Projekte durchsuchen

Projekte durchsuchen

Die Ansicht Projekte durchsuchen ist die zentrale Anlaufstelle für alle Datenschutz- und Sicherheitsprojekte in DPMS. Ob Sie als Datenschutzbeauftragter ein DSFA-Programm verfolgen, als Compliance-Manager eine DSGVO-Lückenanalyse koordinieren oder als Risikomanager einen ISO-27001-Audit-Zyklus überwachen – hier haben Sie alle laufenden Initiativen im Blick: Verantwortliche, Prioritäten, Fristen und Aufwand auf einen Blick. Ohne diese Übersicht können parallele Vorhaben leicht aus dem Blick geraten; mit ihr arbeiten alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Grundlage.

So öffnen Sie die Ansicht

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Projekte. Es ist kein weiterer Klick auf ein Untermenü erforderlich – die Liste öffnet sich sofort.

Hinweis: Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf Projekte, um diese Ansicht zu sehen. Wenn Sie nur Projekte sehen, denen Sie als verantwortliche Person zugewiesen sind, hat Ihr Administrator Ihnen eine eingeschränkte Ansicht eingerichtet. Falls Sie eine „403 Forbidden"-Seite sehen, wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator.

Aufbau der Ansicht

Die Seite gliedert sich in zwei Hauptbereiche. Oben befindet sich eine Registerkartenleiste mit den Tabs Alle, Offen, In Bearbeitung und Abgeschlossen, mit der Sie die Liste sofort auf eine bestimmte Statusgruppe eingrenzen können. Rechts neben diesen Tabs befindet sich die Schaltfläche Erstellen, über die ein kleines Dropdown-Menü zum Anlegen oder Importieren von Projekten geöffnet wird.

Unterhalb der Registerkartenleiste verläuft eine Aktionsleiste über die gesamte Seitenbreite. Sie enthält links eine Such- und Filterleiste, ein Standard-Dropdown zum Filtern nach Compliance-Framework sowie rechts Schaltflächen zum Exportieren und zum Massenlöschen.

Im mittleren Bereich der Seite befindet sich eine Datentabelle, in der jede Zeile einem Projekt entspricht. Die Tabelle lädt automatisch weitere Einträge nach, wenn Sie ans Ende scrollen. Sofern in Ihrer Projektliste Projekte mit verknüpften Aufgaben vorhanden sind, bei denen Aufwand und Frist hinterlegt wurden, erscheint oberhalb der Tabelle ein Listen-/Gantt-Umschalter, mit dem Sie zwischen der Tabellenansicht und einer Zeitstrahldarstellung wechseln können.

So arbeiten Sie mit dieser Ansicht

Aktuelle Projekte im Überblick prüfen

Die häufigste Nutzung dieser Ansicht ist die wöchentliche oder tägliche Statusprüfung. Klicken Sie zunächst auf den Tab In Bearbeitung – die Tabelle wird sofort aktualisiert und zeigt nur die laufenden Projekte an, ohne abgeschlossene oder noch nicht gestartete Vorhaben.

Für eine detailliertere Ansicht können Sie das Filtersymbol in der Suchleiste anklicken, um das Filterpanel zu öffnen. Hier lassen sich Bedingungen wie „Verantwortliche Person ist [Ihr Name]" oder „Priorität ist Hoch" festlegen, um genau die relevanten Projekte anzuzeigen. Die Tabelle aktualisiert sich dabei in Echtzeit. Für eine schnelle Suche können Sie auch direkt einen Projektnamen in die Suchleiste eingeben.

Haben Sie die gewünschten Projekte für ein Teambesprechung oder einen Bericht gefunden, klicken Sie in der Aktionsleiste auf XLSX. DPMS lädt eine Tabellenkalkulation mit allen aktuell sichtbaren Projektzeilen herunter – einschließlich aller aktiven Filter. Es werden nur die Datensätze exportiert, die Ihrem aktiven Tab und Ihren Filtern entsprechen.

