Assets durchsuchen

Assets durchsuchen

Die Seite Assets durchsuchen ist das zentrale Inventar aller in DPMS erfassten Informations-Assets Ihrer Organisation – Datenbanken, Anwendungen, Cloud-Dienste, Geräte und alle anderen Ressourcen, die ein Datenschutz- oder Sicherheitsrisiko tragen können. Sie bildet den Ausgangspunkt des gesamten Risikomanagement-Lebenszyklus: Bevor Sie einem Asset einen Risikostandard zuweisen, Risikoszenarien verknüpfen, Sicherheitsmaßnahmen implementieren oder einen Behandlungsplan erstellen können, muss das Asset in dieser Liste vorhanden sein. Datenschutzbeauftragte, IT-Administratoren, Risikomanager und Compliance-Beauftragte nutzen diese Seite regelmäßig – um neue Assets zu registrieren, die Risikolage zu überwachen oder zu prüfen, ob jedes Asset korrekt zugeordnet und kategorisiert ist.

Wie Sie die Seite aufrufen

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich Risikomanagement und klicken Sie auf Assets. Die Seite öffnet sich direkt – ein Untermenü oder ein weiterer Tab ist nicht erforderlich. Sie benötigen mindestens Leserechte für Assets. Nutzerinnen und Nutzer mit vollständigen Leserechten sehen alle Assets der Organisation; wer nur Eigentümer-Leserechte hat, sieht ausschließlich die Assets, für die er oder sie verantwortlich ist. Ohne entsprechende Berechtigung erscheint der Menüpunkt Assets in der Seitenleiste nicht, und eine direkte Navigation über die Adressleiste führt zur Seite „Zugriff verweigert".

Was Sie sehen

Die Seite gliedert sich in zwei Hauptbereiche. Ganz oben befindet sich ein Kopfbereich, der sich über die gesamte Seitenbreite erstreckt. Auf der linken Seite erscheint das Wort Assets als Seitentitel. Auf der rechten Seite befinden sich die beiden wichtigsten Steuerelemente: der Button Neues Asset (für Nutzende mit Bearbeitungsrechten) und der Umschalter Asset-Ansicht / Gruppen-Ansicht.

Direkt unterhalb des Kopfbereichs liegt eine Such- und Filterleiste, ebenfalls über die gesamte Breite, in der Sie Text eingeben oder strukturierte Filter aufbauen können, um die Liste einzugrenzen.

Den Rest der Seite nimmt die Asset-Tabelle ein – eine Zeile pro Asset (oder pro Asset-Gruppe, wenn Sie zur Gruppenansicht wechseln). Spaltenüberschriften verlaufen oben über die gesamte Tabelle; bestimmte Überschriften sind klickbar und sortieren die Liste. Am unteren Ende laden weitere Datensätze nach, während Sie scrollen oder zwischen Seiten blättern.

Sind noch keine Assets angelegt oder trifft der aktive Filter auf keine Einträge zu, zeigt die Tabelle einen Hinweis auf den leeren Zustand an – anstatt einfach weiß zu bleiben.

Mit dieser Seite arbeiten

Ein neues Asset zum ersten Mal erfassen

Wenn ein neues System, eine Anwendung oder ein Dienst nachverfolgt werden soll – zum Beispiel ein gerade beschafftes CRM-Tool –, prüfen Sie zunächst, ob es bereits vorhanden ist. Geben Sie den Namen des Tools in die Suchleiste ein und sehen Sie die Ergebnisse durch. Erscheint kein passender Eintrag, klicken Sie oben rechts auf Neues Asset. Dies öffnet das Erstellungsformular mit leeren Feldern.

Füllen Sie das Feld Name in der primären Sprache Ihrer Organisation aus (Namen werden sprachspezifisch gespeichert, sodass Kolleginnen und Kollegen, die andere Sprachen verwenden, bei Bedarf eine übersetzte Version sehen können). Wählen Sie den passenden Typ – zum Beispiel „Software" – und tragen Sie die Lokation ein (etwa „AWS eu-west-1"). Weisen Sie sich selbst oder die zuständige Person als Verantwortliche Person zu und legen Sie die Datenschutz- oder Risikobeauftragte Person als Risikoverantwortliche fest. Nach dem Speichern registriert DPMS das Asset, aktualisiert alle Asset-Dropdown-Felder im gesamten System (damit andere Seiten, auf denen Assets verknüpft werden können, den neuen Eintrag sofort anzeigen) und leitet Sie direkt zum Detailbildschirm des Assets weiter. Dort können Sie das Asset einer Gruppe zuweisen und es mit einem Risikostandard verknüpfen – zwei Schritte, die notwendig sind, bevor ein Risiko-Score berechnet werden kann.

