Aufgaben

Aufgaben sind das Bindeglied Ihres Datenschutzprogramms. Wenn eine Risikoanalyse eine Lücke aufdeckt, eine DSFA eine Korrekturmaßnahme erfordert oder ein Audit einen Befund liefert, muss diese Verpflichtung irgendwo strukturiert festgehalten werden – mit einer verantwortlichen Person, einem Fälligkeitsdatum, einer Priorität und einem klaren Status. Der Aufgaben-Bereich bietet genau das. Er ist kein einfaches To-do-System: Jede Änderung wird protokolliert, jede Aufgabe lässt sich auf das Risiko oder Asset zurückverfolgen, das sie adressiert, und die vollständige Änderungshistorie steht Prüfern jederzeit zur Verfügung. Compliance-Beauftragte und Datenschutzbeauftragte nutzen ihn täglich, um Maßnahmen voranzutreiben; IT-Administratoren und Risikomanager bestätigen damit, dass erkannte Lücken aktiv bearbeitet werden; Prüfer sammeln hier Nachweise für laufende Abhilfemaßnahmen.

Aufrufen des Bereichs

Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf Aufgaben. Ein einziger Klick öffnet die Aufgabenliste unter /tasks. Es sind keine Untermenüs erforderlich. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie mindestens Leserechte für Aufgaben besitzen. Wenn Sie die URL direkt aufrufen, ohne die erforderlichen Rechte zu haben, leitet DPMS Sie auf eine Zugriffs-verweigert-Seite weiter.

Hinweis: Es gibt zwei Ebenen des Lesezugriffs. Umfassender Lesezugriff ermöglicht das Anzeigen aller Aufgaben im System. Eingeschränkter Lesezugriff erlaubt ausschließlich das Anzeigen von Aufgaben, bei denen Sie als verantwortliche Person eingetragen sind. Welche Ebene Sie erhalten, legt Ihre Administration fest.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Die Indexseite besteht aus zwei Hauptbereichen. Oben befindet sich eine Reihe von Tabs – Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung – die die Tabelle darunter nach Lebenszyklus-Status filtern. DPMS merkt sich den zuletzt besuchten Tab, sodass Sie beim nächsten Öffnen des Aufgaben-Bereichs automatisch wieder dort landen, wo Sie aufgehört haben. Unterhalb der Tabs befindet sich die Aufgabentabelle mit allen Aufgaben, auf die Sie Zugriff haben. Die Spalten zeigen Name, Priorität, Typ, verantwortliche Personen, Status, Fälligkeit und geschätzten Aufwand. Rechts oben im Tabellenbereich befinden sich die Schaltfläche Erstellen sowie die Aktionsleiste mit Export- und Löschfunktionen.

Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe öffnen, wechselt das Layout in eine Zwei-Panel-Ansicht. Links befindet sich das Element-Menü – eine ein- und ausklappbare vertikale Navigationsleiste mit Tabs für alle Bereiche des Aufgabendatensatzes: Allgemein, Protokolle, RASCI, Verknüpfte Elemente, Dokumente, Bewertungen und Workflows. Rechts erscheint der Aufgabeninhalt, beginnend mit einem fixierten Header, der unabhängig vom gewählten Tab stets den Aufgabennamen, die verantwortliche Person, den Status und die Priorität anzeigt. Ein kleines Uhren-Symbol schwebt rechts oben im Inhaltsbereich; ein Klick darauf öffnet das Aktivitätsprotokoll.

Arbeiten mit dem Aufgaben-Bereich

Eine neue Aufgabe erstellen

Sobald eine Lücke identifiziert wurde – zum Beispiel stellt eine Risikoanalyse fest, dass Backup-Speicher nicht verschlüsselt ist –, öffnen Sie den Aufgaben-Bereich und klicken rechts oben auf Erstellen. In dem erscheinenden Dropdown wählen Sie Aufgabe erstellen. Das Erstellungsformular öffnet sich.