Nach der Prüfung klicken Sie auf den Tab Alle und löschen Ihre Filter über die Schaltfläche „Alle Filter entfernen" im Filterpanel, um zur vollständigen Liste zurückzukehren.

Ein neues Projekt anlegen

Sobald eine neue Compliance-Initiative startet – eine neue DSFA, ein Lieferantenüberprüfungszyklus, ein regulatorischer Audit – legen Sie sie als Projekt an, damit das gesamte Team Aufgaben, Zeitpläne und Zuständigkeiten verfolgen kann.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oben rechts im Inhaltsbereich. Ein kleines Dropdown-Menü öffnet sich. Wählen Sie die Option zum Erstellen eines neuen Projekts – DPMS leitet Sie zum Projekterstellungsformular weiter. Füllen Sie auf dem Tab „Allgemein" die erforderlichen Felder aus: Name, Status, Priorität, Beschreibung, Workstream, Klassifizierung, anwendbare Verordnung und verantwortliche Personen.

Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, leitet DPMS Sie direkt zur Detailseite des neuen Projekts weiter, wo Sie sofort Aufgaben hinzufügen, Dokumente hochladen und die RASCI-Matrix konfigurieren können. Wenn Sie das nächste Mal zur Ansicht „Projekte durchsuchen" zurückkehren, erscheint Ihr neues Projekt automatisch in der Liste.

Projekte aus einer Datei importieren

Wenn Ihr Team Projektdaten außerhalb von DPMS pflegt – zum Beispiel in einem anderen System oder einer früheren Umgebung – können Sie diese per Massenimport über eine JSON-Exportdatei einlesen.

Klicken Sie auf Erstellen, um das Dropdown zu öffnen, und wählen Sie dann Importieren. Der Datei-Browser Ihres Betriebssystems öffnet sich. Wählen Sie eine oder mehrere .json-Dateien aus, die zuvor aus DPMS exportiert wurden. Der Upload beginnt sofort; während des Vorgangs wird ein Ladeindikator angezeigt. Nach Abschluss des Imports wird die Seite aktualisiert, und alle neu importierten Projekte erscheinen in der Liste.

Hinweis: Der Import akzeptiert ausschließlich .json-Dateien – keine Excel-Dateien. Wenn Ihre Projektdaten in einem Tabellenkalkulationsformat vorliegen, müssen Sie diese zunächst in das DPMS-eigene JSON-Exportformat konvertieren. Die Option Importieren ist nur verfügbar, wenn Ihrem Konto die entsprechenden Importrechte zugewiesen wurden. Wenn die Option zwar erscheint, aber beim Anklicken nicht reagiert, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Falls einzelne Datensätze die Validierung nicht bestehen, zeigt DPMS eine Benachrichtigung mit einer Fehlerbeschreibung an, damit Sie die Datei korrigieren und den Import erneut starten können.

Risikodaten nach Compliance-Standard filtern

Wenn Ihre Organisation mit mehreren Compliance-Frameworks arbeitet – etwa ISO 27001 und DSGVO –, ermöglicht das Standard-Dropdown in der Aktionsleiste eine gezielte Anzeige der Risikodaten für einen einzigen Standard.

Öffnen Sie das Dropdown Standard und wählen Sie beispielsweise ISO 27001. Die Tabelle wird aktualisiert und zeigt für jedes Projekt den aktuellen und angestrebten Risikowert gemäß diesem Standard an. Projekte, die nicht mit ISO 27001 verknüpft wurden, zeigen in den Risikospalten lediglich leere Zellen – sie werden nicht ausgeblendet, sondern nur nicht bewertet.

Haben Sie ein hochriskantes Projekt identifiziert, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) am rechten Rand der entsprechenden Zeile und wählen Sie Bearbeiten, um direkt zum Bearbeitungsformular zu gelangen. Von dort aus können Sie zum Tab für die Risikobewertung navigieren, ohne die gesamte Detailseite durchblättern zu müssen.

