filerskeepers-Integration

Verbinden Sie filerskeepers, um Aufbewahrungsregeln in die Plattform zu importieren.

FilersKeepers-Integration

Die FilersKeepers-Integrationsseite ist der zentrale Ort in DPMS, an dem Sie die Verbindung zum FilersKeepers-Dienst herstellen — einem spezialisierten Drittanbieter-Tool, das gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsfristen für verschiedene Dokumentenkategorien nach Land und Rechtsordnung bereitstellt. Sobald die Verbindung aktiv ist und Sie die relevanten Rechtsbereiche ausgewählt haben, stehen diese Aufbewahrungsfristen im gesamten Modul „Aufbewahrung & Löschung" zur Verfügung. Ihr Team kann dann rechtlich korrekte Aufbewahrungsfristen anwenden, ohne diese manuell nachschlagen zu müssen. Diese Seite wird in der Regel von Datenschutzbeauftragten, Compliance-Verantwortlichen und IT-Administratoren genutzt, die dafür sorgen, dass die Plattform die realen gesetzlichen Verpflichtungen widerspiegelt.

So öffnen Sie die Seite

Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Gruppeneinstellungen. Im linken Navigationsbereich wählen Sie FilersKeepers aus. Die Seite ist nur für Benutzer sichtbar, denen die Leseberechtigung für FilersKeepers erteilt wurde. Wenn Sie diese Berechtigung besitzen, aber keine Bearbeitungsberechtigung haben, können Sie die aktuelle Konfiguration einsehen, das Bearbeitungssymbol ist jedoch ausgegraut. Ohne jegliche Berechtigung zeigt das System stattdessen eine Seite mit der Meldung „Zugriff verweigert" an.

Bildschirmaufbau

Auf der FilersKeepers-Seite sehen Sie links den Navigationsbereich der Gruppeneinstellungen — ein schmales vertikales Menü mit Einträgen wie „Unternehmen", „Freigabe" und „FilersKeepers". Der Eintrag „FilersKeepers" ist hervorgehoben, da er die aktive Seite darstellt.

Der Hauptinhaltsbereich auf der rechten Seite zeigt eine übersichtliche Karte mit der Überschrift FilersKeepers oben links und einem kleinen Stiftsymbol oben rechts. Unterhalb der Überschrift fassen zwei beschriftete Zeilen die aktuelle Konfiguration zusammen. Die erste Zeile, mit Filerskeepers beschriftet, zeigt entweder Aktiv oder Inaktiv — so erkennen Sie sofort, ob die Integration eingeschaltet ist. Die zweite Zeile, mit Länder beschriftet, listet die aktuell konfigurierten Rechtsbereiche auf oder ist leer, wenn noch keine ausgewählt wurden.

Diese Nur-Lese-Übersicht ist alles, was Sie für eine routinemäßige Überprüfung oder vor einem Audit benötigen. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf das Stiftsymbol, um das Bearbeitungsformular zu öffnen.

Arbeiten mit diesem Bildschirm

FilersKeepers-Integration zum ersten Mal einrichten

Wenn Ihre Organisation FilersKeepers gerade lizenziert hat und Sie die Integration in DPMS erstmals aktivieren möchten, zeigt die Nur-Lese-Ansicht Inaktiv in der Statuszeile und eine leere Länderliste.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol oben rechts in der Karte. Sie gelangen zum Bearbeitungsformular.
Im Bearbeitungsformular sehen Sie oben einen Aktivieren-Kippschalter, der derzeit ausgeschaltet ist (grau). Klicken Sie darauf, um ihn einzuschalten — er wird blau. Damit teilen Sie DPMS mit, dass die Integration aktiv sein soll.
Sobald Sie den Schalter aktivieren, erscheint direkt darunter ein Verbindungsstatus-Indikator. Dieser zeigt das Ergebnis einer Echtzeit-Prüfung, die DPMS beim Laden der Seite serverseitig durchgeführt hat. Wenn die FilersKeepers-API-Zugangsdaten auf Infrastrukturebene korrekt konfiguriert sind, sehen Sie ein ausgefülltes blaues Kreissymbol mit Häkchen und den Text Hergestellt — Verbunden. Erscheint stattdessen ein grauer Kreis, ist die Verbindungsprüfung fehlgeschlagen — fahren Sie in diesem Fall nicht fort, sondern wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um die Zugangsdaten zu prüfen.
Sofern die Verbindung bestätigt ist, erscheint unterhalb des Statusindikators ein Dropdown-Menü Länder. Klicken Sie darauf und wählen Sie alle Rechtsbereiche aus, deren Aufbewahrungsfristen Sie in DPMS importieren möchten. Sie können mehrere Länder auswählen — z. B. Deutschland, die Schweiz und Österreich. Die verfügbaren Optionen stammen direkt vom FilersKeepers-Dienst und spiegeln die in Ihrer Lizenz enthaltenen Rechtsbereiche wider.
Klicken Sie unten im Formular auf Speichern.

