Dokumente zu Lieferanten hinzufügen

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte und Risikomanager nutzen die Registerkarte „Dokumente" in einem Lieferantendatensatz, um Richtlinien, Auftragsverarbeitungsverträge und andere wichtige Unterlagen direkt am Lieferanten zu hinterlegen – damit Prüfer alles Notwendige auf einen Blick finden, ohne im System suchen zu müssen.

Die Registerkarte „Dokumente" im Lieferanten-Detailbereich ist der Ort, an dem Sie den dokumentarischen Nachweispfad für einen Lieferanten aufbauen. Statt bei jeder Prüfung quer durch das Modul „Richtlinien & Dokumente" zu suchen, verknüpfen Sie die relevanten Unterlagen direkt mit dem Lieferantendatensatz. Ab diesem Moment sieht jede Person, die den Lieferanten öffnet, die angehängten Dokumente auf einen Blick. Diese Registerkarte ergänzt die allgemeinen Informationen, Kritikalitätsbewertungen, Prüfungen und Risikoszenarien des Lieferanten – und vervollständigt damit das Sorgfaltspflichts-Bild, das Art. 28 DSGVO und vergleichbare Regelungen für externe Auftragsverarbeiter fordern.

Wo Sie die Registerkarte finden

Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Lieferanten.
Klicken Sie auf einen Lieferanten in der Tabelle, um den Detailbereich zu öffnen.
Klicken Sie im linken Tab-Menü auf Dokumente.

In der Breadcrumb-Leiste am oberen Rand erscheint dann Lieferanten › [Lieferantenname] › Dokumente, wobei „Dokumente" blau hervorgehoben ist.

Hinweis zu Berechtigungen: Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf Lieferanten, um diese Seite zu erreichen. Um Dokumente zu verknüpfen oder zu trennen, benötigen Sie zusätzlich Bearbeitungsrechte für Lieferanten. Fehlen Ihnen die Schaltfläche „Hinzufügen" oder die Zeilen-Aktionsmenüs, hat Ihr Konto wahrscheinlich nur Lesezugriff – wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Die Seite folgt dem DPMS-Standardlayout für Lieferanten mit zwei Spalten. Ganz links befindet sich ein ausklappbares Navigations-Panel mit allen Lieferanten-Registerkarten (Allgemein, Dokumente, Kritikalität, Ressourcen, Transfers, Aufgaben, Prüfungen, Risiko, Workflows). Klicken Sie auf das kleine Kreis-Symbol ganz am linken Rand, um dieses Panel ein- oder auszublenden – besonders praktisch, wenn Sie auf einem kleineren Bildschirm mehr Platz für die Tabelle benötigen.

Quer über den Inhaltsbereich verläuft oben die Breadcrumb-Leiste. Neben dem Lieferantennamen sehen Sie zwei Pfeil-Symbole (‹ und ›), mit denen Sie direkt zum vorherigen oder nächsten Lieferanten in Ihrer aktuell gefilterten Liste springen können – ohne zur Lieferantenübersicht zurückzukehren.

Die fixierte Leiste unterhalb der Breadcrumbs zeigt jederzeit die verantwortliche Person des Lieferanten, seinen Lebenszyklusstatus (Entwurf, Aktiv, Inaktiv, Überprüfung usw.) sowie rechts ein Uhr-Symbol. Die Uhr öffnet das Aktivitätsprotokoll – eine eingebettete Seitenleiste mit allen Änderungen, die je an diesem Lieferantendatensatz vorgenommen wurden.

Unterhalb dieser Leiste befindet sich die eigentliche Dokumententabelle. Sind bereits Dokumente verknüpft, zeigt jede Zeile den Dokumentnamen, Status, die verantwortliche Person, Klassifizierungs-Tags und das Datum der letzten Änderung. Sind noch keine Dokumente verknüpft, erscheint ein Hinweistext, der Sie zum Hinzufügen Ihres ersten Dokuments auffordert.

