Dokument oder Richtlinie bearbeiten

Dokument oder Richtlinie bearbeiten

Die Seite Dokument oder Richtlinie bearbeiten ist Ihr zentraler Arbeitsbereich, um die Richtlinienbibliothek Ihrer Organisation aktuell, vollständig und prüfungssicher zu halten. Datenschutzbeauftragte, Compliance-Koordinatoren, IT-Sicherheitsmanager und alle, die für die Pflege interner Richtlinien verantwortlich sind, arbeiten hier regelmäßig — ob sie einen neu angelegten Eintrag direkt nach der Erstellung verfeinern, eine aktualisierte Datei hochladen oder ein Dokument durch einen formalen Genehmigungsworkflow schicken. Da DPMS Richtlinien und Dokumente mit Verarbeitungsverzeichnissen, Risikobewertungen, Aufgaben und internationalen Standardkontrollen verknüpft, wirken sich Änderungen auf dieser Seite auf Ihr gesamtes Compliance-Bild aus.

So öffnen Sie die Seite

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Richtlinien & Dokumente. Klicken Sie in der Dokumentenliste auf den Namen eines Dokuments, um die Detailansicht zu öffnen, und klicken Sie dort auf das Bearbeitungssymbol auf der Registerkarte „Allgemein". Alternativ öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem Dokument und wählen Sie Bearbeiten. DPMS leitet Sie außerdem automatisch auf diese Seite weiter, sobald Sie ein brandneues Dokument zum ersten Mal speichern.

Für den Zugriff auf diese Seite benötigen Sie eine der folgenden Berechtigungen:

• Richtlinien & Dokumente bearbeiten — vollständiger Zugriff auf alle Registerkarten.
• Nur zugewiesene Richtlinien & Dokumente bearbeiten — der Zugriff ist auf Dokumente beschränkt, bei denen Sie als verantwortliche Person eingetragen sind.

Die Registerkarte Workflow auslösen erfordert zusätzlich die Berechtigung Workflow zuweisen. Ohne diese wird auf dieser Registerkarte eine Seite mit einer Zugriffsverweigerung angezeigt.

Was Sie sehen

Die Seite ist in zwei Bereiche unterteilt. Links befindet sich ein vertikales Registerkartenmenü mit allen verfügbaren Abschnitten: Allgemein, Hochladen, Verknüpfte Elemente, Aufgaben, Bewertungen, Zugriff verwalten, Workflow auslösen und Übersicht. Rechts füllt der Inhaltsbereich das Formular oder die Tabelle der aktuell ausgewählten Registerkarte.

Ganz oben im Inhaltsbereich zeigt ein Breadcrumb-Pfad Ihren Weg: den Modulnamen, einen Pfeil, den Dokumentennamen, einen weiteren Pfeil und den aktuellen Registerkartennamen in Blau hervorgehoben. So behalten Sie beim Wechsel zwischen Registerkarten stets die Orientierung.

Die Registerkarte Allgemein — auf der Sie standardmäßig landen — zeigt ein fokussiertes, zentriertes Formular mit einem dünnen blauen Balken am linken Rand jeder Feldgruppe. Ein Headerbereich am oberen Rand des Formulars zeigt das Statusabzeichen des Dokuments und das Feld für verantwortliche Personen. Darunter folgen die Hauptfelder: Name, Typ, Organisationseinheiten und Klassifizierung.

Wurde das Dokument gerade erst erstellt und noch nicht zum ersten Mal gespeichert, ist nur die Registerkarte Allgemein verfügbar. Alle anderen Registerkarten sind gesperrt, bis Sie den ersten Speichervorgang abgeschlossen haben und der Eintrag eine dauerhafte ID erhalten hat.

Arbeiten auf dieser Seite

Ein neues Dokument zum ersten Mal einrichten

Wenn Sie aus der Liste Richtlinien & Dokumente ein neues Dokument anlegen, landen Sie direkt auf der Registerkarte „Allgemein" der Bearbeitungsseite. Geben Sie zunächst den Namen des Dokuments in das Feld Name ein. Dieses Feld unterstützt mehrere Sprachen — wenn Ihre Organisation in mehreren Sprachen arbeitet, klicken Sie auf die KI-Übersetzungsschaltfläche neben dem Feld, um Übersetzungen in Ihre anderen aktiven Sprachen automatisch zu befüllen.

