Assessments erstellen und auswerten

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheitsmanager und Risikomanager nutzen das Assessments-Modul, um strukturierte Fragebögen an die richtigen Personen zu senden, die Antworten zu sammeln und daraus ein dokumentiertes Compliance- oder Risikoverdikt zu erstellen – ohne DPMS zu verlassen.

Das Assessments-Modul ist der Ort, an dem strukturierte Sorgfaltsprüfungs- und Compliance-Fragebögen zum Leben erwachen. Sie wählen eine Vorlage, die bereits Ihre Fragen und die Bewertungslogik enthält, verknüpfen sie mit einer konkreten Frist und einem bestimmten Personenkreis und verfolgen dann alles – vom Versand bis zur Auswertung – an einem Ort. Assessments können eigenständig im Hauptbereich „Assessments" geführt werden oder direkt an ein Lieferanten-, ROPA-, Asset- oder Organisationseinheits-Objekt gebunden sein – so liegt der Nachweis immer beim zugehörigen Datensatz. Zwei Nutzergruppen verwenden dieses Modul mit sehr unterschiedlichen Zielen: Assessment-Verantwortliche, die den Fragebogen konfigurieren und versenden, und Auswertende, die die eingegangenen Antworten lesen und ein Compliance-Urteil formulieren.

So öffnen Sie das Modul

Über das Hauptmenü:
Linke Seitenleiste → Assessments (je nach Mandantenkonfiguration unter „Compliance" oder „Risiko" gelistet). Das öffnet die Gesamtübersicht aller Assessments im System.

Aus einem Lieferantendatensatz (oder einem anderen verknüpften Objekt):
Öffnen Sie einen beliebigen Lieferantendatensatz → klicken Sie auf den Reiter Assessments. Die Liste hier zeigt nur die mit diesem Lieferanten verknüpften Assessments. Die Schaltfläche Assessment senden oben rechts erstellt ein neues Assessment, das bereits mit diesem Lieferanten verknüpft ist.

Berechtigungen: Sie benötigen die Bearbeitungsberechtigung für Assessments, um neue Assessments zu erstellen oder bestehende zu ändern. Ohne diese Berechtigung können Sie Datensätze zwar öffnen und lesen, aber die Schaltfläche Bearbeiten und alle Speicheraktionen sind deaktiviert. Das Aktivitätsprotokoll (Uhr-Symbol) erfordert mindestens Lesezugriff auf den Assessment-Datensatztyp.

Was Sie sehen

Die Übersichtsseite zeigt Ihnen eine filterbare Tabelle aller Assessments. Eine Reihe von Status-Reitern oben – Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung – lässt Sie die Liste sofort auf das eingrenzen, was Sie gerade interessiert. Jede Zeile zeigt den Namen des Assessments, ein anklickbares Ergebnis-Symbol (öffnet die eingereichten Antworten in einem neuen Tab), die verwendete Vorlage, Klassifikations-Tags, das Versanddatum, die Frist und den Absender.

Die Detailansicht hat ein dreizoniges Layout. Ganz links befindet sich ein ein-/ausklappbares Navigationsmenü (das ElementMenu), das alle Konfigurationsreiter für diesen Datensatz auflistet: Allgemein, Vorlagen, Reifeziele (wenn zutreffend), Empfänger & Benachrichtigungen, Zielgruppen, Workflows, Prüferzuweisung, Antworten, Versandstatus und Zugriff verwalten. Rechts davon befindet sich der eigentliche Arbeitsbereich. Ganz oben verläuft eine Breadcrumb-Leiste mit Ihrem aktuellen Standort und Links-/Rechtspfeilen, mit denen Sie zum vorherigen oder nächsten Datensatz springen können, ohne zur Liste zurückzukehren. Ein Uhr-Symbol befindet sich oben rechts – das ist das Aktivitätsprotokoll, Ihre Prüfspur.

Über der Breadcrumb-Leiste befindet sich die fixierte Aktionsleiste: die Auswahl der verantwortlichen Person, ein farbiges Status-Badge, die Prioritätsauswahl und eine KI-Assistenz-Schaltfläche.

