Meetings und Aktivitäten

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte und Risikomanager nutzen das Modul „Meetings und Aktivitäten", um jedes Datenschutzmeeting, jeden Workshop und jede Compliance-Veranstaltung als strukturierten, revisionssicheren Datensatz zu erfassen – und so gegenüber Aufsichtsbehörden oder internen Prüfern jederzeit nachweisen zu können, dass die Arbeit tatsächlich stattgefunden hat.

Das Modul „Meetings und Aktivitäten" bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Datenschutz-Meetings und Compliance-Veranstaltungen zu dokumentieren, zu verfolgen und zu steuern. Statt verstreuter Kalendereinträge oder E-Mail-Ketten entsteht für jedes Meeting ein strukturierter Datensatz mit Datum, Teilnehmenden, verknüpften Aufgaben, verlinkten Richtliniendokumenten und einer vollständigen Änderungshistorie. Fragt eine Aufsichtsbehörde oder eine interne Revision „Hat diese Arbeit wirklich stattgefunden?", öffnen Sie einfach den Datensatz und zeigen, was besprochen wurde, wer verantwortlich war und wie sich der Eintrag entwickelt hat.

Das Modul besteht aus zwei Oberflächen: der Listenansicht, die alle Ihre Aktivitäten aufführt, und der Detailansicht, die alle Informationen zu einem einzelnen Eintrag in mehreren Registerkarten zeigt. Beide Oberflächen folgen denselben Navigationsmustern, die Sie aus anderen Modulen in DPMS kennen.

So öffnen Sie das Modul

Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Meetings und Aktivitäten. Die Listenansicht öffnet sich sofort – Sie benötigen kein Untermenü.

Der Zugriff auf dieses Modul hängt von den Berechtigungen Ihrer Rolle ab:

Leserecht ermöglicht es Ihnen, die gesamte Liste einzusehen und jeden Datensatz zu öffnen.
Leserecht (eigene) zeigt Ihnen nur Datensätze, bei denen Sie als verantwortliche Person eingetragen sind.
Bearbeitungsrecht erlaubt das Ändern von Feldern, das Aktualisieren des Status und das Umweisen der Verantwortung.
Erstellungsrecht erlaubt das Anlegen neuer Datensätze.
Importrecht erlaubt das Hochladen von Datensätzen aus einer Datei.

Wenn Ihre Rolle keines der Leserechte enthält, sehen Sie beim Öffnen des Moduls eine „Zugriff verweigert"-Seite. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre DPMS-Administration.

Was Sie sehen

Die Listenansicht gliedert sich in mehrere Bereiche. Über der Tabelle finden Sie eine Reihe von Statusreitern – Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung – mit denen Sie die Tabelle sofort auf Datensätze eines bestimmten Lebenszyklus-Status einschränken. Neben den Reitern befindet sich die Suchleiste, daneben die Exportschaltflächen (JSON und XLSX) sowie die Schaltfläche Erstellen.

Die Tabelle zeigt drei Spalten: Name (anklickbar, um den Datensatz zu öffnen), Typ (die Kategorie der Aktivität, z. B. „Workshop" oder „Ausschusssitzung") und Datum (Zeitpunkt des Meetings). Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren, erscheint am rechten Rand ein kleines ⋯-Symbol (Ellipsis-Menü) – ein Klick darauf ermöglicht schnelle Aktionen auf Zeilenebene, etwa das Löschen eines Datensatzes, ohne ihn zu öffnen.

Wenn Sie einen Datensatz öffnen, wechseln Sie in die Detailansicht. Im linken Bereich befindet sich ein schmales Panel mit den Registerkarten des Datensatzes als vertikale Navigation: Allgemein, Aufgaben, Dokumente und Workflows. Ein Klick auf einen Registerkartennamen wechselt den Hauptbereich auf der rechten Seite. Ganz oben zeigt ein Breadcrumb-Streifen Ihren genauen Standort an und ermöglicht die Navigation vorwärts und rückwärts. Unterhalb der Breadcrumbs zeigt eine feststehende Kopfzeile den aktuellen Status, die verantwortliche(n) Person(en) und den Zeitstempel der letzten Änderung – alles direkt bearbeitbar, ohne das vollständige Bearbeitungsformular öffnen zu müssen.

So arbeiten Sie mit diesem Modul

Ein neues Meeting oder eine neue Aktivität erstellen

Wenn Sie ein soeben stattgefundenes Meeting – oder eine bevorstehende Veranstaltung – dokumentieren möchten, klicken Sie rechts oben in der Listenansicht auf Erstellen und wählen Sie Meeting & Aktivität erstellen aus dem Dropdown-Menü. Das Erstellungsformular öffnet sich.

