Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten als Excel-Datei exportieren

Die ROPA-Listenansicht ist Ihre zentrale Arbeitsoberfläche für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Ihrer Organisation. Sie bietet einen aktuellen Überblick über alle im DPMS erfassten Verarbeitungstätigkeiten, ermöglicht das Filtern und Durchsuchen des Verzeichnisses und stellt vor allem eine Ein-Klick-Exportfunktion bereit, mit der Sie eine prüffertige Datei erzeugen können – ganz ohne manuelles Kopieren. Datenschutzbeauftragte öffnen diesen Bildschirm, wenn eine Aufsichtsbehörde eine Kopie des Verzeichnisses anfordert, wenn die interne Revision einen Stichtags-Snapshot benötigt oder wenn die Geschäftsleitung einen Bericht zu einem bestimmten Subset von Tätigkeiten erwartet. Der Export gibt immer genau das wieder, was im Moment des Auslösens in der Liste sichtbar ist – aktive Filter werden dabei automatisch berücksichtigt.

So öffnen Sie den Bildschirm

Klicken Sie in der linken Seitennavigation auf ROPA. Sie gelangen direkt zur Listenansicht – kein weiterer Klick in ein Untermenü ist erforderlich. Der Bildschirm steht allen Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung, deren Konto Lesezugriff auf das ROPA-Modul hat. Erscheint der Eintrag „ROPA" nicht in Ihrer Navigation oder sehen Sie eine Zugriffs-verweigert-Seite, wenn Sie die Adresse direkt aufrufen, fehlt Ihrem Konto die nötige Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihre DPMS-Administration, um diese hinzufügen zu lassen.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Der Bildschirm gliedert sich in drei übereinander liegende Bereiche. Ganz oben befindet sich die Seitenkopfzeile: Links steht die Bezeichnung „ROPA" (die gleichzeitig als Breadcrumb-Link zurück zur Listenansicht dient, wenn Sie sich innerhalb eines Datensatzes befinden), rechts eine kleine Gruppe von Aktionsschaltflächen – eine Erstellen-Schaltfläche und ein ⋯ (Drei-Punkte-)Symbol. Hinter dem Drei-Punkte-Symbol verbirgt sich die Exportfunktion.

Direkt darunter liegt die Such- und Filterleiste. Hier können Sie einen Namen eingeben oder strukturierte Filterchips hinzufügen (zum Beispiel „Klassifizierung = HR-Verarbeitung"), um die Liste einzugrenzen. Alle aktiven Chips wirken sich unmittelbar auf den Inhalt der exportierten Datei aus – es lohnt sich daher, kurz zu prüfen, ob die gewünschten Filter gesetzt sind, bevor Sie den Export auslösen.

Den größten Teil des Bildschirms nimmt die Verarbeitungstätigkeiten-Tabelle ein. Jede Zeile steht für eine Verarbeitungstätigkeit. Die Spalten zeigen Name, Rechtsrolle (Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlicher), Klassifizierungsmerkmale, Organisationseinheit, Risikoniveau und – falls Ihr Unternehmen die Datentransfer-Funktion aktiviert hat – eine Markierung für internationale Datenübermittlungen. Beim Scrollen ans Tabellenende werden automatisch weitere Datensätze nachgeladen.

So arbeiten Sie mit diesem Bildschirm

Das vollständige ROPA-Verzeichnis exportieren

Dies ist das häufigste Szenario: Eine Aufsichtsbehörde hat eine formelle Anfrage gestellt, oder das Audit-Team benötigt das vollständige Verzeichnis. Werfen Sie vor dem Export einen Blick auf die Filterleiste. Wenn keine Filterchips sichtbar sind und das Suchfeld leer ist, enthält der Export alle Verarbeitungstätigkeiten im System.

Klicken Sie auf das ⋯ Drei-Punkte-Symbol oben rechts. Ein kleines Dropdown-Menü öffnet sich. Wählen Sie Export. DPMS übermittelt die Anfrage an den Server, und nach kurzer Zeit beginnt Ihr Browser mit dem Herunterladen der Datei – in der Regel eine Excel-Arbeitsmappe.

Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und prüfen Sie ihren Inhalt, bevor Sie sie weitergeben. Sie enthält alle wesentlichen Metadatenfelder jeder Verarbeitungstätigkeit: Name, Status, Rechtsrolle, verantwortliche Person, Organisationseinheit, anwendbare Regelungen und mehr.

Achtung: Der Export berücksichtigt alle aktiven Filter. Haben Sie die Liste früher in der Sitzung gefiltert und den Filter vergessen zu entfernen, enthält die heruntergeladene Datei nur den gefilterten Ausschnitt – nicht das vollständige Verzeichnis. Prüfen Sie die Filterleiste stets, bevor Sie auf „Export" klicken.