Zur Gantt-Ansicht wechseln

Wenn Sie für Ihre Projekte verknüpfte Aufgaben mit Aufwandsschätzungen und Fristen hinterlegt haben, erscheint oberhalb der Tabelle ein Umschalter. Wechseln Sie zu Gantt, um alle Aufgaben Ihrer Projekte als visuellen Zeitstrahl darzustellen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, um Terminüberschneidungen zu erkennen oder zu prüfen, ob ein Arbeitspaket realistisch geplant ist.

Um zur gewohnten Tabellenansicht zurückzukehren, schalten Sie wieder auf Liste um. Wenn der Umschalter gar nicht erscheint, haben die aktuell geladenen Projekte noch keine Aufgaben mit sowohl einem Aufwandswert als auch einer Frist – ergänzen Sie diese Angaben in der Aufgabenliste des jeweiligen Projekts, und der Umschalter wird sichtbar.

Veraltete Einträge bereinigen

Im Laufe der Zeit können doppelte oder veraltete Projekteinträge die Liste unübersichtlich machen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben jeder Zeile, die Sie löschen möchten. Sobald mindestens eine Zeile ausgewählt ist, wird die Schaltfläche Löschen in der Aktionsleiste aktiv. Klicken Sie darauf und bestätigen Sie das Löschen in der Abfrage.

Hinweis: Das Löschen eines Projekts aus dieser Liste entfernt nicht die verknüpften Aufgaben, Bewertungen oder Meetings. Diese Einträge werden zu verwaisten Datensätzen. Wenn Sie eine vollständige Bereinigung vornehmen möchten, öffnen Sie zunächst die Detailseite des Projekts, lösen alle verknüpften Elemente in den jeweiligen Tabs und löschen erst dann das Projekt aus der Liste.

Feldübersicht

Die Spalten der Projekttabelle zeigen folgende Informationen auf einen Blick:

• Projektname — Der Name des Projekts in Ihrer aktuellen Anzeigesprache. Fehlt eine Übersetzung, wird die Standardsprache verwendet. Ein leerer Name ist ungewöhnlich und tritt meist nur bei Importen ohne Namensangabe auf.
• Priorität — Ein farbiger Kreis: Rot für Kritisch, Orange für Hoch, Gelb für Mittel, Grün für Niedrig.
• Verantwortliche Personen — Avatar-Icons für alle zugewiesenen Verantwortlichen. Ein leeres Feld bedeutet, dass noch niemand zugewiesen wurde.
• Workstream — Die operative Kategorie des Projekts (z. B. „Recht", „IT-Sicherheit"). Workstreams werden unter Compliance-Einstellungen → Tags definiert.
• Klassifizierung — Der Compliance-Bereich oder -Typ (z. B. „DSGVO Art. 30", „ISO 27001"). Ebenfalls unter Compliance-Einstellungen → Tags verwaltet.
• Frist — Das geplante Enddatum. Leer, wenn im Projektdatensatz keine Frist hinterlegt wurde.
• Geschätzter Aufwand — Der budgetierte Gesamtaufwand für das Projekt (z. B. „8h 30m"). Zeigt einen Strich an, wenn kein Aufwand eingetragen wurde.

Einbindung in DPMS

Die Ansicht „Projekte durchsuchen" ist die Orchestrierungsebene in DPMS. Was Sie hier tun, wirkt sich auf andere Bereiche aus:

