IGDTA-Übersicht

IGDTA-Übersicht

Der IGDTA-Bereich ist der zentrale Arbeitsbereich in DPMS zur Verwaltung der konzerneigenen Datenübertragungsvereinbarung Ihrer Organisation – der rechtlichen Grundlage, die den konzerninternen Transfer personenbezogener Daten zwischen den Gesellschaften Ihrer Unternehmensgruppe nach DSGVO und vergleichbaren Regelwerken ermöglicht. Wenn Sie als Datenschutzbeauftragter oder Compliance-Manager die Rolle des Gruppenvertreters innehaben, laden Sie hier das Hauptdokument der Vereinbarung hoch und verwalten dessen Versionen, konfigurieren die Standardvertragsklauseln (SCC) je Jurisdiktion und benennen die Verantwortlichen je Region. Als Vertreter einer Einzelgesellschaft der Gruppe reichen Sie hier Ihre Beitrittserklärung ein, um der Vereinbarung offiziell beizutreten – und behalten Ihren aktuellen Mitgliedsstatus im Blick. Alle am konzerninternen Datentransfer Beteiligten finden ihre jeweiligen Aufgaben an einem zentralen Ort.

So öffnen Sie den Bereich

Navigieren Sie über das Seitenmenü zur URL /igdta. Der Menüeintrag ist nur für Unternehmen sichtbar, die an einer IGDTA-Struktur beteiligt sind. Falls Sie ihn nicht sehen, ist Ihre Gesellschaft möglicherweise noch nicht einer IGDTA-Konfiguration zugeordnet. Welche Abschnitte auf dem Bildschirm angezeigt werden, hängt von der Rolle Ihres Unternehmens ab: Gruppenvertreter sehen alle Bearbeitungs- und Genehmigungssteuerelemente, berechtigte Parteigesellschaften sehen ihren eigenen Abschnitt Unternehmensstatus, und Nutzer mit Lesezugriff sehen ausschließlich bereits genehmigte und veröffentlichte Inhalte.

Aufbau der Seite

Die Seite wird mit einem weißen Hintergrund und einem kurzen Ladeindikator geöffnet, während die ersten Daten abgerufen werden. Nach dem Laden erscheint eine horizontale Kopfzeile über dem Inhaltsbereich. Auf der linken Seite dieser Leiste wird der Titel IGDTA in großer Schrift mit dem Untertitel Übersicht angezeigt. Auf der rechten Seite sehen Sie, wer die Vereinbarung zuletzt aktualisiert hat und wann. Gruppenvertreter sehen ganz rechts zusätzlich die Schaltfläche Benachrichtigen.

Unterhalb der Kopfzeile ist der Bildschirm in eine Reihe von Karten-Abschnitten aufgeteilt, die in einer einzigen Spalte untereinander angeordnet sind. Jeder Abschnitt hat eine farbige linke Akzentlinie und eine Beschriftung auf der linken Seite; der Hauptinhalt füllt den Rest der Breite aus. Die Abschnitte erscheinen in dieser Reihenfolge: Vereinbarung, dann SCC-Klauseln und Gruppenvertreter (sichtbar für Gruppenvertreter), dann Unternehmensstatus (sichtbar für berechtigte Parteigesellschaften), dann Eingereichte Dokumente zur Prüfung (nur Gruppenvertreter), und schließlich Status der Gruppenmitglieder (für alle sichtbar).

Diese Reihenfolge spiegelt den natürlichen Lebenszyklus einer Konzernvereinbarung wider: Zuerst wird das rechtliche Dokument erstellt, dann werden die jurisdiktionsbezogenen Klauseln konfiguriert, dann die Verantwortlichen benannt, dann der Beitrittsprozess der einzelnen Gesellschaften abgewickelt, und schließlich wird ein durchsuchbares Verzeichnis aller Gruppenmitglieder gepflegt.

So arbeiten Sie mit diesem Bereich

Die IGDTA-Vereinbarung erstmals hochladen

Wenn Ihre Organisation die IGDTA außerhalb des Systems unterzeichnet hat und Sie diese nun in DPMS einpflegen möchten, navigiert der Gruppenvertreter zum Abschnitt Vereinbarung. Da noch keine Version vorhanden ist, zeigt der Abschnitt zunächst nur eine Drag-and-Drop-Uploadzone mit dem Hinweis „IGDTA Version 1 per Drag & Drop hochladen".

