IT Einstellungen
Die IT Einstellungen bilden das technische Fundament Ihres DPMS. Ohne die richtigen Konfigurationen hier bleiben KI-Hilfsschaltflächen auf allen Formularen ausgegraut, Datei-Uploads werden nicht auf Schadsoftware geprüft, automatisierte Workflow-E-Mails werden nicht versendet, und Benutzer, die über einen externen Identitätsanbieter bereitgestellt werden, können sich nicht anmelden. Stellen Sie sich die IT Einstellungen als den Maschinenraum vor: Die meisten Benutzer besuchen ihn nie, aber diejenigen, die es tun — IT-Administratoren, Datenschutzbeauftragte, Systemmanager und SuperAdmins — müssen ihn gut verstehen, weil ihre Entscheidungen hier die gesamte Plattform beeinflussen.
So öffnen Sie die IT Einstellungen
Klicken Sie in der linken Hauptnavigationsleiste des DPMS auf IT Einstellungen. Die Navigationsleiste erweitert sich und zeigt ein vertikales Untermenü mit allen verfügbaren Konfigurationsabschnitten. Klicken Sie auf einen Abschnittsnamen, um ihn im Inhaltsbereich rechts zu öffnen.
Der Zugriff auf einzelne Abschnitte ist berechtigungsgesteuert. Zum Anzeigen der KI- und KI-Zugangsdaten-Seiten benötigen Sie die Leseberechtigung für IT Einstellungen – KI, und zum Bearbeiten die entsprechende Bearbeitungsberechtigung. Anti-Malware hat eigene Lese- und Bearbeitungsberechtigungen. Die Abschnitte Entwicklungssprache, Automatische Übersetzungen und Externe Migration sind ausschließlich Benutzern mit der SuperAdmin-Rolle vorbehalten — alle anderen erhalten beim Navigieren dorthin eine „Zugriff verweigert"-Seite.
Was Sie sehen
Wenn Sie einen beliebigen IT-Einstellungen-Abschnitt aufrufen, ist der Bildschirm in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite listet ein schmales Panel mit der Bezeichnung IT EINSTELLUNGEN alle Unterabschnitte als klickbare Links auf; der aktuell aktive Abschnitt ist hervorgehoben. Einige Abschnitte, wie KI, lassen sich erweitern und zeigen darunter eingerückte Unterpunkte (zum Beispiel „KI" und „KI-Zugangsdaten").
Der restliche Bildschirm wird von einer Einstellungskarte eingenommen — einer übersichtlichen, schreibgeschützten Zusammenfassung der aktuellen Konfiguration für diesen Abschnitt, mit einer Bearbeiten-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke. Über der Karte zeigt eine Breadcrumb-Leiste Ihren aktuellen Standort: links „IT Einstellungen", ein Trennzeichen und der Name des aktuellen Abschnitts blau hervorgehoben.
Neben dem Abschnittsnamen im Breadcrumb sehen Sie zwei kleine Pfeilsymbole (‹ und ›). Mit diesen können Sie der Reihe nach durch die IT-Einstellungen-Abschnitte navigieren, ohne jedes Mal ins Untermenü zurückkehren zu müssen. Wenn Sie sich bereits beim ersten oder letzten Abschnitt befinden, ist der entsprechende Pfeil ausgegraut.
Die Bearbeiten-Schaltfläche auf jeder Karte öffnet das Konfigurationsformular für diesen Abschnitt. Wenn Ihre Rolle die Bearbeitungsberechtigung für diesen Abschnitt nicht umfasst, erscheint die Schaltfläche ausgegraut, und beim Darüberfahren mit der Maus erklärt ein Tooltip, warum sie deaktiviert ist.
So arbeiten Sie mit diesem Bereich
Den KI-Assistenten zum ersten Mal einrichten
Bevor KI-Funktionen für Ihre Kollegen sichtbar werden, müssen zwei Dinge vorhanden sein: gültige Anbieter-Zugangsdaten und die aktivierte KI-Autovervollständigung. Am einfachsten gehen Sie dabei der Reihe nach vor.
Schritt 1 — Anbieter-Zugangsdaten eingeben.
Klicken Sie im linken Menü auf KI und dann auf den darunter erscheinenden Unterpunkt KI-Zugangsdaten. Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf Bearbeiten.
Sie sehen ein Formular mit einem KI-Anbieter-Dropdown ganz oben. Öffnen Sie es und wählen Sie Ihren Anbieter — zum Beispiel Anthropic, OpenAI oder Google. Das Formular aktualisiert sich sofort und zeigt die spezifischen Felder für diesen Anbieter.