• Ein Klick auf eine Projektzeile führt Sie zur Detailseite des Projekts (/projects/:id) mit Tabs für Aufgaben, RASCI-Matrix, Budget- und Kostenauswirkungen, Meetings, Risikobewertung und verknüpfte Assessments.
• Die Schaltfläche „Erstellen" leitet Sie zu /projects/create weiter, wo ein neues Projekt angelegt wird, bevor es mit Aufgaben, TOMs, Bewertungen und anderen Compliance-Elementen verknüpft werden kann.
• Das Standard-Dropdown setzt voraus, dass in Ihrer Organisation Risiko-Frameworks konfiguriert wurden. Ist das Dropdown leer, wurden noch keine Compliance-Standards eingerichtet – wenden Sie sich an Ihren IT- oder Compliance-Administrator.
• Die Status-Tabs (Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen) spiegeln die unter Compliance-Einstellungen → Status konfigurierten Projektstatus wider. Falls Ihre Organisation Status umbenannt oder neue hinzugefügt hat, werden diese Bezeichnungen in den Tabs angezeigt.
• Nach dem Erstellen oder Bearbeiten eines Projekts sind die Änderungen sofort für alle anderen Module sichtbar, die auf Projekte verweisen – Assessments, Meetings, Dashboard-Statistiken und der MCP-KI-Agent lesen alle aus denselben zugrunde liegenden Daten.

Wenn Sie von einer Projektdetailseite zur Übersicht zurückkehren, stellt DPMS den Breadcrumb-Link wieder her. Bei einem neu erstellten Projekt leitet DPMS Sie zunächst direkt zur Detailseite weiter – in der Liste erscheint es beim nächsten Besuch.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Der Gantt-Umschalter erscheint nur, wenn mindestens ein Projekt in Ihrer aktuellen Ansicht eine verknüpfte Aufgabe mit sowohl einer Aufwandsschätzung als auch einer Frist hat. Falls Sie den Schalter nicht finden, öffnen Sie ein Projekt, wechseln Sie zum Tab „Aufgaben" und stellen Sie sicher, dass für jede Aufgabe ein Wert in den Feldern „Geschätzter Aufwand" und „Frist" eingetragen ist.

Hinweis: Das Dropdown Standard filtert ausschließlich die Risikospalten – es blendet keine Projekte aus, die nicht mit dem ausgewählten Standard verknüpft sind. Zeigt eine Projektzeile nach der Standardauswahl leere Risikozellen, wurde dieses Projekt noch nicht unter diesem Framework bewertet.

• Der Filterstatus bleibt beim Wechsel zwischen Tabs erhalten. Wenn Sie von In Bearbeitung zu Alle wechseln und die Liste kürzer aussieht als erwartet, prüfen Sie, ob im Filterpanel noch ein Filter aktiv ist – die Suchleiste zeigt in diesem Fall ein Symbol an. Nutzen Sie die Schaltfläche „Alle Filter entfernen" im Filterpanel, um alles zurückzusetzen.
• Möglicherweise sehen Sie nur Ihre eigenen Projekte. Wenn ein Kollege Ihnen mitteilt, dass ein bestimmtes Projekt existiert, Sie es aber selbst im Tab Alle nicht finden, hat Ihr Konto möglicherweise nur Zugriff auf Projekte, bei denen Sie als verantwortliche Person eingetragen sind. Wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator, wenn Sie einen umfassenderen Zugriff benötigen.
• Der Import akzeptiert nur JSON-Dateien, keine XLSX-Dateien. Die Export-Schaltfläche erzeugt eine Excel-Datei für die Offline-Nutzung; der Import-Vorgang erfordert jedoch das DPMS-eigene JSON-Format. Versuchen Sie nicht, den Excel-Export wieder zu importieren – das funktioniert nicht.
• Das Löschen ist endgültig und beeinflusst verknüpfte Daten. Es gibt keine Rückgängig-Funktion für das Löschen von Projekten. Verknüpfte Aufgaben, Assessments und Meetings werden nicht zusammen mit dem Projekt gelöscht, verlieren aber ihre Projektzuordnung. Prüfen Sie immer alle Tabs eines Projekts, bevor Sie es löschen.
• Das Dropdown Standard setzt konfigurierte Risikoeinstellungen voraus. Ist das Dropdown leer, wurden in Ihrer Organisation noch keine Risiko-Frameworks eingerichtet. Navigieren Sie zu den Risikoeinstellungen und konfigurieren Sie mindestens einen Standard, damit die Risikospalten-Filterung funktioniert.