Rechtsgrundlage bearbeiten

Rechtsgrundlage bearbeiten

Die Rechtsgrundlagen-Bibliothek bildet das Fundament Ihrer gesamten Compliance-Dokumentation in DPMS. Jede Verarbeitungstätigkeit im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) muss eine rechtliche Grundlage ausweisen – und diese Grundlagen werden hier als benannte Datensätze gepflegt. Wenn sich etwas ändert – ein Regulierungsbezug wurde falsch eingetragen, ein neues Gesetz ist in Kraft getreten oder eine Beschreibung soll aussagekräftiger werden – aktualisieren Sie den Datensatz auf diesem Bildschirm. Da jede VVT-Eintragung, die eine Rechtsgrundlage referenziert, die Daten über die interne ID des Datensatzes bezieht, wirkt sich eine Korrektur hier sofort im gesamten System aus.

So öffnen Sie diesen Bildschirm

Navigieren Sie im linken Seitenmenü zum Bereich VVT. Klicken Sie in der Übersicht der Rechtsgrundlagen oder in der Detailansicht einer Rechtsgrundlage auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) im Abschnitt Allgemein. Sie können diesen Bildschirm auch direkt aus der Detailansicht unter Compliance-Einstellungen → Tags öffnen, wenn dort die Registerkarte Rechtsgrundlage aktiv ist, oder über einen Link im Assessment-Überprüfungsportal während einer Datenzuordnungs-Prüfung.

Sie benötigen Schreibzugriff auf Rechtsgrundlagen-Datensätze, um die Bearbeitungsoption zu sehen. Bei reinem Lesezugriff erscheint das Bearbeitungssymbol in der Detailansicht nicht.

Was Sie sehen

Der Bearbeitungsbildschirm öffnet sich in der Standard-DPMS-Erstell- und Bearbeitungsmaske. Oben links sehen Sie einen Zurück-Pfeil, gefolgt vom Seitentitel „Allgemein bearbeiten". Eine separate Werkzeugleiste mit Schaltflächen gibt es nicht – das Speichern erfolgt über eine Speichern-Aktion, die in den Kopfbereich der Maske integriert ist.

Der Hauptinhaltsbereich zeigt ein fokussiertes, schmal gehaltenes Formular – die begrenzte Breite ist bewusst gewählt, damit die Felder angenehm zu lesen und auszufüllen sind. Da eine Rechtsgrundlage nur eine Registerkarte (Allgemein) hat, ist keine Tab-Navigation sichtbar; das Formular erscheint als übersichtliche Einzelansicht.

Im Formular finden Sie drei übereinander angeordnete Felder: Name, Beschreibung und Vorschriften. Das Feld Name erhält beim Öffnen des Bildschirms automatisch den Cursor, sodass Sie sofort tippen können, ohne vorher zu klicken.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

Einen Vorschriftenverweis korrigieren

Wenn Sie bemerken, dass eine Rechtsgrundlage mit der falschen Vorschrift verknüpft ist – oder eine neue ergänzt werden muss – erledigen Sie das hier.

• Öffnen Sie die Detailansicht der Rechtsgrundlage und klicken Sie das Bearbeitungssymbol im Abschnitt Allgemein an, um auf diesen Bildschirm zu gelangen. Im Dropdown Vorschriften sehen Sie die aktuell gespeicherten Vorschriften bereits als entfernbare Chips.
• Um eine falsche Vorschrift zu entfernen, klicken Sie auf das × am jeweiligen Chip im Dropdown.
• Um die richtige Vorschrift hinzuzufügen, öffnen Sie das Dropdown Vorschriften und wählen den passenden Eintrag aus der Liste. Sie können mehrere Vorschriften wählen, wenn diese Rechtsgrundlage unter mehreren Rahmenwerken gilt – beispielsweise der DSGVO und einem nationalen Datenschutzgesetz.
• Wenn Sie mit der Auswahl zufrieden sind, klicken Sie im Kopfbereich der Seite auf Speichern.

Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Aktualisierung. Der Bildschirm bleibt nach dem Speichern geöffnet – das ist das erwartete Verhalten (siehe Tipps unten). Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil, um zur Detailansicht zurückzukehren und die Änderung zu prüfen.

Eine Beschreibung hinzufügen oder verbessern

Bereiten Sie sich auf eine Prüfung vor oder möchten Sie Datensätze für nicht-juristische Kolleginnen und Kollegen verständlicher machen? Im Feld Beschreibung hinterlegen Sie Kontext dazu, was eine Rechtsgrundlage bedeutet und wann sie angewandt wird.