Bei den meisten Anbietern ist das wichtigste Feld der API-Schlüssel. Wenn Sie das Formular zum ersten Mal öffnen, ist das Feld leer — tippen oder fügen Sie Ihren Schlüssel ein. (Wenn Sie zuvor bereits einen Schlüssel gespeichert haben, sehen Sie eine maskierte Vorschau wie sk-***** — klicken Sie nur dann in das Feld, wenn Sie den bestehenden Schlüssel ersetzen möchten, da durch den Klick die Maske gelöscht wird und das Feld in den Eingabemodus wechselt.)
Öffnen Sie anschließend das Dropdown Standardmodell und wählen Sie das Modell aus, das Ihre Organisation nutzen möchte. Sobald Sie ein Modell auswählen, erscheinen direkt darunter zwei nützliche Informationen: das Kontextfenster des Modells (wie viele Token es in einem Aufruf verarbeiten kann) und der Max. Output (die maximale Länge einer Antwort). Größere Kontextfenster ermöglichen die Verarbeitung längerer Dokumente, können aber langsamer sein.
Stellen Sie abschließend sicher, dass die Umschalttaste Aktiviert eingeschaltet ist. Ein gespeicherter, aber nicht aktivierter Zugangsdatensatz wird nicht verwendet — die KI-Schaltflächen auf der gesamten Plattform bleiben deaktiviert. Wenn alles korrekt aussieht, klicken Sie auf Speichern.
Schritt 2 — KI-Autovervollständigung aktivieren und Branche auswählen.
Klicken Sie nun im linken Menü auf KI (den übergeordneten Eintrag, nicht KI-Zugangsdaten). Klicken Sie auf Bearbeiten. Sie sehen einen Schalter für die KI-Funktion. Aktivieren Sie ihn. Es erscheint sofort ein Dropdown Branche — hier teilen Sie der KI mit, in welchem Sektor Ihre Organisation tätig ist (zum Beispiel Gesundheitswesen, Finanzen oder Einzelhandel), damit sie ihre Vorschläge im richtigen Kontext formuliert. Wählen Sie Ihre Branche und klicken Sie auf Speichern.
Ab diesem Moment erscheinen KI-Hilfsschaltflächen auf Formularen in der gesamten DPMS — bei Verarbeitungsverzeichnissen, Lieferanteneinträgen, Assets, Risikoanalysen und mehr.
Den Anti-Malware-Datei-Scanner konfigurieren
Der Anti-Malware-Scanner prüft Dateien, wenn Benutzer sie in DPMS hochladen. Sie legen fest, welche Dateitypen gescannt werden und was mit einer infizierten Datei geschieht.
Klicken Sie im linken Menü auf Virenscanner. Die Übersichtsseite zeigt die aktuelle Konfiguration: welche Erweiterungen gescannt werden und ob infizierte Dateien gelöscht oder unter Quarantäne gestellt werden. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Bearbeiten.
Das Formular bietet zwei sich gegenseitig ausschließende Optionen: Infizierte Dateien löschen und Infizierte Dateien unter Quarantäne stellen. Die Aktivierung einer Option deaktiviert automatisch die andere — es gibt keinen Zwischenzustand. Wählen Sie „Löschen", wenn infizierte Dateien sofort entfernt werden sollen; wählen Sie „Quarantäne", wenn Sie sie zunächst überprüfen möchten.
Unterhalb dieser Schalter befindet sich ein Schalter Anti-Malware-Symbol anzeigen. Wenn dieser aktiviert ist, erscheint ein kleines visuelles Abzeichen neben Dateien, die gescannt wurden, was den Benutzern zeigt, dass die Datei die Prüfung bestanden hat.
Die Dateierweiterungen-Mehrfachauswahl definiert genau, welche Dateitypen einen Scan auslösen. Ein Standardsatz gängiger Formate ist vorbelegt. Um ein benutzerdefiniertes Format hinzuzufügen — zum Beispiel .csv — tippen Sie die Erweiterung in das Feld und wählen Sie die erscheinende neue Option aus. Benutzerdefinierte Erweiterungen müssen zwischen 1 und 255 Zeichen lang sein und dürfen keinen bereits vorhandenen Eintrag duplizieren.
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind. Die neuen Einstellungen gelten sofort für alle nachfolgenden Uploads.