So arbeiten Sie mit dieser Ansicht

Ein vorhandenes Dokument zum ersten Mal mit einem Lieferanten verknüpfen

Die häufigste Aufgabe ist das Anhängen eines Dokuments, das bereits in der DPMS-Bibliothek „Richtlinien & Dokumente" vorhanden ist – zum Beispiel ein frisch unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen oberhalb der Dokumententabelle. Ein Suchbereich öffnet sich mit allen verfügbaren Dokumenten aus dem Modul „Richtlinien & Dokumente".
Geben Sie einen Teil des Dokumentnamens in das Suchfeld ein, um die Liste einzugrenzen. „Auftragsverarbeitung" filtert beispielsweise auf alle AVV-Typen.
Setzen Sie einen Haken bei dem oder den Dokumenten, die Sie diesem Lieferanten zuordnen möchten. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen.
Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um zu bestätigen. Der Bereich schließt sich, und die ausgewählten Dokumente erscheinen sofort in der Lieferantentabelle.

Ab sofort findet jede prüfende Person, die diesen Lieferanten öffnet, das Dokument direkt hier. Wird das Dokument später im Modul „Richtlinien & Dokumente" aktualisiert – etwa wenn sich sein Status von „Entwurf" zu „Aktiv" ändert –, wird diese Änderung bei der nächsten Seitenladung automatisch hier angezeigt, da die Verknüpfung ein Live-Verweis ist, keine Kopie.

Achtung: Wenn das benötigte Dokument noch nicht im System vorhanden ist, können Sie es von dieser Registerkarte aus nicht erstellen. Sie müssen zuerst zu Richtlinien & Dokumente wechseln, das Dokument dort anlegen und anschließend hierher zurückkehren, um es zu verknüpfen. Weitere Hinweise finden Sie im Abschnitt „Tipps & häufige Stolpersteine".

Ein neues Dokument erstellen und verknüpfen

Wenn Ihr Organisations-Workflow das Erstellen von Dokumenten direkt aus dem Lieferantenkontext vorsieht, bietet DPMS dafür einen eigenen Erstellungsprozess. Durch Klicken auf die Upload-/Erstellen-Option öffnet sich ein Formular, in dem Sie folgendes angeben können:

Die verantwortliche Person für das neue Dokument
Den Status (z. B. Entwurf)
Ein Klassifizierungsattribut, das den Dokumenttyp kennzeichnet
Die eigentliche Datei, die Sie per Drag-and-drop in den Upload-Bereich ziehen oder über den Datei-Browser auswählen

Nach dem Speichern wird das neue Dokument im Modul „Richtlinien & Dokumente" angelegt und gleichzeitig mit diesem Lieferanten verknüpft. Sie können es dort anschließend in voller Detailtiefe verwalten.

Ein nicht mehr relevantes Dokument entfernen

Bei Jahresüberprüfungen tauchen häufig Dokumente auf, die nicht mehr zu einem Lieferanten passen – eine abgelaufene Richtlinie, ein abgelöster Vertrag oder ein versehentlich verknüpftes Dokument.

Fahren Sie in der Dokumententabelle mit der Maus über die Zeile des zu entfernenden Dokuments.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) am rechten Ende der Zeile.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die Verknüpfung aufzuheben. Ein grünes Häkchen bestätigt die erfolgreiche Aktion.

Das Dokument verschwindet sofort aus der Lieferantentabelle. Wichtig: Das Dokument selbst wird nicht gelöscht. Es bleibt vollständig im Modul „Richtlinien & Dokumente" erhalten und kann jederzeit mit anderen Lieferanten oder Objekten verknüpft werden. Das Trennen entfernt lediglich die Zuordnung.

Achtung: Es gibt keine Rückgängig-Schaltfläche nach dem Trennen. Haben Sie ein Dokument versehentlich entfernt, klicken Sie einfach erneut auf Hinzufügen und stellen Sie die Verknüpfung wieder her.