Ziehen Sie Ihre unterzeichnete PDF-Datei auf die Zone, oder klicken Sie hinein, um die Datei auszuwählen. Die Datei wird sofort hochgeladen – eine vorläufige Zeile erscheint unterhalb der Uploadzone mit dem Dateinamen und einem animierten Lupensymbol, während das System die Datei auf Schadsoftware prüft. Sobald der Scan ohne Befund abgeschlossen ist, werden das PDF-Vorschau- und das Download-Symbol in dieser Zeile aktiv.

Sie können auf den Dateinamen in der vorläufigen Zeile klicken, um ihn vor dem Speichern zu einem aussagekräftigeren Namen umzubenennen. Enter speichert den neuen Namen; Escape bricht den Vorgang ab. Wenn Sie mit dem Dateinamen zufrieden sind, klicken Sie auf Als Version 1 speichern. Das System speichert das Dokument, und eine blaue Versionsleiste erscheint – zum Beispiel „IGDTA vom Mai 2025 — Version 1 — Hochgeladen am 15.05.2025". Ab diesem Zeitpunkt wird die Schaltfläche Benachrichtigen in der Kopfzeile aktiv, und Sie können alle zugehörigen Unternehmen per E-Mail über die verfügbare Vereinbarung informieren.

Achtung: Hochgeladene Versionen können nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden. Wenn eine Korrektur nötig ist, laden Sie eine neue Version hoch – die vorherige Version bleibt im Verlauf sichtbar und kann durch Klicken auf die Versionsleiste aufgeklappt werden.

Eine neue Version der Vereinbarung hochladen

Wenn die Vereinbarung aktualisiert wird (z. B. nach einer rechtlichen Überprüfung), kehren Sie zum Abschnitt Vereinbarung zurück. Sie sehen die aktuelle Version als aufklappbare Kopfleiste. Darunter ist die Uploadzone weiterhin verfügbar, diesmal mit der Beschriftung „IGDTA Version 2 per Drag & Drop hochladen" (oder der nächsten Versionsnummer).

Laden Sie das aktualisierte PDF hoch. Ein Hinweistext erinnert Sie daran, alle zugehörigen Dateien hochzuladen, bevor Sie speichern, und darauf zu achten, dass gespeicherte Versionen unveränderlich sind. Nach Abschluss des Scans können Sie den Dateinamen optional inline umbenennen und anschließend auf Als Version 2 speichern klicken. Nach dem Speichern klicken Sie auf Benachrichtigen, um alle Parteien und berechtigten Unternehmen über die Aktualisierung zu informieren.

Um die Dateien einer älteren Version einzusehen, klicken Sie auf das Chevron-Symbol der entsprechenden Versionsleiste, um sie aufzuklappen. Alle historischen Versionen sind schreibgeschützt.

SCC-Klauseln je Jurisdiktion konfigurieren

Im Abschnitt SCC-Klauseln kann der Gruppenvertreter die anwendbaren Rechtsrahmen für Datenübertragungen in den drei unterstützten Jurisdiktionen erfassen: Europäischer Wirtschaftsraum (EWR), Vereinigtes Königreich und Schweiz.

Jede Jurisdiktion wird als Zeile mit einem Umschalter angezeigt. Wenn der Umschalter Inaktiv anzeigt, klicken Sie darauf, um die Jurisdiktion zu aktivieren – der Hintergrund der Zeile wird blau und zwei Textfelder erscheinen: Jurisdiktion und Datenschutzbehörde. Klicken Sie in das Feld Jurisdiktion und geben Sie den anwendbaren Gerichtsstand oder Rechtsrahmen ein. Klicken Sie in das Feld Datenschutzbehörde und tragen Sie den Namen der zuständigen Aufsichtsbehörde ein (z. B. „ICO" für das UK-Modul oder „EDÖB" für das Schweiz-Modul).

Falls eine Jurisdiktion für Ihre Gruppe nicht relevant ist, belassen Sie den Umschalter auf Inaktiv – die entsprechenden Felder bleiben ausgeblendet.

Sobald Sie eine Änderung in diesem Abschnitt vorgenommen haben, erscheint unten eine dunkle Schaltfläche Änderungen speichern. Klicken Sie darauf, um Ihre Aktualisierungen zu übermitteln. Die Schaltfläche verschwindet nach erfolgreichem Speichern und bestätigt damit, dass Ihre Konfiguration gespeichert wurde. Nutzer ohne Gruppenvertreter-Rolle sehen diesen Abschnitt ausschließlich im Lesemodus.