Automatische Übersetzungen für mehrsprachige Inhalte ausführen (nur SuperAdmin)
Wenn Ihre DPMS-Instanz Benutzer in mehreren Sprachen bedient, stellt die Auto-Übersetzungsfunktion sicher, dass in einer Sprache erstellte Datensätze auch in den anderen verfügbar sind. Dieser Abschnitt ist nur für SuperAdmins sichtbar.
Klicken Sie im linken Menü auf Automatische Übersetzungen. Die Übersichtsseite zeigt eine Zusammenfassungskarte. Klicken Sie auf Bearbeiten, um den vollständigen Übersetzungsauftrags-Manager zu öffnen.
Sie sehen eine Tabelle, die jeden Elementtyp im System auflistet — Lieferanten, Risikoanalysen, Assets usw. — zusammen mit der Anzahl der vorhandenen Datensätze, der fehlenden Übersetzungen und dem aktuellen Auftragsstatus für jeden. Statussymbole geben Ihnen einen schnellen Überblick: Ein grauer Kreis bedeutet, dass der Auftrag noch nicht ausgeführt wurde; ein blaues drehendes Symbol bedeutet, dass er aktuell läuft; und ein grünes Häkchen bedeutet, dass alle Datensätze vollständig übersetzt sind.
Um alles auf einmal zu übersetzen, klicken Sie auf Alle automatisch übersetzen. Wenn Sie nur bestimmte Elementtypen aktualisieren möchten, setzen Sie zunächst die Häkchen neben diesen Zeilen — die Schaltflächenbeschriftung aktualisiert sich und zeigt, wie viele ausgewählt sind (zum Beispiel 2 Ausgewählte automatisch übersetzen). Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Auftrag zu starten.
Nach dem Auslösen wird die Schaltfläche ausgegraut und die Tabelle aktualisiert sich automatisch alle fünf Sekunden. Beobachten Sie die Statusspalte — die Zeilen wechseln von „Offen" über „In Bearbeitung" zu „Keine fehlenden" (grüner Haken), wenn die Aufträge abgeschlossen sind. Die Aktualisierung hält automatisch an, sobald alle ausgelösten Aufträge fertig sind.
Wenn Sie nur einen einzelnen Elementtyp aktualisieren müssen, können Sie auch die kleine Schaltfläche Automatisch übersetzen in der entsprechenden Zeile verwenden, ohne vorher eine Auswahl zu treffen.
Eine Datenmigration vorbereiten (nur SuperAdmin)
Der Abschnitt Externe Migration ist ein spezialisiertes Werkzeug für SuperAdmins, die Daten aus einem externen System in DPMS migrieren müssen. Es sollte nur während einer geplanten, beaufsichtigten Migrationsmaßnahme verwendet werden.
Navigieren Sie zu IT Einstellungen → Externe Migration. Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Migrationskonfigurationsformular zu öffnen.
Beginnen Sie damit, über das Verantwortlicher Benutzer-Such-Dropdown die Person zu suchen und zuzuweisen, die für die Migration verantwortlich ist. Tippen Sie eine partielle E-Mail-Adresse ein, und das Dropdown zeigt passende Benutzer an.
Wenden Sie als nächstes Vorschriften auf Ihre Unternehmensliste an. Wählen Sie die relevanten Vorschriften (zum Beispiel DSGVO und UK GDPR) im globalen Vorschriften-Dropdown aus und klicken Sie auf Auf alle anwenden. Dadurch werden alle Unternehmenszeilen in der Tabelle darunter mit diesen Vorschriften vorausgefüllt. Einzelne Zeilen können Sie danach noch anpassen.
Wenn Sie bereit sind, mit der eigentlichen Migration zu beginnen, klicken Sie im Migrationsmodus-Panel auf Aktivieren. Dadurch wechselt das System in einen Modus, in dem doppelte Datensätze automatisch umbenannt statt abgelehnt werden, um Validierungsfehler beim Import zu vermeiden.
Das Migrationsbenutzerpanel verwaltet ein spezielles Servicekonto (migration@priverion.dev). Wenn das Konto noch nicht existiert, geben Sie ein Passwort mit mindestens acht Zeichen ein und klicken Sie auf Benutzer erstellen. Nach der Erstellung wird das Panel grün, um zu bestätigen, dass das Konto aktiv ist.
Arbeiten Sie die Unternehmenstabelle durch und klicken Sie für jedes Unternehmen auf Aktualisiert, um seine Basisdaten mit den ausgewählten Vorschriften zu initialisieren. Beachten Sie, dass diese Aktion über die Benutzeroberfläche nicht rückgängig gemacht werden kann — klicken Sie erst dann, wenn Sie sicher sind.
