Elemente erstellen mittels AI

IT-Administratoren und Datenschutzbeauftragte, die die KI-gestützte Felderstellung in DPMS aktivieren möchten – den Funkeln-Button, der Beschreibungen, Zwecke und Datenkategorien in ROPA-Einträgen, Assets und TOMs automatisch befüllt – müssen zunächst zwei Konfigurationsschritte in den IT-Einstellungen abschließen: den KI-Schalter aktivieren und gültige Anbieter-Zugangsdaten eingeben. Dieser Artikel führt Sie durch beide Schritte.

Die KI-Autogenerierungsfunktion in DPMS ermöglicht es, komplexe Felder – Beschreibungen, Verarbeitungszwecke, Datenkategorien und mehr – mit einem einzigen Klick im Detailbereich eines Eintrags auszufüllen. Bevor der Funkeln-Button (Sparkle-Icon) für Ihr Team verfügbar wird, muss ein IT-Administrator jedoch zwei Dinge in den IT-Einstellungen erledigen: die KI-Funktion einschalten und DPMS mitteilen, welchen externen KI-Dienst es verwenden soll (Anthropic, OpenAI oder Google). Beide Schritte befinden sich unter IT-Einstellungen › KI, und beide müssen abgeschlossen sein, damit die KI funktioniert. Fehlt einer der Schritte, bleibt der Button für alle ausgegraut oder ohne Funktion.

So öffnen Sie die Seite

Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf IT-Einstellungen. Ein sekundäres Navigationsfeld erscheint auf der linken Seite. Klicken Sie auf die Gruppe KI, um sie zu erweitern. Sie sehen zwei Untereinträge:

KI – der Ein-/Ausschalter und die Branchenkontext-Einstellung
KI-Zugangsdaten – Anbieterauswahl, API-Schlüssel und Modellauswahl

Klicken Sie auf den gewünschten Untereintrag. Zum Anzeigen dieser Seiten benötigen Sie die Leseberechtigung für IT-Einstellungen. Zum Bearbeiten ist eine entsprechende Bearbeitungsberechtigung erforderlich. Haben Sie nur Lesezugriff, ist der Bearbeiten-Button zwar sichtbar, aber ausgegraut – mit einem Tooltip, der erklärt, dass keine Bearbeitungsrechte vorhanden sind.

Was Sie sehen

Beide Unterseiten teilen dasselbe Layout. Am oberen Rand des Inhaltsbereichs befindet sich ein Breadcrumb, der Ihre aktuelle Position anzeigt – zum Beispiel IT-Einstellungen › KI › KI-Zugangsdaten – mit Pfeil-Buttons links und rechts, mit denen Sie zwischen den beiden Unterseiten wechseln können, ohne zur Seitennavigation zurückkehren zu müssen.

Darunter befindet sich eine Karte mit einem Titel und einem Bearbeiten-Button oben rechts. Die Karte zeigt die aktuellen Einstellungen als beschriftete Zeilen. Auf der KI-Seite sehen Sie den Funktionsstatus (Aktiv oder Inaktiv) und – sofern KI eingeschaltet ist – die gewählte Branche. Auf der Seite KI-Zugangsdaten sehen Sie den Anbieternamen, Modelldetails, Token-Limits und einen Aktiv/Inaktiv-Status. Wurden noch keine Zugangsdaten eingegeben, zeigt die Karte lediglich „Kein aktiver Anbieter konfiguriert".

Werte lassen sich nicht direkt in der Karte ändern – alle Bearbeitungen erfolgen über den Bearbeiten-Button, der ein eigenes Bearbeitungsformular öffnet.

Mit dieser Seite arbeiten

KI zum ersten Mal aktivieren

Beginnen Sie auf der Unterseite KI. Die Karte zeigt „KI: Inaktiv". Klicken Sie auf Bearbeiten. Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit dem KI-Schalter in der Aus-Position.

Schalten Sie den Schalter ein – die blaue Farbe bestätigt die Aktivierung. Unmittelbar darunter erscheint ein Branchen-Dropdown. Damit teilen Sie DPMS mit, in welchem Sektor Ihre Organisation tätig ist (zum Beispiel Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen), damit die KI-generierten Texte die passende regulatorische Sprache verwenden. Klicken Sie auf das Dropdown, suchen Sie Ihre Branche und wählen Sie sie aus. Wenn Sie Speichern klicken, ohne eine Branche gewählt zu haben, wird der Rahmen des Dropdowns rot und eine Meldung „Pflichtfeld" verhindert das Speichern – wählen Sie daher unbedingt eine Branche aus.