Gruppenvertreter je Jurisdiktion konfigurieren

Der Abschnitt Gruppenvertreter funktioniert identisch wie der Abschnitt SCC-Klauseln. Aktivieren Sie den Umschalter für jede Jurisdiktion, in der ein Gruppenvertreter benannt ist, und tragen Sie Name, Kontaktinformationen und Funktion in das erscheinende Freitextfeld ein. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Eingaben zu übermitteln.

Beitrittserklärung einreichen (berechtigte Parteigesellschaften)

Wenn Ihre Gesellschaft als beitrittsberechtigt zur IGDTA eingestuft wurde, sehen Sie einen Abschnitt Unternehmensstatus mit einem weißen Statusabzeichen „Berechtigt". Um der Vereinbarung offiziell beizutreten, laden Sie Ihre unterzeichnete Beitrittserklärung hoch.

Ziehen Sie Ihr PDF-Dokument auf die Uploadzone in diesem Abschnitt, oder klicken Sie zum Durchsuchen. Sobald die Datei als vorläufige Zeile erscheint, öffnen Sie das Dokumenttyp-Dropdown – das die Optionen „Beitrittserklärung", „Weitere Dokumentation" und „Kündigungsschreiben" anbietet – und wählen Sie Beitrittserklärung. Klicken Sie dann auf Speichern.

Achtung: Sie müssen vor dem Klicken auf Speichern einen Dokumenttyp auswählen. Wenn Sie ohne Auswahl speichern, blockiert das System den Vorgang und zeigt die Fehlermeldung „Bitte wählen Sie einen Dokumenttyp aus."

Nach dem Speichern ändert sich die Zeile zu „Eingereicht am [Datum] — Wartet auf Prüfung". Ihr Statusabzeichen bleibt auf „Berechtigt", bis der Gruppenvertreter das Dokument genehmigt. Nach der Genehmigung ändert sich Ihr Status zu „Parteimitglied".

Tipp: Pro Gesellschaft ist nur eine Beitrittserklärung zulässig. Sobald eine vorhanden ist, verschwindet die Option „Beitrittserklärung" aus dem Dokumenttyp-Dropdown für nachfolgende Uploads.

Eingereichte Dokumente einer Gesellschaft prüfen und genehmigen (Gruppenvertreter)

Wenn eine Parteigesellschaft ein Dokument hochlädt, erscheint es im Abschnitt Eingereichte Dokumente zur Prüfung. Jede Gesellschaft mit ausstehenden Dokumenten wird als aufklappbare Zeile mit ihrem Namen angezeigt.

Klicken Sie auf den Namen einer Gesellschaft – zum Beispiel „Acme GmbH" – um das Dokumentenprüfpanel zu öffnen. Sie sehen das Dokument mit Typbezeichnung, Einreichungsdatum, einer Schaltfläche Genehmigen und einem Link Entfernen.

Bevor Sie eine Beitrittserklärung genehmigen, sollten Sie das offizielle Beitrittsdatum erfassen. Klicken Sie auf den Datumsauswähler Beitritt oben im Panel und wählen Sie das Wirksamkeitsdatum aus dem Kalender. Klicken Sie dann auf Genehmigen. Das System speichert die Genehmigung und ändert den Status von „Acme GmbH" auf „Parteimitglied". Das Unternehmen verschwindet aus dem Abschnitt Eingereichte Dokumente zur Prüfung und wird unter „Parteien" im Abschnitt Status der Gruppenmitglieder sichtbar.

Wenn Sie ein Dokument ablehnen müssen – zum Beispiel weil es versehentlich hochgeladen wurde – klicken Sie stattdessen auf Entfernen. Das Dokument wird verworfen und der Datensatz der Gesellschaft entsprechend aktualisiert. Wurde eine Beitrittserklärung abgelehnt, kann die Gesellschaft eine neue einreichen.

Achtung: Die Schaltfläche Genehmigen bleibt deaktiviert und ausgegraut, bis der Schadsoftware-Scan der hochgeladenen Datei erfolgreich abgeschlossen ist. Wenn neben einer Datei noch das animierte Lupensymbol rotiert, warten Sie auf den Abschluss, bevor Sie genehmigen. Eine deaktivierte Genehmigen-Schaltfläche ist kein Berechtigungsproblem – es handelt sich um einen laufenden Scan.

Beitritts- oder Kündigungsdatum eines genehmigten Dokuments aktualisieren

Nachdem ein Dokument bereits genehmigt wurde, kann der Gruppenvertreter das Wirksamkeitsdatum dennoch anpassen. Suchen oder filtern Sie im Abschnitt Status der Gruppenmitglieder die jeweilige Gesellschaft, klappen Sie deren Panel auf und klicken Sie auf den Datumsauswähler Beitritt bzw. Kündigung. Wählen Sie das korrekte Datum; das System speichert die Änderung automatisch, ohne dass eine separate Speichertaste erforderlich ist.