Kehren Sie nach Abschluss der Migration zum Bearbeitungsformular zurück, klicken Sie auf Deaktivieren, um den Migrationsmodus zu beenden, und dann auf Benutzer löschen, um das Servicekonto zu entfernen.
Feldreferenz
KI-Anbieter — Wählen Sie Ihren KI-Anbieter aus dem Dropdown. Die darunter liegenden Formularfelder ändern sich dynamisch entsprechend Ihrer Auswahl. Wenn Sie den Anbieter wechseln, nachdem Sie Zugangsdaten eingegeben haben, werden diese gelöscht.
API-Schlüssel / Zugangsdatenfelder — Der geheime Schlüssel zur Authentifizierung bei Ihrem gewählten KI-Anbieter. Wird als maskierte Vorschau (abc***) angezeigt, wenn bereits ein Wert gespeichert ist. Klicken Sie nur dann in das Feld, wenn Sie den bestehenden Schlüssel überschreiben möchten.
Standardmodell — Das KI-Modell, das DPMS für alle KI-gestützten Aktionen verwendet. Bei der Modellauswahl werden Kontextfenster und Max. Output in Token angezeigt. Größere Kontextfenster verarbeiten längere Dokumente; ein höherer Max. Output ermöglicht längere KI-Antworten.
Aktiviert (KI-Zugangsdaten) — Muss eingeschaltet sein, damit der Zugangsdatensatz verwendet wird. Mit deaktiviertem Schalter gespeicherte Zugangsdaten sind inaktiv; KI-Funktionen bleiben plattformweit deaktiviert.
KI-Autovervollständigung — Aktiviert oder deaktiviert die KI-Hilfsschaltflächen auf Objektformularen in der gesamten DPMS. Erfordert einen gültigen aktiven Zugangsdatensatz, um Wirkung zu haben.
Branche — Erscheint nur, wenn der KI-Autovervollständigung-Schalter aktiviert ist. Wählen Sie den Sektor, der Ihre Organisation am besten beschreibt. Dies beeinflusst, wie die KI ihre Vorschläge formuliert. Pflichtfeld — Sie können das Formular ohne Branchenauswahl nicht speichern.
Infizierte Dateien löschen / Infizierte Dateien unter Quarantäne stellen — Sich gegenseitig ausschließende Schalter. Wählen Sie einen aus, um festzulegen, was passiert, wenn der Anti-Malware-Engine ein Problem erkennt. „Löschen" entfernt die Datei sofort; „Quarantäne" hält sie zur Überprüfung zurück.
Anti-Malware-Symbol anzeigen — Wenn aktiviert, wird ein kleines Abzeichen neben gescannten Dateien angezeigt. Standardmäßig deaktiviert.
Dateierweiterungen — Eine Mehrfachauswahlliste der zu scannenden Dateitypen. Tippen Sie eine benutzerdefinierte Erweiterung ein, um sie hinzuzufügen; Erweiterungen müssen 1–255 Zeichen lang sein und dürfen keine vorhandenen Einträge duplizieren.
Verbindung zum Rest des DPMS
Was Sie in den IT Einstellungen konfigurieren, beeinflusst still und leise einen Großteil der Erfahrungen aller anderen Benutzer auf der Plattform.
Die hier gespeicherten KI-Zugangsdaten und -Einstellungen bestimmen, ob die KI-Hilfsschaltfläche auf jedem Verarbeitungsverzeichnis-Eintrag, Lieferantendatensatz, Asset, TOM, Vorfall, DSFA und mehr verfügbar ist. Die von Ihnen gewählte Kontextfenstergröße bestimmt, wie viel eines Dokuments die KI auf einmal lesen kann. Die Brancheneinstellung beeinflusst die Relevanz jedes KI-Vorschlags über all diese Formulare hinweg.
Die Anti-Malware-Einstellungen schützen jeden Datei-Upload auf der Plattform — Belegnachweise, Richtliniendokumente, unterstützende Dateien bei beliebigen Datensatztypen. Die Erweiterungsliste und die Entscheiden-/Quarantäne-Auswahl gelten global.
Der Auftragsmanager für automatische Übersetzungen hält mehrsprachige Deployments konsistent. Ohne regelmäßige Ausführungen erscheinen in einer Sprache erstellte Datensätze möglicherweise leer oder unübersetzt, wenn sie in einer anderen Sprache angezeigt werden.