Achtung: Das Anlegen des Asset-Datensatzes ist lediglich der erste Schritt. Solange das Asset keiner Gruppe angehört (oder auf seinem Detailbildschirm kein asset-spezifisches Risikomanagement aktiviert ist) und mit keinem Risikostandard verknüpft ist, bleiben die Risiko-Spalten in dieser Liste leer. Das Asset ist hier sichtbar, erscheint jedoch in keinem Risikoworkflow.

Zwischen einzelnen Assets und Asset-Gruppen wechseln

Der Umschalter Asset-Ansicht / Gruppen-Ansicht oben rechts im Kopfbereich steuert, was die Tabelle anzeigt. In der standardmäßigen Asset-Ansicht steht jede Zeile für ein einzelnes Asset. Klicken Sie den Umschalter auf Gruppen-Ansicht, um die Tabelle so umzugestalten, dass jede Zeile eine Asset-Gruppe repräsentiert – eine logische Sammlung verwandter Assets wie „Cloud-Infrastruktur" oder „HR-Systeme".

Die Gruppenansicht ist besonders nützlich für Risikomanager, die vor einem Vorstandsbericht ein übergeordnetes Bild benötigen: Statt durch dutzende einzelne Assets zu scrollen, sehen Sie die aggregierten Risiko-Scores für jede Gruppe nebeneinander. Ein Klick auf eine Gruppenzeile öffnet den Detailbildschirm der Asset-Gruppe, wo Sie tiefer in die einzelnen Assets und die zugehörigen Risikoszenarien einsteigen können.

Ihre Ansichtspräferenz wird automatisch in Ihrem Browser gespeichert. Beim nächsten Öffnen der Assets-Seite – auch nach dem Abmelden und erneuten Anmelden – merkt sich DPMS, ob Sie zuletzt die Asset-Ansicht oder die Gruppenansicht verwendet haben.

Tipp: Die Einstellung des Umschalters wird pro Browser gespeichert, nicht pro Benutzerkonto. Öffnet eine Kollegin oder ein Kollege dieselbe URL auf einem anderen Gerät, sieht diese Person ihre eigene gespeicherte Präferenz. Wenn jemand meldet, er oder sie „sehe keine einzelnen Assets", fragen Sie zunächst, ob der Umschalter auf Gruppenansicht steht.

Die Liste filtern, um bestimmte Assets zu finden

Die Such- und Filterleiste ermöglicht es Ihnen, die Tabelle auf zwei Arten einzugrenzen. Sie können direkt einen Namen eintippen, um eine Freitextsuche durchzuführen, oder Sie bauen einen strukturierten Filter auf, indem Sie ein Feld (z. B. Gruppen oder Typ), einen Operator und einen Wert auswählen.

Ein typisches Compliance-Szenario: Eine Compliance-Beauftragte möchte prüfen, ob jedes Asset in der Gruppe „HR-Systeme" eine zugewiesene Verantwortliche Person hat. Sie klickt in die Filterleiste, wählt Gruppen, wählt den Operator „ist gleich" und tippt „HR-Systeme". Die Tabelle zeigt sofort nur noch Assets dieser Gruppe an. Anschließend scannt sie die Spalte Asset-Eigentümer; jede Zeile mit einem leeren Eigentümerfeld kennzeichnet ein Asset, das Aufmerksamkeit braucht. Ein Klick auf diese Zeile öffnet den Detailbildschirm, auf dem eine verantwortliche Person zugewiesen werden kann.

Sie können auch automatisch zu einer vorgefilterten Ansicht gelangen: Navigieren Sie über den Gruppennamen im Breadcrumb-Bereich eines Asset-Detailbildschirms zurück, füllt DPMS den Gruppenfilter für Sie vor. Um wieder alle Assets zu sehen, löschen Sie den Filter einfach in der Suchleiste.

