Aufbewahrungs- und Löschregeln durchsuchen

Aufbewahrungs- und Löschregeln durchsuchen

Die Übersichtsseite „Aufbewahrung & Löschung" ist das zentrale Register Ihres Unternehmens für alle definierten Aufbewahrungsfristen und Löschregeln in DPMS. Datenschutzbeauftragte, Compliance-Verantwortliche, Datenschutzmanager und Risikomanager finden hier an einem einzigen, durchsuchbaren Ort, wie lange welche personenbezogenen Daten aufbewahrt werden müssen — und wann sie gelöscht werden müssen. Ohne dieses Register verteilen sich die gesetzlichen Anforderungen auf E-Mails und Tabellenkalkulationen; mit ihm verfügen Sie über die Nachweisbasis, die Sie für Audits, Anfragen von Aufsichtsbehörden und interne Überprüfungen benötigen. Jede Regel, die Sie hier anlegen, wird außerdem in den Aufbewahrungsauswahlfeldern im gesamten DPMS verwendet — in ROPA-Einträgen, Verarbeitungstätigkeiten, Assets und Aufgaben. Diese Seite ist damit das Fundament Ihres Datenschutz-Compliance-Frameworks.

So öffnen Sie die Seite

Navigieren Sie in der linken Hauptnavigation zu Aufbewahrung & Löschung. Die Übersichtsseite öffnet sich sofort — ein zusätzlicher Tab oder ein weiterer Klick ist nicht erforderlich. Sie benötigen Leserechte für das Modul „Aufbewahrung & Löschung", um die Seite aufrufen zu können. Wenn Ihr Konto nur Zugriff auf Datensätze hat, bei denen Sie als verantwortliche Person eingetragen sind, gelangen Sie trotzdem zur selben Seite, sehen jedoch eine gefilterte Liste anstatt des vollständigen Registers.

Was Sie auf der Seite sehen

Am oberen Rand der Seite befindet sich eine Symbolleiste. Auf der linken Seite der Symbolleiste finden Sie ein Suchfeld und daneben Filter- und Sortiersteuerelemente, mit denen Sie die Liste beispielsweise nach Land oder Periodentyp eingrenzen können. Auf der rechten Seite der Symbolleiste befinden sich die primären Aktionsschaltflächen: die Schaltfläche Erstellen, die ein Menü mit mehreren Erstellungsoptionen aufklappt, sowie Exportfunktionen.

Unterhalb der Symbolleiste befindet sich eine Tabelle, in der jede Zeile für eine einzelne Aufbewahrungs- oder Löschregel steht. Die Tabelle zeigt fünf Spalten: den Namen der Regel, die Dauer, ob es sich um eine Aufbewahrungs- oder Löschfrist handelt, das zugehörige Land sowie die Rechtsgrundlage. Wenn an einer Regel eine Quell-URL hinterlegt ist, erscheint in der Spalte „Rechtsgrundlage" ein kleines Symbol für einen externen Link — ein Klick darauf öffnet das Quelldokument in einem neuen Tab. Liegt für eine Regel eine ausstehende Änderungsanfrage vor, wird dies durch ein Flaggensymbol in der entsprechenden Zeile angezeigt.

Die Liste lädt beim Scrollen automatisch weitere Datensätze nach, sodass keine seitenweise Navigation erforderlich ist.

Arbeiten mit dieser Seite

Prüfen, ob eine Regel bereits vorhanden ist

Bevor Sie eine neue Regel anlegen, sollten Sie zunächst prüfen, ob eine entsprechende Regel bereits existiert, um Duplikate zu vermeiden. Klicken Sie in das Suchfeld oben links und geben Sie einen Suchbegriff ein — zum Beispiel „Personalakte". DPMS durchsucht die Datenbank in Echtzeit, und die Ergebnisse aktualisieren sich mit jedem Tastenanschlag. Erscheint eine passende Regel in der Tabelle, klicken Sie auf die Zeile, um die Detailansicht zu öffnen und zu prüfen, ob die Regel Ihren Anforderungen entspricht. Zeigt die Tabelle keine Ergebnisse, können Sie unbesorgt eine neue Regel erstellen.

Benutzerinnen und Benutzer, deren Konten nur auf zugewiesene Datensätze beschränkt sind, sehen auch bei der Suche nur eine gefilterte Teilmenge der Ergebnisse. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege meldet, eine Regel nicht zu finden, prüfen Sie zunächst deren Berechtigungsstufe.