Der Abschnitt E-Mail-Protokolle (über das linke Menü zugänglich) zeigt einen Verlauf der von Workflow-Automatisierungen gesendeten Benachrichtigungs-E-Mails. Jeder Protokolleintrag, der sich auf einen Workflow bezieht, enthält einen direkten Link, der Sie direkt in den Workflow-Editor für diesen Workflow bringt — was IT Einstellungen zu einem praktischen Ausgangspunkt macht, wenn Sie eine nicht eingegangene Benachrichtigung untersuchen müssen.
Die IAM-Einstellungen (SAML, OAuth, Microsoft Entra ID, SCIM) regeln, wie Benutzer automatisch auf der Plattform bereitgestellt und entfernt werden. Wenn die SCIM- oder Entra ID-Bereitstellung nicht mehr funktioniert, kommen Sie hierher, um das Problem zu untersuchen.
Nach Abschluss Ihrer Konfiguration in einem beliebigen Abschnitt empfiehlt es sich, zu einem Datensatz an anderer Stelle in DPMS zu navigieren, um das Ergebnis zu überprüfen — öffnen Sie beispielsweise einen VVT-Eintrag, um zu bestätigen, dass die KI-Schaltfläche jetzt aktiv ist, oder laden Sie eine Testdatei hoch, um sicherzustellen, dass der Anti-Malware-Scan funktioniert.
Tipps & häufige Stolperfallen
Achtung: Sie müssen eine Branche auswählen, bevor Sie die KI-Einstellungen speichern können. Wenn Sie den KI-Autovervollständigung-Schalter aktivieren und das Branchen-Dropdown leer lassen, verhindert eine rote Validierungsmeldung das Speichern. Auch wenn Sie die Branchenwahl später noch einmal überdenken möchten, wählen Sie jetzt einen vorläufigen Wert aus.
Achtung: Wenn Sie KI-Zugangsdaten mit dem Schalter Aktiviert in der „aus"-Position speichern, bedeutet das, dass die Zugangsdaten gespeichert, aber vollständig inaktiv sind. KI-Hilfsschaltflächen bleiben auf der gesamten Plattform ausgegraut. Prüfen Sie nach dem Speichern die Übersichtsseite, um sicherzustellen, dass die Statuszeile die Zugangsdaten als aktiv anzeigt.
- Zugangsdaten-Maskierung ist nicht der gespeicherte Wert. Wenn Sie das KI-Zugangsdaten-Bearbeitungsformular öffnen, sind maskierte Werte wie
sk-*****nur Platzhalter, die anzeigen, dass ein Wert gespeichert ist. Klicken Sie nicht in das Feld, es sei denn, Sie möchten es ersetzen — durch Klicken wird die Maske sofort gelöscht. - Löschen und Quarantäne können nicht beide deaktiviert sein. Das Anti-Malware-Formular stellt sicher, dass immer genau eine Option ausgewählt ist. Wenn Sie eine aktivieren, wird die andere automatisch deaktiviert. Es ist nicht möglich, das Formular zu speichern, ohne dass eine der beiden Optionen aktiv ist.
Achtung: Der Schalter Entwicklungssprache ist ausschließlich für Entwicklungs- und Testumgebungen gedacht. Wenn Sie ihn aktivieren, werden alle Benutzeroberflächen-Beschriftungen für alle Benutzer Ihres Unternehmens auf rohe Übersetzungsschlüssel umgestellt. Wenn dieser Schalter versehentlich in einer Produktivumgebung aktiviert bleibt, führt dies zu erheblicher Verwirrung bei allen Benutzern. Wenn Sie in der Oberfläche unbekannte Textketten sehen (zum Beispiel MENU.ROPA anstatt „Verarbeitungsverzeichnis"), überprüfen Sie zuerst diese Einstellung.- Polling für automatische Übersetzungen ist seitenspezifisch. Die Statustabelle aktualisiert sich nur, während Sie sich auf der Bearbeitungsseite für automatische Übersetzungen befinden. Wenn Sie die Seite verlassen und zurückkehren, startet das Polling neu, falls noch Aufträge laufen — der auf der Übersichtsseite angezeigte Status kann jedoch veraltet sein, bis Sie die Bearbeitungsseite erneut öffnen.
- Die „Aktualisiert"-Schaltfläche der Externen Migration ist nicht rückgängig zu machen. Die Initialisierung der Basisdaten eines Unternehmens über die Unternehmenstabelle kann über die Benutzeroberfläche nicht rückgängig gemacht werden. Fahren Sie nur fort, wenn Sie sicher sind, und koordinieren Sie sich mit Ihrem Migrationsteam, bevor Sie klicken.