Assets sequenziell mit Vor- / Zurück-Navigation prüfen

Nachdem Sie einen Filter gesetzt haben – etwa alle Assets vom Typ „Datenbank" –, können Sie die Treffer der Reihe nach durchgehen, ohne nach jedem Asset zur Liste zurückzukehren. Klicken Sie auf die erste Asset-Zeile, um den Detailbildschirm zu öffnen. Im Breadcrumb-Bereich oben auf dem Detailbildschirm erscheinen Pfeil-Icons nach links und rechts. Ein Klick auf den rechten Pfeil springt zum nächsten Asset in Ihrem gefilterten Ergebnissatz; der linke Pfeil bringt Sie zum vorherigen. Das ist besonders praktisch für Datenschutzbeauftragte, die vor einem Audit die allgemeinen Informationen aller Assets einer bestimmten Kategorie prüfen müssen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Breadcrumb-Link Assets, um zur Liste zurückzukehren – Ihr Filter bleibt dabei erhalten.

Ein Asset löschen oder bearbeiten, ohne es zu öffnen

Jede Zeile in der Asset-Tabelle enthält ein Drei-Punkte-Menü (⋯), das beim Hovern über die Zeile erscheint. Ein Klick auf dieses Icon öffnet ein kleines Dropdown-Menü mit kontextbezogenen Aktionen wie Löschen oder Duplizieren. So kann ein IT-Administrator ein dekommissioniertes Asset schnell entfernen, ohne den vollständigen Detailbildschirm aufrufen zu müssen. Destruktive Aktionen wie Löschen sind nur für Nutzende mit Schreibrechten verfügbar; Nutzende mit reinen Leserechten sehen diese Optionen nicht.

Feldübersicht

Die in der Asset-Tabelle angezeigten Spalten spiegeln die wichtigsten Eigenschaften eines Asset-Datensatzes wider. Hier erfahren Sie, was die einzelnen Spalten enthalten und worauf Sie achten sollten:

• Name — Der Anzeigename des Assets in Ihrer aktuellen Sprache. Ist für Ihre Sprache kein Name eingetragen, weicht DPMS auf eine andere verfügbare Sprache aus. Ein Gedankenstrich (—) bedeutet, dass in keiner Sprache ein Name erfasst wurde – dies sollte im Detailbildschirm nachgeholt werden.
• Typ — Ein oder mehrere Typ-Tags, die dem Asset zugewiesen sind (z. B. „Software", „Hardware", „Prozess"). Mehrere Typen werden kommagetrennt angezeigt. Ein leeres Feld bedeutet, dass kein Typ vergeben wurde – eine Lücke, die aus Konsistenzgründen behoben werden sollte.
• Lokationen — Der physische oder logische Standort des Assets. Dieses Feld ist anklickbar und ermöglicht gegebenenfalls eine kontextbezogene Navigation. Ein leerer Wert bedeutet, dass bei der Erstellung kein Standort angegeben wurde.
• Gruppen — Die Asset-Gruppe(n), der das Asset angehört. Mehrere Gruppen werden kommagetrennt angezeigt. Eine leere Gruppen-Spalte ist ein bedeutsames Signal: Assets ohne Gruppe können keine gruppenweiten Risikostandards erben, sofern kein asset-spezifisches Risikomanagement separat aktiviert wurde. Nicht zugewiesene Assets zeigen keinen Risiko-Score.
• Asset-Eigentümer (Verantwortliche Personen) — Die Person(en), die für das tägliche Management des Assets verantwortlich sind. DPMS unterstützt mehrere Verantwortliche pro Asset. Ein leeres Feld ist ein häufiger Befund bei Compliance-Audits – jedes Asset sollte mindestens eine Eigentümerin oder einen Eigentümer haben.
• Risikoverantwortliche(r) — Die Person, die für das mit dem Asset verbundene Risiko verantwortlich ist. Diese Person kann sich von der operativ zuständigen Person unterscheiden und ist diejenige, die Risikoentscheidungen akzeptiert, eskaliert oder Maßnahmen einleitet. Ein leeres Feld bedeutet, dass keine risikoverantwortliche Person benannt wurde.

Einbettung in den DPMS-Gesamtprozess

Die Seite Assets durchsuchen ist der erste Schritt im Risikomanagement-Lebenszyklus von DPMS, und nahezu alles andere im System baut darauf auf.

Was auf diese Seite verweist: Die Seitenleiste verlinkt von überall in DPMS hierher. Asset-Detailbildschirme zeigen einen klickbaren Breadcrumb-Link „Assets", der Sie hierher zurückführt – manchmal mit einem vorausgefüllten Gruppenfilter. Assessment-Prüfportale und ROPA-Detailbildschirme verlinken ebenfalls auf diese Seite, wenn jemand ein verknüpftes Asset prüfen oder auswählen möchte.