So arbeiten Sie mit diesem Modul

Ein neues Assessment erstellen und versenden (z. B. ein Lieferanten-Sorgfaltsprüfungs-Fragebogen)

Navigieren Sie zunächst zum Lieferanten, den Sie bewerten möchten, klicken Sie auf den Reiter Assessments und dann auf Assessment senden oben rechts. Wenn Sie stattdessen ein eigenständiges Assessment erstellen, gehen Sie zur Assessments-Übersicht und klicken Sie auf Erstellen.

Ein Erstellungsformular öffnet sich. Vergeben Sie einen Namen, damit das Assessment später leicht zu identifizieren ist – mehrsprachige Eingabe ist verfügbar, wenn Ihr DPMS für mehr als eine Sprache konfiguriert ist. Verwenden Sie anschließend die Vorlagen-Auswahl, um eine oder mehrere aktive Assessment-Vorlagen anzuhängen. Wenn eine Vorlage vorgeladene verknüpfte Vorlagen hat, listet eine Infobox die zusätzlichen Vorlagen auf, die automatisch geladen werden. Wählen Sie Ihre Assessment-Frist über den Datums-Picker – vergangene Daten können nicht ausgewählt werden. Entscheiden Sie dann über den Einreichungsmodus: Wählen Sie Progressiver Rolling Review, wenn Befragte einzelne Abschnitte nach Abschluss einreichen können sollen, oder Alles auf einmal, wenn sie den gesamten Fragebogen ausfüllen müssen, bevor sie einreichen. Ein Warnbanner neben diesem Feld erläutert die Auswirkungen – lesen Sie es sorgfältig, da der Modus nach Eingang erster Antworten schwer zu ändern ist.

Klicken Sie auf Speichern. DPMS prüft, ob eine der ausgewählten Vorlagen Fragen mit Reifebewertung enthält. Falls ja, landen Sie als Nächstes auf dem Reiter Reifeziele. Falls nicht, gelangen Sie direkt zu Empfänger & Benachrichtigungen.

Auf dem Reiter Empfänger & Benachrichtigungen fügen Sie die Personen hinzu, die den Fragebogen ausfüllen werden. Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf E-Mail hinzufügen (oder drücken Sie Enter), um einen einzelnen Empfänger hinzuzufügen. Um an eine ganze Gruppe zu senden, navigieren Sie zuerst zum Reiter Zielgruppen und verknüpfen Sie eine vorkonfigurierte Zielgruppe – diese erscheint dann in der Empfängertabelle unter dem Unter-Reiter „Zielgruppe". Klicken Sie für jede Empfängerzeile auf das Stift-Symbol in der Spalte „Benachrichtigung", um auszuwählen, bei welchen Workflow-Ereignissen eine E-Mail an diese Person ausgelöst werden soll, und passen Sie ggf. die Benachrichtigungssprache an. In der Spalte „Verfügbare Abschnitte" können Sie einen bestimmten Empfänger auf nur bestimmte Abschnitte des Fragebogens beschränken. Wenn Sie mit der Liste zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern – dabei werden Zielgruppenempfänger auch in „Zugriff verwalten" synchronisiert.

Nach dem Speichern der Empfänger leitet DPMS Sie zum Reiter Workflows weiter. Wählen Sie aus, welche Workflow(s) bei Ereignissen zu diesem Assessment ausgelöst werden sollen, und klicken Sie auf Speichern, um zur Prüferzuweisung weiterzugehen. Dort können Sie bestimmten Personen zuweisen, die Antworten zu einzelnen Vorlagenabschnitten zu prüfen.

Gehen Sie abschließend zum Reiter Allgemein zurück (Klick im ElementMenu), klicken Sie auf Bearbeiten und schalten Sie den Schalter Assessment aktiv auf EIN. Die im Allgemein-Reiter angezeigte Fragebogen-URL ist nun live – die Befragten können sie öffnen und mit dem Ausfüllen beginnen. Falls der Schalter fehlt, bedeutet das, dass Sie einen brandneuen Datensatz betrachten, der noch nicht gespeichert wurde; speichern Sie ihn zuerst, bevor Sie zurückkehren.

