Unternehmen durchsuchen

Unternehmen durchsuchen

Der Bildschirm „Unternehmen" ist das zentrale Verzeichnis aller juristischen Personen in Ihrem DPMS. Jede Compliance-Arbeit in der Plattform – von Verarbeitungsverzeichnissen (ROPA) und Risikoanalysen über Lieferanteneinträge bis hin zu Aufgaben und Assets – kann einem bestimmten Unternehmen zugeordnet werden. Damit diese Zuordnung funktioniert, müssen die Unternehmen zunächst hier angelegt und korrekt konfiguriert sein. Datenschutzbeauftragte, Compliance-Verantwortliche und IT-Administratoren kommen regelmäßig auf diesen Bildschirm, um neue Tochtergesellschaften zu registrieren, unternehmensübergreifende Beratungsbeziehungen einzurichten oder einfach zu prüfen, welche Entitäten im System erfasst sind.

So öffnen Sie diesen Bereich

Erweitern Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Compliance-Einstellungen und klicken Sie auf Unternehmen. Der Eintrag wird als aktive Seite hervorgehoben.

Erforderliche Berechtigungen:

• Sie benötigen mindestens die Leseberechtigung für Unternehmen, um den Bildschirm überhaupt aufrufen zu können. Ohne diese Berechtigung erscheint beim Navigieren zur Seite statt der Liste eine Meldung „Zugriff verweigert".
• Um in einen Unternehmensdatensatz zu klicken und dessen Details einzusehen, benötigen Sie zusätzlich die Bearbeitungsberechtigung für Unternehmen. Haben Sie nur Lesezugriff, ist die Liste sichtbar, aber Zeilen können nicht angeklickt werden – es erscheint keine Fehlermeldung; die Zeilen reagieren schlicht nicht auf Klicks.
• Um neue Unternehmen anzulegen, ist außerdem die Erstellungsberechtigung für Unternehmen notwendig. Ohne diese Berechtigung wird die Schaltfläche Erstellen ausgeblendet oder deaktiviert.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Der Hauptbereich wird von einer Datentabelle dominiert, die alle Unternehmen auflistet, auf die Ihr Konto Zugriff hat. Über der Tabelle rechts befindet sich die Schaltfläche Erstellen zum Hinzufügen neuer Unternehmen. Direkt über den Spaltenüberschriften gibt es eine Suchleiste, mit der Sie die Ergebnisse beim Tippen filtern können.

Die Tabelle enthält sechs Spalten: Name, Typ, Beratungsunternehmen, Land, Erstellt am und Aktualisiert am. Durch Klicken auf die Spaltenüberschriften Name, Land, Erstellt am oder Aktualisiert am können Sie die Liste sortieren. Die Spalten Typ und Beratungsunternehmen sind rein informativ und lassen sich nicht sortieren.

Wenn Sie in einer langen Liste nach unten scrollen, werden weitere Datensätze automatisch nachgeladen – Sie müssen keine Schaltfläche „Nächste Seite" betätigen.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

Ein neues Unternehmen erstmalig registrieren

Wenn Ihre Organisation eine neue Tochtergesellschaft gründet oder einen externen Partner in DPMS registrieren muss, beginnen Sie hier.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen rechten Ecke des Inhaltsbereichs. Ein kleines Dropdown-Menü erscheint – wählen Sie die Option zum Anlegen eines neuen Unternehmens. Sie werden zum Erstellungsformular für Unternehmen weitergeleitet.
• Geben Sie den rechtlichen Namen bzw. den Anzeigenamen des Unternehmens in das Feld Name ein. Dieser Name erscheint überall in DPMS: im Unternehmens-Umschalter oben im Bildschirm, in Dropdown-Menüs in der gesamten Plattform und in der Spalte Name dieser Tabelle. Der Name muss eindeutig sein und darf nicht leer gelassen werden.
• Öffnen Sie das Dropdown Land und wählen Sie das Land aus, in dem das Unternehmen registriert ist. Das Feld wirkt optional, weil kein Wert vorausgewählt ist – es ist jedoch ein Pflichtfeld. Beim Versuch, ohne Länderauswahl zu speichern, erscheint ein Validierungsfehler und der Datensatz wird nicht erstellt.
• Wenn dieses Unternehmen keine Beratungsbeziehung zu anderen Unternehmen hat (der Normalfall für eine einfache Tochtergesellschaft), lassen Sie das Mehrfachauswahlfeld Beratungsunternehmen leer.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS erstellt den Datensatz und aktualisiert sofort das Unternehmens-Dropdown in der Kopfzeile der Anwendung – andere Benutzer in Ihrer Organisation können dem neuen Unternehmen umgehend Datensätze zuordnen, ohne ihre Sitzung neu laden zu müssen.

