Compliance Einstellungen

Die Seite Allgemein in den Compliance Einstellungen ist die zentrale Informationsquelle für zwei grundlegende Fragen: Wer ist in Ihrem Unternehmen für den Datenschutz verantwortlich – und wie lautet die offizielle rechtliche Identität des Unternehmens? Alle automatisch erzeugten Dokumente in DPMS – Datenschutzhinweise, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Datenschutz-Folgenabschätzungen und Schreiben an Betroffene – beziehen den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sowie die Unternehmensangaben direkt aus dieser Seite. Sind die Felder leer oder veraltet, entstehen unvollständige Rechtsdokumente. Diese Seite wird daher typischerweise als Erstes beim Einrichten der Plattform ausgefüllt und immer dann erneut aufgesucht, wenn sich der Datenschutzbeauftragte ändert, das Unternehmen umstrukturiert wird oder sich veröffentlichte Links aktualisieren.

So öffnen Sie die Seite

Navigieren Sie in der linken Hauptnavigation zu Compliance Einstellungen → Allgemein. Dies ist die Standardseite des Compliance-Einstellungen-Bereichs und immer der erste Eintrag im linken Menü.

Sie benötigen Leserecht für Compliance Einstellungen, um diese Seite aufzurufen. Fehlt dieses Recht, erscheint eine „Zugriff verweigert"-Seite. Um Änderungen vorzunehmen, benötigen Sie zusätzlich das Bearbeitungsrecht für Compliance Einstellungen – ohne dieses können Sie alle Angaben lesen, aber die Schaltfläche Bearbeiten ist ausgegraut und zeigt beim Überfahren mit der Maus einen Hinweis auf die fehlende Berechtigung.

Was Sie auf der Seite sehen

Die Seite gliedert sich in zwei Bereiche. Links befindet sich das Compliance-Einstellungen-Navigationsmenü, in dem Allgemein als aktiver Eintrag hervorgehoben ist. Die anderen Menüpunkte (Tags, Status und weitere Konfigurationsbereiche) ermöglichen den direkten Wechsel zu verwandten Einstellungsseiten.

Rechts sehen Sie die Karte „Allgemein" mit der Überschrift „Allgemein" und der Schaltfläche Bearbeiten oben rechts. Darunter werden alle gespeicherten Werte in einer zweispaltigen Liste angezeigt: links die gedimmte Bezeichnung, rechts der eingetragene Wert. Ausgefüllte Felder erscheinen blau und heben sich so auf den ersten Blick von leeren Feldern ab, die einen Gedankenstrich zeigen.

Die Karte ist in zwei Abschnitte unterteilt: Datenschutzbeauftragter (Name, Stellvertretung, Kontaktdaten und Adresse des Datenschutzbeauftragten) und Verantwortlicher (Unternehmensname, eingetragene Adresse, Geschäftsführung und rechtliche Links). Diese Trennung ist wichtig, weil beide Abschnitte gleichlautende Felder wie „Straße", „Postleitzahl", „Stadt" und „Land" enthalten – die Abschnittsüberschrift ist der einzige visuelle Hinweis, welche Adresse Sie gerade bearbeiten.

Sobald Sie auf Bearbeiten klicken, verschwindet das linke Menü und die Seite zeigt ein zentriertes Formular mit blauem linken Rahmenstreifen – ein klares Signal, dass Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. Ein Zurück-Pfeil oben links erlaubt das Verlassen des Formulars ohne Speichern.

So arbeiten Sie mit dieser Seite

Ersteinrichtung Ihres Unternehmens

Bei einer frischen DPMS-Installation zeigen alle Felder Gedankenstriche. Eine Compliance-Verantwortliche oder ein Datenschutzbeauftragter füllt diese Seite in der Regel als Erstes aus, bevor andere Bereiche der Plattform genutzt werden.

• Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Formular zu öffnen.
• Klicken Sie im Abschnitt Datenschutzbeauftragter auf die Auswahlmaske Datenschutzbeauftragter (DSB) und suchen Sie im Benutzerverzeichnis nach der Person, die diese Rolle innehat. Wählen Sie sie aus. Falls es eine Stellvertretung gibt, wiederholen Sie den Vorgang im Feld Stellvertretender DSB.
• Tragen Sie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten ein: Ansprechpartner, Kontakt-E-Mail, Kontakttelefon sowie Adressfelder (Straße, Postleitzahl, Stadt, Land).
• Scrollen Sie zum Abschnitt Verantwortlicher und tragen Sie den vollständigen Rechtsnamen des Unternehmens im Feld Unternehmen ein, eine kurze Unternehmensbeschreibung, die Adressfelder, den Namen der Geschäftsführung, den Impressum-Link und den Datenschutzerklärung-Link.
• Klicken Sie auf Speichern. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Änderung. Der Unternehmensname wird sofort in der gesamten Plattform aktualisiert – Sie sehen die Änderung in der Seitenkopfzeile, ohne die Seite neu laden zu müssen.

Achtung: Beide Auswahlfelder – Datenschutzbeauftragter (DSB) und Stellvertretender DSB – sind mit dem aktuell angemeldeten Benutzerkonto vorbelegt, wenn noch kein Wert gespeichert wurde. Prüfen Sie diese Felder unbedingt, bevor Sie speichern – wer das Formular öffnet und sofort auf Speichern klickt, trägt sich sonst versehentlich als Datenschutzbeauftragten ein.

Datenschutzbeauftragten nach einem Personalwechsel aktualisieren

Wenn der bisherige Datenschutzbeauftragte das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt, muss der Eintrag in DPMS umgehend aktualisiert werden – bis dahin werden in allen automatisch erzeugten Dokumenten noch die alten Kontaktdaten verwendet.

• Öffnen Sie Compliance Einstellungen → Allgemein und prüfen Sie in der Leseansicht, wer derzeit als Datenschutzbeauftragter eingetragen ist.
• Klicken Sie auf Bearbeiten.
• Entfernen Sie im Feld Datenschutzbeauftragter (DSB) den aktuellen Eintrag und suchen Sie nach dem neuen Datenschutzbeauftragten. Wählen Sie ihn aus.
• Aktualisieren Sie bei Bedarf auch den Stellvertretenden DSB.
• Passen Sie Kontakt-E-Mail und Kontakttelefon an die neuen Kontaktdaten an.
• Klicken Sie auf Speichern. Ab sofort werden in allen von DPMS erzeugten Dokumenten und Benachrichtigungen die Angaben des neuen Datenschutzbeauftragten verwendet.

Rechtliche Links nach einem Website-Relaunch aktualisieren

Wenn Ihre Website neu gestaltet wurde und sich URL-Pfade geändert haben, müssen die gespeicherten Links in DPMS aktualisiert werden, bevor das nächste Dokument oder der nächste Datenschutzhinweis erzeugt wird.

• Öffnen Sie Compliance Einstellungen → Allgemein und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Scrollen Sie zum Abschnitt Verantwortlicher.
• Ersetzen Sie den Wert im Feld Datenschutzerklärung-Link durch die neue vollständige URL (inklusive https://). Aktualisieren Sie ebenso den Impressum-Link, falls sich diese Seite ebenfalls geändert hat.
• Klicken Sie auf Speichern. Alle künftig von DPMS erzeugten Dokumente und Datenschutzhinweise enthalten nun die aktualisierten Links.

Tipp: Die Link-Felder prüfen das Format nicht automatisch – DPMS speichert jeden eingegebenen Text, auch fehlerhafte URLs. Fügen Sie die Links in einem Browser-Tab ein und überprüfen Sie, ob sie korrekt aufrufbar sind, bevor Sie speichern.