Reifeziele für ein Compliance-Framework-Assessment festlegen

Wenn Ihre ausgewählte Vorlage Fragen mit Reifebewertung enthält (z. B. eine ISO-27001- oder NIST-Vorlage), leitet DPMS Sie unmittelbar nach dem Speichern der allgemeinen Informationen zum Reiter Reifeziele weiter. Hier legen Sie fest, welches Fähigkeitsniveau Sie anstreben – nicht nur „Haben wir das getan?", sondern „Wie gut tun wir es?"

Am oberen Rand jedes Vorlagenabschnitts sehen Sie ein Dropdown für die gesamte Vorlage. Wählen Sie ein CMMI-Level (z. B. Level 3 – Definiert), um dieses Ziel auf alle Fragen der Vorlage anzuwenden. Wenn bestimmte Abschnitte eine andere Messlatte benötigen, verwenden Sie das abschnittsbezogene Dropdown darunter – es überschreibt die Einstellung auf Vorlagenebene für diesen Abschnitt. Für eine präzise Steuerung ändern Sie einzelne Fragen-Zeilen über die jeweilige Reifestufenauswahl rechts. Wenn Sie eine Frage einzeln anpassen, leeren sich die aggregierten Dropdowns auf Vorlage- und Abschnittsebene, um anzuzeigen, dass die Fragen nicht mehr alle dasselbe Ziel teilen.

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind. DPMS speichert die Ziele auf Frageebene und leitet Sie weiter zu Empfänger & Benachrichtigungen.

Eingereichte Antworten und Ergebnisse prüfen

Sobald die Befragten ihre Antworten eingereicht haben, klicken Sie auf das Ergebnis-Symbol (den kleinen externen Link-Pfeil) in der Assessments-Tabelle – entweder in der Assessments-Gesamtübersicht oder im Reiter „Assessments" des Lieferanten. Der Bildschirm „Antworten & Ergebnisse" öffnet sich in einem neuen Browser-Tab.

Oben sehen Sie drei Zusammenfassungskarten: Zu prüfende Antworten, Erneut einzureichende Antworten und Geprüfte Antworten. Diese geben Ihnen einen sofortigen Überblick, bevor Sie in die Details eintauchen. Unterhalb der Karten ermöglicht eine Reihe von drei Filterschaltern das Ein-/Ausblenden von Fragen & Antworten, Zwischenergebnissen und Endergebnissen – alle sind standardmäßig eingeschaltet. Wenn der Bildschirm überwältigend wirkt, deaktivieren Sie die Typen, die Sie gerade nicht benötigen.

Fragen sind nach Vorlage und dann nach Abschnitt in einem ein-/ausklappbaren Akkordeon gruppiert. Klicken Sie auf einen Abschnitts-Header, um ihn zu erweitern. Jede Fragekarte zeigt die Frage links und die eingereichte Antwort rechts – ob es sich um Freitext, eine ausgewählte Option, eine Tabelle oder einen berechneten Risikowert handelt. Unterhalb der Antwort sehen Sie möglicherweise angehängte Dateien (klicken Sie auf das PDF-Symbol für eine Vorschau oder auf das Download-Symbol zum Speichern) sowie Prüferkommentare in grauen Karten. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Zur Antwort – das bringt Sie zum Antworten-Reiter der Detailansicht, wo Sie einzelne Antwortprüfungen frage-für-frage in einem neuen Tab öffnen können.

Die Prüfspur mit dem Aktivitätsprotokoll einsehen

Klicken Sie jederzeit innerhalb einer Assessment-Detailansicht auf das Uhr-Symbol oben rechts im Bildschirm. Ein Einschubpanel öffnet sich auf der rechten Seite – das Aktivitätsprotokoll – ohne Sie vom aktuellen Reiter wegzunavigieren.

Das Protokoll listet jede Änderung an diesem Assessment in umgekehrter chronologischer Reihenfolge auf: wer den Status wann geändert hat, wer die verantwortliche Person aktualisiert hat, wann die Vorlage ausgetauscht wurde usw. Das ist das Dokument, das Sie einem Prüfer vorlegen, wenn er fragt: „Wer hat das genehmigt, und wann?" Schließen Sie das Panel durch Klick auf das X und arbeiten Sie am Assessment weiter.

