Time-Machine-Einstellungen

Time-Machine-Einstellungen

Die Time Machine ist die Versionsverlaufsfunktion von DPMS für Ihre Compliance-Daten. Wenn sie aktiviert ist, erstellt DPMS automatisch im Hintergrund einen Schnappschuss jedes Compliance-Datensatzes – ROPA-Einträge, Lieferanten, DPIAs, Assets, TOMs und mehr – jedes Mal, wenn ein Datensatz gespeichert wird. Mit diesen Schnappschüssen kann jede Benutzerin und jeder Benutzer zu einem früheren Datum zurückblättern und genau sehen, wie ein Datensatz zu diesem Zeitpunkt aussah. Diese Seite ist die einzige Stelle, an der ein Datenschutzbeauftragter (DSB), ein Compliance-Verantwortlicher oder ein IT-Administrator diese Funktion ein- oder ausschalten und festlegen kann, wie weit das System die Schnappschüsse zurückbehält.

So öffnen Sie diese Seite

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Allgemeine Einstellungen. Die Seitenleiste klappt aus und zeigt alle Compliance-Konfigurationsbereiche. Scrollen Sie in der Liste nach unten, bis Sie Time Machine sehen, und klicken Sie darauf.

Direkte URL: /compliance/settings/time/machine

Sie benötigen die Leseberechtigung für Compliance-Einstellungen, um diese Seite aufrufen zu können. Wenn Sie auch Änderungen vornehmen möchten, muss Ihr Konto zusätzlich die Bearbeitungsberechtigung für Time-Machine besitzen. Ohne Leseberechtigung ist der Menüeintrag ausgeblendet, und beim direkten Aufruf der URL erscheint eine „Zugriff verweigert"-Seite.

Was Sie sehen

Die Seite verwendet das zweispaltige Standardlayout, das überall in den Compliance-Einstellungen eingesetzt wird. Auf der linken Seite befindet sich das Allgemeine Einstellungen-Navigationsmenü, in dem der Eintrag Time Machine hervorgehoben ist, damit Sie immer wissen, wo Sie sich befinden. Alle anderen Konfigurationsbereiche – Anwendbare Gesetze, Abteilungen, Standards, Fragebögen und so weiter – sind über dasselbe Menü erreichbar.

Auf der rechten Seite erscheint die Time-Machine-Inhaltskarte. Ganz oben in diesem Bereich sehen Sie einen Navigationspfad: Allgemeine Einstellungen > Time Machine. Darunter zeigt die Karte drei schreibgeschützte Felder in einem übersichtlichen Beschriftungs-und-Wert-Layout: den aktuellen Aktivierungs-/Deaktivierungsstatus, das Datum, an dem die Funktion eingeschaltet wurde, sowie das derzeit eingestellte Aufbewahrungsfenster. In der oberen rechten Ecke der Karte befindet sich ein kleines Stift-Symbol (Bearbeiten). Wenn Ihr Konto über die Bearbeitungsberechtigung verfügt, öffnet ein Klick auf den Stift das Bearbeitungsformular. Wenn Sie nur Leserechte haben, ist das Stift-Symbol ausgegraut, und ein Tooltip erklärt den Grund.

Arbeiten mit dieser Seite

Time Machine zum ersten Mal einschalten

Wenn Ihre Organisation DPMS gerade eingerichtet hat und die Time Machine noch nie aktiviert wurde, zeigen alle drei Felder auf der Karte einen Gedankenstrich (—). Bevor Ihr Team historische Versionen von Compliance-Datensätzen abrufen kann, müssen Sie die Funktion hier aktivieren.