DPMS übermittelt Ihre Einstellungen an den Server. Bei Erfolg werden Sie automatisch zur Nur-Lese-Ansicht zurückgeleitet, die nun Aktiv als Status und die von Ihnen ausgewählten Länder anzeigt. Ab diesem Zeitpunkt kann das Modul „Aufbewahrung & Löschung" die FilersKeepers-Zeitpläne für diese Rechtsbereiche verwenden, wenn Sie Aufbewahrungsfristen für Datenkategorien festlegen.

Rechtsbereiche nach der Ersteinrichtung hinzufügen oder entfernen

Sechs Monate nach der Einrichtung expandiert Ihre Organisation in ein weiteres Land. Sie möchten die Aufbewahrungsfristen dieses Landes in DPMS verfügbar machen.

Navigieren Sie zu Gruppeneinstellungen → FilersKeepers. Die Nur-Lese-Ansicht zeigt Aktiv und die aktuelle Länderliste.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um das Bearbeitungsformular zu öffnen. Der Aktivieren-Schalter ist bereits eingeschaltet und das Dropdown-Menü Länder zeigt die aktuell gespeicherten Rechtsbereiche.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Länder und fügen Sie das neue Land hinzu. Sie können auch bestehende Auswahlen entfernen, indem Sie auf das × neben einem Ländernamen klicken, falls sich Ihr Compliance-Geltungsbereich verkleinert hat.
Klicken Sie auf Speichern. Die aktualisierte Liste wird gespeichert und die Nur-Lese-Ansicht aktualisiert sich entsprechend.

Da DPMS seinen internen Status unmittelbar nach dem Speichern aktualisiert, stehen die neuen Rechtsbereiche in Aufbewahrungsauswahlfeldern an anderer Stelle in der Plattform sofort zur Verfügung — ohne dass jemand den Browser neu laden muss.

Integration vorübergehend deaktivieren

Während einer Vertragsüberprüfung oder bei einer Betriebsunterbrechung müssen Sie die FilersKeepers-Verbindung möglicherweise pausieren, ohne Ihre Länderauswahl zu verlieren.

Navigieren Sie zu Gruppeneinstellungen → FilersKeepers und klicken Sie auf das Stiftsymbol.
Im Bearbeitungsformular ist der Aktivieren-Schalter eingeschaltet (blau). Klicken Sie darauf, um ihn auszuschalten. Er wird grau und sowohl der Verbindungsstatus-Indikator als auch das Dropdown-Menü für Länder verschwinden aus dem Formular — das ist beabsichtigt.
Klicken Sie auf Speichern. Die Konfiguration wird mit inaktiver Integration gespeichert.

Die Nur-Lese-Ansicht zeigt nun Inaktiv. Wichtig: Ihre zuvor ausgewählten Länder bleiben in der Datenbank erhalten, auch wenn sie nicht mehr angezeigt werden. Wenn Sie die Integration später wieder aktivieren, wird Ihre Länderliste automatisch wiederhergestellt.