Beginnen Sie mit einem eindeutigen, beschreibenden Namen im Feld Name, z. B. „Backup-Speicher verschlüsseln". Nutzen Sie dann den fixierten Header oben im Formular, um sofort drei wesentliche Eigenschaften festzulegen: Weisen Sie eine Verantwortliche Person zu, indem Sie den Namen einer Kollegin oder eines Kollegen eingeben; wählen Sie einen Status (setzen Sie ihn auf Aktiv, wenn die Arbeit sofort beginnen soll, oder auf Entwurf, wenn die Planung noch läuft); und bestimmen Sie eine Priorität – Niedrig, Mittel oder Hoch.

Im Formularbereich wählen Sie die zuständige Organisationseinheit, bestimmen ein Typ-Tag zur Klassifizierung der Aufgabe, legen eine Fälligkeit per Datumsauswahl fest und tragen den Geschätzten Aufwand im Format 2d oder 1w 3h ein (genaue Regeln siehe Feldübersicht weiter unten). Fügen Sie im Rich-Text-Editor eine aussagekräftige Beschreibung hinzu, damit alle Beteiligten den nötigen Kontext haben.

Klicken Sie abschließend auf Speichern. DPMS erstellt die Aufgabe und leitet Sie direkt zur Detailansicht der neuen Aufgabe weiter, wo Sie sofort verknüpfte Elemente, Dokumente oder RASCI-Zuweisungen ergänzen können.

Tipp: Wenn Sie viele Aufgaben auf einmal anlegen möchten – zum Beispiel nach dem Import von Befunden aus einem externen Audit-Tool –, nutzen Sie die Option Importieren im Erstellen-Dropdown. Wählen Sie eine zuvor aus DPMS exportierte JSON-Datei, und das System erstellt alle Aufgaben in einem einzigen Vorgang. Die Importoption ist nur sichtbar, wenn Ihr Konto über das entsprechende Importrecht verfügt.

Eine vorhandene Aufgabe prüfen und aktualisieren

Öffnen Sie die Aufgabenliste, wählen Sie mithilfe der Statustabs den gewünschten Lebenszyklusabschnitt (klicken Sie z. B. auf Aktiv, um alle laufenden Aufgaben zu sehen) und klicken Sie auf den Aufgabennamen, um die Detailansicht zu öffnen.

In der Detailansicht ermöglicht der fixierte Header die häufigsten Änderungen, ohne das Bearbeitungsformular öffnen zu müssen. Klicken Sie auf das Status-Dropdown, um die Aufgabe durch ihren Lebenszyklus zu bewegen – von Entwurf zu Aktiv, wenn die Arbeit beginnt; von Aktiv zu Überprüfung, wenn die Aufgabe abzeichnungsbereit ist; oder zu Inaktiv, wenn sie abgeschlossen ist. Klicken Sie auf die Priorität, um die Dringlichkeit anzupassen. Klicken Sie auf die Verantwortliche Person, um die Aufgabe neu zuzuweisen. Alle drei Aktionen werden sofort gespeichert – im fixierten Header gibt es keine separate Speichern-Schaltfläche.

Für tiefgehendere Änderungen – Name, Fälligkeit, Typ, Aufwand oder verknüpfte Elemente – klicken Sie auf Bearbeiten im jeweiligen Tab. Das vollständige Bearbeitungsformular öffnet sich mit den aktuellen Daten vorausgefüllt. Nach Ihren Änderungen klicken Sie auf Speichern.

Im Tab Allgemein können Sie die Beschreibung auch direkt inline bearbeiten: Klicken Sie auf den Beschreibungstext, nehmen Sie Ihre Änderungen im angezeigten Rich-Text-Editor vor und klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche im Editor. Dies ist der schnellste Weg, eine Ergänzung oder Korrektur vorzunehmen, ohne das vollständige Formular zu öffnen.

Hinweis: Status- und Prioritätsänderungen im fixierten Header werden sofort wirksam und können nicht mit einer Abbrechen-Schaltfläche rückgängig gemacht werden. Wenn Sie versehentlich einen Status ändern, setzen Sie ihn einfach manuell zurück – beide Änderungen erscheinen jedoch im Aktivitätsprotokoll.

