Aufgaben

Die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und die Verwaltung aller erforderlichen Informationen erfordert einen gewissen Arbeitsaufwand. Um diese Arbeitslast effektiv zu verteilen und den Überblick zu bewahren, bietet die Priverion-Plattform die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen und mit spezifischen Aktivitäten im Rahmen Ihrer Datenschutz-Compliance zu verknüpfen. So behalten Sie stets im Blick, was noch erledigt werden muss. Aufgaben können dabei jede Art von anstehender Arbeit umfassen.

Auf der Übersichtsseite werden alle Ihre Aufgaben angezeigt, übersichtlich unterteilt in die Registerkarten: Alle, Offen, In Arbeit und Abgeschlossen. Zu jeder Aufgabe erhalten Sie wichtige Details, die Ihnen bei der Organisation helfen.

• Aufgabe verwalten: Klicken Sie auf eine Aufgabe, um deren Details einzusehen oder Änderungen vorzunehmen.
• Neue Aufgabe erstellen: Nutzen Sie die Schaltfläche Erstellen, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen und direkt mit relevanten Aktivitäten zu verknüpfen.

Neue Aufgabe erstellen

Allgemein

Wie bei jedem Element können Sie die Aufgabe manuell erstellen oder eine gemeinsame Aufgabe aus einer anderen Organisation herunterladen. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die manuelle Erstellung. Um mehr über das Herunterladen von Elementen zu erfahren, folgen Sie dem entsprechenden Leitfaden.

Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie das Design flexibel an die Art der Aufgabe anpassen, die Sie benötigen. Die Eingabefelder dienen dazu, die Aufgabe besser zu organisieren:

• Priorität: Legen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe fest.
• Typ: Weisen Sie der Aufgabe ein Tag zu, um sie besser zu kategorisieren.
• Organisatorische Einheit: Ordnen Sie die Aufgabe einer Abteilung oder Gruppe zu.
• Start- und Fälligkeitsdatum: Definieren Sie die zeitlichen Rahmenbedingungen.
• Arbeitsaufwand: Geben Sie eine Schätzung des Zeitaufwands an. Das Eingabe-Format entnehmen Sie dem Beispiel.
• Beschreibung: Ergänzen Sie die Aufgabe mit relevanten Details oder Anweisungen.

Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

RASCI

RASCI steht für „Responsible, Accountable, Support, Consulted, and Informed“ und ist ein Rahmenwerk, um Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Dies sorgt dafür, dass Aufgaben ordnungsgemäss delegiert, überwacht und erledigt werden.

Wählen Sie eine Person aus dem Auswahlfeld aus. Weisen Sie dieser Person eine oder mehrere der folgenden Rollen zu:

• Zuständig: Die Person, die die Aufgabe ausführt.
• Rechenschaftspflichtig: Die Person, die sicherstellt, dass die Aufgabe korrekt und vollständig ausgeführt wird.
• Unterstützend: Personen, die bei der Durchführung der Aufgabe helfen.
• Beratend: Personen, die vor einer Entscheidung konsultiert werden sollen.
• Zu informieren: Personen, die über den Abschluss der Aufgabe informiert werden sollen.

Jetzt können Sie die nächste Person aus dem Auswahlfeld wählen. Wenn Sie alle Personen hinzugefügt haben, die an der Aufgabe beteiligt sein müssen, klicken Sie auf Speichern.

Aufgabe verwalten

Allgemein

Auf der Registerkarte Allgemein der Verwaltungsseite einer Aufgabe finden Sie die Informationen, die bei der Erstellung der Aufgabe bereitgestellt wurden. Sie können diese Informationen bearbeiten, indem Sie auf Bearbeiten klicken.

Wie bei den meisten Elementen können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Notizen rechts Notizen verfassen oder den Zugang verwalten, indem Sie auf die drei horizontalen Punkte in der oberen rechten Ecke klicken. 

Klicken Sie auf das blaue Menüsymbol oben links, um das Menü zu erweitern und die verschiedenen Registerkarten zu bearbeiten.

Protokoll

Die Registerkarte Protokoll ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt einer Aufgabe sowie wichtige Details in verschiedenen Phasen zu dokumentieren.

• Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Protokolleintrag zu erstellen.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, einschliesslich Name, Datum, Beschreibung und Status.

Verknüpfte Elemente

Die Registerkarte Verknüpfte Elemente zeigt alle Elemente in Ihrer Plattform, die mit der Afgabe verknüpft sind, wie z.B. Verarbeitungstätigkeiten, Lieferanten oder Datenerhebungspunkte. 

• Die Verknüpfung von Dokumenten erfolgt über die Verwaltung der entsprechenden Elemente.
• In den meisten Elementen finden Sie eine eigene Registerkarte Dokumente, auf der Sie die Dokumente für dieses Element hinzufügen können.
• Um eine Verknüpfung zu lösen, wählen Sie die Kästchen der Elemente aus und klicken im schwarzen Balken rechts auf das Papierkorb-Icon.

Dokumente

Auf der Registerkarte Dokumente sehen Sie alle Dokumente, die für diese Aufgabe hochgeladen wurden. Sie können neue Dokumente hinzufügen, indem Sie auf Hinzufügen klicken.

Assessments

Falls Sie bereits erstellte Assessments mit der Aufgabe verknüpfen möchten, können Sie diese durch Klicken auf Hinzufügen auswählen. Sollten noch keine Assessments vorhanden sein, können Sie direkt neue erstellen, indem Sie auf Erstellen klicken. Folgen Sie dem Leitfaden über Assessments, um mehr zu erfahren.

Workflow

Unter der Registerkarte Workflows sehen Sie die gewünschte Aktion. Klicken Sie auf Übersicht. Sie können einen neuen Workflow auslösen. Wählen Sie dazu auf der nächsten Seite die Workflow-Vorlage aus und klicken Sie auf Auslösen.