Dokumente bei mehreren Lieferanten schnell prüfen

Nach einem Sicherheitsvorfall oder während einer regelmäßigen Überprüfung müssen Sie möglicherweise sicherstellen, dass eine bestimmte Richtlinie (z. B. eine Informationssicherheitsrichtlinie) bei allen kritischen Lieferanten verknüpft ist.

Öffnen Sie den Detailbereich des ersten Lieferanten und klicken Sie auf Dokumente.
Prüfen Sie die Tabelle, ob die gesuchte Richtlinie vorhanden ist. Falls nicht, klicken Sie auf Hinzufügen, suchen Sie die Richtlinie und verknüpfen Sie sie.
Klicken Sie anstelle des Zurück-Buttons auf den rechten Pfeil (›) neben dem Lieferantennamen in der Breadcrumb-Leiste. So gelangen Sie direkt zum nächsten Lieferanten in Ihrer aktuellen Liste.
Wiederholen Sie die Prüfung für jeden weiteren Lieferanten.

Dank dieser Pfeil-Navigation bleiben Sie in der Dokumenten-Registerkarte, während Sie von Lieferant zu Lieferant wechseln – das spart bei umfangreichen Prüfungen viele Klicks.

Historische Ansicht mit der Zeitmaschine aufrufen

Wenn eine Aufsichtsbehörde fragt „Welche Dokumente waren vor sechs Monaten mit diesem Lieferanten verknüpft?", können Sie die DPMS-Zeitmaschine nutzen, um diese Frage zu beantworten – ohne Gefahr zu laufen, aktuelle Daten zu verändern.

Ist die Zeitmaschine aktiv (erkennbar an einem Datumsauswahl-Banner am oberen Rand der Lieferantenseite), wechselt die Registerkarte „Dokumente" in den vollständig schreibgeschützten Modus: Die Schaltfläche „Hinzufügen" verschwindet, die Drei-Punkte-Menüs in den Dokumentzeilen sind ausgeblendet, und ein Klick auf eine Dokumentzeile führt nicht mehr zur Detailansicht des Dokuments. Sie können die historische Dokumentenliste frei durchscrollen. Um den vollen Bearbeitungsmodus wiederherzustellen, deaktivieren Sie die Zeitmaschine.

Feldbeschreibung

Wenn Sie ein neues Dokument direkt aus der Registerkarte „Dokumente" erstellen, begegnen Ihnen folgende Felder:

Verantwortliche Person — Die Person in Ihrer Organisation, die für dieses Dokument verantwortlich ist. Pflichtfeld. Auswahl aus der Benutzerliste Ihrer Organisation.
Status — Die Lebenszyklusphase des Dokuments (z. B. Entwurf, Aktiv, Inaktiv). Pflichtfeld. Wählen Sie die Phase, die den aktuellen Zustand des Dokuments widerspiegelt.
Klassifizierung — Optionale Tags oder Attributwerte zur Kategorisierung des Dokuments (z. B. „Rechtlich", „Sicherheit", „Personal"). Diese erleichtern das Filtern im Modul „Richtlinien & Dokumente".
Datei-Upload — Die eigentliche Dokumentdatei. Per Drag-and-drop in den Upload-Bereich ziehen oder per Klick im Datei-Browser auswählen. Zulässige Formate und Dateigrößen richten sich nach der Konfiguration Ihres DPMS.

Einbettung in den DPMS-Gesamtprozess

Die Registerkarte „Dokumente" steht im Mittelpunkt zweier wichtiger Abläufe.

Eingehend: Die hier verknüpften Dokumente stammen aus dem Modul Richtlinien & Dokumente. Jede Statusänderung, jede Aktualisierung der verantwortlichen Person oder Inhaltsrevision, die dort vorgenommen wird, erscheint automatisch hier, sobald die Lieferantenseite neu geladen wird – es ist kein manueller Synchronisierungsschritt erforderlich.