• Klicken Sie auf das Stift-Symbol Bearbeiten in der oberen rechten Ecke der Time-Machine-Karte. Das Bearbeitungsformular öffnet sich.
• Sie sehen einen Umschalter mit einer Beschriftung wie Aktivieren oder Time Machine aktivieren, der derzeit ausgeschaltet ist. Klicken Sie auf den Schalter, um ihn einzuschalten – er wechselt die Farbe und zeigt den aktiven Zustand an.
• Geben Sie im Feld Aufbewahrungszeit die Anzahl der Tage ein, für die der Verlauf gespeichert werden soll. Ein häufiger Ausgangswert ist 365 für ein Jahr. Überlegen Sie, welche Anforderungen Ihre Prüfungen haben: Wenn ein Prüfer möglicherweise nach einem Datensatz von vor 18 Monaten fragt, setzen Sie diesen Wert auf 548 oder mehr; wenn 90 Tage ausreichen, tragen Sie 90 ein.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS sendet die Konfiguration an das Backend. Bei Erfolg werden Sie zurück zur Leseansicht geleitet, die nun den Status als aktiv, das heutige Datum als „Aktiv seit"-Wert und das von Ihnen gewählte Aufbewahrungsfenster anzeigt.

Ab diesem Moment haben alle Benutzerinnen und Benutzer Ihrer DPMS-Instanz Zugriff auf die Versionsverlaufssteuerung auf Detailseiten – eine Datumsauswahl oder Versionsauswahl, mit der sie sehen können, wie ein Datensatz zu einem beliebigen früheren Datum innerhalb des Aufbewahrungsfensters aussah.

Achtung: Das Aktivieren der Time Machine heute bedeutet, dass Schnappschüsse ab heute existieren. Es gibt keinen rückwirkenden Verlauf. Wenn Ihre Prüfungsperiode vor sechs Monaten begann und Sie die Time Machine jetzt aktivieren, haben Sie für diesen Zeitraum keine Schnappschüsse. Aktivieren Sie die Funktion so früh wie möglich in Ihrem Compliance-Programm.

Time-Machine-Status vor einer Prüfung überprüfen

Prüfer fragen häufig nach Nachweisen, dass eine Versionskontrolle während eines bestimmten Zeitraums vorhanden war. Bevor Sie ein Prüfungsgespräch führen, lohnt es sich, diese Seite zu öffnen und zu bestätigen, dass die Funktion aktiv ist und seit wann.

• Öffnen Sie Allgemeine Einstellungen > Time Machine über die Seitenleiste.
• Lesen Sie die drei Felder auf der Karte:
• Status – sollte „Aktiv" oder „Aktiviert" anzeigen. Wenn es „Inaktiv" anzeigt, werden gerade keine Versionsverläufe aufgezeichnet.
• Aktiv seit – dies ist das früheste Datum, ab dem Schnappschüsse vorhanden sind. Wenn ein Prüfer nach Datensätzen fragt, die vor diesem Datum liegen, haben Sie keine Time-Travel-Daten für diesen Zeitraum.
• Aufbewahrungszeit – zeigt, wie viele Tage Schnappschüsse aktuell verfügbar sind. Wenn die Funktion vor 18 Monaten mit einem 365-Tage-Aufbewahrungsfenster aktiviert wurde, können Sie bis zu 365 Tage zurückreisen, nicht 18 Monate.
• Wenn alles wie erwartet aussieht, ist keine Aktion erforderlich – schließen Sie die Seite einfach.

Dies ist eine reine Leseprüfung, die nur die Leseberechtigung erfordert.

Das Aufbewahrungsfenster zur Speicherverwaltung anpassen

Wenn Ihr IT-Team eine hohe Speicherauslastung meldet oder wenn Sie zu einem längeren Prüfungszyklus gewechselt sind und mehr Verlauf benötigen, können Sie das Aufbewahrungsfenster jederzeit ändern.

• Klicken Sie auf das Stift-Symbol Bearbeiten auf der Time-Machine-Karte.
• Das Bearbeitungsformular zeigt den aktuellen Wert im Feld Aufbewahrungszeit. Löschen Sie den Wert und geben Sie die neue Anzahl an Tagen ein. Um von zwei Jahren auf ein Jahr zu verkürzen, ändern Sie 730 auf 365.
• Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern zeigt die Leseansicht sofort den neuen Wert. Im Hintergrund entfernt ein Hintergrundprozess nach und nach Schnappschüsse, die nun außerhalb des neuen Fensters liegen. Dies geschieht nicht sofort – gehen Sie nicht davon aus, dass alte Schnappschüsse unmittelbar nach dem Speichern eines kürzeren Wertes verschwunden sind.