Achtung: Wenn Sie das Formular verlassen, ohne zu speichern, erscheint das neue Unternehmen nicht im anwendungsweiten Unternehmens-Umschalter. Die Aktualisierung erfolgt erst nach einem erfolgreichen Speichervorgang.

Eine Beratungsunternehmen-Beziehung einrichten

Manchmal benötigt ein externes Datenschutz-Beratungsunternehmen oder auch ein internes Shared-Services-Team Einsicht in Compliance-Daten anderer juristischer Personen derselben DPMS-Instanz. DPMS bildet dies über das Modell „Beratungsunternehmen" ab.

• Suchen Sie den Datensatz des Beratungsunternehmens in der Liste. Existiert er noch nicht, legen Sie ihn zunächst mit den oben beschriebenen Schritten an.
• Klicken Sie auf die entsprechende Zeile, um das Bearbeitungsformular zu öffnen (hierfür ist die Bearbeitungsberechtigung erforderlich).
• Wählen Sie im Mehrfachauswahlfeld Beratungsunternehmen ein oder mehrere Ihrer eigenen Unternehmen aus, die dieses Beratungsunternehmen betreuen soll.
• Sobald Sie mindestens ein Unternehmen auswählen, erscheint unter dem Dropdown ein gelbes Informationsbanner. Dabei handelt es sich nicht um eine Fehlermeldung – es ist eine Bestätigungsnachricht, die die Zugriffsimplikationen erläutert: Das Unternehmen, das Sie gerade bearbeiten, wird zum Consultant und erhält Einsicht in Daten der ausgewählten Unternehmen. Lesen Sie diese Meldung sorgfältig, da diese Konfiguration echte Zugriffskontrollauswirkungen hat.
• Klicken Sie auf Speichern, um die Beziehung zu hinterlegen. In der Unternehmensübersicht zeigt die Zeile des Beratungsunternehmens nun Consultant in der Spalte Typ und die Namen der betreuten Unternehmen in der Spalte Beratungsunternehmen.

Tipp: Das Label in der Spalte Typ wird automatisch berechnet – Sie finden kein „Typ"-Feld im Bearbeitungsformular. Ein Unternehmen wird zum Consultant, sobald Einträge im Feld „Beratungsunternehmen" vorhanden sind. Die betreuten Unternehmen erscheinen in ihren eigenen Zeilen automatisch als Consulted (Beratungsempfänger). Den Typ-Label können Sie nur durch Änderung der Beratungsbeziehung im entsprechenden Datensatz anpassen.

Achtung: Das Entfernen eines Unternehmens aus dem Feld „Beratungsunternehmen" widerruft den Zugriff nicht sofort. Die Änderung tritt erst nach dem Klick auf Speichern in Kraft. Bis dahin bleibt die bestehende Beziehung aktiv.

Nach einem bestimmten Unternehmen suchen

Wenn Ihre Organisation viele registrierte Einheiten hat, ist das Scrollen durch die vollständige Liste unpraktisch. Verwenden Sie stattdessen die Suchleiste.