• Klicken Sie in das Textfeld Beschreibung. Es passt sich automatisch an längere Texte an.
• Tippen Sie Ihre Beschreibung – zum Beispiel: „Diese Rechtsgrundlage gilt, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung nach [Gesetzesname] erforderlich ist. Sie umfasst die Pflicht zur Aufbewahrung von Personalunterlagen für den nach nationalem Arbeitsrecht vorgeschriebenen Zeitraum."
• Wenn Ihre Organisation in mehreren Ländern tätig ist und die automatische Übersetzung in DPMS konfiguriert wurde, können Sie die Option Automatisch übersetzen im Feld Beschreibung aktivieren. Ist diese Option aktiv, generiert das System Übersetzungen Ihrer Beschreibung in alle konfigurierten Sprachen Ihrer Organisation – so ist der Datensatz für Kolleginnen und Kollegen in anderen Ländergesellschaften zugänglich, ohne dass eine manuelle Übersetzung erforderlich ist.
• Klicken Sie auf Speichern. Die Beschreibung wird gespeichert und erscheint künftig in der Detailansicht der Rechtsgrundlage.

Den Namen nach einer Gesetzesänderung aktualisieren

Wenn ein Gesetz offiziell umbenannt wird – etwa weil der nationale Gesetzgeber ein aktualisiertes Datenschutzgesetz mit neuem Titel verabschiedet –, sollten Sie den Namen der Rechtsgrundlage entsprechend anpassen.

• Öffnen Sie den Bearbeitungsbildschirm der betreffenden Rechtsgrundlage. Das Feld Name ist mit dem aktuellen Namen vorausgefüllt, und der Cursor befindet sich dort bereits.
• Löschen Sie den bestehenden Namen und geben Sie den aktualisierten offiziellen Titel ein.
• Wenn die Gesetzesänderung auch eine neue Vorschrift in die Liste der anwendbaren Gesetze Ihres Systems eingebracht hat, öffnen Sie das Dropdown Vorschriften und fügen Sie sie hinzu.
• Klicken Sie auf Speichern.

Da VVT-Einträge und andere verknüpfte Objekte auf diese Rechtsgrundlage über die Datensatz-ID verweisen – und nicht über eine bei der Verknüpfung gespeicherte Kopie des Namens –, wird der aktualisierte Name überall in DPMS sofort angezeigt, ohne dass weiterer Handlungsbedarf besteht.

Eine Rechtsgrundlage im Assessment-Überprüfungsportal bearbeiten

Wenn Sie im Assessment-Überprüfungsportal arbeiten und eine Rechtsgrundlage entdecken, die korrigiert werden muss, können Sie diese inline bearbeiten, ohne Ihren Platz im Assessment-Workflow zu verlieren.

• Klicken Sie im Datenzuordnungsbereich des Portals auf den Bearbeitungslink der Rechtsgrundlage. Der Bearbeitungsbildschirm öffnet sich, und DPMS merkt sich dabei, dass Sie vom Portal aus navigiert sind.
• Nehmen Sie Ihre Änderungen vor – aktualisieren Sie Name, Beschreibung oder Vorschriften nach Bedarf.
• Klicken Sie auf Speichern. Anstatt Sie zur Detailansicht der Rechtsgrundlage weiterzuleiten, kehrt DPMS Sie direkt zum Assessment-Überprüfungsportal zurück – genau dort, wo Sie aufgehört haben.

Feldreferenz

• Name — Der Anzeigename dieser Rechtsgrundlage. Er erscheint in VVT-Einträgen und überall sonst in DPMS. Tragen Sie hier den offiziellen Namen der Rechtsgrundlage, des Gesetzes oder des Artikels ein. Dieses Feld ist in der Praxis erforderlich – eine Rechtsgrundlage ohne Namen lässt sich nicht sinnvoll mit Verarbeitungstätigkeiten verknüpfen. Der Cursor springt beim Öffnen des Bildschirms automatisch hierher.
• Beschreibung — Ein Freitextfeld für eine Erläuterung dieser Rechtsgrundlage. Nutzen Sie es, um zusammenzufassen, was das Gesetz oder der Artikel besagt, welche Verarbeitungsszenarien abgedeckt werden oder welche organisationsinternen Besonderheiten zu beachten sind. Dieses Feld enthält eine automatische Übersetzungsfunktion: Wenn aktiviert, sendet DPMS die Beschreibung an den konfigurierten Übersetzungsdienst und speichert Übersetzungen neben dem Original. Das Feld ist optional, wird aber für die Revisionssicherheit dringend empfohlen.
• Vorschriften — Ein Mehrfachauswahl-Dropdown, mit dem Sie diese Rechtsgrundlage einem oder mehreren anerkannten Gesetzen oder Regulierungsrahmen zuordnen. Die Auswahloptionen stammen aus der Konfiguration der anwendbaren Gesetze, die Ihr Administrator in den DPMS-Compliance-Einstellungen hinterlegt hat. Wählen Sie alle Rahmenwerke aus, unter denen diese Rechtsgrundlage relevant ist. Wenn in Ihrem System keine anwendbaren Gesetze konfiguriert sind, zeigt das Dropdown nur „Keine Vorschrift" als Fallback-Option an. Bereits gespeicherte Vorschriften werden beim Öffnen als Chips vorgeladen; entfernen oder ergänzen Sie diese nach Bedarf.