Stellen Sie oben im Formular über das Status-Badge den ersten Lebenszyklus-Status ein. Die meisten Teams beginnen mit Entwurf, solange die Informationen noch ergänzt werden, und wechseln zu Aktiv, sobald der Datensatz vollständig ist. Verwenden Sie die Auswahl Verantwortliche Person, um sich selbst oder eine Kollegin bzw. einen Kollegen als verantwortliche Person zuzuweisen. Diese Person hat Bearbeitungsrechte bei eingeschränkten „Nur eigene Datensätze"-Berechtigungen.

Geben Sie im Feld Name einen aussagekräftigen, gut durchsuchbaren Titel für das Meeting ein (z. B. „Q3 DSGVO-Ausschuss – Oktober 2024"). Wenn Ihre DPMS-Instanz für mehrere Sprachen konfiguriert ist, nimmt das Feld einen Wert für jede aktive Sprache an.

Verwenden Sie das Dropdown Typ, um die Aktivität zu klassifizieren. Die Liste stammt aus den Tag-Einstellungen Ihrer Organisation. Wenn der gewünschte Typ noch nicht existiert, tippen Sie ihn ein und wählen Sie Erstellen – DPMS fügt ihn sofort zur Tag-Liste hinzu. Es empfiehlt sich jedoch, eine einheitliche Taxonomie vorab in den Compliance-Einstellungen festzulegen (siehe Tipps unten).

Fügen Sie die Teilnehmenden über das Feld Teilnehmer hinzu. Dieses Feld ist vom Feld „Verantwortliche Person" getrennt – Teilnehmende werden im Datensatz dokumentiert, erhalten aber keine zusätzlichen Systemberechtigungen. Sie können auch externe Teilnehmende hinzufügen, die kein DPMS-Konto haben.

Tragen Sie Datum und Uhrzeit des Meetings über die kombinierte Datum/Uhrzeit-Auswahl ein, und fügen Sie Tagesordnung, Protokoll oder relevante Notizen in das Feld Meeting-Notizen ein.

Wenn alles vollständig ist, klicken Sie auf Speichern. DPMS erstellt den Datensatz und leitet Sie direkt in die Detailansicht, wo der Breadcrumb „Meetings und Aktivitäten › [Name] › Allgemein" angezeigt wird.

Datensätze vor einem Audit in der Übersicht prüfen und abschließen

Wenn Sie sich auf ein Quartalsaudit vorbereiten und eine Reihe von Entwurfs-Datensätzen durcharbeiten müssen, erleichtert die Listenansicht diesen Prozess erheblich. Klicken Sie auf den Reiter Entwurf – die Tabelle zeigt sofort nur Aktivitäten mit diesem Status, alles andere wird ausgeblendet.

Klicken Sie auf den Namen des ersten Datensatzes, um ihn zu öffnen. Prüfen Sie in der Detailansicht die Registerkarte Allgemein, ob alle Informationen korrekt sind. Falls Sie etwas korrigieren möchten, klicken Sie auf Bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie.

Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie auf das Status-Badge in der Kopfzeile und wählen Sie Aktiv. Das Badge aktualisiert sich sofort und die Änderung wird im Hintergrund gespeichert – keine separate Speichertaste ist erforderlich.

Um zum nächsten Datensatz zu wechseln, ohne zur Liste zurückzukehren, klicken Sie auf den Pfeil › (nächster Datensatz) im Breadcrumb-Streifen. DPMS springt zum nächsten Eintrag in Ihrer gefilterten Liste. Sobald Sie den letzten Datensatz erreicht haben, wird der Pfeil ausgegraut – ein Zeichen, dass Sie alle geprüft haben.

Mit den kleinen ‹ ›-Pfeilen direkt vor dem Registerkartennamen im Breadcrumb können Sie zusätzlich die Registerkarten eines einzelnen Datensatzes (Allgemein → Aufgaben → Dokumente → Workflows) durchblättern, ohne das linke Menü anzuklicken.

Aufgaben und Dokumente mit einem Meeting-Datensatz verknüpfen

Aktionspunkte aus einem Meeting sollten als Aufgaben in DPMS erfasst werden und nicht nur als Notizen. Klicken Sie nach dem Speichern einer neuen Aktivität im linken Menü auf Aufgaben, um die Registerkarte „Aufgaben" zu öffnen.