Klicken Sie auf Speichern. DPMS speichert Ihre Einstellungen und kehrt zur Leseansicht zurück, die nun „KI: Aktiv" und Ihre gewählte Branche anzeigt. Wichtig: Der Sparkle-Button ist für Ihr Team noch nicht funktionsfähig. Sie müssen auch noch Zugangsdaten konfigurieren (nächster Abschnitt).

KI-Anbieter-Zugangsdaten konfigurieren

Navigieren Sie zu KI-Zugangsdaten (entweder über die Seitennavigation oder den Rechtspfeil im Breadcrumb). Klicken Sie auf Bearbeiten.

Das erste Element ist das Dropdown KI-Anbieter. Wählen Sie Ihren Anbieter – zum Beispiel „Anthropic". Das Formular fügt sofort anbieterspezifische Felder hinzu: ein API-Schlüssel-Feld und ein Standard-Modell-Dropdown.

Fügen Sie Ihren API-Schlüssel in das API-Schlüssel-Feld ein. Öffnen Sie dann das Standard-Modell-Dropdown und wählen Sie das Modell, das Ihrer Organisation zur Verfügung steht (zum Beispiel „claude-3-5-sonnet-20241022"). Sobald Sie ein Modell auswählen, erscheinen darunter zwei Zeilen in kleiner grauer Schrift – Kontextfenster und Maximale Ausgabe – mit den Token-Limits des Modells. Diese Werte dienen zur Information und werden automatisch mit den Zugangsdaten gespeichert.

Schalten Sie zuletzt den Aktiviert-Schalter unten im Formular ein (er wird blau). Dies ist der Schalter, der DPMS tatsächlich anweist, die eingegebenen Zugangsdaten zu verwenden. Ein Satz Zugangsdaten kann gespeichert, aber inaktiv gelassen werden – das ist nützlich, wenn Sie eine Konfiguration vor einem Go-Live-Termin vorbereiten möchten.

Klicken Sie auf Speichern. DPMS speichert Ihre Zugangsdaten, aktualisiert seinen internen Zustand und zeigt an, dass KI verfügbar ist. Sie werden zur Leseansicht der Zugangsdaten zurückgeleitet. Ab diesem Moment ist der KI-Sparkle-Button für alle Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen auf ihren Einträgen aktiv.

Auf ein anderes KI-Modell wechseln oder den API-Schlüssel rotieren

Wenn Sie Ihre Modellauswahl aktualisieren oder einen abgelaufenen API-Schlüssel ersetzen müssen, navigieren Sie zu KI-Zugangsdaten und klicken Sie auf Bearbeiten. Das Formular lädt mit dem aktuell gewählten Anbieter.

Nur das Modell wechseln: Öffnen Sie das Standard-Modell-Dropdown und wählen Sie das neue Modell. Die Token-Limit-Informationen unter dem Dropdown aktualisieren sich sofort. Lassen Sie das API-Schlüssel-Feld unverändert (es zeigt eine teilweise maskierte Vorschau des gespeicherten Schlüssels – zum Beispiel „sk-\*\*\*\*\*") und klicken Sie auf Speichern.

Den API-Schlüssel rotieren: Klicken Sie in das API-Schlüssel-Feld. Die maskierte Vorschau verschwindet und das Feld wird zu einem Standard-Passwortfeld, in das Sie einen neuen Wert eingeben oder einfügen können. Fügen Sie Ihren neuen Schlüssel ein und klicken Sie auf Speichern. Der alte Schlüssel wird ersetzt.

Achtung: Sobald Sie in das API-Schlüssel-Feld klicken, verschwindet die maskierte Anzeige. Wenn Sie das Feld anklicken und dann Speichern drücken, ohne einen neuen Schlüssel eingegeben zu haben, speichert DPMS einen leeren Schlüssel – und die KI-Generierung hört auf zu funktionieren. Fügen Sie Ihren neuen Schlüssel immer sofort nach dem Klick in das Feld ein.

Zu einem anderen KI-Anbieter wechseln

Wenn Ihre Organisation von einem Anbieter zu einem anderen wechseln möchte (zum Beispiel von Anthropic zu OpenAI), öffnen Sie KI-Zugangsdaten › Bearbeiten und ändern Sie das Dropdown KI-Anbieter.