Wählen Sie anschließend den Typ. Dies ist das folgenreichste Feld auf der gesamten Seite: Es legt fest, ob dieses Dokument eine hochgeladene Datei (ein PDF, ein Word-Dokument o. Ä.) oder einen externen URL-Link speichert. Wählen Sie sorgfältig, denn sobald Sie mit einem ausgewählten Typ auf Speichern klicken, sperrt sich das Feld dauerhaft und kann nicht mehr geändert werden. Es gibt keinen Konvertierungspfad zwischen den beiden Varianten — wählen Sie den falschen Typ, müssen Sie den Eintrag löschen und neu anlegen.

Weisen Sie eine oder mehrere Organisationseinheiten zu, um das Dokument dem richtigen Teil Ihrer Unternehmenshierarchie zuzuordnen. Wenden Sie dann ein oder mehrere Klassifizierungs-Tags aus Ihrer Dokumententaxonomie an (z. B. „Auftragsverarbeitungsvertrag" oder „Aufbewahrungsplan"). Diese Tags steuern, wie das Dokument in gefilterten Listenansichten und Berichten erscheint.

Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern am unteren Ende des Formulars. DPMS erstellt den Dokumenteintrag und leitet Sie sofort auf dieselbe Bearbeitungsseite weiter, diesmal mit vorausgewählter Registerkarte Hochladen — ein bewusster Hinweis, die eigentliche Datei oder den Link direkt im Anschluss anzuhängen.

Dokumentdatei hochladen oder ersetzen

Klicken Sie auf die Registerkarte Hochladen im linken Menü. Was Sie als nächstes sehen, hängt vom auf der Registerkarte „Allgemein" gewählten Typ ab.

Bei Dokumenten vom Typ „Datei": Ein großes gestricheltes Rechteck mit der Meldung „Hierher ziehen oder durchsuchen" erscheint im Inhaltsbereich. Ziehen Sie Ihr PDF, Word-Dokument oder eine andere Datei auf diesen Bereich, oder klicken Sie darauf, um einen Datei-Browser zu öffnen. DPMS lädt die Datei hoch und führt automatisch einen Malware-Scan durch. Sobald der Scan abgeschlossen ist, erscheint die Datei als aktuelle Version. Unterhalb der Upload-Zone zeigt eine Versionsverlaufsliste alle bisher hochgeladenen Dateien in umgekehrter chronologischer Reihenfolge. Sie können auf jeden Eintrag in der Historie klicken, um die jeweilige Version in der Vorschau anzuzeigen.

Achtung: Schlägt der Malware-Scan fehl, wird die Datei unter Quarantäne gestellt und ist für die meisten Benutzerinnen und Benutzer unsichtbar. Nur Personen mit den Rollen IT-Sicherheitskoordinator, IT-Sicherheitsmanager, Systemmanager oder Super-Admin können unter Quarantäne gestellte Dateien im Versionsverlauf sehen. Wenn eine hochgeladene Datei zu verschwinden scheint, bitten Sie Ihr IT-Sicherheitsteam, die Quarantäne zu prüfen.

Bei Dokumenten vom Typ „Link": Es erscheint ein Texteingabefeld mit der Bezeichnung Link. Geben Sie die URL ein, die Sie mit diesem Dokument verknüpfen möchten, und speichern Sie. Jede gespeicherte URL erscheint als Zeile unterhalb des Eingabefeldes mit drei Symbolen: einem Pfeil, der die URL in einem neuen Tab öffnet, einem Kopiersymbol zum Kopieren in die Zwischenablage und einem × zum Entfernen. Sie können mehrere URLs an einem Link-Dokument speichern.

Das Dokument in das weitere Compliance-Bild einbetten

Ein Dokument, das isoliert existiert, hat begrenzte Aussagekraft. Die Registerkarten Verknüpfte Elemente, Aufgaben und Bewertungen ermöglichen es Ihnen, es in das breitere DPMS-Geflecht einzubinden.