Mehrere Aufgaben nacheinander durchgehen

Wenn Sie eine Reihe von Aufgaben prüfen müssen – zum Beispiel alle aktiven Aufgaben einer Kollegin, die das Unternehmen verlässt –, müssen Sie nicht nach jeder Aufgabe zur Liste zurückkehren. Nutzen Sie die ‹- und ›-Pfeile neben dem Aufgabennamen in der Brotkrumennavigation, um zum vorherigen oder nächsten Datensatz in Ihrer aktuell gefilterten Liste zu wechseln.

Die Pfeile berücksichtigen den Filter, der aktiv war, als Sie die erste Aufgabe geöffnet haben. Haben Sie zuvor auf Aktiv gefiltert und dann eine Aufgabe geöffnet, navigieren die Pfeile nur durch aktive Aufgaben. Gibt es keinen vorherigen Datensatz, ist der linke Pfeil ausgegraut; gibt es keinen nächsten, ist der rechte Pfeil ausgegraut.

Verknüpfte Objekte und Dokumente prüfen

Eine Aufgabe steht selten für sich allein – sie adressiert in der Regel ein bestimmtes Risiko, Asset, einen Anbieter oder eine Verarbeitungstätigkeit. Klicken Sie im Element-Menü auf den Tab Verknüpfte Elemente, um eine Tabelle aller mit dieser Aufgabe verbundenen DPMS-Objekte zu sehen.

Jede Zeile zeigt den Namen und den Typ des verknüpften Objekts. Ein Klick auf eine Zeile öffnet direkt die Detailansicht dieses Objekts – zum Beispiel den konkreten RisikoDatensatz, aus dem diese Aufgabe entstanden ist. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie den vollständigen Kontext einer Aufgabe verstehen oder nachvollziehen möchten, ob eine Abhilfemaßnahme korrekt mit dem ursprünglichen Befund verbunden ist.

Der Tab Dokumente funktioniert genauso: Er listet alle Richtlinien oder Verfahrensdokumente auf, die mit dieser Aufgabe verknüpft sind. Der Tab Bewertungen zeigt verbundene DSFAs oder andere Bewertungen. In der Detailansicht sind diese Tabs schreibgeschützt – um neue Verknüpfungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Bearbeiten im jeweiligen Tab, um das vollständige Bearbeitungsformular zu öffnen.

Tipp: Aufgaben mit Risiken, Assets und Bewertungen zu verknüpfen verwandelt den Aufgaben-Bereich von einer To-do-Liste in einen Prüfpfad. Auditoren, die Ihr Datenschutzprogramm prüfen, werden hier nachsehen, ob jede identifizierte Lücke eine nachvollziehbare Abhilfemaßnahme hat.

Das Aktivitätsprotokoll für Prüfnachweise nutzen

Klicken Sie jederzeit auf das Uhren-Symbol rechts oben in der Aufgaben-Detailansicht, um das Aktivitätsprotokoll zu öffnen.

Der Drawer gleitet von rechts ins Bild und zeigt eine chronologische Liste aller Änderungen an dieser Aufgabe: Feldbearbeitungen, Statusübergänge, Prioritätsänderungen und Neuzuweisungen der verantwortlichen Person. Jeder Eintrag enthält den Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat, sowie den genauen Zeitstempel. Dies ist Ihre primäre Quelle für Prüfnachweise zu einer bestimmten Aufgabe. Wenn ein Auditor fragt, wer eine Abhilfemaßnahme wann genehmigt hat, liefert das Aktivitätsprotokoll die Antwort mit Zeitstempel.

Schließen Sie den Drawer durch Klicken außerhalb des Bereichs oder über die Schließen-Schaltfläche; er verändert keine Aufgabendaten.

