Externe Integrationen

Externe Integrationen

Die Seite „Externe Integrationen" ist der zentrale Ort, an dem Ihre IT-Administration steuert, ob Product Fruits – der Dienst für In-App-Anleitungen, der in Priverion interaktive Touren, Onboarding-Hinweise und Hilfetexte bereitstellt – für Ihre Organisation aktiv ist. Die Seite ist bewusst übersichtlich gehalten: eine Karte, zwei Statusfelder, eine Schaltfläche. Die getroffene Entscheidung wirkt sich jedoch auf die gesamte Plattform aus: Ist Product Fruits hier aktiviert, sieht jede Person in Ihrer Organisation die geführte Hilfeerfahrung; ist der Dienst deaktiviert, stehen diese Funktionen für alle Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig nicht mehr zur Verfügung. Diese Seite ist Teil des Bereichs IT-Einstellungen, der als übergeordnete Schaltzentrale für alle organisationsweiten technischen Konfigurationen in Priverion dient.

So öffnen Sie die Seite

Öffnen Sie in der linken Navigation den Bereich IT-Einstellungen und klicken Sie auf Externe Integrationen. Die Seite wird sofort geladen – es gibt keine Unterregisterkarten.

Wer hat Zugriff? Sie benötigen mindestens eine von zwei Leseberechtigungen, um diese Seite aufzurufen. Wenn keine dieser Berechtigungen vorhanden ist, erscheint beim Navigieren zur Seite eine „403 Verboten"-Fehlermeldung. Falls Sie die Seite sehen können, die Schaltfläche Bearbeiten jedoch ausgegraut ist, haben Sie Lesezugriff, aber keine Bearbeitungsberechtigung. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre IT-Administration, um die entsprechende Berechtigung zu beantragen.

Was Sie sehen

Wenn Sie die Seite „Externe Integrationen" aufrufen, wird links die IT-Einstellungen-Seitennavigation angezeigt, wobei „Externe Integrationen" als aktueller Punkt hervorgehoben ist. Am oberen Rand des Inhaltsbereichs zeigt ein Navigationspfad Ihren aktuellen Standort an: IT-Einstellungen (als anklickbarer Link zurück zur IT-Einstellungen-Übersicht), dann Externe Integrationen und schließlich Product Fruits Help als letztes, nicht anklickbares Element. Im Navigationspfad befinden sich außerdem kleine Pfeilschaltflächen nach links und rechts, mit denen Sie zwischen verschiedenen Integrationskategorien wechseln können, wenn Ihre Organisation mehrere konfiguriert hat.

Unterhalb des Navigationspfads befindet sich eine einzelne weiße Karte. Der Kartenheader zeigt in blauer, halbfetter Schrift den Titel Product Fruits Help sowie rechts oben eine Bearbeiten-Schaltfläche. Der Karteninhalt umfasst genau zwei beschriftete Zeilen – Status und Verwendung erlauben – mit der jeweiligen Bezeichnung links und dem aktuellen Wert rechts. Diese zwei Zeilen geben Ihnen sofort einen schreibgeschützten Überblick über den aktuellen Zustand der Integration.

Mit dieser Seite arbeiten

Product Fruits zum ersten Mal aktivieren

Wenn Ihre Organisation Priverion neu eingerichtet hat und Sie möchten, dass neue Compliance-Mitarbeitende von den integrierten Anleitungstouren und Onboarding-Hinweisen profitieren, beginnen Sie hier. Solange die Integration noch nicht konfiguriert wurde, zeigen beide Zeilen ihre Standardwerte: Status: Inaktiv und Verwendung erlauben: Nein.

• Klicken Sie auf der Karte „Product Fruits Help" rechts oben auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sie werden zum Bearbeitungsformular weitergeleitet – es öffnet sich als neue Seite, nicht als Dialogfenster. Dort sehen Sie zwei übereinander angeordnete Schalter.
• Klicken Sie auf den Schalter Integration aktiviert. Er wechselt zu einem hellen Blau und signalisiert damit, dass die Integration auf Plattformebene eingeschaltet ist. Dieser Hauptschalter stellt die Verbindung zu Product Fruits in Ihrer Priverion-Umgebung her.
• Klicken Sie auf den Schalter Verwendung erlauben. Er wird ebenfalls blau. Dieser zweite Schalter steuert, ob die Anleitungsfunktionen – Touren, Hinweisblasen, Onboarding-Checklisten und Hilfe-Popups – tatsächlich für Ihre Nutzerinnen und Nutzer sichtbar sind. Beide Schalter müssen aktiv sein, bevor jemand in Ihrer Organisation die Product-Fruits-Erfahrung sieht.
• Klicken Sie auf Speichern. Eine grüne Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Änderung gespeichert wurde. Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil oben im Formular, um zur schreibgeschützten Ansicht zurückzukehren. Diese zeigt nun Status: Aktiviert und Verwendung erlauben: Ja.

Von diesem Zeitpunkt an sehen alle Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Organisation die In-App-Anleitungsfunktionen, sobald sie die Anwendung das nächste Mal laden oder neu laden.