Ergebnisse auswerten und eine Schlussfolgerung exportieren

Nach der Prüfung eingereichter Antworten öffnen Sie die Assessment-Detailansicht und navigieren Sie zum Reiter Auswertung (sofern im ElementMenu angezeigt). Dort sehen Sie ein Score- oder Risikoniveau-Badge, das das Gesamtergebnis zusammenfasst, ein Rich-Text-Feld Schlussfolgerungen, in dem Sie Ihre Erkenntnisse ausführlich festhalten können, eine KI-Assistenz-Schaltfläche, die einen Entwurf der Schlussfolgerungen auf Basis der Antworten erstellen kann, sowie eine Option Als PDF exportieren für einen teilbaren Bericht.

Tippen Sie Ihre Schlussfolgerungen direkt in das Rich-Text-Feld. Wenn KI in Ihrem DPMS konfiguriert ist, schlägt die KI-Assistenz-Schaltfläche einen Entwurf vor – Sie können ihn übernehmen, bearbeiten oder verwerfen. Wenn Sie zufrieden sind, nutzen Sie Als PDF exportieren, um die Auswertung für die Freigabe oder Archivierung herunterzuladen.

Feldreferenz

Name — der Anzeigename des Assessments. Unterstützt mehrere Sprachen. Wird in der Übersichtstabelle und allen verknüpften Objekt-Reitern angezeigt. Ein klarer, beschreibender Name (z. B. „Q3 2025 – Lieferant X DSGVO-Sorgfaltsprüfung") vermeidet spätere Verwechslungen.

Priorität — Niedrig / Mittel / Hoch / Kritisch. Standard ist Mittel. Für das gesamte Team in der Assessmentliste und im Detailheader sichtbar; nutzen Sie es, um Dringlichkeit zu signalisieren.

Klassifikation — ein oder mehrere Tags zur Kategorisierung des Assessments (z. B. „ISO 27001", „DSGVO", „SOC 2"). Wird für Filterung und Berichterstattung verwendet. Tags können durch Eingabe eines neuen Werts spontan erstellt werden.

Vorlage — die Assessment-Vorlage(n), die die Fragen und die Bewertungslogik definieren. Es werden nur aktive Vorlagen angezeigt. Wenn Sie eine Vorlage mit vorgeladenen verknüpften Vorlagen auswählen, werden diese automatisch ebenfalls angehängt. Ohne Vorlage ist das Assessment nicht sinnvoll konfigurierbar.

Assessment-Frist — Datum und Uhrzeit, bis zu denen die Befragten einreichen müssen. Vergangene Daten können nicht ausgewählt werden. Den Befragten wird die Frist in der Fragebogen-Oberfläche angezeigt.

Einreichungsmodus — steuert den Einreichungsablauf. Progressiver Rolling Review erlaubt es Befragten, abgeschlossene Abschnitte einzeln einzureichen; Alles auf einmal erfordert, dass alle Abschnitte vollständig ausgefüllt sind, bevor eine Einreichung möglich ist. Dieser Wert sollte festgelegt werden, bevor das Assessment aktiviert wird – eine nachträgliche Änderung nach Eingang von Antworten kann zu inkonsistenten Ergebnissen führen.

Assessment aktiv — der Haupt-Ein-/Ausschalter für die Fragebogen-URL. Nur im Bearbeitungsmodus sichtbar (nicht bei der erstmaligen Erstellung). Wenn AUS, ist der Link im Allgemein-Reiter ausgegraut und die Befragten können das Formular nicht aufrufen. Schalten Sie es EIN, wenn Sie bereit sind, live zu gehen.

Kontaktdaten anzeigen — wenn aktiviert, werden die Kontaktinformationen der verantwortlichen Person den Befragten im Fragebogen angezeigt.

