Gruppe bearbeiten

Gruppe bearbeiten

Gruppen (Audiences) sind das Herzstück der Zugriffsverwaltung in DPMS. Anstatt Berechtigungen für jedes einzelne Dokument zu vergeben, erstellen Sie eine benannte Gruppe – zum Beispiel „Rechtsabteilung" oder „Externe Prüfer" –, weisen ihr Benutzer und Unternehmen zu und legen genau fest, welche Compliance-Module diese Benutzer lesen oder bearbeiten dürfen. Auf dem Bildschirm Gruppe bearbeiten konfigurieren Sie alle Details einer bestehenden Gruppe: den Namen, die zugehörigen Unternehmen, die einzelnen Mitglieder und die genauen Lese- und Schreibrechte je Modul. Compliance-Manager, Datenschutzbeauftragte und IT-Administratoren besuchen diesen Bildschirm regelmäßig, um Zugriffsrechte an organisatorische Veränderungen anzupassen.

So öffnen Sie diesen Bildschirm

• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Allgemeine Einstellungen.
• Wählen Sie im daraufhin eingeblendeten Menü Gruppenverwaltung aus.
• Klicken Sie in der Übersichtsliste auf eine beliebige Gruppe (oder auf das Bearbeitungssymbol am Ende der Zeile).

Sie benötigen entweder die Berechtigung zum Bearbeiten oder zum Erstellen von Gruppen, um diesen Bildschirm öffnen zu können. Fehlt beides, zeigt DPMS stattdessen eine Seite mit der Meldung „Zugriff verweigert". Die Übersichtsliste selbst erfordert Leseberechtigung für Gruppen; Benutzer ohne diese Berechtigung sehen den Menüpunkt gar nicht erst.

Überblick über den Bildschirm

Der Bildschirm verwendet das Standard-DPMS-Layout: eine Seitenleiste links mit dem Menü für allgemeine Einstellungen (wobei Gruppenverwaltung hervorgehoben ist) und ein großes Inhaltsbereich rechts, der etwa vier Fünftel der Bildschirmbreite einnimmt.

Am oberen Rand des Inhaltsbereichs befindet sich eine Brotkrumenleiste mit dem Pfad Allgemeine Einstellungen > Gruppen; der Name der aktiven Registerkarte wird blau hervorgehoben. Kleine Pfeilschaltflächen links und rechts in der Brotkrumenleiste ermöglichen das Wechseln zwischen den Registerkarten. Darunter folgt die Formularkopfzeile mit einem Zurück-Pfeil, dem Titel Gruppen und einem horizontalen Registerkartenmenü mit vier Einträgen: Allgemein, Unternehmen hinzufügen, Benutzer hinzufügen und Berechtigungen hinzufügen. Da Sie einen bestehenden Datensatz bearbeiten, sind alle vier Registerkarten sofort anklickbar.

Das Hauptkarten-Element unterhalb des Registerkartenmenüs ändert seinen Inhalt vollständig, je nachdem welche Registerkarte aktiv ist. Auf jeder Registerkarte befindet sich in der unteren rechten Ecke der Karte eine Schaltfläche Speichern.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

Name, Beschreibung oder Verantwortliche aktualisieren

Wenn Sie eine Gruppe öffnen, landen Sie auf der Registerkarte Allgemein. Hier legen Sie den Anzeigenamen und die Beschreibung der Gruppe fest – Details, die in jeder Zugriffsverwaltungs-Dropdown-Liste in DPMS erscheinen und daher so klar wie möglich formuliert sein sollten.

• Klicken Sie in das Feld Name und geben Sie eine prägnante Bezeichnung ein, z. B. „HR-Abteilung" oder „Externe Prüfer". Das Feld unterstützt automatische Übersetzung: Wenn die KI-Übersetzungsfunktion in Ihrem DPMS aktiviert ist, erscheint neben dem Feld eine kleine Schaltfläche, mit der andere Sprachversionen automatisch ausgefüllt werden können.
• Das Feld Beschreibung ist optional, wird jedoch dringend empfohlen. Erläutern Sie hier, wer zu dieser Gruppe gehört und warum – so können Kolleginnen und Kollegen, die die Gruppe nicht erstellt haben, deren Zweck auf einen Blick verstehen.
• Der Multi-Auswahl Verantwortliche Person ist mit der Person vorbelegt, die die Gruppe ursprünglich gespeichert hat (oder mit dem aktuell angemeldeten Benutzer, falls das Feld leer war). Klicken Sie in das Feld, um nach Benutzern zu suchen und weitere hinzuzufügen oder vorhandene Einträge durch Klick auf das × zu entfernen. Super-Administrator-Konten werden aus dieser Liste ausgeschlossen.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS übernimmt die Änderungen und wechselt automatisch zur Registerkarte Unternehmen hinzufügen. Alle Zugriffsverwaltungs-Dropdown-Listen in DPMS werden sofort aktualisiert, sodass der neue Name unverzüglich sichtbar ist.