Product Fruits aufgrund einer Datenschutz- oder Sicherheitsanforderung deaktivieren

Manche Organisationen müssen sicherstellen, dass keine Drittanbieter-Dienste in ihrer Compliance-Plattform aktiv sind – zum Beispiel, wenn die Informationssicherheitsrichtlinie Drittanbieter-In-App-Analytics verbietet oder eine Rechtsabteilung die vorübergehende Abschaltung externer Integrationen fordert.

• Öffnen Sie die Seite „Externe Integrationen". Die Karte zeigt Status: Aktiviert und Verwendung erlauben: Ja.
• Klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie im Bearbeitungsformular auf den Schalter Integration aktiviert, um ihn auszuschalten. Er wechselt zu Grau.
• Sie werden bemerken, dass der Schalter Verwendung erlauben ebenfalls automatisch deaktiviert wird und nicht mehr anklickbar ist. Dies ist gewollt: Es ist nicht möglich, Nutzerinnen und Nutzern die Verwendung von Product Fruits zu erlauben, wenn die Integration selbst deaktiviert ist. Das System erzwingt diese Abhängigkeit automatisch.
• Klicken Sie auf Speichern. Beide Zeilen in der schreibgeschützten Karte zeigen nun Inaktiv bzw. Nein. Die Product-Fruits-Anleitungsfunktionen verschwinden sofort nach dem Speichern für alle Nutzerinnen und Nutzer.

Nutzer-seitige Anleitungen deaktivieren, während die Integration aktiv bleibt

Es gibt einen dritten, differenzierteren Zustand: Die Integration kann auf Plattformebene eingeschaltet sein, während die benutzerseitigen Funktionen ausgeblendet sind. Dies ist nützlich, wenn zum Beispiel eine IT-Administration neue Product-Fruits-Walkthrough-Inhalte prüfen möchte, bevor diese veröffentlicht werden, oder wenn Sie die Nutzererfahrung vorübergehend pausieren möchten, ohne den Dienst vollständig zu trennen.

• Klicken Sie auf Bearbeiten in der Karte „Product Fruits Help".
• Lassen Sie den Schalter Integration aktiviert in der eingeschalteten (blauen) Position.
• Klicken Sie auf den Schalter Verwendung erlauben, um ihn auszuschalten (grau). Damit werden die Anleitungsfunktionen für alle Nutzerinnen und Nutzer ausgeblendet, ohne die Integration selbst zu trennen.
• Klicken Sie auf Speichern. Die schreibgeschützte Karte zeigt nun Status: Aktiviert und Verwendung erlauben: Nein – der Dienst ist verbunden, aber für Nutzerinnen und Nutzer noch nicht sichtbar.

Wenn Sie die Anleitungsfunktionen wieder freigeben möchten, kehren Sie zu diesem Formular zurück, schalten Sie Verwendung erlauben wieder ein und speichern Sie.

Den Integrationsstatus im Rahmen eines Compliance-Audits überprüfen

Wenn Sie als DSB oder Auditorin / Auditor prüfen möchten, ob Drittanbieter-In-App-Dienste in der DPMS-Umgebung Ihrer Organisation aktiv sind, erhalten Sie die Antwort auf dieser Seite in wenigen Sekunden – ohne Bearbeitungsberechtigung.

• Navigieren Sie zu IT-Einstellungen → Externe Integrationen.
• Lesen Sie die beiden Zeilen auf der Karte „Product Fruits Help":
• Status: Aktiviert bedeutet, dass der Product-Fruits-Dienst mit Ihrer Priverion-Instanz verbunden ist.
• Status: Inaktiv bedeutet, dass dies nicht der Fall ist.
• Verwendung erlauben: Ja bedeutet, dass Nutzerinnen und Nutzer die Anleitungsfunktionen sehen und damit interagieren können.
• Verwendung erlauben: Nein bedeutet, dass dies nicht möglich ist – unabhängig vom Integrationsstatus.
• Wenn Sie diese Werte für ein Audit dokumentieren müssen, notieren Sie beide Felder direkt von der Seite. Sollte eine Änderung erforderlich sein, muss eine Kollegin oder ein Kollege mit Bearbeitungsberechtigung für diesen Bereich hinzugezogen werden.

Feldreferenz

Die beiden Datenzeilen in der schreibgeschützten Ansicht und die beiden Schalter im Bearbeitungsformular beziehen sich auf dieselben Konfigurationswerte:

• Status / Integration aktiviert — Steuert, ob der Product-Fruits-Dienst auf Plattformebene mit Ihrer Priverion-Umgebung verbunden ist. In der schreibgeschützten Ansicht wird Aktiviert angezeigt, wenn der Dienst eingeschaltet ist, und Inaktiv, wenn er ausgeschaltet ist. Dies ist die übergeordnete Einstellung. Wenn Sie sie deaktivieren, wird auch die zweite Einstellung automatisch deaktiviert. Wenn die Integration noch nie konfiguriert wurde, ist der Standardwert Inaktiv.
• Verwendung erlauben — Steuert, ob Endnutzerinnen und -nutzer in der gesamten Organisation die Product-Fruits-Walkthroughs, Hinweise, Touren und Hilfe-Widgets tatsächlich sehen und damit interagieren können. In der schreibgeschützten Ansicht wird Ja oder Nein angezeigt. Dieser Schalter ist im Bearbeitungsformular nur dann anklickbar, wenn Integration aktiviert eingeschaltet ist. Wurde die Integration noch nie konfiguriert, ist der Standardwert Nein.