In der Detailansicht ist die Aufgabenliste schreibgeschützt – Sie sehen, welche Aufgaben bereits verknüpft sind, können jedoch nur über das Bearbeitungsformular neue Links hinzufügen oder entfernen. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten (über das Ellipsis-Menü oder die Schaltfläche Bearbeiten in der Registerkarte „Allgemein"). Einmal verknüpft, spiegeln sich Aktualisierungen einer Aufgabe im Aufgaben-Modul automatisch hier wider.

Die Registerkarte Dokumente funktioniert genauso. Verknüpfen Sie die Richtlinie oder das Dokument, das im Meeting besprochen wurde, um einen klaren, revisionssicheren Zusammenhang zwischen dem Datensatz und der betreffenden Richtlinienversion herzustellen.

Die Änderungshistorie eines Datensatzes prüfen

Wenn eine Prüferin oder ein Prüfer wissen möchte, wer einen Datensatz wann geändert hat, klicken Sie in der Detailansicht auf das Uhren-Symbol oben rechts im Inhaltsbereich, links neben dem Ellipsis-Menü. Dadurch öffnet sich das Aktivitätsprotokoll – ein Panel, das von rechts einblendet und eine zeitgestempelte Liste aller Feldänderungen und Statusübergänge zeigt.

Das Panel zeigt für jede Änderung den vorherigen und den neuen Wert, den Namen der ändernden Person sowie Datum und Uhrzeit. Sie können durch die gesamte Historie scrollen. Um das Panel zu schließen, klicken Sie auf das × in der Kopfzeile des Panels oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb davon.

Hinweis: Das Aktivitätsprotokoll für Meetings und Aktivitäten wird schrittweise eingeführt. Sollte das Uhren-Symbol bei Ihren Datensätzen nicht erscheinen, wurde diese Funktion für das Modul in Ihrer Instanz noch nicht vollständig aktiviert. Wenden Sie sich an Ihre DPMS-Administration.

Historische Aktivitätsdatensätze per Import einlesen

Wenn Sie Aktivitätsdaten aus einem Vorgängersystem oder aus einem DPMS-Export einer anderen Instanz übernehmen möchten, nutzen Sie die Importfunktion. Klicken Sie in der Listenansicht auf Erstellen und dann auf Importieren. Der Dateiauswahl-Dialog Ihres Betriebssystems öffnet sich, gefiltert auf .json-Dateien.

Wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie. DPMS lädt die Datensätze hoch und aktualisiert die Seite – alle importierten Einträge erscheinen in der Liste. Um das Ergebnis zu prüfen, klicken Sie auf die Schaltfläche XLSX, um die aktuelle Liste als Tabellenkalkulation herunterzuladen und offline zu kontrollieren.

Feldreferenz

Name — Der Titel des Meetings. Pflichtfeld. Unterstützt mehrere Sprachen, wenn DPMS entsprechend konfiguriert ist. Dieser Wert wird systemweit als Überschrift des Datensatzes angezeigt.
Typ — Eine tag-basierte Klassifizierung (z. B. „Workshop", „Schulung", „Ausschusssitzung"). Optional. Aus der vorhandenen Tag-Liste auswählen oder einen neuen Typ direkt anlegen. Erscheint in der Spalte „Typ" der Listenansicht.
Teilnehmer — Die Personen, die das Meeting besucht haben oder besuchen sollen. Optional. Umfasst sowohl DPMS-Benutzer als auch externe Personen ohne DPMS-Konto. Teilnehmende sind nur zur Dokumentation bestimmt – sie erhalten keine zusätzlichen Systemberechtigungen.
Datum / Uhrzeit — Datum und Uhrzeit des Meetings. Optional, aber ohne Eintrag bleibt die Datumsspalte in der Listenansicht leer. Stunden und Minuten werden erfasst, nicht nur das Kalenderdatum.
Meeting-Notizen — Freitextnotizen, Tagesordnung oder Protokoll. Optional. Unterstützt mehrere Sprachen. In der Detailansicht formatiert dargestellt.
Status — Der Lebenszyklus-Status des Datensatzes: Entwurf, Aktiv, Inaktiv, Überprüfung oder benutzerdefinierte Status Ihrer Organisation. Wird bei der Erstellung festgelegt und kann inline über die Kopfzeile der Detailansicht geändert werden.
Verantwortliche Person — Die DPMS-Benutzer(innen), die für diesen Datensatz verantwortlich sind. Beeinflusst, wer den Datensatz bei eingeschränkten „Nur eigene Datensätze"-Berechtigungen bearbeiten kann. Unterscheidet sich von den Teilnehmenden.