Angaben als Prüfer einsehen

Wenn Sie Leserecht, aber kein Bearbeitungsrecht haben, können Sie diese Seite trotzdem nutzen, um die aktuellen Angaben für einen Prüfbericht zu überprüfen.

• Navigieren Sie zu Compliance Einstellungen → Allgemein.
• Die Leseansicht zeigt alle gespeicherten Werte – Datenschutzbeauftragter, Stellvertretung, Kontakt-E-Mail, Unternehmensname, Adresse, Geschäftsführung und rechtliche Links.
• Die Schaltfläche Bearbeiten ist sichtbar, aber ausgegraut. Beim Überfahren erscheint ein Hinweis, dass keine Berechtigung zur Bearbeitung vorliegt.
• Sie können alle angezeigten Werte für Ihren Bericht ablesen und kopieren.

Feldbeschreibungen

Datenschutzbeauftragter (DSB) — Die namentlich benannte Person, die in Ihrem Unternehmen die Funktion des Datenschutzbeauftragten übernimmt. Wird aus dem DPMS-Benutzerverzeichnis ausgewählt. Erscheint in Datenschutzhinweisen, Verarbeitungsverzeichnissen und DSB-bezogener Korrespondenz. Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer, wenn noch kein Wert gespeichert wurde.

Stellvertretender DSB — Die Vertretungsperson, die bei Abwesenheit des Datenschutzbeauftragten einspringt. Wird in Workflow-Benachrichtigungen und Genehmigungsprozessen herangezogen. Gleiche Vorbelegung wie beim DSB-Feld.

Ansprechpartner — Freitext für den namentlichen Kontakt des Datenschutzteams (z. B. Assistenz oder Name eines Team-Postfachs). Optional.

Kontakt-E-Mail — E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen. Muss eine gültige E-Mail-Adresse mit einer öffentlich gültigen Domain und Top-Level-Domain sein (z. B. .de, .com, .org). Interne Adressen ohne standardisierte Top-Level-Domain (z. B. dsb@unternehmen.lokal) werden abgelehnt. Maximal 255 Zeichen.

Kontakttelefon — Telefonnummer des Datenschutzteams. Freitext, jedes Format wird akzeptiert. Optional.

Straße / Postleitzahl / Stadt / Land (Abschnitt Datenschutzbeauftragter) — Anschrift des Datenschutzbeauftragten. Erscheint in Rechtsdokumenten, die eine DSB-Adresse erfordern. Alle Felder optional, aber unvollständige Angaben führen zu unvollständigen Dokumenten.

Unternehmen — Vollständiger rechtlicher Name des Verantwortlichen. Erscheint in allen erzeugten Dokumenten und im VVT. Dringend empfohlen.

Unternehmensbeschreibung — Kurze Beschreibung der Unternehmenstätigkeit. Erscheint in Verarbeitungsverzeichnissen. Optional.

Straße / Postleitzahl / Stadt / Land (Abschnitt Verantwortlicher) — Eingetragene Rechtsadresse des Unternehmens. Separat von der DSB-Adresse. Alle Felder optional, aber für rechtlich vollständige Dokumente wichtig.

Geschäftsführung — Vollständiger Name der Geschäftsführung. In vielen EU-Impressumsangaben und Auftragsverarbeitungsverträgen erforderlich. Optional im Formular, aber rechtlich empfohlen.

Impressum-Link — Vollständige URL zur rechtlichen Impressumsseite des Unternehmens. Wird in automatisch erzeugten Datenschutzhinweisen eingebettet. Keine URL-Formatprüfung – jeder Text wird gespeichert. Bitte immer manuell prüfen.

Datenschutzerklärung-Link — Vollständige URL zur veröffentlichten Datenschutzerklärung. Wird in Datenschutzhinweisen, Formularen für Betroffenenanfragen und Cookie-Consent-Materialien eingebettet. Gleiche Einschränkung bei der Formatprüfung wie beim Impressum-Link.

