E-Mail-Logs
E-Mail-Logs
Der Bereich E-Mail-Logs gibt Ihnen vollständige Einsicht in jede automatische E-Mail, die DPMS im Namen Ihrer Organisation versendet hat. Ob Sie als IT-Administrator eine fehlende Benachrichtigung nachverfolgen, als Datenschutzbeauftragter (DSB) eine Dokumentation für eine Aufsichtsbehörde zusammenstellen oder als Compliance-Verantwortlicher prüfen möchten, ob eine unternehmensweite Benachrichtigung alle Mitarbeitenden erreicht hat – hier sind alle ausgehenden E-Mail-Aktivitäten dauerhaft protokolliert und einsehbar. Der Bereich ist Teil der IT-Einstellungen und ergänzt die Workflow-Engine: Jeder Workflow, der einen E-Mail-Schritt enthält, schreibt beim Auslösen einen permanenten Eintrag in dieses Protokoll.
So öffnen Sie den Bereich
Klicken Sie im linken Hauptmenü auf IT-Einstellungen und anschließend in der Seitenleiste auf E-Mail-Logs. Der vollständige Pfad lautet IT-Einstellungen › E-Mail-Logs.
Dieser Bereich ist nur für Benutzerinnen und Benutzer sichtbar, deren Rolle die Leseberechtigung für den Abschnitt E-Mail-Logs der IT-Einstellungen umfasst. Falls Sie die URL direkt aufrufen und die erforderliche Berechtigung fehlt, zeigt DPMS die Standardseite „403 Verboten" an.
Was Sie sehen
Der Bildschirm folgt dem zweispaltigen Standardlayout der IT-Einstellungen. Auf der linken Seite befindet sich die IT-Einstellungen-Seitenleiste mit allen Bereichen, auf die Ihre Rolle Zugriff hat – Allgemein, Active Directory, IAM, KI, Virenscanner, E-Mail-Logs und weitere. Der Eintrag E-Mail-Logs ist hervorgehoben. Die Seitenleiste bleibt beim Scrollen fixiert.
Der rechte Hauptbereich öffnet sich mit einem Breadcrumb-Pfad IT-Einstellungen › E-Mail-Logs. Darunter befindet sich eine Datentabelle, die die gesamte Breite des Inhaltsbereichs ausfüllt. Oberhalb der Tabelle sehen Sie einen einzelnen Reiter mit der Bezeichnung Alle – dieser bestätigt, dass alle Protokolleinträge ohne Vorfilterung angezeigt werden. Derzeit gibt es keine separaten Reiter wie „Fehlgeschlagen" oder „Versendet", obwohl das Tabellendesign für solche Erweiterungen in zukünftigen Versionen vorbereitet ist.
Die Tabelle listet einen Eintrag pro ausgehender E-Mail mit sieben Spalten auf: Von, Workflow-Name, Empfänger, Betreff, Nachricht, Status und Gesendet am. Es gibt keine Schaltflächen zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Einträgen – dies ist ein reiner Protokollbetrachter. Ältere Einträge werden automatisch geladen, sobald Sie nach unten scrollen; eine Schaltfläche „Nächste Seite" ist nicht erforderlich.
Arbeiten mit diesem Bereich
Prüfen, ob eine bestimmte E-Mail versendet wurde
Der häufigste Grund, diesen Bereich aufzurufen, ist die Bestätigung, ob eine bestimmte E-Mail tatsächlich versandt wurde. Scrollen Sie zunächst durch die Spalte Empfänger und suchen Sie die relevante Adresse. Da die neuesten Einträge oben stehen, erscheinen kürzlich versendete E-Mails direkt am Anfang der Liste.
Sobald Sie die richtige Zeile gefunden haben, prüfen Sie die Spalte Status. Ein Erfolgsstatus (in der Regel „sent") bedeutet, dass die Plattform die Nachricht an den Mailserver übergeben hat. Ein Fehlerstatus zeigt an, dass bei der Zustellung etwas schiefgelaufen ist – und Sie haben nun den Beleg, um weiterzusuchen. Klicken Sie anschließend auf den Link in der Spalte Workflow-Name, um direkt zum Workflow zu gelangen, der den Versand ausgelöst hat. Dort können Sie prüfen, ob Vorlage, Auslösebedingungen oder Empfängerregeln angepasst werden müssen.
Wenn Sie die gesamte Liste durchgescrollt haben und keinen Eintrag für die erwartete Adresse und den erwarteten Zeitraum finden, ist auch das eine wertvolle Information: Der Workflow hat in diesem Fall nicht ausgelöst. Ihre Untersuchung sollte sich dann auf die Auslösebedingungen des Workflows konzentrieren – nicht auf die E-Mail-Zustellung.
E-Mail-Benachrichtigungen für eine Compliance-Frist prüfen
Wenn eine Aufsichtsbehörde oder interne Revision nachweisen möchte, dass erforderliche Benachrichtigungen fristgerecht versendet wurden – beispielsweise eine Datenpannenmeldung innerhalb der 72-Stunden-Frist gemäß DSGVO –, ist der Bereich E-Mail-Logs Ihre primäre Nachweisquelle.