So verbindet sich das Modul mit dem Rest von DPMS

Meetings und Aktivitäten stehen an einem Knotenpunkt mehrerer anderer Module. Die Aufgaben, die Sie über die Registerkarte „Aufgaben" verknüpfen, sind dieselben Objekte, die im Aufgaben-Modul verwaltet werden – Änderungen dort spiegeln sich hier automatisch wider. Die Dokumente, die Sie über die Registerkarte „Dokumente" verknüpfen, verweisen auf Datensätze im Modul „Richtlinien und Dokumente" und ermöglichen die Rückverfolgung, welche Richtlinienversion im Meeting besprochen wurde.

Die Registerkarte Workflows verbindet das Modul mit dem formellen Freigabeprozess Ihrer Organisation. Wenn Ihre Organisation Workflow-Vorlagen nutzt (konfiguriert in den Compliance-Einstellungen), können Sie einem Meeting-Datensatz einen Prüf- und Freigabe-Workflow zuweisen. Ist ein Workflow aktiv, erhält die Registerkarte „Workflows" eine Unterregisterkarte „Erforderliche Aktion", die die ausstehenden Schritte anzeigt. Workflow-Benachrichtigungen per E-Mail oder In-App-Hinweis können eine Prüferin oder einen Prüfer direkt zu dieser Unterregisterkarte weiterleiten, sodass sie oder er sofort an der richtigen Stelle landet.

Typische nächste Schritte nach der Einrichtung eines Datensatzes:

Aktionspunkte als Aufgaben verknüpfen (im Bearbeitungsmodus der Registerkarte „Aufgaben"), damit die Verantwortlichen im Aufgaben-Modul nachverfolgt werden können.
Einen Freigabe-Workflow auslösen über die Registerkarte „Workflows", wenn der Datensatz eine Prüfer-Genehmigung benötigt, bevor er auf „Aktiv" gesetzt wird.
Die Liste exportieren, um sie in einen Compliance-Bericht aufzunehmen.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Legen Sie Verantwortliche Person und Teilnehmer von Anfang an korrekt fest. Das sind zwei verschiedene Felder mit sehr unterschiedlichen Zwecken. Die verantwortliche Person steuert Bearbeitungsrechte und bestimmt, welche Datensätze in der Ansicht „Meine zugewiesenen Aktivitäten" erscheinen. Teilnehmende sind rein informativ. Wenn keine verantwortliche Person eingetragen ist, kann eine Kollegin oder ein Kollege den Datensatz möglicherweise nicht bearbeiten.

Wichtiger Hinweis: Statusänderungen in der Kopfzeile werden sofort gespeichert – ohne Bestätigungsdialog und ohne Rückgängig-Funktion. Wenn Sie versehentlich den falschen Status auswählen, öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll, notieren Sie den vorherigen Wert und setzen Sie ihn manuell zurück.

Such- und Statusfilter werden kombiniert angewendet. Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben und danach auf den Reiter Entwurf klicken, wendet DPMS beide Filter gleichzeitig an. Das ist nützlich für gezielte Abfragen, kann aber dazu führen, dass Datensätze „fehlen", wenn ein aktiver Filter vergessen wird.
Der Import akzeptiert ausschließlich DPMS-formatierte JSON-Dateien. Der Import-Endpunkt erwartet eine Datei, die zuvor aus DPMS exportiert wurde. Das Konvertieren einer Excel-Tabelle oder einer anders strukturierten JSON-Datei und das anschließende Hochladen funktioniert nicht erwartungsgemäß – der Upload scheint möglicherweise erfolgreich zu sein (die Seite wird neu geladen), aber die Datensätze erscheinen nicht, ohne dass eine detaillierte Fehlermeldung angezeigt wird.
Neu erstellte Aktivitätstypen gelten organisationsweit. Wenn Sie beim Erstellen eines Datensatzes einen neuen Typ-Tag anlegen, steht dieser sofort allen Benutzerinnen und Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung. Legen Sie deshalb zunächst eine einheitliche Taxonomie in den Compliance-Einstellungen → Tags fest, damit das Typ-Dropdown konsistent bleibt.
Der Zurück-Link im Breadcrumb ist kontextsensitiv. Wenn Sie einen Meetings-und-Aktivitäten-Datensatz über einen verlinkten Aktivitätsverweis innerhalb einer Aufgabe geöffnet haben, führt der Zurück-Link im Breadcrumb zurück zu dieser Aufgabe – nicht zur Meetings-und-Aktivitäten-Liste. Das ist gewollt, kann aber überraschen. Klicken Sie auf den fett gedruckten Text „Meetings und Aktivitäten" im Breadcrumb, um jederzeit zur Liste zurückzukehren.