Ausgehend: Ein Klick auf eine Dokumentzeile öffnet die vollständige Detailansicht dieses Dokuments im Modul „Richtlinien & Dokumente", wo Sie den Genehmigungsverlauf einsehen, die Datei herunterladen oder Metadaten aktualisieren können.

Darüber hinaus beeinflusst diese Registerkarte zwei übergeordnete Workflows. Erstens die Lieferanten-Risikoprüfung: Obwohl verknüpfte Dokumente nicht direkt in eine numerische Risikokennzahl einfließen, erwarten Prüfer und Reviewer typischerweise einen verknüpften AVV und mindestens eine Sicherheitsrichtlinie, bevor sie einen Lieferanten als „Aktiv" markieren. Zweitens das Teilen mit anderen Organisationen: Wenn Ihr Unternehmen einen Lieferantendatensatz über das DPMS-Portal teilt, sind die verknüpften Dokumente für die empfangende Organisation im Lesemodus sichtbar – was Sie hier anhängen, kann also von einer externen Partei eingesehen werden.

Tipps & häufige Stolpersteine

Achtung: Trennen ist kein Löschen. Das Klicken auf das Papierkorb-Symbol in einer Dokumentzeile entfernt nur die Verbindung zwischen dem Lieferanten und dem Dokument. Das Dokument selbst bleibt unverändert im Modul „Richtlinien & Dokumente" erhalten. Nutzen Sie das Trennen nicht als Methode, um Dokumente zu „archivieren" oder zu „löschen" – gehen Sie dafür in das Modul „Richtlinien & Dokumente".

Tipp: Wenn die Schaltfläche „Hinzufügen" nicht sichtbar ist, prüfen Sie, ob die Zeitmaschine eingeschaltet ist. Ein Datumsauswahl-Banner am oberen Rand der Lieferantenseite ist das eindeutige Erkennungszeichen. Durch Deaktivieren der Zeitmaschine werden alle Bearbeitungsoptionen sofort wiederhergestellt.

Benutzer mit Lesezugriff sehen die Liste, aber nicht die Schaltflächen. Wenn ein Kollege berichtet, die Dokumententabelle zu sehen, aber nichts hinzufügen oder entfernen zu können, hat sein Konto nur Lesezugriff auf Lieferanten. Ein Administrator kann die Bearbeitungsrechte in den Benutzereinstellungen vergeben.
„Alle auswählen" bezieht sich nur auf die aktuelle Filterauswahl. Im Dialog zum Hinzufügen von Dokumenten werden durch Alle auswählen bei aktivem Suchfilter nur die Dokumente verknüpft, die dem aktuellen Filter entsprechen – nicht alle Dokumente im System. Löschen Sie den Suchbegriff vor dem Markieren aller Einträge, wenn Sie wirklich alle Dokumente verknüpfen möchten.
Zuerst das Dokument erstellen, dann verknüpfen. Von dieser Registerkarte aus gibt es keine Abkürzung zum Erstellen neuer Dokumente (sofern der oben beschriebene Erstellungsablauf in Ihrer DPMS-Konfiguration nicht verfügbar ist). Wenn Sie ein Dokument verknüpfen möchten, das noch nicht existiert, wird es in der Suchliste nicht erscheinen. Legen Sie es zuerst unter Richtlinien & Dokumente an und kommen Sie dann hierher zurück.
Tab-Speicher nach dem Navigieren. Wenn Sie auf eine Dokumentzeile klicken und anschließend den Zurück-Button im Browser verwenden, sollte DPMS Sie wieder zur Registerkarte „Dokumente" zurückbringen. Haben Sie jedoch zwischenzeitlich ein völlig anderes Modul geöffnet, kann das System Sie stattdessen auf die Registerkarte „Allgemein" weiterleiten. Klicken Sie in diesem Fall einfach erneut im linken Menü auf Dokumente.