Navigieren Sie zu IT-Einstellungen › E-Mail-Logs und scrollen Sie durch die Spalte Gesendet am, um Einträge im relevanten Zeitfenster zu finden. Da die Einträge in umgekehrter chronologischer Reihenfolge sortiert sind (neueste zuerst), müssen Sie bei aktuellen Vorfällen nicht weit scrollen. Prüfen Sie für jede relevante Zeile die Spalte Betreff, um sicherzustellen, dass sie der erwarteten Benachrichtigungsvorlage entspricht, und kontrollieren Sie die Spalte Empfänger, um zu bestätigen, dass die richtigen Adressen – einschließlich der zuständigen Aufsichtsbehörde – enthalten sind. Die Spalte Status belegt die erfolgreiche Zustellung. Notieren Sie die genauen Zeitstempel aus Gesendet am für Ihre behördliche Meldung; diese werden in Ihrem konfigurierten Gebietsschema und Ihrer Zeitzone angezeigt.
Wenn Sie den genauen Inhalt der versendeten E-Mail einsehen möchten, finden Sie diesen in der Spalte Nachricht.
Eine unerwartete E-Mail zu ihrer Quelle zurückverfolgen
Wenn sich ein Benutzer oder eine betroffene Person wegen einer E-Mail meldet, die sie unerwartet erhalten hat, können Sie mithilfe des Protokolls den Ursprung ermitteln.
Gehen Sie zu IT-Einstellungen › E-Mail-Logs und suchen Sie in der Spalte Von in Kombination mit dem ungefähren Zeitstempel in Gesendet am nach den infrage kommenden Einträgen. Sobald Sie die richtige Zeile gefunden haben, lesen Sie die Spalten Betreff und Nachricht, um zu bestätigen, dass es sich um die betreffende E-Mail handelt. Klicken Sie dann auf den Link in der Spalte Workflow-Name – dieser führt Sie direkt in den Workflow-Editor für den Workflow, der diese E-Mail erzeugt hat. Dort können Sie Auslösebedingungen, Empfängerregeln und die E-Mail-Vorlage überprüfen und entscheiden, ob der E-Mail-Schritt geändert oder deaktiviert werden soll.
Tipp: Wenn die Zelle Workflow-Name leer ist, wurde die E-Mail von der Plattform selbst generiert (z. B. ein Passwort-Reset oder eine Systemwarnung) und nicht von einem von Ihnen konfigurierten Workflow. Dieses Verhalten ist korrekt und kein Fehler.
Bestätigen, dass eine Massenbenachrichtigung alle Empfänger erreicht hat
Nach einer Richtlinienaktualisierung oder einer unternehmensweiten Ankündigung, die über Workflows versendet wurde, möchten Sie möglicherweise stichprobenartig prüfen, ob die Benachrichtigung verschiedene Mitarbeitende in der gesamten Organisation erreicht hat.
Gehen Sie zu IT-Einstellungen › E-Mail-Logs und scrollen Sie zu den Einträgen, die auf den Zeitpunkt der Workflow-Ausführung datiert sind. Prüfen Sie die Spalte Betreff, um sicherzustellen, dass die erwartete Betreffzeile in mehreren Zeilen erscheint, und kontrollieren Sie stichprobenartig mehrere Zeilen, um zu bestätigen, dass unterschiedliche Mitarbeitendenadressen in der Spalte Empfänger auftauchen. Das Vorhandensein mehrerer Zeilen – jeweils mit einem Erfolgsstatus – bestätigt, dass die Massenbenachrichtigung wie geplant versandt wurde. Wenn deutlich weniger Zeilen als erwartet erscheinen, überprüfen Sie, ob die Empfängerregeln des Workflows korrekt konfiguriert sind.