Hinweis: Wenn Sie die verantwortliche Person ändern, wird diese nicht automatisch benachrichtigt – informieren Sie sie bitte direkt.

Unternehmen hinzufügen oder entfernen

Auf der Registerkarte Unternehmen hinzufügen legen Sie fest, welche Ihrer beratenen Unternehmen dieser Gruppe zugeordnet sind. In einer DPMS-Umgebung mit mehreren Unternehmen bestimmt dies, auf wessen Daten die Mitglieder dieser Gruppe letztlich zugreifen können.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Unternehmen hinzufügen.
• Die Dropdown-Liste Zugeordnete Unternehmen zeigt alle Unternehmen, mit denen Ihre Organisation eine Beratungsbeziehung hat. Ihr eigenes Unternehmen ist visuell hervorgehoben. Wählen Sie alle Unternehmen aus, die zur Gruppe gehören sollen. Bereits gespeicherte Auswahlen werden angezeigt; Sie können weitere hinzufügen oder bestehende durch Klick auf das × entfernen.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS speichert die Zuordnungen und wechselt zur Registerkarte Benutzer hinzufügen.

Hinweis: Wenn Sie ein Unternehmen aus der Liste entfernen und später wieder hinzufügen, können die zuvor konfigurierten Berechtigungen auf dem Server noch vorhanden sein. Prüfen Sie nach dem erneuten Hinzufügen eines Unternehmens die Registerkarte Berechtigungen hinzufügen, um die Einstellungen zu überprüfen.

Benutzer hinzufügen oder entfernen

Auf der Registerkarte Benutzer hinzufügen legen Sie genau fest, welche Personen Mitglieder dieser Gruppe sind. Nur die hier aufgeführten Benutzer profitieren tatsächlich von den konfigurierten Berechtigungen.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer hinzufügen. Eine durchsuchbare Tabelle mit allen berechtigten DPMS-Benutzern wird angezeigt. Externe Konten und Super-Administratoren werden automatisch ausgeschlossen.
• Nutzen Sie die Suchleiste am oberen Rand der Tabelle, um nach Name oder E-Mail-Adresse zu filtern.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Person, die zur Gruppe gehören soll. Bereits vorhandene Mitglieder sind vorausgewählt. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen einer Person, um sie zu entfernen.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS aktualisiert die Mitgliederliste und wechselt zur Registerkarte Berechtigungen hinzufügen.

Tipp: Vergessen Sie nicht, den Schritt Benutzer hinzufügen abzuschließen, bevor Sie die Gruppe als fertig betrachten. Eine Gruppe mit Unternehmen und Berechtigungen, aber ohne Benutzer, hat keinerlei praktische Auswirkung.

Modulberechtigungen konfigurieren

Die Registerkarte Berechtigungen hinzufügen ist der detaillierteste Schritt. Hier entscheiden Sie, auf welche DPMS-Module die Gruppe zugreifen darf und in welchem Umfang – nur lesen, lesen und schreiben oder kein Zugriff –, und zwar unabhängig für jedes der zugeordneten Unternehmen.

• Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen hinzufügen. Eine Einzelauswahl-Dropdown-Liste mit dem Label Zugeordnete Unternehmen zeigt das erste Unternehmen aus Ihrer Liste vorausgewählt an. Die Kontrollkästchen-Tabelle darunter zeigt sofort die aktuellen Einstellungen dieses Unternehmens.
• Prüfen Sie die Tabelle. Jede Zeile steht für ein DPMS-Modul: ROPA, TOMs, Assets, DSFA, Assessments, Berechtigte Interessen, Dokumente, Projekte, Vorfälle und Betroffenenanfragen. Jede Zeile hat zwei Kontrollkästchen: Lesezugriff und Schreibzugriff.
• Das Aktivieren von Lesezugriff für ein Modul bedeutet, dass Gruppenmitglieder Datensätze dieses Typs, denen diese Gruppe zugewiesen ist, einsehen können.
• Das Aktivieren von Schreibzugriff bedeutet, dass sie diese Datensätze auch erstellen und bearbeiten können.
• Ein Alle auswählen-Kontrollkästchen oben in jeder Spalte ermöglicht das Erteilen oder Entziehen aller Berechtigungen auf einmal.
• Klicken Sie auf Speichern, um die Berechtigungen für das aktuell ausgewählte Unternehmen zu speichern. DPMS speichert ausschließlich die Änderungen für dieses Unternehmen.
• Wenn Ihre Gruppe mehrere Unternehmen umfasst, wählen Sie über die Dropdown-Liste das nächste Unternehmen aus, konfigurieren Sie dessen Kontrollkästchen und klicken Sie erneut auf Speichern. Wiederholen Sie dies für jedes Unternehmen.

Hinweis: Jedes Unternehmen muss separat gespeichert werden. Wenn Sie in der Dropdown-Liste zu einem anderen Unternehmen wechseln, ohne vorher zu speichern, gehen alle nicht gespeicherten Änderungen am aktuellen Unternehmen verloren. Es gibt keine Option „Alle Unternehmen auf einmal speichern".

Tipp: Das Speichern auf der Registerkarte Berechtigungen hinzufügen aktualisiert die Gruppen-Dropdown-Listen in den Zugriffsverwaltungs-Panels nicht sofort. Diese Listen werden nur aktualisiert, wenn Sie auf den Registerkarten „Allgemein", „Unternehmen hinzufügen" oder „Benutzer hinzufügen" speichern. Die Berechtigungsänderungen selbst werden jedoch sofort auf dem Server wirksam.

Feldreferenz

Name — Der Anzeigename der Gruppe. Diese Bezeichnung erscheint in jeder Zugriffsverwaltungs-Dropdown-Liste in DPMS. Wählen Sie daher eine prägnante, aussagekräftige Bezeichnung. Nicht technisch erforderlich, aber eine Gruppe ohne Namen ist nicht sinnvoll nutzbar.

Beschreibung — Eine Freitextbeschreibung des Zwecks der Gruppe – wer dazugehört und warum. Optional, aber sehr hilfreich für Administratoren, die die Gruppe nicht selbst erstellt haben.

Verantwortliche Person — Einer oder mehrere DPMS-Benutzer, die für die Pflege dieser Gruppe verantwortlich sind. Wird beim ersten Speichern einer neuen Gruppe mit dem erstellenden Benutzer vorbelegt. Super-Administratoren werden von der Auswahlliste ausgeschlossen.

Zugeordnete Unternehmen (Registerkarte „Unternehmen hinzufügen") — Eine Mehrfachauswahl der beratenen Unternehmen, die der Gruppe zugeordnet werden sollen. Nur Unternehmen mit einer Beratungsbeziehung zu Ihrer Organisation erscheinen hier. Die Auswahl eines Unternehmens hier ist Voraussetzung dafür, dass auf der Registerkarte „Berechtigungen hinzufügen" Rechte für dieses Unternehmen konfiguriert werden können.

Zugeordnete Unternehmen (Registerkarte „Berechtigungen hinzufügen") — Eine Einzelauswahl, mit der Sie festlegen, für welches Unternehmen Sie die Berechtigungsmatrix anzeigen und bearbeiten möchten. Standardmäßig ist das erste Unternehmen der Liste vorausgewählt. Ein Wechsel der Auswahl aktualisiert die Kontrollkästchen-Tabelle darunter.

Lesezugriff / Schreibzugriff (Kontrollkästchen-Tabelle) — Boolesche Flags pro Modul und Unternehmen. Lesezugriff erlaubt das Einsehen von Datensätzen; Schreibzugriff erlaubt zusätzlich das Erstellen und Bearbeiten. Beide Felder sind standardmäßig deaktiviert, wenn ein Unternehmen der Gruppe erstmals zugeordnet wird.

Verknüpfungen mit dem Rest von DPMS

Die hier konfigurierte Gruppe wird als auswählbare Option im Zugriff verwalten-Panel für jeden Compliance-Datensatz in DPMS verfügbar – einschließlich ROPA-Einträgen, DSFAs, Lieferantendatensätzen, TOMs, Assets, Dokumenten, Assessments zu berechtigten Interessen, Projekten, Vorfällen, Betroffenenanfragen, Besprechungsaktivitäten und Datenerfassungspunkten. Wenn ein Compliance-Beauftragter diese Gruppe einem Datensatz zuweist, nutzt DPMS sofort die hier konfigurierten Lese-/Schreibberechtigungen, um zu bestimmen, was die Mitglieder der Gruppe sehen und tun dürfen.

