet. Muss ein gültiges E-Mail-Format mit einer anerkannten Top-Level-Domain haben. Maximal 255 Zeichen. Optional, aber dringend empfohlen.

Kontakt-Telefon — Telefonnummer für Datenschutzkontakt. Freitextfeld. Optional.

Straße (DSB) — Straßenanschrift des Datenschutzbeauftragten. Freitextfeld. Optional.

Postleitzahl (DSB) — Postleitzahl der DSB-Adresse. Freitextfeld. Optional.

Stadt (DSB) — Stadt der DSB-Adresse. Freitextfeld. Optional.

Land (DSB) — Land des DSB-Zuständigkeitsbereichs oder der DSB-Adresse. Einfach-Auswahl aus einer standardisierten Länderliste. Optional, aber wichtig für jurisdiktionsspezifische Dokumente.

Unternehmen — Exakter rechtlicher Name des Verantwortlichen. Freitextfeld. Dieser Name erscheint in Datenschutzerklärungen und Verträgen — er muss exakt der Handelsregistereintragung entsprechen.

Unternehmensbeschreibung — Kurze Beschreibung der Geschäftstätigkeit. Freitextfeld. Optional.

Straße (Verantwortlicher) — Straßenanschrift des eingetragenen Sitzes des Verantwortlichen. Freitextfeld. Gesetzlich erforderlich in Impressum und Datenschutzerklärung.

Postleitzahl (Verantwortlicher) — Postleitzahl des eingetragenen Sitzes. Freitextfeld.

Stadt (Verantwortlicher) — Stadt des eingetragenen Sitzes. Freitextfeld.

Land (Verantwortlicher) — Land des eingetragenen Rechtssitzes des Verantwortlichen. Einfach-Auswahl aus einer Länderliste. Wichtig für jurisdiktionsspezifische Compliance-Anforderungen.

Geschäftsführer — Name der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers oder der gleichwertigen verantwortlichen Person. Freitextfeld. In deutschsprachigen und anderen EU-Ländern häufig für Impressumsangaben vorgeschrieben.

Impressum-Link — URL der öffentlich zugänglichen Impressumsseite der Organisation. Freitextfeld — keine URL-Format-Validierung. Vollständige URL inklusive https:// angeben.

Datenschutzerklärung-Link — URL der veröffentlichten Datenschutzerklärung der Organisation. Freitextfeld — keine URL-Format-Validierung. Vollständige URL inklusive https:// angeben.

So ist diese Seite mit dem Rest von DPMS verknüpft

Die Seite „Allgemeine Compliance-Einstellungen" ist das Fundament, auf dem das gesamte Compliance-Modul aufbaut. Folgende Bereiche hängen direkt von ihr ab:

• Vorausfüllung des DSB: Die hier ausgewählte DSB-Person wird systemweit als Standard-Verantwortliche in Formularen vorgeschlagen — zum Beispiel beim Anlegen eines neuen Eintrags im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Wenn Sie den DSB hier ändern, ändert sich dieser Standard überall.
• Erzeugte Dokumente: Name, Kontaktdaten und Adresse des DSB sowie Firmenname, Adresse, Geschäftsführer, Impressum-Link und Datenschutzerklärung-Link des Verantwortlichen werden in alle automatisch erstellten Dokumente übernommen. Fehlende Angaben führen zu unvollständigen Dokumenten.
• Compliance-Berichte und Audit-Pakete: Beim Export von Compliance-Paketen liefert diese Seite die Organisations-Identitätsdaten.
• Live-Anwendungszustand: Beim Speichern aktualisiert DPMS sofort den Live-Zustand für alle angemeldeten Nutzerinnen und Nutzer. Kolleginnen und Kollegen, die gerade in DPMS arbeiten, sehen den neuen DSB-Namen oder die aktualisierten Unternehmensdaten ohne Neuladen.
• Nächste Schritte: Nach der Ersteinrichtung navigieren Sie zu den weiteren Compliance-Einstellungen (Tags, Status, Gruppen usw.), um die Grundkonfiguration abzuschließen, bevor Sie mit anderen Modulen arbeiten.

Tipps und häufige Fehlerquellen

Achtung: Beide Felder DSB und Stellvertretender DSB werden standardmäßig auf Ihr eigenes Benutzerkonto gesetzt, wenn zuvor niemand explizit ausgewählt und gespeichert wurde. Wenn Sie das Bearbeitungsformular öffnen und auf Speichern klicken, ohne diese Felder zu überprüfen, wird Ihr Konto als DSB der gesamten Plattform eingetragen. Prüfen Sie beide Dropdown-Felder immer sorgfältig, bevor Sie speichern.

Achtung: Der Rückwärtspfeil verwirft Ihre Änderungen ohne jede Warnung. Es erscheint kein Bestätigungsdialog. Wenn Sie im Bearbeitungsformular Eingaben gemacht haben und dann auf den Rückwärtspfeil klicken, gehen alle Eingaben verloren. Speichern Sie daher regelmäßig, insbesondere bei der Ersteinrichtung.

• Zwei separate Adressbereiche sind beabsichtigt. Die Adressfelder des DSB und die Adressfelder des Verantwortlichen sind vollständig unabhängig voneinander. Das Ausfüllen eines Bereichs befüllt den anderen nicht automatisch. In vielen Organisationen weicht die Kontaktadresse des DSB von der eingetragenen Firmenadresse ab — dies ist gewollt.
• Das Kontakt-E-Mail-Feld prüft das Format streng. Eine auf den ersten Blick korrekte Adresse wie dsb@intern.firma kann abgelehnt werden, wenn die Top-Level-Domain nicht öffentlich anerkannt ist. Verwenden Sie Standard-Domains wie .com, .org, .eu oder nationale Länder-Codes. Wenn das Formular das Speichern verweigert und einen E-Mail-Fehler anzeigt, ist dies die wahrscheinlichste Ursache.
• Impressum-Link und Datenschutzerklärung-Link sind Freitextfelder. DPMS speichert jeden Text, den Sie eingeben — auch Tippfehler, unvollständige URLs oder reinen Text ohne URL-Format. Öffnen Sie jeden Link im Browser, bevor Sie speichern. Fehler hier pflanzen sich still in alle Dokumente fort, die diese Links verwenden.
• Änderungen sind sofort für alle Nutzerinnen und Nutzer sichtbar. Da DPMS gespeicherte Änderungen direkt in den Live-Anwendungszustand überträgt, gibt es keine Vorschau oder Staging-Phase. Fehlerhafte Angaben erscheinen unmittelbar in aktiven Dokumenten und Formularen. Überprüfen Sie Ihre Eingaben sorgfältig, bevor Sie auf Speichern klicken.
• Diese Einstellungen gelten für die gesamte Organisation. Dies ist keine benutzerspezifische Konfigurationsseite. Jede berechtigte Person, die hier Änderungen speichert, ändert die plattformweite Konfiguration für alle Kolleginnen und Kollegen.