Einen gefilterten Ausschnitt für einen spezifischen Bericht exportieren

Manchmal benötigen Sie nur einen Teil des Verzeichnisses – zum Beispiel alle Tätigkeiten mit der Klassifizierung „HR-Verarbeitung" oder alles, was einer bestimmten Organisationseinheit zugeordnet ist. Hierfür nutzen Sie die Filterleiste.

Klicken Sie in die Such- und Filterleiste und fügen Sie die gewünschten Kriterien hinzu. Wählen Sie etwa den Filter „Klassifizierung", den Operator „ist gleich" und tippen oder wählen Sie den entsprechenden Kategorienwert. Die Tabelle aktualisiert sich sofort und zeigt nur passende Einträge an.

Sobald Sie überzeugt sind, dass die sichtbaren Zeilen genau dem gewünschten Inhalt entsprechen, klicken Sie auf das ⋯ Drei-Punkte-Symbol und wählen Export. Die heruntergeladene Datei enthält ausschließlich die gefilterten Datensätze. So lassen sich zielgenaue Compliance-Berichte erstellen, ohne das vollständige Verzeichnis exportieren und anschließend manuell bearbeiten zu müssen.

Tipp: Sie können mehrere Filterchips kombinieren – zum Beispiel gleichzeitig nach Organisationseinheit und Klassifizierung filtern. Jeder zusätzliche Chip grenzt die Ergebnisse weiter ein und ermöglicht so sehr präzise Exporte.

Einen Datensatz vor oder nach dem Export prüfen

Möchten Sie die Details einer bestimmten Verarbeitungstätigkeit überprüfen, bevor Sie sie in einen Export einbeziehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Zeile in der Tabelle. Damit öffnen Sie die ROPA-Detailansicht des Datensatzes.

In der Detailansicht können Sie alle Reiter einsehen – personenbezogene Daten, Rechtsgrundlage, betroffene Personen, verknüpfte Assets, Risikoszenarien und mehr. Klicken Sie anschließend auf den Breadcrumb-Link ROPA oben links, um zur Liste zurückzukehren. Wichtig: Der zuvor aktive Filter bleibt erhalten, sodass Sie exakt die gleiche gefilterte Ansicht vorfinden, die Sie verlassen haben. Sie können dann mit dem Export fortfahren.

Die Detailansicht verfügt außerdem über ein Uhr-Symbol (Aktivitätsprotokoll) oben rechts. Ein Klick darauf öffnet ein vollständiges Änderungsprotokoll des Datensatzes – nützlich, um vor dem Versand an eine Aufsichtsbehörde sicherzustellen, dass die Informationen aktuell sind.

Feldreferenz

Die exportierte Datei spiegelt direkt die Spalten und Datenfelder wider, die zu jedem ROPA-Datensatz gespeichert sind. Hier eine Übersicht der wichtigsten Spalten:

• Name — Der Titel der Verarbeitungstätigkeit in Ihrer bevorzugten Sprache. Ist DPMS für mehrere Sprachen konfiguriert, wird der Name in Ihrer aktuellen Benutzeroberflächen-Sprache angezeigt.
• Typ (Rechtsrolle) — Ob Ihre Organisation für diese Tätigkeit als Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlicher handelt. Pflichtangabe gemäß Art. 30 DSGVO.
• Klassifizierung — Ein oder mehrere Kategorie-Tags, die die Art der Verarbeitung beschreiben (z. B. „HR", „Marketing"). Diese Tags werden in den Compliance-Einstellungen verwaltet.
• Organisationseinheit [Abteilung] — Die für die Tätigkeit verantwortliche Geschäftseinheit. Enthält mindestens ein Datensatz im System eine Abteilungsebene, wird der Spaltenkopf um die Abteilungsbezeichnung erweitert.
• Risikoziel — Das bewertete Risikoniveau (von „Sehr niedrig" bis „Sehr hoch") für diese Tätigkeit, basierend auf dem in den Risikoeinstellungen konfigurierten Risikomodell. Ist kein Risikomodell eingerichtet, bleibt diese Spalte für alle Datensätze leer.
• Datentransfer — Ein Indikator, der anzeigt, ob personenbezogene Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Heimatjurisdiktion Ihrer Organisation übermittelt werden. Nur sichtbar, wenn ein IT-Administrator die Datentransfer-Funktion für Ihre Unternehmensinstanz aktiviert hat.