Feldbeschreibungen
Feld | Was angezeigt wird |
|---|---|
Von | Die Absenderbezeichnung oder -adresse. Dieser Wert wird über die Spracheinstellungen der Plattform übersetzt und zeigt möglicherweise einen lesbaren Systemnamen anstelle einer reinen E-Mail-Adresse an. |
Workflow-Name | Der Name des Workflows, der diese E-Mail ausgelöst hat. Wird als klickbarer Link angezeigt, wenn die E-Mail aus einem Workflow stammt; leer, wenn sie von einem systeminternen Prozess erzeugt wurde. |
Empfänger | Die E-Mail-Adresse oder -adressen, an die die Nachricht gesendet wurde. Mehrere Empfänger können als Liste erscheinen. |
Betreff | Die Betreffzeile der E-Mail, genau so, wie sie versendet wurde. |
Nachricht | Der Inhalt der E-Mail oder eine Zusammenfassung davon, abhängig davon, wie viel Text im Protokoll gespeichert wurde. |
Status | Das vom E-Mail-System aufgezeichnete Zustellungsergebnis. Typische Werte sind „sent" (versendet) und „failed" (fehlgeschlagen). Der genaue Wortlaut hängt vom in den IT-Einstellungen konfigurierten E-Mail-Anbieter ab. |
Gesendet am | Datum und Uhrzeit, zu der die Plattform die E-Mail an den Mailserver übergeben hat, formatiert in Ihrem Gebietsschema und Ihrer Zeitzone. Dies ist der Zeitpunkt, zu dem DPMS die Nachricht versendet hat – nicht zwingend der Zeitpunkt, zu dem der E-Mail-Client der Empfängerin oder des Empfängers sie erhalten hat. |
Zusammenhang mit anderen DPMS-Bereichen
Der Bereich E-Mail-Logs ist das nachgelagerte Protokoll der Aktivitäten, die im Workflow-Editor ihren Ursprung haben. Jeder Workflow mit einem E-Mail-Aktionsschritt schreibt hier jedes Mal einen Eintrag, wenn er ausgelöst wird. Wenn Ihr Protokoll leer ist, bedeutet das in fast allen Fällen, dass entweder noch keine Workflows mit E-Mail-Schritten konfiguriert wurden oder diese Workflows bisher noch nicht ausgelöst wurden.
Es gibt einen wichtigen ausgehenden Link aus diesem Bereich: Ein Klick auf einen Workflow-Name-Link führt Sie zu /workflow/editor/:id – dem Workflow-Editor für den spezifischen Workflow, der diese E-Mail erzeugt hat. Dies ist der direkteste Weg von einem Protokolleintrag zurück zur zugrundeliegenden Konfiguration. Beachten Sie, dass Sie die entsprechende Zugriffsberechtigung für Workflows benötigen, um den Workflow-Editor nach der Navigation einsehen oder bearbeiten zu können.
Dieser Bereich ist auch indirekt mit Ihrer E-Mail-Konfiguration verknüpft (ebenfalls in den IT-Einstellungen). Wenn Ihr SMTP-Server oder E-Mail-Anbieter nicht korrekt eingerichtet ist, schlagen Sendeversuche fehl – und diese Fehlschläge erscheinen in der Spalte Status dieses Protokolls. Wenn Sie plötzlich viele Fehlerstatus sehen, sollten Sie als erstes die Konfiguration Ihres E-Mail-Anbieters überprüfen.
Nach der Einsicht in diesen Bereich führt der nächste logische Schritt meist in den Workflow-Editor (um eine Vorlage oder Auslöseregel anzupassen) oder in die E-Mail-Provider-Einstellungen (wenn flächendeckende Zustellungsfehler auftreten).
Tipps und häufige Fallstricke
Achtung: Dieser Bereich verfügt derzeit weder über eine Suchleiste noch über eine Datumsbereichsfilterung. Wenn Sie eine E-Mail suchen, die vor Wochen oder Monaten versendet wurde, müssen Sie in der Tabelle nach unten scrollen, bis Sie den Eintrag finden. Die Einträge werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge geladen (neueste zuerst).
Tipp: Wenn die Spalte Von einen unerwarteten Wert anzeigt – beispielsweise einen unübersetzten Schlüsselstring anstelle eines lesbaren Absendernamens –, ist das kein Hinweis auf einen fehlgeschlagenen Versand. Es bedeutet lediglich, dass die Sprachdatei der Plattform keine Übersetzung für diesen Absenderwert enthält. Die E-Mail wurde dennoch normal versendet.
- Ein leerer Workflow-Name ist bei System-E-Mails normal. Passwort-Resets, Kontowarnungen und andere integrierte Plattformmeldungen stammen nicht aus einem benutzerdefinierten Workflow und zeigen daher stets eine leere Zelle Workflow-Name ohne Link an.
- Gelöschte Workflows hinterlassen permanente Protokolleinträge. Wenn ein Workflow nach dem Versand von E-Mails entfernt wird, bleiben die entsprechenden Protokolleinträge mit dem alten Workflow-Namen erhalten. Ein Klick auf den Link führt zu einer „Nicht gefunden"-Seite im Workflow-Editor – das ist erwartet und kein Datenfehler.
- Der Status-Wortlaut kann je nach Anbieter variieren. Wenn Ihre Organisation den E-Mail-Anbieter gewechselt hat, seit DPMS eingerichtet wurde, verwenden ältere Protokolleinträge möglicherweise andere Statusbezeichnungen als neuere. Beide sind gültig; sie spiegeln lediglich die Meldungen unterschiedlicher E-Mail-Treiber wider.
- Endlosscrollen bedeutet keine Seitenzahlen. Es gibt keine „Zur Seite springen"-Funktion und keine angezeigte Gesamtzahl der Einträge. Planen Sie mehr Zeit ein, wenn Sie weit in der Geschichte zurücksuchen müssen.
- Einträge können weder gelöscht noch geändert werden. Das Protokoll ist dauerhaft und schreibgeschützt – das ist so beabsichtigt und schützt die Integrität des Prüfpfads.