Aufbewahrungsregeln erstellen

Wenn die Tabelle leer ist und Sie das Aufbewahrungsregister Ihrer Organisation von Grund auf aufbauen möchten, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Erstellen. Die Schaltfläche klappt ein kurzes Menü mit bis zu vier Optionen auf:

• Manuell erstellen — öffnet ein Formular, in dem Sie den Regelnamen eingeben, den Typ „Aufbewahrung" oder „Löschung" auswählen, die Dauer festlegen (eine bestimmte Anzahl von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren — oder einen qualitativen Wert wie „Unbegrenzt"), einen Rechtsgrundlagen-Text und optional eine URL zum Quelldokument hinterlegen und verantwortliche Personen zuweisen. Nach dem Speichern legt DPMS die Regel an und zeigt die Detailansicht. Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil, um zur Übersicht zurückzukehren, in der die neue Zeile nun erscheint.
• Aus Datenbank erstellen — diese Option ist nur sichtbar, wenn Ihr IT-Team die Filerskeeper-Integration in den IT-Einstellungen eingerichtet hat. Sie führt Sie zu einem geführten Ablauf, in dem Sie zunächst ein Land, dann eine Kategorie (z. B. „Personalwesen") und anschließend eine Unterkategorie auswählen. Daraufhin erscheint eine Tabelle mit recherchierten Aufbewahrungspflichten aus der rechtlichen Filerskeeper-Datenbank. Wählen Sie die gewünschten Zeilen per Checkbox aus und klicken Sie auf Speichern. DPMS legt mehrere Regeln auf einmal an, und Sie kehren zur Übersicht zurück.
• Aus Unternehmen erstellen — importiert eine geteilte Regel aus der gemeinsamen Bibliothek Ihrer Organisation. Diese Option erscheint nur, wenn die Freigabefunktion in den IT-Einstellungen aktiviert ist.
• Importieren — ermöglicht das Hochladen einer .json-Datei mit Regeln, die aus einer anderen DPMS-Instanz exportiert wurden. Die Datei muss dem DPMS-Exportformat entsprechen (siehe den JSON-Export weiter unten). Diese Option erfordert die Importberechtigung; das Auswählen einer Datei ohne diese Berechtigung hat keine Wirkung.

Achtung: Wenn die Option „Aus Datenbank erstellen" im Menü Erstellen nicht erscheint, ist die Filerskeeper-Integration noch nicht aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator, um zu prüfen, ob ein API-Schlüssel in den IT-Einstellungen hinterlegt wurde.

Die Liste für ein Audit oder eine Überprüfung filtern

Wenn Sie sich auf eine Teilmenge von Regeln konzentrieren möchten — etwa alle Regeln für ein bestimmtes Land oder alle Regeln eines bestimmten Periodentyps — verwenden Sie die Filtersteuerelemente in der Symbolleiste. Klicken Sie auf den Filterbereich, um die verfügbaren Optionen zu öffnen, wählen Sie Ihre Kriterien aus (z. B. Land = Deutschland), und die Tabelle aktualisiert sich sofort. Sie können mehrere Filter gleichzeitig kombinieren.

Um die Tabelle nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, klicken Sie auf das Sortiersteuerelement dieser Spalte. Auf- und absteigende Sortierung funktionieren für die meisten Spalten; die Spalte „Rechtsgrundlage" unterstützt keine Sortierung.

Angewendete Filter bleiben in der aktuellen Sitzung erhalten, wenn Sie zu einer anderen Seite navigieren und zurückkehren — Ihre Ansicht geht also nicht verloren, wenn Sie in eine Detailansicht wechseln und wieder zurückgehen.

Das Aufbewahrungsregister für einen Bericht oder ein Audit exportieren

Um eine Offline-Kopie Ihrer Aufbewahrungsregeln zu erstellen, suchen Sie die Exportoptionen in der Symbolleiste. Sie können die aktuelle Liste — einschließlich aller aktiven Filter — als JSON-Datei oder als Excel-Tabelle (.xlsx) herunterladen.

Ein JSON-Export eignet sich, wenn Sie die Regeln später in eine andere DPMS-Umgebung importieren möchten. Ein Excel-Export ist besser geeignet, um ihn einem Auditbericht beizufügen oder mit Personen zu teilen, die keinen DPMS-Zugang haben. Der Export berücksichtigt alle aktiven Filter — wenden Sie also zuerst Ihre Filter an und exportieren Sie dann, um einen gezielten Datensatz statt des gesamten Registers zu erhalten.