• Klicken Sie auf die Suchleiste oben in der Tabelle und beginnen Sie, den Namen des Unternehmens einzutippen.
• Die Liste filtert sich mit jedem Tastendruck in Echtzeit und zeigt nur Datensätze an, deren Namen zu Ihrer Eingabe passen.
• Sobald Sie das Unternehmen gefunden haben, können Sie Land, Typ und Datum der letzten Änderung direkt aus den Tabellenspalten ablesen oder auf die Zeile klicken, um den vollständigen Datensatz zu öffnen (Bearbeitungsberechtigung erforderlich).
• Leeren Sie das Suchfeld, um die vollständige Liste wiederherzustellen.

Das Unternehmensregister als Prüfer einsehen

Wenn Sie nur Lesezugriff haben – also die Seite sehen, aber keine Datensätze öffnen können –, liefert die Unternehmenstabelle dennoch eine nützliche Prüfübersicht.

Die Spalte Typ zeigt auf einen Blick, welche Unternehmen als Berater agieren (Consultant) und welche Beratungsleistungen empfangen (Consulted). Die Spalte Beratungsunternehmen zeigt genau, welche Entitäten ein Beratungsunternehmen betreut. Sie können nach Name, Land, Erstellt am oder Aktualisiert am sortieren, um Ihre Überprüfung zu strukturieren. Da die Zeilennavigation für reine Lesebenutzer still deaktiviert ist, führt ein Klick auf eine Zeile zu keiner Reaktion – das ist beabsichtigt und kein Fehler.

Feldreferenz

Name — Der Anzeigename des Unternehmens, wie er überall in DPMS erscheint. Pflichtfeld; darf nicht leer sein. Muss innerhalb Ihrer DPMS-Instanz eindeutig sein.

Land — Das Land, in dem das Unternehmen registriert ist. Wird über ein Dropdown ausgewählt. Pflichtfeld, auch wenn standardmäßig kein Wert vorausgewählt ist. Wird das Feld leer gelassen und gespeichert, erscheint ein Validierungsfehler.

Beratungsunternehmen — Ein Mehrfachauswahlfeld, mit dem dieses Unternehmen einem oder mehreren anderen Unternehmen als Berater zugeordnet wird. Für eigenständige Unternehmen optional. Sobald mindestens ein Wert ausgewählt ist, erscheint ein gelbes Informationsbanner, das die Zugriffsimplikationen erläutert. Werden alle Auswahlen entfernt, wird die Beratungsbeziehung nach dem Speichern aufgehoben.

Verbindung mit dem Rest von DPMS

Der Bildschirm „Unternehmen" bildet das Fundament des DPMS-Datenmodells. Fast alle anderen Module sind davon abhängig.

Unternehmens-Umschalter in der oberen Navigation — Jedes Mal, wenn Sie hier ein neues oder bearbeitetes Unternehmen speichern, wird das Unternehmens-Dropdown in der Anwendungskopfzeile für alle Benutzer sofort aktualisiert. Über dieses Dropdown wechseln Benutzer ihren aktiven Kontext zwischen verschiedenen juristischen Personen. Eine gepflegte Unternehmensübersicht wirkt sich daher direkt auf die tägliche Navigation in der Plattform aus.

Compliance-Datensätze — Beim Erstellen eines ROPA-Eintrags, eines Assets, eines Lieferantendatensatzes, einer Aufgabe oder einer Risikobeurteilung in einem anderen Bereich von DPMS wählen Benutzer ein Unternehmen aus einem Dropdown aus. Dieses Dropdown wird aus den hier verwalteten Datensätzen befüllt. Fehlt eine erforderliche Entität, muss sie zuerst auf diesem Bildschirm angelegt werden, bevor ihr Datensätze zugeordnet werden können.

