Dokumentation Ihres berechtigten Interesses

Übersicht

Gemäss der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze kann ein Verantwortlicher sich auf seine berechtigten Interessen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten stützen. Diese Grundlage kann jedoch recht heikel sein, da nicht immer klar ist, wann ein Interesse tatsächlich legitim ist. Daher ist es notwendig, eine gründliche Bewertung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Rechtsgrundlage bestehen bleibt.

Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn der Verantwortliche oder ein Dritter ein legitimes Ziel verfolgt, das durch die Verarbeitung der Daten unterstützt wird. Dieses Interesse muss jedoch gegen die Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Personen abgewogen werden.

Beispiele:

• Überwachung von Firmeneigentum durch Videoüberwachung (berechtigtes Interesse: Schutz vor Diebstahl).
• Datenverarbeitung für Direktwerbung (z. B. Remarketing-Kampagnen).
• Weitergabe von Daten innerhalb eines Konzerns zur internen Verwaltung.

Der Verantwortliche muss die Abwägung dokumentieren, um im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde nachweisen zu können, warum die Verarbeitung rechtmässig ist. Die Dokumentation dient als Nachweis der Rechtmässigkeit und Transparenz und schützt das Unternehmen vor rechtlichen Risiken.

Alle Dokumentationen zu berechtigten Interessen finden Sie auf der Übersichtsseite, unterteilt in Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung. 

• Wenn Sie bereits eine Dokumentation erstellt haben, können Sie darauf klicken, um sie zu bearbeiten. 
• Wenn Sie ein neues berechtigtes Interessen als Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung erfassen möchten, klicken Sie auf Erstellen.

Erstellung einer neuen Dokumentation zu berechtigten Interessen

Wie bei jedem Element können Sie die Dokumentation manuell erstellen oder eine aus einer anderen Organisation herunterladen. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die manuelle Erstellung. Lesen Sie den entsprechenden Leitfaden, um mehr über das Herunterladen eines Elements zu erfahren.

Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Berechtigtes Interesse dokumentieren.

Allgemein

Wenn Sie eine neue Dokumentation zu berechtigten Interessen erstellen, werden Sie zunächst aufgefordert, einige allgemeine Informationen auszufüllen:

• Bestimmen Sie die zuständige Person und setzen Sie den Status.
• Wählen Sie die organisatorische Einheit.
• Wählen Sie die verschiedenen Arten betroffener Personen aus. Sie können bei Bedarf neue Tags erstellen, indem Sie direkt ins Feld schreiben und sie dann auswählen.
• Benennen Sie das berechtigte Interesse.
• Geben Sie eine Kurzbeschreibung.
• Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Notwendigkeit

Auf der nächsten Seite werden Ihnen eine Reihe von Fragen zu Ihrem Interesse gestellt, um zu beurteilen, ob es tatsächlich legitim ist. Beantworten Sie sie gewissenhaft. Je besser Ihre Begründung ist, desto wahrscheinlicher können Sie Ihr Interesse legitimieren. Versuchen Sie auch, beide Seiten zu beleuchten, um ein umfassendes Bild zu erhalten. Berücksichtigen Sie alle denkbaren Faktoren und argumentieren Sie objektiv, warum Ihre Verarbeitung notwendig ist.

• Die erste Frage betrifft die Eignung der Verarbeitung. Sie müssen darlegen, dass die gewünschten Ziele mit der Verarbeitung erreicht werden können.
• Die zweite Frage ist eine Folgefrage. Die Betrachtung, wie der Zweck auch ohne die Verarbeitung erreicht werden kann, adressiert direkt die Notwendigkeit und Eignung der Verarbeitungstätigkeit.
• Die dritte Frage erfordert eine Argumentation zur Verhältnismässigkeit. Der Zweck muss die Verarbeitung rechtfertigen und daher in einem angemessenen Verhältnis zu ihr stehen. Die Verarbeitung darf nicht über den ursprünglichen Zweck hinausgeht.
• Schliesslich werden Sie gefragt, ob es weniger einschneidende Methoden der Verarbeitung gibt, um dieses Ziel zu erreichen. Wenn das zutrifft, ist die Verarbeitung nicht verhältnismässig, da das am wenigsten einschneidende Mittel zur Verarbeitung verwendet werden muss. Versuchen Sie zu argumentieren, warum weniger einschneidende Methoden der Verarbeitung nicht das beschriebene Ziel erreichen würden.

Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer Rechtsberater:in, da eine solche Bewertung herausfordernd sein kann.

Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Abwägung der Interessen

Zuletzt müssen Sie Ihre Interessen gegen die Interessen der betroffenen Personen abwägen. Die Nutzung berechtigter Interessen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert, dass Ihr Interesse die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegt. Dies ist ein sehr sensibler Prozess, der sorgfältig und gewissenhaft durchgeführt werden muss.

• Bestimmen Sie, welche betroffenen Personen besonderen Schutz benötigen.
• Geben Sie an, ob die Datenverarbeitung im persönlichen oder professionellen Rahmen stattfindet.
• Nun werden Ihnen eine Reihe von Fragen gestellt, die helfen sollen, Interessen abzuwägen. Wenn Sie bei der Beantwortung einiger Fragen Hilfe benötigen, suchen Sie rechtlichen Rat.

Klicken Sie auf Speichern, um die Erstellung der neuen Dokumentation zu berechtigten Interessen abzuschliessen.

Verwalten der Dokumentation zu berechtigten Interessen

Klicken Sie auf eine Dokumentation, um sie zu verwalten. 

Allgemein

Auf der Registerkarte Allgemein stehen Ihnen allgemeine Informationen zur Dokumentation des berechtigten Interesses zur Verfügung. Durch Klicken auf Bearbeiten können Sie diese Informationen ändern oder ergänzen.

Wie bei den meisten Elementen können Sie es Teilen, den Zugang verwalten oder eine Notiz hinzufügen, indem Sie rechts auf Notizen klicken.

Klicken Sie auf das blaue Menüsymbol oben links, um das Menü zu erweitern oder zu minimieren.

Notwendigkeit 

Sie sehen die bei der Erstellung gemachten Angaben. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Informationen anzupassen.

Interessenabwägung

Die Persönlichen Daten und besondere Kategorien stammen aus den verknüpften Verarbeitungstätigkeiten. Des weiteren sehen Sie die zuvor beantworteten Fragen zur Interessenabwägung. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Informationen anzupassen.

Aufgaben

Die mit der Dokumentation zu berechtigten Interessen verknüpften Aufgaben finden Sie auf der entsprechenden Registerkarte. Wenn Sie eine Aufgabe verknüpfen möchten, wählen Sie sie mit Hinzufügen aus der Bibliothek aus, oder kreieren Sie eine neue, indem Sie auf Erstellen klicken. Befolgen Sie die Schritte im Leitfaden zu Aufgaben, um mehr zu erfahren.

Fragebögen

Unter der letzten Registerkarte finden Sie alle mit der Dokumentation zu berechtigten Interessen verknüpften Fragebögen. Wenn Sie zusätzliche Fragebögen verknüpfen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen die entsprechenden aus. Andernfalls können Sie neue erstellen, indem Sie auf Erstellen klicken. Befolgen Sie den Leitfaden zu Fragebögen, um mehr zu erfahren.