Verbindung mit dem Rest von Priverion

Die auf dieser Seite vorgenommene Product-Fruits-Konfiguration hat eine globale, organisationsweite Wirkung. Es gibt keine Steuerungsmöglichkeit auf Benutzer-, Abteilungs- oder Rollenebene – es handelt sich um einen einzigen Ein-/Aus-Schalter für die gesamte Organisation. Jede Änderung, die Sie hier speichern, wirkt sich auf alle aktiven Benutzersitzungen aus.

Wenn sowohl Integration aktiviert als auch Verwendung erlauben eingeschaltet sind, steht die In-App-Anleitungsebene in der gesamten DPMS-Oberfläche zur Verfügung – nicht nur auf einzelnen Seiten. Das bedeutet, dass neue Compliance-Mitarbeitende, Datenschutzkoordinatorinnen und -koordinatoren sowie Datenschutzbeauftragte kontextbezogene Hilfe, Onboarding-Touren und interaktive Walkthroughs überall dort sehen, wo Product-Fruits-Inhalte konfiguriert wurden. Ist eine der beiden Einstellungen deaktiviert, fehlen diese Funktionen für alle Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig – auch für Personen, die sich gerade mitten in einer Onboarding-Tour befinden.

Die Änderung tritt unmittelbar nach dem Speichern in Kraft – ohne Verzögerung und ohne Neustart der Anwendung. Nutzerinnen und Nutzer, die bereits eingeloggt sind, müssen die Anwendung im Browser möglicherweise neu laden, um die Änderung zu sehen, da ihre laufende Sitzung noch die vorherige Konfiguration geladen hat.

Diese Seite ist über IT-Einstellungen erreichbar; es gibt keine anderen Stellen in der Anwendung, die direkt auf sie verlinken. Wenn Sie im Rahmen einer umfassenderen IT-Konfigurationsprüfung Änderungen hier vornehmen, ist ein sinnvoller nächster Schritt, auch die anderen Kategorien in der IT-Einstellungen-Navigation zu prüfen, um sicherzustellen, dass die restliche technische Konfiguration Ihrer Organisation ebenfalls aktuell ist.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Das Ausschalten von Integration aktiviert deaktiviert Verwendung erlauben automatisch – ohne Warnung und ohne Rückgängig-Option. Wenn Sie die Integration später wieder einschalten, müssen Sie auch Verwendung erlauben separat wieder aktivieren. Der Schalter stellt sich nicht automatisch zurück.

Achtung: Die Schaltfläche Bearbeiten ist für Nutzerinnen und Nutzer mit reinem Lesezugriff sichtbar, aber nicht anklickbar. Es gibt keinen erklärenden Hinweistext. Wenn Sie eine ausgegraute Bearbeiten-Schaltfläche sehen, bitten Sie Ihre IT-Administration, Ihre Rollenberechtigungen zu prüfen und die Bearbeitungsberechtigung für diesen Bereich bei Bedarf hinzuzufügen.

• Es gibt keinen Bestätigungsdialog, wenn Sie im Bearbeitungsformular auf den Zurück-Pfeil klicken. Wenn Sie einen der Schalter verändert haben und dann den Zurück-Pfeil klicken, statt zu speichern, werden Ihre Änderungen stillschweigend verworfen. Die Konfiguration bleibt unverändert. Klicken Sie daher immer auf Speichern, bevor Sie die Seite verlassen.
• Dies ist ein organisationsweiter Schalter, keine Einstellung pro Benutzerin oder Benutzer. Die Deaktivierung von Product Fruits entfernt die Anleitungserfahrung für alle Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Organisation gleichzeitig – einschließlich DSBs, Datenschutzkoordinatorinnen und -koordinatoren sowie Personen, die sich aktiv mitten in einer Tour befinden. Wenn Sie Anleitungen nur vorübergehend ausblenden möchten, während Sie etwas testen, verwenden Sie den Schalter Verwendung erlauben anstelle von Integration aktiviert.
• Bereits eingeloggte Nutzerinnen und Nutzer müssen möglicherweise den Browser neu laden. Das Speichern einer Änderung hier aktualisiert die globale Anwendungskonfiguration sofort. Nutzerinnen und Nutzer, deren Sitzung jedoch vor der Änderung gestartet wurde, sehen den neuen Zustand möglicherweise erst nach einem Neuladen der Seite.
• Wurden beide Felder noch nie gesetzt, sind sie standardmäßig deaktiviert. Ein neu erstelltes Organisationskonto zeigt Inaktiv und Nein, bis eine IT-Administratorin oder ein IT-Administrator diese Seite aufruft und die Integration explizit aktiviert. Product Fruits wird nicht automatisch eingeschaltet.