Alle Unternehmen über eine Aktualisierung benachrichtigen

Nachdem Sie eine neue Vereinbarungsversion hochgeladen oder wesentliche Änderungen an den SCC-Klauseln oder Gruppenvertretern vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigen oben rechts in der Kopfzeile. Das System sendet eine E-Mail an alle mit der IGDTA verknüpften Unternehmen.

Während die Benachrichtigung versendet wird, zeigt die Schaltfläche ein Ladesymbol und ist vorübergehend deaktiviert, um doppelte Versendungen zu verhindern. Eine grüne Toast-Meldung bestätigt den Erfolg. Wenn einzelne Unternehmen nicht benachrichtigt werden konnten, listet eine rote oder orangefarbene Toast-Meldung die Namen der betroffenen Unternehmen auf, damit Sie diese manuell kontaktieren können.

Tipp: Die Schaltfläche Benachrichtigen ist ausgegraut und kann nicht verwendet werden, bis mindestens eine Version der Vereinbarung hochgeladen und gespeichert wurde. Falls die Schaltfläche inaktiv erscheint, prüfen Sie zunächst, ob im Abschnitt Vereinbarung eine gespeicherte Version vorhanden ist.

Das Verzeichnis der Gruppenmitglieder durchsuchen und filtern

Der Abschnitt Status der Gruppenmitglieder am unteren Ende der Seite ist ein durchsuchbares Verzeichnis aller Unternehmen der Gruppe. Er ist für alle Nutzer sichtbar, die Zugang zum IGDTA-Bereich haben.

Standardmäßig werden beim Laden Unternehmen mit dem Status Parteien (aktuelle Parteimitglieder) angezeigt. Um andere Kategorien einzusehen, klicken Sie auf einen der vier Filterknöpfe: Parteien, Im Rückzug, Ausgetretene Parteien oder Berechtigte Parteien. Der aktive Filter wird vollständig angezeigt; inaktive Filter erscheinen abgeblendet.

Um ein bestimmtes Unternehmen zu finden, geben Sie dessen Namen in das Suchfeld oben im Abschnitt ein. Das System wartet kurz, nachdem Sie aufgehört haben zu tippen, bevor die Suchanfrage gesendet wird – die kurze Verzögerung vor der Aktualisierung der Ergebnisse ist beabsichtigt.

Klicken Sie auf eine Unternehmenszeile, um das Dokumentenpanel aufzuklappen. Das Panel zeigt dieselben Datumsauswähler für Beitritt/Kündigung, die Uploadzone, vorläufige Dateien und genehmigte Dokumentzeilen, wie in den anderen Abschnitten beschrieben. Es kann jeweils nur das Panel eines Unternehmens gleichzeitig geöffnet sein.

Feldreferenz

• Vereinbarungstitel (in der Versionsleiste) — Der beschreibende Name einer Vereinbarungsversion, z. B. „IGDTA vom Mai 2025". Klicken Sie auf den Titeltext, um ihn inline zu bearbeiten. Enter speichert; Escape oder Klicken außerhalb bricht ab. Wenn Sie das Feld vollständig leeren und wegklicken, wird der ursprüngliche Titel automatisch wiederhergestellt. Nur durch Gruppenvertreter bearbeitbar; für alle anderen schreibgeschützt.
• Jurisdiktion (SCC-Klauseln) — Ein Freitextfeld für die Beschreibung des anwendbaren Gerichtsstands oder Rechtsrahmens eines SCC-Moduls (EWR, UK oder Schweiz). Pflichtfeld, wenn der Jurisdiktions-Umschalter aktiv ist.
• Datenschutzbehörde (SCC-Klauseln) — Ein Freitextfeld für den Namen der zuständigen Aufsichtsbehörde (z. B. ICO, EDÖB, eine nationale DPA). Pflichtfeld, wenn der Jurisdiktions-Umschalter aktiv ist.
• Beschreibung des Gruppenvertreters — Ein Freitextfeld für Name, Funktion und Kontaktdaten des benannten Gruppenvertreters einer Jurisdiktion. Pflichtfeld, wenn der Jurisdiktions-Umschalter aktiv ist.
• Dokumenttyp-Dropdown (Unternehmensstatus / Status der Gruppenmitglieder) — Muss vor dem Speichern einer vorläufigen Datei ausgewählt werden. Optionen: „Beitrittserklärung", „Weitere Dokumentation" und „Kündigungsschreiben". Die Option „Beitrittserklärung" wird entfernt, sobald eine solche bereits für die Gesellschaft vorliegt. Die Option „Kündigungsschreiben" ist nur für Gesellschaften verfügbar, die den Status „Parteimitglied" haben.