Klicken Sie auf Verknüpfte Elemente, um andere DPMS-Objekte — etwa Verarbeitungsverzeichnisse oder Assets — mit diesem Dokument zu verknüpfen. Eine Tabelle zeigt alle bereits verknüpften Elemente. Klicken Sie auf die Hinzufügen-Schaltfläche, um eine Auswahlmaske zu öffnen, und suchen Sie nach den Objekten, die Sie verbinden möchten. Sie können auch auf eine beliebige Zeile der Tabelle klicken, um direkt zur Detailseite des verknüpften Objekts zu navigieren. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Klicken Sie auf Aufgaben, um Aktionspunkte mit diesem Dokument zu verknüpfen. Wenn etwa eine jährliche Überprüfungsaufgabe abgeschlossen sein muss, bevor die Richtlinie erneuert werden kann, verknüpfen Sie diese hier. Die Registerkarte zeigt eine Tabelle bereits verknüpfter Aufgaben und ein Steuerelement, mit dem Sie im globalen Aufgabenpool nach weiteren Aufgaben suchen können.

Klicken Sie auf Bewertungen, um DPIAs, Risikobewertungen oder andere Bewertungen zu verknüpfen, die diese Richtlinie untermauern oder validieren. Bei einer Prüfung kann ein Auditor die Registerkarte „Bewertungen" öffnen und auf einen Blick erkennen, welche Bewertungen das Dokument stützen. Fügen Sie Verknüpfungen hinzu oder entfernen Sie sie über die Steuerelemente in der Tabelle, und klicken Sie dann auf Speichern.

Tipp: Jede dieser Registerkarten hat ihre eigene Speichern-Schaltfläche. Das Wechseln zu einer anderen Registerkarte ohne Speichern löst keinen Speichervorgang aus. Änderungen, die Sie auf einer Registerkarte vorgenommen haben, werden während derselben Browser-Sitzung im Sitzungsspeicher gehalten, aber sie werden erst dann an den Server gesendet, wenn Sie auf der jeweiligen Registerkarte explizit auf Speichern klicken.

Steuern, wer das Dokument sehen kann

Standardmäßig folgt die Sichtbarkeit den globalen Rollenberechtigungen Ihrer Organisation. Wenn Sie den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument erweitern oder einschränken möchten — beispielsweise um eine vertrauliche Aufbewahrungsrichtlinie des HR-Bereichs nur dem HR-Team zugänglich zu machen — klicken Sie auf die Registerkarte Zugriff verwalten.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü Zielgruppen, um vorkonfigurierte Zielgruppengruppen aus Ihren Compliance-Einstellungen auszuwählen. Jede Zielgruppe hat Lese- oder Schreibrechte, die auf Zielgruppenebene festgelegt sind. Wenn Sie einer einzelnen, namentlich genannten Person Zugriff gewähren möchten, ohne eine neue Zielgruppengruppe anlegen zu müssen, wählen Sie diese Person direkt im Dropdown-Menü Benutzer aus.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern am unteren Rand des Formulars. Ab diesem Zeitpunkt können nur noch die von Ihnen aufgeführten Benutzer und Zielgruppen (sowie alle Personen mit globalen Bearbeitungs- oder Administratorrechten) das Dokument in ihrer Listenansicht sehen.

Achtung: „Zugriff verwalten" steuert die Sichtbarkeit, nicht die Bearbeitungsrechte. Wenn Sie hier jemanden hinzufügen, kann diese Person den Eintrag sehen. Ob sie ihn bearbeiten darf, wird durch die globale Rolle bestimmt, nicht durch diese Einstellung.

Das Dokument durch einen Review- oder Genehmigungsworkflow schicken

Wenn eine Richtlinie zur formellen Freigabe bereit ist — beispielsweise zur jährlichen Überprüfung durch ein Komitee — klicken Sie auf die Registerkarte Workflow auslösen. Sie sehen eine Liste verfügbarer Workflow-Vorlagen, die für Richtlinien & Dokumente in Ihrer DPMS-Instanz konfiguriert wurden. Wählen Sie den Workflow aus, der zu Ihrem Prozess passt, füllen Sie die erforderlichen Reviewer-Angaben aus, und klicken Sie auf Speichern.

DPMS startet die Workflow-Engine, benachrichtigt die zugewiesenen Reviewer und beginnt mit der Fortschrittsverfolgung. Der aktuelle Status des Workflows wird daraufhin auf der Registerkarte Übersicht angezeigt, wo Sie verfolgen können, welche Schritte abgeschlossen wurden und welche noch ausstehen. Eine Schaltfläche Workflow abbrechen erscheint auf der Registerkarte „Übersicht", solange der Workflow noch läuft — verwenden Sie diese, wenn Sie den Zyklus abbrechen und neu starten müssen.

