Gruppenverwaltung

Sie können Gruppen von Benutzer:innen erstellen und so allen Mitgliedern einer Gruppe gleichzeitig Zugriff auf bestimmte Elemente oder Funktionen gewähren.

Um diese Gruppen zu verwalten, benötigen Sie die Berechtigungen eines Datenschutzmanagers oder IT-Sicherheitsmanagers.

Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts und wählen Sie IT Einstellungen. Auf der linken Seite finden Sie die Gruppenverwaltung. Die Seite zeigt Ihnen eine Liste der bereits erstellten oder verfügbaren Gruppen.Klicken Sie auf eine vorhandene Gruppe, um sie zu verwalten, oder auf Erstellen, um eine neue zu erstellen.

Eine Gruppe erstellen

Geben Sie zunächst den Namen ein. Zum Beispiel "VVT-Marketing" für eine Gruppe, die marketingbezogene Verarbeitungsaktivitäten verwalten wird. Geben Sie eine Beschreibung ein, um zu klären, für welche Zwecke diese Zielgruppe erstellt wurde und weisen Sie die verantwortliche Person zu. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Die Gruppe existiert in der Organisation, in der Sie derzeit arbeiten. Zusätzlich können Sie dieser Gruppe Zugriff auf andere Organisationen gewähren indem Sie das Unternehmen aus dem Dropdown-Menü auswählen und hinzufügen. Klicken Sie auf Weiter.

Jetzt können Sie der Gruppe Benutzer hinzufügen. Sie können die Suchleiste verwenden, um Personen schnell zu finden. Nachdem Sie das Kontrollkästchen neben den Personen die Sie hinzufügen möchten angewählt haben, klicken Sie auf Weiter.

Schliesslich fügen Sie Berechtigungen zur Gruppe hinzu. Wählen Sie das Unternehmen aus und legen Sie fest, ob die Zielgruppe Lesezugang oder Lese- und Schreibzugriff auf das Element haben soll, indem Sie die entsprechenden Kästchen anwählen. Abhängig davon kann die Gruppe nur den Inhalt dieser Elemente lesen oder sie auch bearbeiten. Klicken Sie auf Speichern.

Denken Sie daran, dass es sich hierbei um die allgemeinen Einstellungen handelt. Wenn Sie einer Gruppe beispielsweise Lesezugang auf VVTs zuweisen, hat die Gruppe nicht automatisch Zugang auf alle VVTs auf der Plattform.

Nach der Erstellung können der Gruppe spezifische Elemente zugewiesen werden. Allerdings muss eine Gruppe allgemeine Zugriffsrechte auf beispielsweise VVTs haben, damit ihr später eine einzelne VVT zugewiesen werden kann. Für weitere Informationen lesen Sie bitte unseren Artikel zum Zugang von Gruppen auf Elemente.