Verknüpfung mit dem Rest von DPMS

Der IGDTA-Bereich ist die maßgebliche Quelle für den Datensatz der konzerninternen Datenübertragungsvereinbarung Ihrer Organisation. Wenn Sie hier eine Vereinbarungsversion speichern, wird diese Information anderen Teilen von DPMS zur Verfügung gestellt, die prüfen müssen, ob eine gültige IGDTA vorliegt.

Die Schaltfläche Benachrichtigen auf diesem Bildschirm ist der Auslöser für die unternehmensübergreifende Kommunikation über die Vereinbarung. Eine Benachrichtigung kann erst versendet werden, wenn eine gespeicherte Vereinbarungsversion vorhanden ist – dieser Bereich muss also zuerst eingerichtet werden, bevor der Benachrichtigungsworkflow beginnen kann.

Die Genehmigung der Beitrittserklärung einer Gesellschaft hier ändert deren Status von „Berechtigt" auf „Parteimitglied" in allen relevanten Bereichen von DPMS. Der Abschnitt Unternehmensstatus der betreffenden Gesellschaft spiegelt die Änderung beim nächsten Besuch wider.

PDF-Dateien, die über das Vorschau-Symbol geöffnet werden, öffnen sich in einem neuen Browser-Tab. Dateien können auch direkt über das Download-Symbol in jeder Dokumentzeile heruntergeladen werden.

Nach dem Abschluss der Ersteinrichtung auf diesem Bildschirm empfehlen sich folgende nächste Schritte:

• Vereinbarungsdokument hochladen und speichern.
• SCC-Klauseln für alle relevanten Jurisdiktionen konfigurieren.
• Gruppenvertreter je Jurisdiktion benennen.
• Auf Benachrichtigen klicken, um berechtigte Unternehmen zu informieren.
• Eingereichte Beitrittserklärungen prüfen und genehmigen, während Unternehmen der Vereinbarung beitreten.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Wählen Sie immer zuerst einen Dokumenttyp aus dem Dropdown aus, bevor Sie auf Speichern klicken. Der häufigste Erstnutzerfehler besteht darin, eine Datei hochzuladen und sofort zu speichern – das System blockiert den Vorgang und zeigt eine Fehlermeldung an.

Achtung: Die Schaltfläche Benachrichtigen bleibt ausgegraut, bis ein Vereinbarungsdokument hochgeladen und gespeichert wurde. Laden Sie zuerst die Vereinbarung hoch, falls die Schaltfläche inaktiv erscheint.

• Genehmigte Dokumente sind unveränderlich. Sobald eine Version gespeichert ist, können ihre Dateien weder bearbeitet noch gelöscht werden. Um einen Fehler zu korrigieren, laden Sie eine neue Version hoch – die alte Version bleibt im Verlauf sichtbar und kann aufgeklappt werden.
• Pro Gesellschaft ist nur eine Beitrittserklärung zulässig. Das Dropdown entfernt diese Option automatisch, sobald eine vorhanden ist. Wenn eine Gesellschaft ihre Erklärung ersetzen muss, muss der Gruppenvertreter zuerst die vorhandene über den Link Entfernen im Prüfpanel ablehnen.
• Die Suche im Abschnitt „Status der Gruppenmitglieder" zeigt standardmäßig „Parteien" an. Wenn Sie nach einem Unternehmen suchen, das zwar berechtigt, aber noch nicht beigetreten ist, klicken Sie zunächst auf den Filterknopf Berechtigte Parteien – diese Unternehmen erscheinen nicht in der Standardansicht.

Achtung: Die Schaltfläche Genehmigen bleibt deaktiviert, bis der Schadsoftware-Scan abgeschlossen ist. Ein rotierendes Lupensymbol bedeutet, dass der Scan noch läuft. Eine deaktivierte Genehmigen-Schaltfläche ist kein Hinweis auf ein Berechtigungsproblem – warten Sie auf den Abschluss des Scans.

• Historische Vereinbarungsversionen sind schreibgeschützt. Sie können aufgeklappt werden, um Dateien einzusehen, aber Titel können nicht bearbeitet und Dateien können nicht hinzugefügt werden. Nur die neueste Version unterstützt Titelbearbeitung und hat eine aktive Uploadzone.