Achtung: Die Registerkarte „Workflow auslösen" ist durch eine separate Berechtigung Workflow zuweisen geschützt. Auch ein Datenschutzbeauftragter mit vollen Dokumentenbearbeitungsrechten sieht auf dieser Registerkarte eine Zugriffsverweigerungsseite, wenn er diese spezifische Berechtigung nicht besitzt. Wenn Sie betroffen sind, bitten Sie Ihren Systemadministrator, Ihre Berechtigungen zu prüfen.

Status und verantwortliche Person aktualisieren

Am oberen Rand des Formulars „Allgemein" befinden sich zwei Steuerelemente, die besondere Aufmerksamkeit verdienen: das Status-Abzeichen und der Verantwortliche Person-Picker.

Das Status-Dropdown ermöglicht es Ihnen, das Dokument durch seinen Lebenszyklus zu bewegen: typischerweise Entwurf, Aktiv oder Inaktiv, plus alle benutzerdefinierten Status, die Ihre Organisation definiert hat. Markieren Sie eine neu genehmigte Richtlinie als Aktiv, um sie zur aktuellen Version zu machen; setzen Sie eine veraltete Richtlinie auf Inaktiv, um sie zu archivieren, ohne den Eintrag zu löschen.

Das Feld Verantwortliche Person weist einen oder mehrere Benutzer als Eigentümer dieses Dokuments zu. Diese Personen erhalten Workflow-Benachrichtigungen und werden in Prüfberichten als verantwortliche Parteien aufgeführt.

Achtung: Auf dieser Bearbeitungsseite sind Status und verantwortliche Person Teil des Formulars. Sie werden erst dann auf dem Server gespeichert, wenn Sie auf Speichern am unteren Rand der Registerkarte „Allgemein" klicken. In der Detailansicht des Dokuments (die schreibgeschützte Seite, die Sie vor dem Klicken auf „Bearbeiten" sehen) löst das Ändern dieser Felder sofort eine automatische Speicherung aus. Erstbenutzer verwechseln dies häufig und gehen davon aus, dass die Bearbeitungsseite ebenfalls automatisch speichert — das tut sie nicht.

Feldreferenz

Die folgenden Felder erscheinen auf der Registerkarte „Allgemein" und verdienen genauere Beachtung:

• Name — Der Anzeigename des Dokuments. Unterstützt mehrere Sprachen über die KI-Übersetzungshilfe. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld; ohne einen Wert kann nicht gespeichert werden.
• Typ — Datei oder Link. Legt die Speichermethode für den Dokumentinhalt fest. Dauerhaft und unwiderruflich, sobald gespeichert. Wählen Sie sorgfältig.
• Organisationseinheiten — Verknüpft das Dokument mit einem oder mehreren Teilen Ihrer Unternehmenshierarchie. Beeinflusst, welche Klassifizierungs-Tags im Dropdown-Menü darunter verfügbar sind, und grenzt das Dokument für Berichte ein. Über eine Verknüpfung im Dropdown-Menü können Sie eine neue Organisationseinheit direkt inline anlegen.
• Klassifizierung — Eines oder mehrere Taxonomie-Tags aus Ihrem Dokumenten-Tag-Typ in den Compliance-Einstellungen. Wird für die Filterung und Kategorisierung verwendet. Neue Tags können inline angelegt werden. Mehrere Tags sind erlaubt und können jederzeit geändert werden.

Wie diese Seite mit dem Rest von DPMS verbunden ist

Die Bearbeitungsseite ist die Schaltzentrale für jedes Dokument in Ihrer Compliance-Bibliothek. So wirken sich Änderungen hier nach außen aus:

• Die Dokumentenlistenansicht bei Richtlinien & Dokumente zeigt Name, Organisationseinheiten, Klassifizierungs-Tags und das zuletzt geänderte Datum direkt aus dem, was Sie auf der Registerkarte „Allgemein" gespeichert haben. Unvollständige Einträge erscheinen in diesen Spalten mit Gedankenstrichen.
• Verarbeitungsverzeichnis- und Bewertungsdetailansichten zeigen ihre verknüpften Dokumente anhand der Beziehungen, die Sie auf den Registerkarten „Verknüpfte Elemente" und „Bewertungen" dieser Seite herstellen. Wenn Sie eine DPIA nicht mit der relevanten Richtlinie verknüpfen, erscheint sie nicht im Querverweis.
• Internationale Standardkontrollen (sichtbar in der Dokumentdetailansicht) werden aus dem Standardkontrollenmodul heraus verknüpft und zeigen auf den Dokumenteintrag, den Sie hier pflegen.
• Workflow-Funktionen — einschließlich des Panels für erforderliche Aktionen in der Dokumentdetailansicht — setzen voraus, dass ein Workflow über die Registerkarte „Workflow auslösen" dieser Seite ausgelöst wurde.
• Die mehrsprachige Anzeige des Dokumentnamens in der gesamten DPMS-Plattform basiert auf den Übersetzungsdaten, die Sie im Namensfeld hier eingegeben haben. Fehlt eine Übersetzung, verwendet DPMS den englischen Namen als Fallback.

Ein guter nächster Schritt nach der Arbeit auf dieser Seite ist es, die Detailansicht des Dokuments erneut aufzurufen, um zu bestätigen, dass alle verknüpften Elemente, Aufgaben und Bewertungen wie erwartet erscheinen, und um den Workflow-Status zu überprüfen, falls einer ausgelöst wurde.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Der Dokumenttyp (Datei vs. Link) ist dauerhaft. Sobald Sie ein Dokument mit einem ausgewählten Typ gespeichert haben, können Sie diesen nicht mehr ändern. Haben Sie den falschen Typ gespeichert, müssen Sie das Dokument löschen und neu anlegen. Überprüfen Sie dieses Feld immer sorgfältig, bevor Sie zum ersten Mal auf Speichern klicken.

Tipp: Jede Registerkarte hat ihre eigene Speichern-Schaltfläche. Das Navigieren zu einer anderen Registerkarte ohne Speichern verliert Ihre Änderungen innerhalb derselben Browser-Sitzung nicht, bedeutet aber, dass sie noch nicht an den Server übermittelt wurden. Klicken Sie immer auf Speichern, bevor Sie den Browser schließen oder sich abmelden.

• Status und verantwortliche Person werden auf der Bearbeitungsseite nicht automatisch gespeichert. Im Gegensatz zur Detailansicht erfordern diese Felder auf der Bearbeitungsseite einen expliziten Klick auf Speichern. Es ist leicht passiert, den Status zu ändern und dann wegzunavigieren in der Annahme, dass es gespeichert wurde.
• „Zugriff verwalten" steuert die Sichtbarkeit, nicht die Bearbeitungsrechte. Das Hinzufügen eines Benutzers oder einer Zielgruppe auf der Registerkarte „Zugriff verwalten" erlaubt ihnen, das Dokument zu sehen. Ob sie es bearbeiten dürfen, hängt von ihrer globalen Rolle ab, nicht von dieser Einstellung.
• Unter Quarantäne gestellte Dateien sind für die meisten Benutzer unsichtbar. Wenn ein Datei-Upload nach dem Hochladen zu verschwinden scheint, wurde er möglicherweise durch den Malware-Scan unter Quarantäne gestellt. Wenden Sie sich an Ihr IT-Sicherheitsteam, um dies zu untersuchen.
• Die Registerkarte „Workflow auslösen" erfordert eine separate Berechtigung. Auch Benutzer mit vollen Bearbeitungsrechten sehen auf dieser Registerkarte eine Zugriffsverweigerungsseite, wenn sie nicht zusätzlich über die Berechtigung „Workflow zuweisen" verfügen. Dies ist beabsichtigt, überrascht Benutzer jedoch häufig.
• „Alle auswählen" auf den Registerkarten „Aufgaben" und „Bewertungen" berücksichtigt aktive Filter. Wenn Sie auf den Registerkarten „Aufgaben" oder „Bewertungen" „Alle auswählen" aktivieren, gilt die Aktion nur für die aktuell gefilterten Einträge — nicht für alle Aufgaben oder Bewertungen im System. Wenn ein aktiver Suchfilter gesetzt ist, wirkt sich das Aufheben der Verknüpfung für „alle" nur auf die sichtbaren, gefilterten Einträge aus.