Achtung: Das Ändern des Anbieters löscht sofort alle zuvor eingegebenen Werte im Formular – API-Schlüssel, Modellauswahl und Aktiviert-Schalter – ohne Warnmeldung oder Bestätigungsdialog. Wenn Sie den Anbieter versehentlich wechseln, klicken Sie auf den Zurückpfeil oben im Formular, um die Änderungen zu verwerfen und zur Leseansicht zurückzukehren.

Sobald Sie den neuen Anbieter ausgewählt haben, füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und aktivieren Sie den Aktiviert-Schalter, bevor Sie speichern.

Hinweis für OpenAI-Nutzer: Wenn Sie ein „Reasoning-Modell" (z. B. o1 oder o3) aus dem Standard-Modell-Dropdown auswählen, erscheint darunter ein zusätzliches Reasoning-Aufwand-Dropdown. Wenn Sie später zu einem Standardmodell wechseln, verschwindet dieses Feld automatisch und sein Wert wird nicht übermittelt.

Hinweis für Google-Nutzer: Bei Auswahl von Google als Anbieter erscheint ein Vertex AI-Schalter. Wenn Sie ihn aktivieren, werden zwei zusätzliche Felder sichtbar – Projekt und Standort – die für die Nutzung von Googles Enterprise-KI-Plattform Vertex AI benötigt werden. Wenn Sie den Vertex AI-Schalter deaktivieren, werden diese Felder ausgeblendet und ihre Werte nicht übermittelt.

KI-Konfiguration überprüfen (für Auditoren und DSBs)

Wenn Sie Lesezugriff, aber keine Bearbeitungsberechtigung haben, können Sie alle Einstellungen trotzdem einsehen. Der Bearbeiten-Button ist zwar sichtbar, aber deaktiviert und mit einem Tooltip versehen. Navigieren Sie zu KI, um den Funktionsstatus und den Branchenkontext zu prüfen, und klicken Sie dann auf den Rechtspfeil im Breadcrumb, um zu KI-Zugangsdaten zu wechseln und Anbieter, Modell, Token-Limits und Aktivierungsstatus zu bestätigen. Alle diese Werte sind in den Lesekarten sichtbar, ohne den Bearbeitungsmodus zu öffnen.

API-Schlüssel werden auf der Leseseite niemals angezeigt – nur nicht-sensible Felder sind sichtbar. Dies ist beabsichtigt.

Feldreferenz

KI (Schalter) — Aktiviert oder deaktiviert die KI-Autogenerierungsfunktion plattformweit. Wenn ausgeschaltet, ist das Branchen-Dropdown ausgeblendet. Wenn eingeschaltet, muss vor dem Speichern eine Branche ausgewählt werden.

Branche — Der Wirtschaftssektor, der als Kontext für KI-generierte Inhalte dient. Pflichtfeld, wenn der KI-Schalter eingeschaltet ist. Zur Auswahl stehen unter anderem Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und weitere. Eine falsch gewählte Branche führt zu KI-Texten mit irrelevantem regulatorischem Bezug.

KI-Anbieter — Der externe KI-Dienst, den DPMS aufruft. Aktuell werden Anthropic, OpenAI und Google unterstützt. Das Ändern dieses Felds setzt alle anderen Zugangsdaten-Felder zurück.

API-Schlüssel — Der geheime Schlüssel, der DPMS gegenüber dem gewählten KI-Anbieter authentifiziert. Wird verschlüsselt gespeichert; im Bearbeitungsmodus teilweise maskiert angezeigt. Klicken in das Feld entfernt die Maske.

Standard-Modell — Das spezifische KI-Modell für Generierungsanfragen (zum Beispiel „claude-3-5-sonnet-20241022" bei Anthropic). Die Auswahl eines Modells befüllt automatisch die Werte für Kontextfenster und Maximale Ausgabe.

Kontextfenster — Wird als informativer Hinweis unter dem Standard-Modell-Dropdown angezeigt, sobald ein Modell ausgewählt ist, und als Lesefeld auf der Zugangsdaten-Indexseite. Angabe in Tokens. Ein höherer Wert bedeutet, dass die KI längere Einträge in einem Durchgang verarbeiten kann.

Maximale Ausgabe — Die maximale Länge einer einzelnen KI-generierten Antwort in Tokens. Informationsfeld; wird automatisch basierend auf dem gewählten Modell gesetzt.

Reasoning-Aufwand (nur bei OpenAI-Reasoning-Modellen) — Erscheint, wenn ein Reasoning-fähiges Modell (o1, o3 usw.) ausgewählt wird. Steuert den Rechenaufwand des Modells. Nur für kompatible Modelle sichtbar.