Tipp: Wenn Sie für ein Audit exportieren, wenden Sie Ihre Filter an, bevor Sie auf die Exportschaltfläche klicken. Der Download enthält nur die aktuell in der Tabelle sichtbaren Regeln — was in der Regel genau das ist, was die Prüferin oder der Prüfer benötigt.

Eine Regel prüfen und auf ausstehende Änderungsanfragen achten

Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle, um die Detailansicht dieser Regel zu öffnen. Dort finden Sie alle Informationen zur Regel, organisiert über mehrere Tabs: die allgemeinen Felder, verknüpfte Assets, verknüpfte Aufgaben, verknüpfte Assessments, Workflows und die Zugriffsverwaltung.

Wenn eine Zeile ein Flaggensymbol anzeigt, wurde von einer Kollegin oder einem Kollegen eine Änderungsanfrage für diese Regel eingereicht, die noch auf Überprüfung wartet. Öffnen Sie die Detailansicht und wechseln Sie zum Tab „Workflow" oder „Erforderliche Aktion", um die ausstehende Anfrage einzusehen, bevor Sie Änderungen vornehmen. Das Bearbeiten einer Regel mit einer ausstehenden Änderungsanfrage kann je nach Workflow-Konfiguration eingeschränkt sein, bis die Anfrage bearbeitet wurde.

Feldbeschreibungen

Dies sind die Spalten in der Tabelle und ihre Bedeutung:

• Periodenname — Der verständliche Name, den Sie der Regel bei der Erstellung gegeben haben, angezeigt in Ihrer aktiven Sprache, sofern eine Übersetzung vorhanden ist. Dieses Feld ist beim Erstellen einer Regel erforderlich, daher ist ein leerer Wert ungewöhnlich.
• Dauer — Die Länge der Aufbewahrungs- oder Löschfrist. Dies kann eine Zahl mit Zeiteinheit sein (z. B. „3 Jahre" oder „18 Monate") oder ein qualitativer Wert wie „Nicht angegeben", „Unbegrenzt" oder „Dauerhaft". Diese qualitativen Werte sind gültige Einträge — keine fehlenden Daten — und sind geeignet, wenn eine Vorschrift keinen festen Zeitraum vorschreibt. Ein leerer Wert bedeutet, dass beim Erstellen weder eine Zahl noch ein Label gesetzt wurde.
• Periodentyp — Ob die Regel eine Aufbewahrungsfrist beschreibt (Daten müssen mindestens so lange aufbewahrt werden) oder eine Löschfrist (Daten müssen zu diesem Zeitpunkt oder bis dahin gelöscht werden). Ein leerer Wert bedeutet, dass der Typ beim Erstellen nicht angegeben wurde.
• Land — Das Land oder die Rechtsordnung, für die die Regel gilt, besonders relevant für über Filerskeeper importierte Regeln. Manuell erstellte Regeln ohne Länderzuweisung zeigen hier nichts an.
• Rechtsgrundlage — Der Verweis auf das Gesetz, die Verordnung oder die interne Richtlinie, die diese Aufbewahrungs- oder Löschpflicht begründet (z. B. „DSGVO Art. 17"). Texte mit mehr als 100 Zeichen werden mit einem Auslassungszeichen abgeschnitten. Wenn an der Regel auch eine Quell-URL gespeichert wurde, erscheint ein kleines Link-Symbol; ein Klick darauf öffnet das Originaldokument in einem neuen Tab. Beachten Sie, dass der Anzeigetext und die URL zwei separate Felder sind — eine Regel kann das eine ohne das andere haben.

Verknüpfung mit anderen Bereichen in DPMS

Das Modul „Aufbewahrung & Löschung" steht im Mittelpunkt Ihres Compliance-Datenmodells. So sind die Verbindungen zu anderen Teilen von DPMS:

• ROPA (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten): Wenn ein Eintrag zur Verarbeitungstätigkeit fragt, wie lange Daten aufbewahrt werden, wird das Auswahlfeld mit den hier definierten Regeln befüllt. Wenn keine Regeln vorhanden sind, ist dieses Auswahlfeld überall im System leer.
• Assets: Jede Aufbewahrungsregel kann über den Assets-Tab in der Detailansicht der Regel mit bestimmten Daten-Assets (Datenbanken, Dateiserver, Systeme) verknüpft werden. So wird dokumentiert, welche physischen oder logischen Datenspeicher der Regel unterliegen.
• Assessments (DPIAs, LIAs): Assessments können über den Assessments-Tab in der Detailansicht auf Aufbewahrungsregeln verweisen. Das liefert nachvollziehbare Belege dafür, dass die Aufbewahrungsfrist einer Verarbeitungstätigkeit formal bewertet wurde.
• Aufgaben: Compliance-Aufgaben — etwa „Aufbewahrungsfrist für Marketing-E-Mails bis Q4 überprüfen" — können mit einzelnen Regeln verknüpft werden und schaffen so eine nachvollziehbare Spur, wer für die Aktualität jeder Regel verantwortlich ist.
• Workflows: Für jede Regel kann ein periodischer Überprüfungs-Workflow ausgelöst werden, der sicherstellt, dass Regeln regelmäßig geprüft werden.

Nachdem Sie Ihre Arbeit auf dieser Seite abgeschlossen haben, wechseln Sie in der Regel in das ROPA-Modul, um Ihre neuen Regeln mit Verarbeitungstätigkeiten zu verknüpfen, oder in das Assets-Modul, um zu dokumentieren, welche Datenspeicher den Regeln unterliegen.

Tipps und häufige Fehlerquellen

Achtung: Wenn die Option „Aus Datenbank erstellen" im Menü Erstellen nicht erscheint, ist die Filerskeeper-Integration für Ihre Organisation noch nicht aktiviert. Bitten Sie Ihren DPMS-Administrator, diese in den IT-Einstellungen einzurichten.

Tipp: Suchen Sie immer zuerst, bevor Sie erstellen. Eine kurze Suche nach dem Regelnamen kann Zeit sparen und doppelte Einträge vermeiden, die später zu Verwirrung in den ROPA-Auswahlfeldern führen würden.

• Benutzer mit eingeschränktem Zugriff sehen weniger Datensätze. Wenn Ihr Konto nur Zugriff auf Datensätze hat, bei denen Sie als verantwortliche Person eingetragen sind, wird die Liste und alle Suchergebnisse entsprechend gefiltert. Das ist erwartetes Verhalten — Ihre Ansicht kann sich daher von der einer Kollegin oder eines Kollegen mit vollem Lesezugriff unterscheiden.
• Nur .json-Dateien funktionieren beim Import. Die Importfunktion akzeptiert ausschließlich Dateien, die mit dem DPMS-eigenen JSON-Export erstellt wurden. Das Importieren einer externen Tabellenkalkulation oder einer JSON-Datei aus einer anderen Quelle schlägt entweder lautlos fehl oder erzeugt einen Validierungsfehler.
• „Nicht angegeben" und „Unbegrenzt" sind absichtliche Einträge. Wenn die Spalte „Dauer" einen dieser Werte anzeigt, handelt es sich nicht um eine Lücke in Ihren Daten. Diese qualitativen Werte werden dann verwendet, wenn eine Vorschrift keinen festen Zeitraum vorschreibt. Sie sind rechtlich genauso bedeutsam wie „7 Jahre".
• Ausstehende Änderungsanfragen können die Bearbeitung blockieren. Wenn Sie ein Flaggensymbol an einer Zeile sehen und die Regel bearbeiten müssen, öffnen Sie die Detailansicht und lösen Sie die ausstehende Änderungsanfrage zunächst über den Tab „Workflow" oder „Erforderliche Aktion". Die Schaltfläche zum Bearbeiten kann bis zur Lösung deaktiviert sein.
• Das Link-Symbol in der Spalte „Rechtsgrundlage" erfordert, dass beide Felder ausgefüllt sind. Der Anzeigetext (z. B. „DSGVO Art. 17") und die URL zum Quelldokument werden separat gespeichert. Wenn Sie eine Regel nur mit einem der beiden Felder erstellen, erhalten Sie entweder Text ohne klickbares Symbol oder ein Symbol ohne Beschriftung. Füllen Sie beide Felder aus, um das beste Ergebnis zu erzielen.
• Die Aktionssymbole am rechten Rand jeder Zeile (Symbole für Sperren, Umschlag, Memo und Drucken) sind noch nicht aktiv. Sie sind sichtbar, aber ein Klick darauf hat in der aktuellen Version keine Wirkung. Es handelt sich um Platzhalter für zukünftige Funktionen.