Einbettung in den DPMS-Gesamtworkflow

Die ROPA-Liste ist der Ausgangspunkt für alles im ROPA-Modul. Durch einen Klick auf eine Zeile öffnen Sie die Detailansicht, in der die Tätigkeit mit verknüpften personenbezogenen Datentypen, Rechtsgrundlagen, Zwecken, betroffenen Personen, Assets, Risikoszenarien, DPIAs, Aufgaben und Aufbewahrungsregeln angereichert wird. All diese Informationen fließen in die exportierte Datei ein – je vollständiger Ihre Datensätze, desto aussagekräftiger Ihre Exporte.

Mehrere andere Bereiche in DPMS hängen von den hier vorhandenen Daten ab:

• Risikoeinstellungen müssen ein Prozessrisikomodell enthalten, damit die Spalte „Risikoziel" aussagekräftige Werte anzeigt. Ist die Spalte überall leer, bitten Sie Ihre IT-Administration oder Ihre DSB-Stelle, das Risikomodell in den Risikoeinstellungen einzurichten.
• Compliance-Einstellungen (Tags) liefern die Auswahloptionen für Klassifizierung, Rechtsgrundlage, anwendbare Regelungen und weitere Tag-Felder in ROPA-Datensätzen. Neue Klassifizierungskategorien müssen zunächst dort angelegt werden, bevor sie einem ROPA-Datensatz zugeordnet werden können.
• IT-Einstellungen → KI-Konfiguration versorgt die KI-gestützte Feldbefüllung im ROPA-Erstellungsformular mit den nötigen Zugangsdaten. Ohne gültige KI-Konfiguration steht die KI-Hilfsschaltfläche im Erstellungsformular nicht zur Verfügung.
• Datentransfer-Funktion wird von einer IT-Administration in den Unternehmenseinstellungen aktiviert. Ist sie aktiv, erscheint die Datentransfer-Spalte in der Liste und im Export und signalisiert auf einen Blick, welche Tätigkeiten grenzüberschreitende Übermittlungsrisiken aufweisen.

Nach dem Export ist ein typischer nächster Schritt, die heruntergeladene Datei mit vorhandenen Transfer Impact Assessments oder DPIAs abzugleichen – um sicherzustellen, dass jede in der Datentransfer-Spalte markierte Übermittlung durch einen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus abgedeckt ist.

Tipps und häufige Fehlerquellen

Achtung: Prüfen Sie die Filterleiste stets vor dem Export. Aktive Filterchips bedeuten, dass die exportierte Datei nur einen Ausschnitt des Verzeichnisses enthält. Wenn Sie den vollständigen ROPA benötigen, entfernen Sie alle Chips zunächst durch Klick auf das jeweilige ×-Symbol.

Tipp: Ist die Risikospalte bei allen Datensätzen leer, wurde noch kein Prozessrisikomodell konfiguriert. Öffnen Sie die Risikoeinstellungen, legen Sie Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadenskategorien fest, und die Spalte wird automatisch befüllt.

• Keine Statustabs zum Anklicken. Anders als auf manchen anderen DPMS-Listenbildschirmen bietet die ROPA-Liste derzeit nur den Tab „Alle". Um nach Status zu filtern (Aktiv, Entwurf, Inaktiv, Prüfung), nutzen Sie die Filterleiste und fügen manuell einen Status-Filterchip hinzu.
• Symbole beim Überfahren einer Zeile sind Platzhalter. Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren, erscheinen rechts kleine Symbole (Verbotszeichen, Briefumschlag, Häkchen, Drucker). Diese sind für künftige Funktionen reserviert und haben derzeit keine Wirkung. Sie können sie bedenkenlos ignorieren.
• Filter wirken sich auf die Datensatz-Navigation in der Detailansicht aus. Wenn Sie aus einer gefilterten Liste heraus einen ROPA-Datensatz öffnen, navigieren die ‹ ›-Pfeile in der Detailansicht nur durch die Datensätze, die Ihrem Filter entsprechen – nicht durch alle. Das ist beabsichtigt und sehr praktisch beim gezielten Durcharbeiten eines Subsets, kann aber überraschen, wenn Sie vergessen haben, dass ein Filter aktiv ist.
• Die Datentransfer-Spalte ist ausgeblendet, solange die Funktion nicht aktiviert ist. Sehen Sie diese Spalte nicht, wurde sie für Ihre Unternehmensinstanz noch nicht freigeschaltet. Eine IT-Administration kann dies in den Unternehmens-IT-Einstellungen nachholen.
• Status- und Verantwortliche-Person-Änderungen in der Detailansicht werden sofort gespeichert. Ändern Sie in der fixierten Kopfzeile einer Detailansicht den Status oder die verantwortliche Person, wird diese Änderung unmittelbar übermittelt – es gibt für diese beiden Felder keine separate Speichern-Schaltfläche. Alle übrigen Felder im Reiter „Allgemein" erfordern dagegen ein explizites Klicken auf Speichern.