Projekt / Standort (nur bei Google Vertex AI) — Das Google-Cloud-Projekt und die Region, die für das Routing von Anfragen über Vertex AI verwendet werden. Pflichtfelder, wenn der Vertex AI-Schalter eingeschaltet ist.

Aktiviert — Bestimmt, ob die gespeicherten Zugangsdaten tatsächlich von DPMS verwendet werden. Zugangsdaten können vollständig konfiguriert, aber inaktiv belassen werden.

Verbindung mit dem Rest von DPMS

Alles, was hier konfiguriert wird, hat sofortige, plattformweite Auswirkungen. Die zwei wichtigsten Ergebnisse sind:

Der KI-Sparkle-Button auf jedem Eintrag. Sobald der KI-Schalter eingeschaltet und ein aktiver Zugangsdatensatz konfiguriert ist, wird der Autogenerieren-Button auf ROPA-Einträgen, Assets, TOMs, Lieferanteneinträgen und allen anderen Elementen verfügbar, die KI-gestützte Bearbeitung unterstützen. Ist eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt, bleibt der Button für alle deaktiviert.
Der Branchenkontext und die Token-Limits. Die hier gewählte Branche wird mit jeder KI-Generierungsanforderung in der gesamten Plattform übermittelt und prägt die Sprache und den regulatorischen Bezug aller generierten Inhalte. Der Kontextfenster-Wert bestimmt, wie viel des vorhandenen Inhalts eines Eintrags die KI lesen kann, bevor sie eine Antwort generiert – was die Qualität bei langen, komplexen Einträgen beeinflusst.

Nach dem Abschluss dieser Konfiguration sind keine weiteren systemweiten Schritte erforderlich. Die Benutzer können sofort den KI-Autogenerieren-Button auf ihren Einträgen verwenden. Wenn Sie die KI vorübergehend deaktivieren müssen – zum Beispiel während einer Vertragsverlängerung – können Sie entweder den Aktiviert-Schalter auf der Zugangsdaten-Seite ausschalten (schnellste Option, Konfiguration bleibt erhalten) oder den KI-Schalter auf der allgemeinen Einstellungsseite deaktivieren.

Tipps und häufige Fehler

Achtung: Den KI-Schalter auf der allgemeinen Einstellungsseite zu aktivieren reicht allein nicht aus. Sie müssen zusätzlich zu KI-Zugangsdaten navigieren, den API-Schlüssel Ihres Anbieters eingeben und den Aktiviert-Schalter einschalten. Beide Seiten müssen konfiguriert sein, damit der Sparkle-Button funktioniert.

Achtung: Sobald Sie in das API-Schlüssel-Feld klicken, verschwindet die maskierte Vorschau. Klicken Sie das Feld versehentlich an und speichern Sie ohne neuen Schlüssel, unterbricht DPMS die KI-Integration. Fügen Sie den neuen Schlüssel immer sofort ein – oder klicken Sie auf den Zurückpfeil, um abzubrechen.

Ein Anbieterwechsel löscht das gesamte Formular. Es gibt kein Rückgängig-Machen. Wenn Sie das Anbieter-Dropdown versehentlich geändert haben, klicken Sie auf den Zurückpfeil oben im Formular – nicht auf die Browser-Zurück-Schaltfläche – um die Änderungen zu verwerfen.
Die Branchen-Validierung erfolgt erst beim Speichern. Das Branchen-Dropdown ist Pflichtfeld, wenn KI aktiv ist, aber die Fehlermeldung erscheint erst beim Klick auf Speichern. Wählen Sie die Branche aus, bevor Sie speichern, um die rote Fehlermeldung zu vermeiden.
Die Leseseite zeigt niemals API-Schlüssel. Wenn die KI nicht mehr funktioniert und Sie vermuten, dass der Schlüssel falsch ist, müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, in das API-Schlüssel-Feld klicken und den Schlüssel neu eingeben. Es gibt keine „Verbindung testen"-Schaltfläche, mit der Sie den Schlüssel ohne eine echte Generierungsanfrage prüfen können.
Inaktive Zugangsdaten bedeuten keine KI – überall. Ein vollständig konfigurierter Zugangsdatensatz mit deaktiviertem Aktiviert-Schalter wird von DPMS genauso behandelt wie das vollständige Fehlen von Zugangsdaten – der Sparkle-Button funktioniert für niemanden.