Verknüpfung mit dem Rest von DPMS

Das Assessments-Modul greift auf andere Teile von DPMS zurück und liefert Daten dorthin:

Assessment-Vorlagen sind die Voraussetzung. Ohne mindestens eine aktive Vorlage ist die Vorlagenauswahl leer und das Assessment kann nicht sinnvoll konfiguriert werden. Wenn Sie die benötigte Vorlage nicht finden, bitten Sie einen Administrator, das Vorlagenmodul zu prüfen.
Zielgruppen (Compliance-Einstellungen) ermöglichen das zielgruppenbasierte Empfängermodell. Wenn der Zielgruppen-Reiter leer erscheint, müssen erst Zielgruppen unter den Compliance-Einstellungen angelegt werden.
Workflows müssen systemweit existieren, bevor der Workflows-Reiter nutzbar ist. Eine leere Workflow-Auswahl bedeutet, dass noch keine Workflow-Vorlagen erstellt wurden.
Die Module Lieferanten, ROPA, Assets und Projekte können alle einen Assessments-Reiter einbetten und so kontextverankerte Sorgfaltsprüfungen direkt im jeweiligen Datensatz ermöglichen.
KI-Einstellungen (IT-Einstellungen) müssen konfiguriert sein, bevor die KI-Assistenz-Schaltfläche aktiv ist. Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist und ein Tooltip erscheint, bitten Sie Ihren IT-Administrator, den KI-Anbieter einzurichten.
Nach Abschluss eines Assessments ist der natürliche nächste Schritt, einzelne Antworten über den Antworten-Reiter zu prüfen, dann den Auswertungs-Reiter auszufüllen und abschließend das PDF für die Freigabe oder Ablage zu exportieren.

Tipps & häufige Fallstricke

Achtung: Der Schalter Assessment aktiv erscheint nicht, wenn Sie ein Assessment erstmals anlegen. Speichern Sie den Datensatz zunächst, öffnen Sie ihn dann im Bearbeitungsmodus – dort ist der Schalter vorhanden.

Achtung: Das Speichern im Reiter „Empfänger & Benachrichtigungen" leitet Sie immer zum Reiter „Workflows" weiter. Wenn Sie Ihre Empfängerliste nochmals prüfen möchten, navigieren Sie über das ElementMenu links manuell zurück zu „Empfänger & Benachrichtigungen".

Reiter „Reifeziele" fehlt? Er erscheint nur, wenn die ausgewählte Vorlage Fragen enthält, die für Reifebewertung konfiguriert sind. Wenn Sie ihn erwarten und er nicht vorhanden ist, lassen Sie die Vorlagendefinition von der Person prüfen, die Ihre Vorlagenbibliothek verwaltet.
Der Link „+ Zielgruppe hinzufügen" im Empfänger-Reiter ist ein Navigationshinweis, keine funktionierende Schaltfläche. Er signalisiert, dass Sie zum Zielgruppen-Reiter wechseln sollen, um eine Zielgruppe zu verknüpfen. Navigieren Sie stattdessen über das ElementMenu dorthin.
Einzelne E-Mail-Empfänger erhalten keinen automatischen Portal-Zugang. Das Hinzufügen einer E-Mail-Adresse im Empfänger-Reiter sendet dieser Person den Fragebogen-Link per E-Mail, gewährt ihr aber keinen Login im DPMS-Portal. Wenn Sie möchten, dass diese Person das Assessment auch im Portal sehen kann, fügen Sie sie zusätzlich im Reiter Zugriff verwalten hinzu.
Die Filterschalter auf dem Bildschirm „Antworten & Ergebnisse" werden beim Neuladen der Seite zurückgesetzt. Wenn Sie eine bestimmte Ansicht konfiguriert haben (z. B. nur Endergebnisse), beachten Sie, dass nach einem Seitenneuladen wieder alle Fragentypen angezeigt werden.
Ändern Sie den Einreichungsmodus nicht, sobald Antworten eingegangen sind. Die Oberfläche verhindert dies nicht technisch, aber das Umschalten bei einem teilweise ausgefüllten Assessment kann bei Befragten, die bereits Abschnitte eingereicht haben, zu unerwünschtem Verhalten führen. Legen Sie den Modus einmalig fest, bevor Sie das Assessment aktivieren.
Nutzen Sie die Vorwärts-/Rückwärtspfeile in der Breadcrumb-Leiste für die Stapelprüfung. Wenn Sie eine Reihe von Assessments durcharbeiten (z. B. alle aktiven), ermöglichen die Links- und Rechtspfeile in der Breadcrumb-Leiste das Wechseln zwischen Datensätzen, ohne zur Liste zurückzukehren – Ihre gefilterte Ansicht bleibt erhalten.