Verknüpfung mit anderen DPMS-Bereichen

Die hier gespeicherten Angaben sind das Fundament der Dokumentenerzeugung in DPMS. Der Name und die Kontakt-E-Mail des Datenschutzbeauftragten fließen in die Korrespondenz mit Betroffenen ein – wenn DPMS eine Benachrichtigung verschickt, werden die Kontaktdaten von dieser Seite verwendet. Der Name und die Adresse des Verantwortlichen erscheinen im Identifikationsblock jedes VVT-Eintrags. Der Datenschutzerklärung-Link und der Impressum-Link werden in automatisch erzeugte Datenschutzhinweise und Cookie-Consent-Banner eingebettet.

Nach dem Speichern aktualisiert DPMS den Unternehmensnamen sofort in der gesamten Plattform – ohne dass ein Neu-Laden der Seite erforderlich ist. Nach dem Abschluss der allgemeinen Einstellungen empfiehlt es sich, die weiteren Einträge im linken Menü der Compliance Einstellungen zu bearbeiten – insbesondere Tags und Status – und anschließend mit dem Aufbau des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und der Datenschutzhinweise zu beginnen, die nun automatisch die korrekten DSB- und Unternehmensangaben übernehmen.

Tipps und häufige Fehlerquellen

Achtung: Beide Personenfelder – Datenschutzbeauftragter (DSB) und Stellvertretender DSB – sind beim erstmaligen Öffnen des Formulars mit dem aktuell angemeldeten Benutzer vorbelegt. Wer das Formular öffnet und sofort auf Speichern klickt, ohne diese Felder zu prüfen, trägt sich versehentlich als Datenschutzbeauftragten ein.

Achtung: Beim Klicken auf den Zurück-Pfeil im Bearbeitungsformular werden alle nicht gespeicherten Änderungen kommentarlos verworfen – es erscheint kein Bestätigungsdialog. Wenn Sie versehentlich navigieren, müssen alle Eingaben erneut vorgenommen werden.

• Zwei Adressabschnitte mit identischen Feldbeschriftungen. Sowohl der Abschnitt „Datenschutzbeauftragter" als auch der Abschnitt „Verantwortlicher" enthalten Felder namens „Straße", „Postleitzahl", „Stadt" und „Land". Beim schnellen Scrollen kommt es leicht vor, dass Daten in den falschen Abschnitt eingetragen werden. Orientieren Sie sich immer an der Abschnittsüberschrift.
• Das Kontakt-E-Mail-Feld prüft strenger als ein normales E-Mail-Feld. DPMS validiert nicht nur das grundlegende E-Mail-Format, sondern auch die Top-Level-Domain. Adressen wie dsb@unternehmen.lokal werden abgelehnt. Verwenden Sie eine öffentlich gültige E-Mail-Adresse.
• Keine URL-Prüfung bei Impressum-Link und Datenschutzerklärung-Link. Diese Felder akzeptieren jeden beliebigen Text – auch unvollständige oder fehlerhafte URLs – ohne Fehlermeldung. Ein falsch gespeicherter Link taucht in jedem von DPMS erzeugten Datenschutzhinweis als defekter Link auf. Überprüfen Sie beide URLs im Browser, bevor Sie speichern.
• Der Unternehmensname wird sofort plattformweit aktualisiert. Nach einem erfolgreichen Speichern ändert sich der angezeigte Unternehmensname in der Seitenkopfzeile unmittelbar. Das ist beabsichtigt und kein Darstellungsfehler.

Tipp: Nutzen Sie die Änderungsprotokoll-Seitenleiste (Uhr-Symbol in der Breadcrumb-Leiste), um nachzuvollziehen, wer die allgemeinen Einstellungen zuletzt geändert hat und wann – eine nützliche Referenz bei externen Prüfungen oder behördlichen Anfragen.