RASCI-Zuweisungen prüfen

Klicken Sie auf den Tab RASCI, um zu sehen, wer welche Verantwortungsrolle für diese Aufgabe trägt: Responsible (führt die Arbeit aus), Accountable (trägt die Gesamtverantwortung), Support (unterstützt), Consulted (wird einbezogen) und Informed (wird informiert). Diese Ansicht ist auf der Detailseite schreibgeschützt. Um RASCI-Zuweisungen zu ändern, klicken Sie auf Bearbeiten innerhalb des RASCI-Tabs – das Bearbeitungsformular öffnet sich direkt im RASCI-Abschnitt.

Aufgaben für Berichte exportieren

Wenden Sie auf der Aufgabenindex-Seite die gewünschten Filter an (klicken Sie beispielsweise auf Aktiv und filtern Sie anschließend in der Suchleiste nach einer bestimmten verantwortlichen Person). Klicken Sie dann in der Aktionsleiste auf XLSX, um eine Tabellenkalkulation der gefilterten Aufgaben herunterzuladen – bereit für den monatlichen Compliance-Bericht oder eine Präsentation. Wenn Sie maschinenlesbare Daten für ein anderes Tool benötigen, klicken Sie stattdessen auf JSON.

Workflow-Status prüfen

Wenn Ihre Organisation Genehmigungsworkflows für Aufgaben nutzt, klicken Sie im Element-Menü auf den Tab Workflows. Der Untertab Übersicht zeigt alle Workflow-Instanzen dieser Aufgabe und deren aktuellen Stand. Der Untertab Erforderliche Aktion zeigt den konkreten Schritt, auf den Ihre Reaktion wartet – nützlich, wenn Sie über eine ausstehende Workflow-Aktivität benachrichtigt wurden.

Feldübersicht

Verbindung zu anderen Bereichen in DPMS

Aufgaben sind eines der bereichsübergreifenden Kernobjekte in DPMS und werden von nahezu allen anderen Modulen referenziert. Sie können eine Aufgabe direkt aus der verknüpften Aufgabentabelle auf der Detailseite eines Assets, Anbieters, Risikos oder einer Verarbeitungstätigkeit (RoPA) öffnen. Bewertungen und Besprechungen können Aufgaben erzeugen, die Sie hierher weiterleiten. Workflow-Schritte können direkt auf den Workflows-Untertab einer bestimmten Aufgabe verlinken.

Von einer Aufgabe aus navigieren Sie nach außen: Der Tab Verknüpfte Elemente führt zu Risiken, Assets oder Anbietern; der Tab Dokumente zu Richtliniendokumenten; der Tab Bewertungen zu DSFAs. Der Brotkrumen-Link Aufgaben bringt Sie jederzeit zur Übersicht zurück.

Zwei Einstellungsbereiche beeinflussen, was Sie im Aufgaben-Bereich sehen. Compliance-Einstellungen → Status-Tags steuert, ob benutzerdefinierte Aufgabenstatuses neben den vier Standardstatuses im Dropdown erscheinen. Die Workflow-Einstellungen bestimmen, ob im Workflows-Tab Vorlagen zur Verfügung stehen – ohne konfigurierte Workflows zeigt der Tab einen leeren Zustand.

Nach dem Abschluss der Arbeit an einer Aufgabe sind die naheliegenden nächsten Schritte: Bestätigen Sie im Tab Verknüpfte Elemente, dass alle Verknüpfungen korrekt sind; überprüfen Sie im Tab Dokumente, ob die relevanten Richtliniendokumente angehängt sind; und prüfen Sie im Tab RASCI, ob die Verantwortlichkeiten klar zugewiesen sind, bevor Sie den Status auf Überprüfung setzen.

Tipps und häufige Stolpersteine

Tipp: Filtern Sie vor dem Export auf einen bestimmten Status-Tab. Die Schaltflächen XLSX und JSON exportieren nur das, was aktuell in der gefilterten Tabelle angezeigt wird. Wenn Sie sich auf dem Tab Alle befinden und keine weiteren Filter gesetzt haben, werden alle für Sie sichtbaren Aufgaben exportiert – das kann mehr sein als beabsichtigt.