Tipp: Wenn Sie das Aufbewahrungsfenster verkürzen möchten, um Speicherplatz freizugeben, sollten Sie dies schrittweise tun (z. B. von 730 auf 540, dann auf 365), anstatt eine große Reduzierung auf einmal vorzunehmen. So haben Sie Zeit zu bestätigen, dass Sie keine Daten verlieren, die Sie tatsächlich noch benötigen.

Time Machine während einer Migration oder eines Massenimports vorübergehend deaktivieren

Wenn Sie eine umfangreiche Datenmigration oder einen Massenimport tausender Datensätze durchführen möchten, kann es sinnvoll sein, die Schnappschusserstellung zu pausieren. Das Aufzeichnen jedes Zwischenzustands jedes Datensatzes während einer Migration würde eine große Menge an unübersichtlichen Schnappschüssen erzeugen, die keinen Prüfungszweck erfüllen.

• Klicken Sie auf Bearbeiten auf der Time-Machine-Karte.
• Schalten Sie den Aktivieren-Schalter von ein auf aus.
• Klicken Sie auf Speichern. Die Leseansicht zeigt nun die Funktion als inaktiv an. Während dieser Zeit werden keine neuen Schnappschüsse erstellt. Vorhandene Schnappschüsse bleiben im Speicher, bis sie das Aufbewahrungsfenster auf natürliche Weise überschreiten.
• Sobald die Migration abgeschlossen ist, klicken Sie erneut auf Bearbeiten, schalten Sie den Schalter wieder ein und klicken Sie auf Speichern. Die Leseansicht aktualisiert sich mit einem neuen „Aktiv seit"-Datum (dem heutigen Datum).

Beachten Sie: Änderungen an Compliance-Datensätzen, die während der Deaktivierungszeit vorgenommen wurden, haben keine Schnappschüsse. Es wird eine sichtbare Lücke im Versionsverlauf entstehen. Notieren Sie den Deaktivierungszeitraum, damit Sie ihn bei Bedarf gegenüber einem Prüfer erklären können.

Feldreferenz

Die folgenden Felder erscheinen auf der Lesekarte und im Bearbeitungsformular:

• Status (Aktiviert/Deaktiviert) – Zeigt an, ob die Time Machine derzeit Schnappschüsse aufzeichnet. Auf der Lesekarte erscheint dies als Beschriftung wie „Aktiv" oder „Inaktiv". Im Bearbeitungsformular ist es ein Umschalter. Beim Speichern erforderlich.
• Aktiv seit – Schreibgeschützt, sowohl auf der Karte als auch im Bearbeitungsformular. Zeigt das Kalenderdatum an, an dem die Time Machine zuletzt eingeschaltet wurde. Dies ist der früheste Zeitpunkt, ab dem Schnappschüsse vorhanden sind. Wenn Sie die Funktion noch nie aktiviert haben, zeigt dieses Feld einen Gedankenstrich.
• Aufbewahrungszeit – Die Anzahl der Tage, für die historische Schnappschüsse aufbewahrt werden, bevor der Hintergrundprozess des Systems sie entfernt. Geben Sie im Bearbeitungsformular eine ganze positive Zahl ein (z. B. 90, 365 oder 730). Werte unter 1 werden nicht akzeptiert. Wenn Sie dieses Feld beim erstmaligen Aktivieren leer lassen, müssen Sie vor dem Speichern einen Wert eingeben – das Feld ist Pflichtfeld. Wenn die Funktion zuvor bereits konfiguriert wurde, ist der aktuelle Wert vorausgefüllt.