Die Zugriffsverwaltungs-Dropdown-Listen in ganz DPMS werden aus einer gemeinsamen Gruppenliste befüllt, die jedes Mal aktualisiert wird, wenn Sie auf den Registerkarten „Allgemein", „Unternehmen hinzufügen" oder „Benutzer hinzufügen" speichern. Eine neu erstellte oder umbenannte Gruppe steht anderen Benutzern also fast sofort zur Verfügung.

Prüfen Sie nach dem Abschluss aller vier Registerkarten, ob die Gruppe wie erwartet funktioniert, indem Sie einen der Compliance-Datensätze öffnen, denen sie zugewiesen werden soll, und nachsehen, ob sie im Panel „Zugriff verwalten" erscheint. Falls die Gruppe in gefilterten Dropdown-Listen nicht auftaucht (z. B. bei der Massenzuweisung von Zugriffsrechten), überprüfen Sie, ob für mindestens ein Unternehmen auf der Registerkarte „Berechtigungen hinzufügen" der Lesezugriff für das betreffende Modul aktiviert ist – Gruppen ohne Unternehmensberechtigungen werden aus diesen gefilterten Listen ausgeblendet.

Tipps und häufige Fehler

Hinweis: Beim Erstellen einer brandneuen Gruppe sind die Registerkarten Unternehmen hinzufügen, Benutzer hinzufügen und Berechtigungen hinzufügen gesperrt, bis Sie die Registerkarte Allgemein gespeichert haben. Wenn diese Registerkarten ausgegraut erscheinen, kehren Sie zu „Allgemein" zurück und klicken Sie auf „Speichern".

Tipp: Betrachten Sie die vier Registerkarten als eine Checkliste in dieser Reihenfolge: Allgemein → Unternehmen → Benutzer → Berechtigungen. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Unternehmen müssen gespeichert sein, bevor Berechtigungen für sie konfiguriert werden können; Benutzer müssen hinzugefügt werden, bevor jemand die Zugriffsrechte tatsächlich nutzen kann.

• Die Berechtigungen jedes Unternehmens müssen separat gespeichert werden. Wenn Ihre Gruppe drei Unternehmen umfasst, müssen Sie jedes Unternehmen in der Dropdown-Liste auswählen, die Kontrollkästchen konfigurieren und drei Mal getrennt auf „Speichern" klicken. Wenn Sie ein Unternehmen verlassen, ohne zu speichern, gehen die Änderungen verloren.
• Das Entfernen eines Unternehmens auf der Registerkarte „Unternehmen hinzufügen" löscht dessen Berechtigungen nicht automatisch. Wenn Sie ein Unternehmen entfernen und später wieder hinzufügen, können die alten Berechtigungseinstellungen noch vorhanden sein. Überprüfen Sie die Registerkarte „Berechtigungen hinzufügen" immer nach dem erneuten Hinzufügen eines Unternehmens.
• Externe Benutzer können nicht zu Gruppen hinzugefügt werden. DPMS filtert Azure AD-Gastkonten und ähnliche externe Benutzer aus der Benutzertabelle heraus. Wenn externe Stakeholder Zugriff benötigen, klären Sie mit Ihrem IT-Administrator, ob ihnen ein reguläres DPMS-Konto eingerichtet werden kann.
• Die verantwortliche Person wird beim ersten Speichern einer neuen Gruppe mit dem aktuell angemeldeten Benutzer vorbelegt. Wenn Sie Gruppen im Namen einer anderen Person einrichten, denken Sie daran, dieses Feld vor dem Speichern der Registerkarte „Allgemein" zu aktualisieren.
• Eine Gruppe ohne zugewiesene Benutzer hat keine Auswirkung. Es passiert leicht, dass Unternehmen und Berechtigungen sorgfältig konfiguriert werden, der Schritt „Benutzer hinzufügen" aber vergessen wird – besonders beim Bearbeiten einer Gruppe über mehrere Sitzungen hinweg. Prüfen Sie stets die Registerkarte „Benutzer hinzufügen", bevor Sie die Gruppe als vollständig eingerichtet betrachten.