Verbindungsstatus vor einem Quarterly-Audit prüfen

Vor einem Audit möchte ein IT-Administrator oder Datenschutzbeauftragter sichergehen, dass die Live-Verbindung zu FilersKeepers funktioniert — nicht nur, dass der Schalter eingeschaltet ist.

Navigieren Sie zu Gruppeneinstellungen → FilersKeepers. Wenn die Statuszeile Aktiv anzeigt, ist die Integration eingeschaltet.
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um das Bearbeitungsformular zu öffnen. Das Formular führt beim Laden eine neue serverseitige Verbindungsprüfung durch — der Statusindikator spiegelt also den aktuellen Zustand des FilersKeepers-Dienstes in diesem Moment wider.
Zeigt der Indikator das ausgefüllte blaue Kreissymbol mit Häkchen und Hergestellt — Verbunden, ist der Dienst erreichbar und funktioniert korrekt.
Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil oben links im Bearbeitungsformular, um zur Nur-Lese-Ansicht zurückzukehren, ohne Änderungen vorzunehmen. Ihre Einstellungen bleiben unberührt.

Hinweis: Wenn Sie den Verbindungsstatus erneut prüfen möchten — z. B. nachdem Ihre IT-Abteilung API-Zugangsdaten aktualisiert hat —, müssen Sie die Bearbeitungsseite neu laden, um eine neue serverseitige Prüfung auszulösen. Der Indikator aktualisiert sich nicht automatisch, solange die Seite geöffnet ist.

Feldbeschreibungen

Aktivieren — Der Kippschalter, der die Integration ein- oder ausschaltet. Wenn er eingeschaltet ist (blau), versucht DPMS, eine Verbindung zum FilersKeepers-Dienst herzustellen und die rechtsbezogenen Zeitpläne im Rest der Plattform verfügbar zu machen. Wenn er ausgeschaltet ist (grau), ist die Integration pausiert und es werden keine FilersKeepers-Daten angezeigt. Ihre gespeicherten Länderauswahlen bleiben auch im deaktivierten Zustand erhalten.

Verbindungsstatus-Indikator — Eine Nur-Lese-Anzeige, die nur erscheint, wenn der Aktivieren-Schalter eingeschaltet ist. Sie zeigt entweder ein ausgefülltes blaues Kreissymbol (Hergestellt — Verbunden) oder einen grauen Umrisskreis (Hergestellt — Nicht verbunden). Dies spiegelt das Ergebnis eines Verbindungstests wider, der beim Laden der Bearbeitungsseite serverseitig durchgeführt wurde. Es handelt sich nicht um eine Schaltfläche; ohne Neuladen der Seite kann keine neue Prüfung ausgelöst werden. Das Länder-Dropdown bleibt ausgeblendet, solange der Indikator „Nicht verbunden" anzeigt.

Länder — Ein Mehrfachauswahl-Dropdown, das nur erscheint, wenn der Aktivieren-Schalter eingeschaltet und die Verbindung als Verbunden bestätigt ist. Wählen Sie alle Länder aus, deren FilersKeepers-Aufbewahrungsfristen Sie in DPMS verwenden möchten. Mindestens ein Land muss ausgewählt sein, damit die Integration sinnvoll genutzt werden kann. Die verfügbaren Optionen werden vom FilersKeepers-Dienst basierend auf Ihrer Lizenz bereitgestellt. Falls das Dropdown trotz bestätigter Verbindung keine Optionen enthält, wenden Sie sich an den FilersKeepers-Support. Dieses Feld ist Pflichtfeld.

Einbindung in den DPMS-Gesamtprozess

Die FilersKeepers-Integrationsseite befindet sich in den Gruppeneinstellungen, was bedeutet, dass sie auf der Ebene der gesamten Organisation gilt und nicht nur für ein einzelnes Unternehmen. Dies ist beabsichtigt: Wenn Ihre DPMS-Instanz mehrere Gesellschaften umfasst, wird eine einzelne FilersKeepers-Verbindung für alle genutzt.