Datenzugriff für Beratungsunternehmen — Die hier konfigurierte Beratungsbeziehung ist eine aktive Zugriffskontrollgrenze. Nach dem Speichern können Benutzer, die einem Beratungsunternehmen zugeordnet sind, Daten der betreuten Unternehmen einsehen. Eine fehlerhafte Konfiguration dieser Beziehung kann dazu führen, dass Compliance-Daten unbeabsichtigt zugänglich werden – lesen Sie daher das gelbe Informationsbanner stets sorgfältig, bevor Sie speichern.

Nach Abschluss dieser Konfiguration — Sobald Sie alle für Ihr Programm erforderlichen Unternehmen registriert haben, können Sie mit den übrigen Compliance-Einstellungen fortfahren und anschließend Compliance-Datensätze (ROPA, Assets, Lieferanten, Risikobeurteilungen) in den entsprechenden Modulen anlegen. Verwenden Sie den Unternehmens-Umschalter in der oberen Navigation, um beim Arbeiten zwischen den Entitäten zu wechseln.

Tipps und häufige Stolperfallen

Achtung: Wenn das Klicken auf Tabellenzeilen nichts bewirkt und keine Fehlermeldung erscheint, hat Ihr Konto Lesezugriff, aber keine Bearbeitungsberechtigung. Dieses Verhalten ist beabsichtigt – DPMS deaktiviert die Zeilennavigation still, anstatt eine Fehlermeldung anzuzeigen. Bitten Sie Ihren Systemadministrator, Ihnen Bearbeitungszugriff zu gewähren, wenn Sie Datensätze öffnen müssen.

Tipp: Das Dropdown Land hat keinen vorausgewählten Wert, was es leicht zu übersehen macht. Wählen Sie immer ein Land aus, bevor Sie auf Speichern klicken – das Formular wird ohne Länderauswahl nicht übermittelt, und der Fehler-Toast („Objekt konnte nicht erstellt werden") kann leicht übersehen werden.

• Die Spalte „Typ" kann nicht direkt gesetzt werden. Im Bearbeitungsformular gibt es kein „Typ"-Feld. Die Labels Consultant oder Consulted werden automatisch aus den unternehmensübergreifenden Beratungsbeziehungen abgeleitet. Wenn das Typ-Label eines Unternehmens nicht stimmt, müssen die Beratungsbeziehungen in den entsprechenden Datensätzen geprüft und korrigiert werden.
• Änderungen an Beratungsbeziehungen werden erst nach dem Speichern wirksam. Wenn Sie ein Unternehmen aus dem Feld „Beratungsunternehmen" entfernen, tritt diese Änderung erst nach dem Klick auf Speichern in Kraft. Bis dahin bleibt die alte Beziehung aktiv.
• Neue Unternehmen erscheinen im Umschalter erst nach dem Speichern, nicht davor. Wenn Sie einem Kollegen den neuen Unternehmensdatensatz mitten im Formular zeigen und er zu einem anderen Bereich von DPMS wechselt, wird das Unternehmen noch nicht in seinem Dropdown erscheinen. Schließen Sie das Formular ab und speichern Sie zuerst.
• Das gelbe Banner zur Beratungsbeziehung ist eine Bestätigung, kein blockierender Fehler. Es erscheint, sobald mindestens ein Unternehmen im Feld „Beratungsunternehmen" ausgewählt ist. Es enthält den von Ihnen eingegebenen Namen (oder einen Platzhalter, wenn das Namensfeld noch leer ist), damit Sie sicherstellen können, dass Sie die richtige Entität konfigurieren. Lesen Sie diese Meldung bei jeder Konfiguration aufmerksam – die Zugriffsimplikationen sind erheblich.
• Infinite Scroll lädt Datensätze beim Scrollen automatisch nach. Sie müssen keine Schaltfläche „Mehr laden" betätigen. Wenn ein erwartetes Unternehmen nicht in der Liste erscheint, probieren Sie zunächst die Suchleiste, bevor Sie annehmen, dass der Datensatz fehlt – möglicherweise wurde er schlicht noch nicht geladen.