Zusammenhang mit dem Rest von DPMS

Rechtsgrundlagen-Datensätze bilden die Basis des VVT-Moduls. Jede Verarbeitungstätigkeit, die eine rechtliche Rechtfertigung benötigt – also alle nach der DSGVO –, referenziert einen oder mehrere Einträge aus der Rechtsgrundlagen-Bibliothek. Wenn Sie eine Rechtsgrundlage hier aktualisieren, spiegelt sich die Änderung sofort in jeder VVT-Eintragung wider, die auf sie verweist, weil DPMS einen Verweis auf die ID des Datensatzes speichert und keine Momentaufnahme von Name oder Beschreibung.

Wenn Sie aus dem VVT-Bereich kamen, können Sie nach dem Speichern zur VVT-Übersicht oder zu einer bestimmten Verarbeitungstätigkeit navigieren, um den aktualisierten Namen der Rechtsgrundlage im Kontext zu sehen.

Wenn Sie aus Compliance-Einstellungen → Tags kamen, kehrt der Zurück-Pfeil Sie zu dieser Tags-Detailansicht zurück, sodass Sie Ihre Compliance-Konfiguration weiterführen können.

Wenn Sie aus dem Assessment-Überprüfungsportal kamen, kehrt das Speichern Sie automatisch zum Portal zurück – keine weitere Navigation erforderlich.

Die automatische Übersetzungsfunktion im Feld Beschreibung setzt voraus, dass Übersetzungs- oder KI-Zugangsdaten im Bereich IT-Einstellungen von DPMS konfiguriert sind. Falls diese Zugangsdaten nicht eingerichtet sind, erscheint die Option zum automatischen Übersetzen zwar weiterhin, liefert aber keine Ergebnisse.

Die Auswahloptionen im Vorschriften-Dropdown hängen von der Konfiguration der anwendbaren Gesetze in den DPMS-Compliance-Einstellungen ab. Wenn die Liste kürzer als erwartet aussieht, bitten Sie Ihren Administrator zu prüfen, ob die anwendbaren Gesetze geladen wurden.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Nach dem Klicken auf Speichern bleiben Sie auf dem Bearbeitungsbildschirm – das ist kein Fehler, sondern beabsichtigtes Verhalten. Eine kurz erscheinende Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Änderung gespeichert wurde. Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil, um zur Detailansicht zurückzukehren.

Tipp: Wenn das Dropdown „Vorschriften" nur „Keine Vorschrift" anzeigt, obwohl Sie eine vollständige Liste erwarten, wurden die anwendbaren Gesetze entweder nicht geladen oder noch nicht konfiguriert. Wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator, damit die anwendbaren Gesetze in den Compliance-Einstellungen eingerichtet werden.

• Das Ziel des Zurück-Pfeils hängt vom Kontext ab. Wenn Sie den Bearbeitungsbildschirm aus der Detailansicht der Rechtsgrundlage geöffnet haben, führt der Zurück-Pfeil Sie dorthin zurück. Kamen Sie aus Compliance-Einstellungen → Tags, kehren Sie zu diesem Bildschirm zurück. Kamen Sie aus dem Assessment-Überprüfungsportal, kehren Sie zum Portal zurück. Das kann überraschend sein, wenn Sie von einem unerwarteten Ausgangspunkt navigiert sind.
• Bereits ausgewählte Vorschriften können leere Bezeichnungen anzeigen. Beim Laden des Bearbeitungsbildschirms schlägt DPMS jeden gespeicherten Vorschriften-Schlüssel in der aktuellen Konfiguration der anwendbaren Gesetze nach, um den Anzeigenamen zu ermitteln. Wenn eine Vorschrift beim ursprünglichen Speichern gültig war, inzwischen aber aus der Systemkonfiguration entfernt wurde, kann ihr Chip mit einem leeren oder fehlenden Namen erscheinen. Der gespeicherte Wert ist weiterhin korrekt – nur der Anzeigename fehlt. Bitten Sie Ihren Administrator, die entfernte Vorschrift in der Konfiguration der anwendbaren Gesetze wiederherzustellen.
• Gleichzeitige Bearbeitungen werden geschützt. DPMS verwendet einen Mechanismus zur Parallelitätskontrolle: Jede Speicheranfrage enthält ein Token, das die beim Laden geladene Version repräsentiert. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege denselben Datensatz speichert, während Sie ihn geöffnet haben, wird Ihr nächster Speicherversuch vom Server abgewiesen, um das versehentliche Überschreiben zu verhindern. Wenn Sie beim Speichern eine unerwartete Fehlermeldung erhalten, laden Sie die Seite neu, um die aktuellste Version zu laden, und tragen Sie Ihre Änderungen erneut ein.
• Automatisches Übersetzen erfordert vorherige Konfiguration. Die automatische Übersetzungsoption im Feld Beschreibung funktioniert nur, wenn Übersetzungs- oder KI-Zugangsdaten im Bereich IT-Einstellungen von DPMS konfiguriert wurden. Sind diese Zugangsdaten nicht vorhanden, wird der Befehl zur automatischen Übersetzung zwar an das Backend gesendet, es werden jedoch keine Übersetzungen erstellt – die Beschreibung bleibt ausschließlich in der Originalsprache. Eine Warnung dazu erscheint nicht auf dem Bildschirm; die Option wird unabhängig davon angezeigt, ob eine Übersetzungskonfiguration vorliegt.