Hinweis: Das Feld „Geschätzter Aufwand" erfordert ein genaues Format. Jeder nicht leere Eintrag muss dem Muster Xw Xd Xh Xm folgen – 2d oder 1w 3h sind gültig, aber Eingaben wie „3 Tage" oder unerwartete Formate lösen einen Validierungsfehler aus. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keinen Schätzwert angeben möchten.

• Der Zustand des Element-Menüs gilt global, nicht pro Bildschirm. Der geöffnete oder eingeklappte Zustand der linken Navigationsleiste wird in Ihrem Browser gespeichert und gilt für alle Detailansichten in DPMS – Aufgaben, Risiken, Anbieter und mehr. Wenn Sie das Menü bei einer Aufgabe einklappen, ist es auch bei einem Risiko eingeklappt.
• Verknüpfte Elemente, Dokumente und Bewertungen können in der Detailansicht nicht bearbeitet werden. Diese Tabs sind beim Anzeigen einer Aufgabe schreibgeschützt. Um Verknüpfungen hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf Bearbeiten im jeweiligen Tab, um das vollständige Bearbeitungsformular zu öffnen.
• Die Vor/Zurück-Pfeile folgen Ihrem Filter, nicht der Gesamtliste. Wenn Sie eine Aufgabe aus einer gefilterten Ansicht geöffnet haben (z. B. Aufgaben einer bestimmten Person), navigieren die Pfeile nur durch diesen gefilterten Satz – nicht durch alle Aufgaben. Ändert sich ein Filter, während Sie in der Detailansicht sind, können die benachbarten Datensätze anders sein als erwartet.
• Benutzerdefinierte Statuses erscheinen nur, wenn Ihre Administration sie eingerichtet hat. Wenn Sie organisationsspezifische Statuses (über Entwurf, Aktiv, Überprüfung und Inaktiv hinaus) erwarten, diese aber nicht erscheinen, bitten Sie Ihre Administration, sie unter den Compliance-Einstellungen → Status-Tags zu konfigurieren.
• Massenlöschung ist endgültig. Das Auswählen mehrerer Zeilen und Klicken auf Löschen in der Aktionsleiste entfernt die Aufgaben nach einer Bestätigung dauerhaft. Es gibt keinen Papierkorb oder eine Rückgängig-Funktion. Prüfen Sie vor dem Löschen sorgfältig, welche Aufgaben Sie ausgewählt haben.

Glossar

RASCI – Eine Verantwortungsmatrix mit fünf Rollen: Responsible (führt die Arbeit aus), Accountable (trägt die Gesamtverantwortung), Support (unterstützt), Consulted (wird einbezogen) und Informed (wird informiert).

Geschätzter Aufwand / Workload – Die für die Erledigung der Aufgabe erwartete Zeit, ausgedrückt als Xw Xd Xh Xm (Wochen, Tage, Stunden, Minuten auf Basis eines 8-Stunden-Tags und einer 5-Tage-Woche). Intern in Minuten gespeichert.

Aktivitätsprotokoll / Änderungsprotokoll – Eine zeitgestempelte Aufzeichnung jeder Änderung an einer Aufgabe, einschließlich der ausführenden Person und des Zeitpunkts. Aufrufbar über das Uhren-Symbol in der Aufgaben-Detailansicht.

Verknüpfte Elemente – Andere DPMS-Objekte (Assets, Risiken, Anbieter, Verarbeitungstätigkeiten usw.), die explizit mit dieser Aufgabe verknüpft sind, um die Nachvollziehbarkeit zwischen Befunden und Abhilfemaßnahmen zu gewährleisten.

Workflow – Ein konfigurierter Genehmigungs- oder Überprüfungsprozess, der für eine Aufgabe ausgelöst werden kann. Jeder Schritt wird zur Erforderlichen Aktion für eine bestimmte prüfende Person. Workflow-Vorlagen werden separat in den Workflow-Einstellungen konfiguriert.