Die unmittelbare Auswirkung der aktivierten Integration und der ausgewählten Rechtsbereiche ist im Modul Aufbewahrung & Löschung spürbar. Wenn ein Datenverantwortlicher oder Compliance-Beauftragter eine Aufbewahrungsfrist für eine Datenkategorie festlegt, kann er auf Aufbewahrungsfristen zurückgreifen, die aus FilersKeepers stammen. Ohne aktivierte Integration und mindestens ein ausgewähltes Land stehen diese Optionen nicht zur Verfügung.

Nach dem Speichern der Einstellungen sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich — das Modul „Aufbewahrung & Löschung" übernimmt die aktualisierte Länderliste automatisch. Wenn Sie einen neuen Rechtsbereich hinzufügen, stehen die zusätzlichen Zeitpläne sofort in den Konfigurationsseiten für Aufbewahrungsfristen in der gesamten Plattform zur Verfügung.

Sobald die Integration funktioniert, empfiehlt es sich, das Modul Aufbewahrung & Löschung zu öffnen und zu überprüfen, ob die erwarteten FilersKeepers-Zeitpläne bei der Auswahl von Aufbewahrungsfristen für die von Ihnen aktivierten Rechtsbereiche erscheinen.

Tipps und häufige Fehler

Hinweis: Das Dropdown-Menü „Länder" erscheint nur dann, wenn der Aktivieren-Schalter eingeschaltet und die Verbindung zu FilersKeepers als aktiv bestätigt ist. Wenn Sie den Schalter einschalten, das Dropdown aber nicht erscheint, ist die Verbindungsprüfung fehlgeschlagen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass die FilersKeepers-API-Zugangsdaten auf Serverebene korrekt konfiguriert sind — dies lässt sich nicht aus DPMS heraus beheben.

Tipp: Das Deaktivieren des Aktivieren-Schalters löscht Ihre ausgewählten Länder nicht. Sie werden sicher in der Datenbank gespeichert und beim nächsten Aktivieren der Integration automatisch wiederhergestellt. Sie können die Integration pausieren und fortsetzen, ohne Ihre Länderauswahl erneut treffen zu müssen.

Durch Neuladen der Seite wird der Verbindungsstatus aktualisiert. Der Verbindungsindikator zeigt das Ergebnis einer serverseitigen Prüfung, die beim ersten Laden der Bearbeitungsseite durchgeführt wird — keine kontinuierliche Echtzeitanzeige. Wenn Ihre IT-Abteilung gerade API-Zugangsdaten aktualisiert hat und Sie die Änderung bestätigen möchten, schließen Sie die Bearbeitungsseite und öffnen Sie sie erneut, um eine neue Prüfung auszulösen.
Der Zurück-Pfeil führt immer zur FilersKeepers-Übersichtsseite, unabhängig davon, von wo aus Sie navigiert haben. Wenn Sie die Bearbeitungsseite über ein Lesezeichen oder einen direkten Link geöffnet haben, gelangen Sie durch Klicken auf den Zurück-Pfeil nicht zu Ihrer vorherigen Seite — Sie landen immer auf der FilersKeepers-Übersicht. Dies ist ein bewusstes Verhalten dieser Seite.
Auf diesem Bildschirm gibt es keine Warnung bei ungespeicherten Änderungen. Wenn Sie den Aktivieren-Schalter ändern oder die Länderauswahl anpassen und dann auf den Zurück-Pfeil klicken, werden Ihre Änderungen stillschweigend verworfen. Klicken Sie immer auf Speichern, bevor Sie die Seite verlassen, wenn Sie Ihre Bearbeitungen behalten möchten.
Nur Benutzer mit der Bearbeitungsberechtigung können das Bearbeitungsformular aufrufen. Wenn das Stiftsymbol ausgegraut erscheint und einen Tooltip mit einem Hinweis auf fehlende Berechtigungen anzeigt, müssen Sie einen Systemadministrator bitten, Ihnen die FilersKeepers-Bearbeitungsberechtigung zu erteilen. Mit einer reinen Leseberechtigung können Sie die aktuelle Konfiguration nur einsehen, aber nicht ändern.