Was von dieser Seite ausgeht: Ein Klick auf eine beliebige Zeile öffnet den Asset-Detailbildschirm, der alle Unterregisterkarten enthält: Allgemeine Informationen, Risiko (Standards, Schwellenwerte, Szenarien, Behandlungsoptionen und Behandlungspläne), Assessments, Externe Empfänger (Lieferanten), Datenlöschaufgaben, Zugriffsverwaltung und Workflow. Ein Klick auf Neues Asset öffnet das Asset-Erstellungsformular. Wechseln Sie in die Gruppenansicht und klicken Sie auf eine Zeile, öffnet sich der Asset-Gruppen-Detailbildschirm.

Systemweite Auswirkung: Jedes Mal, wenn Sie ein Asset erstellen oder aktualisieren, aktualisiert DPMS die Asset-Dropdown-Listen, die in der gesamten Plattform verwendet werden – in ROPA-Aktivitäten, Datenerhebungspunkten, Assessments und mehr. Existieren keine Assets in dieser Liste, erscheinen diese Dropdown-Felder auf anderen Bildschirmen leer, und Nutzende können keine Assets mit Verarbeitungstätigkeiten oder Assessments verknüpfen.

Was nach dieser Seite folgt: Nachdem Sie ein Asset erstellt haben, navigieren Sie zu dessen Detailbildschirm und führen mindestens zwei weitere Schritte durch: (1) Weisen Sie das Asset einer Asset-Gruppe zu oder aktivieren Sie das asset-spezifische Risikomanagement, und (2) verknüpfen Sie es mit einem Risikostandard. Ohne diese beiden Schritte generiert das Asset keinen Risiko-Score und erscheint in keinem Behandlungsplan-Workflow.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Der Umschalter Asset-Ansicht / Gruppen-Ansicht wird pro Browser gespeichert, nicht zentral. Zwei Personen, die gleichzeitig /asset aufrufen, sehen möglicherweise völlig unterschiedliche Ansichten. Wenn jemand meldet, er oder sie „sehe keine Assets", prüfen Sie als Erstes, ob der Umschalter auf Gruppenansicht steht.

Tipp: Nachdem Sie Filter gesetzt und einen Asset-Detailbildschirm aufgerufen haben, kehren Sie immer über den Breadcrumb-Link Assets oder den Zurück-Pfeil auf dem Detailbildschirm zur Liste zurück. Die Browser-eigene Zurück-Schaltfläche bewahrt den Filterzustand möglicherweise nicht korrekt.

• Assets ohne Gruppe und ohne Risikostandard zeigen immer einen leeren Risiko-Score. Das Registrieren des Assets ist die Voraussetzung, aber der Risikoworkflow startet erst, wenn das Asset korrekt verknüpft ist. Machen Sie es zur Gewohnheit, die Gruppen- und Standardzuweisung unmittelbar nach der Erstellung abzuschließen.
• Die Spalte „Asset-Eigentümer" kann mehrere Personen anzeigen. Assets, die vor der Einführung der Mehrpersonen-Eigentümerschaft angelegt wurden, haben möglicherweise nur eine einzige Eigentümerperson – dies ist korrekt und wird von der Anzeige entsprechend behandelt.
• Die Vor-/Zurück-Pfeile auf dem Detailbildschirm berücksichtigen Ihren aktiven Filter. Wenn Sie einen Filter setzen, in ein Detail navigieren und den Filter anschließend in einem anderen Browser-Tab entfernen, navigieren die Pfeile weiterhin durch den ursprünglich gefilterten Datensatz – bis Sie den Detailbildschirm neu laden. Das Neuladen erzwingt eine neue Berechnung.
• Asset-Gruppen können direkt im Asset-Formular erstellt werden. Auf der Registerkarte Gruppen & Standards des Asset-Bearbeitungsformulars können Sie einen neuen Gruppennamen eingeben, der noch nicht existiert, und DPMS legt ihn automatisch an. Das spart Zeit, kann aber zu doppelten oder falsch geschriebenen Gruppennamen führen, wenn mehrere Personen Gruppen auf diese Weise erstellen. Legen Sie Namenskonventionen im Team fest, bevor Sie produktiv gehen.
• Assets ohne Eigentümer sind ein häufiger Audit-Befund. Bei Compliance-Audits beanstanden Prüfer und interne Revisoren häufig Assets ohne zugewiesene Verantwortliche. Filtern Sie die Liste regelmäßig auf leere Asset-Eigentümer-Felder und weisen Sie Eigentümer zeitnah zu.