Wie diese Seite mit dem Rest von DPMS zusammenhängt

Die Time-Machine-Einstellungsseite ist der Hauptschalter für eine Funktion, die auf der gesamten DPMS-Detailebene genutzt wird. Folgendes hängt von Ihrer Konfiguration hier ab:

• Jede Detailseite eines Compliance-Datensatzes – ROPAs, Lieferanten, Assets, DPIAs, Vorfälle, TOMs, Projekte, Aufgaben und mehr – prüft, ob die Time Machine aktiv ist. Wenn ja, wird auf diesen Seiten eine Versionsauswahl oder Datumsauswahl sichtbar. Wenn sie inaktiv ist, fehlt diese Steuerung oder ist ausgegraut. Wenn Benutzerinnen und Benutzer melden, dass sie die Versionsverlaufssteuerung auf einer Detailseite nicht finden, ist diese Einstellungsseite der erste Ort zum Nachsehen.
• Der Bearbeiten-Button auf Detailseiten während der Zeitreise – Wenn ein Benutzer einen vergangenen Schnappschuss eines Datensatzes abruft (also in der Zeit zurückreist), wird der Bearbeiten-Button auf dieser Detailseite automatisch deaktiviert. Das ist beabsichtigt: Historische Daten können nicht bearbeitet werden. Wenn ein Benutzer sagt „Ich kann diesen Datensatz nicht bearbeiten", prüfen Sie, ob er möglicherweise versehentlich zu einer älteren Version navigiert ist. Er müsste zur aktuellen Ansicht (heute) zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen.
• Prüfungsnachweise und Rechenschaftspflicht – Regulatoren, die Versionsverlauf Ihrer Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen von Artikel 5(2) der DSGVO (Rechenschaftspflicht) anfordern, sind auf diese aktive Funktion angewiesen. Das „Aktiv seit"-Datum auf dieser Seite ist Ihr dokumentierter Ausgangspunkt für diesen Nachweispfad.

Nachdem Sie Ihre Einstellungen hier gespeichert haben, sind keine weiteren Schritte erforderlich – die Änderung gilt sofort für alle Benutzerinnen und Benutzer. Informieren Sie Ihr Compliance-Team und etwaige Prüfer über das „Aktiv seit"-Datum und das aktuelle Aufbewahrungsfenster, damit diese die Grenzen des verfügbaren Verlaufs kennen.

Tipps & häufige Stolperfallen

Achtung: Das Aktivieren der Time Machine erstellt keinen rückwirkenden Verlauf. Schnappschüsse existieren nur ab dem „Aktiv seit"-Datum. Aktivieren Sie diese Funktion so früh wie möglich in Ihrer DPMS-Einrichtung, um ein nützliches Archiv aufzubauen.

Achtung: Wenn Sie die Time Machine deaktivieren (z. B. für eine Migration) und anschließend wieder aktivieren, entsteht eine permanente Lücke in Ihrem Versionsverlauf für den Zeitraum, in dem sie ausgeschaltet war. Diese Lücke kann nachträglich nicht gefüllt werden.

• Das Verkürzen des Aufbewahrungsfensters ist nicht sofort wirksam. Wenn Sie die Anzahl der Aufbewahrungstage reduzieren, werden ältere Schnappschüsse durch einen Hintergrundbereinigungsprozess entfernt, nicht sofort. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass sie unmittelbar nach der Speicherung verschwunden sind.
• Lese- und Bearbeitungsberechtigungen sind getrennt. Benutzerinnen und Benutzer mit Lesezugriff auf diese Seite sehen das Stift-Symbol, können aber nicht darauf klicken – es ist ausgegraut mit einem Tooltip. Wenn jemand das Aufbewahrungsfenster ändern muss, stellen Sie sicher, dass sein Konto die Time-Machine-Bearbeitungsberechtigung hat, nicht nur die Leseberechtigung.
• Nicht gespeicherte Änderungen bleiben in Ihrer Browser-Sitzung erhalten. Wenn Sie das Bearbeitungsformular öffnen, einen neuen Aufbewahrungswert eingeben und dann ohne Speichern wegnavigieren, ist der Wert bei Ihrer Rückkehr zum Bearbeitungsformular in derselben Browser-Sitzung noch vorhanden. Das ist hilfreich, wenn Sie unterbrochen werden, kann aber überraschend sein. Das Formular löscht diesen zwischengespeicherten Entwurf, wenn Sie die Bearbeitungsseite neu laden.
• „Ich sehe die Versionsauswahl in meiner ROPA nicht." Dies liegt fast immer daran, dass die Time Machine auf dieser Seite inaktiv ist. Öffnen Sie Allgemeine Einstellungen > Time Machine und prüfen Sie das Statusfeld.