Zugang von Gruppen auf Elemente

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte und IT-Administratoren nutzen die Zielgruppenverwaltung (Audience Management), um wiederverwendbare Zugriffsgruppen – sogenannte Zielgruppen – anzulegen, die genau festlegen, welche Benutzer und Partnerunternehmen bestimmte DPMS-Datensätze einsehen oder bearbeiten dürfen.

Die Zielgruppenverwaltung ist die zentrale Schaltstelle für die kontrollierte Datenweitergabe in DPMS. Anstatt jeden Datensatz einzeln zu öffnen und Personen manuell hinzuzufügen, erstellen Sie einmalig eine Zielgruppe – vergeben einen Namen, fügen Benutzer hinzu, verknüpfen Partnerunternehmen und legen fest, was diese lesen oder bearbeiten dürfen. Anschließend weisen Sie diese Zielgruppe so vielen Elementen zu, wie Sie möchten. Sobald Sie eine Zielgruppenzuweisung gespeichert haben, erhalten alle Mitglieder dieser Zielgruppe genau die von Ihnen konfigurierten Zugriffsrechte – und keine weitergehenden.

Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Lebenszyklus: vom Erstellen und Konfigurieren einer Zielgruppe in den Compliance-Einstellungen bis hin zur Zuweisung zu einzelnen Elementen oder ganzen Elementgruppen.

So öffnen Sie den Bereich

Zur Zielgruppenverwaltung navigieren:

Öffnen Sie die linke Seitenleiste und klicken Sie auf IT-Einstellungen.
Klicken Sie unter dem Bereich Audience Management auf den gleichnamigen Eintrag.
Sie gelangen zur Zielgruppenliste unter /compliance/settings/audiences.

Sie benötigen die Berechtigung Zielgruppen anzeigen, um diese Seite aufrufen zu können. Wenn Sie diese Berechtigung besitzen, aber nicht die Berechtigung Zielgruppen bearbeiten, können Sie die Liste durchsuchen, jedoch keine einzelnen Einträge öffnen. Die Schaltfläche Erstellen ist nur für Benutzer mit der Berechtigung Zielgruppen erstellen sichtbar.

Um eine Zielgruppe einem bestimmten Element zuzuweisen:

Navigieren Sie zur Detailansicht eines Elements (z. B. öffnen Sie ein Asset aus dem Asset-Register) und nutzen Sie das Drei-Punkte-Menü oder die linke Navigationsleiste des Elements — beide Wege werden im Abschnitt Mit diesem Bereich arbeiten beschrieben.

Achtung: Die Option Freigabe erscheint in Element-Menüs nur dann, wenn Ihr IT-Administrator die Freigabefunktion in den IT-Einstellungen für Ihre Organisation aktiviert hat. Falls Sie diese Option nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Was Sie sehen

Die Zielgruppenliste ist eine übersichtliche, durchsuchbare Tabelle mit einer einzigen Spalte: Name. Oben rechts befindet sich die Schaltfläche Erstellen; links davon eine Suchleiste. Jede Zeile steht für eine Zielgruppe — klicken Sie auf eine Zeile, um das Konfigurationsformular zu öffnen (sofern Sie die Bearbeitungsberechtigung besitzen). Zielgruppen, die von externen Partnerunternehmen geteilt wurden, können optisch gekennzeichnet sein.

Das Bearbeitungsformular für Zielgruppen hat ein zweigeteiltes Layout. Links befindet sich ein vertikales Registermenü mit vier Schritten: Allgemein, Unternehmen hinzufügen, Benutzer hinzufügen und Berechtigungen hinzufügen. Der rechte Bereich zeigt die Felder des aktiven Reiters. Eine blaue Schaltfläche Speichern ist stets im Kopfbereich sichtbar; ein X-Button oben rechts bringt Sie zurück zur Zielgruppenliste. Wenn Sie eine brandneue Zielgruppe erstellen, erscheinen die drei letzten Reiter gesperrt — sie werden erst nach dem ersten Speichern des Reiters „Allgemein" freigeschaltet.

Mit diesem Bereich arbeiten

Eine neue Zielgruppe von Grund auf erstellen

Der häufigste Anlass, diesen Bereich aufzurufen, ist das Einrichten einer neuen Zielgruppe für ein externes Partnerunternehmen oder eine interne Abteilung, die begrenzten Zugriff erhalten soll.

Klicken Sie in der Zielgruppenliste auf Erstellen (oben rechts) und wählen Sie im kleinen Dropdown Zielgruppe erstellen aus.
Das Formular öffnet sich auf dem Reiter Allgemein. Geben Sie im Feld Name einen aussagekräftigen Namen ein — zum Beispiel „Finance Partner – Nur Lesezugriff" oder „Rechtsteam – Vollzugriff DSFA". Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu, die den Zweck dieser Zielgruppe erklärt. Wählen Sie im Feld Verantwortliche Person sich selbst oder die entsprechende Person aus, die diese Zielgruppe verwalten soll. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch Ihr eigenes Konto verwendet.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS legt den Zielgruppeneintrag an und wechselt Sie direkt zum Reiter Unternehmen hinzufügen. Dieser erste Speichervorgang ist der Schritt, der alle übrigen Reiter freischaltet.
Öffnen Sie auf dem Reiter Unternehmen hinzufügen das Dropdown Zugeordnete Unternehmen. Die Liste enthält die in Ihrem DPMS bereits registrierten Partnerunternehmen. Wählen Sie alle Unternehmen aus, deren Benutzer Teil dieser Zielgruppe sein sollen, und klicken Sie auf Speichern. DPMS wechselt zum Reiter Benutzer hinzufügen.
Auf dem Reiter Benutzer hinzufügen sehen Sie eine durchsuchbare Tabelle mit Benutzern aus Ihrer eigenen Organisation (externe Partnerbenutzer sind hier nicht aufgeführt — deren Zugriff ergibt sich aus der eben vorgenommenen Unternehmenszuweisung). Setzen Sie die Häkchen bei den Personen, die Mitglieder dieser Zielgruppe werden sollen, und klicken Sie auf Speichern. DPMS wechselt zu Berechtigungen hinzufügen.
Der Reiter Berechtigungen hinzufügen ist der Ort, an dem Sie festlegen, was Mitglieder der Zielgruppe tatsächlich tun dürfen. Oben zeigt ein Dropdown die Unternehmen, die Sie in Schritt 4 hinzugefügt haben — wählen Sie ein Unternehmen aus, um dessen Berechtigungen zu konfigurieren. Darunter befindet sich ein Raster mit allen Element-Typen (VVT, TOMs, Assets, DSFA, Assessments, Berechtigtes Interesse, Dokumente, Projekte, Vorfälle, Betroffenenanfragen) sowie je einer Checkbox für Lesezugriff und Schreibzugriff. Aktivieren Sie die gewünschten Kombinationen. Bei mehreren Unternehmen können Sie die Alle auswählen-Checkbox je Spalte nutzen, dann das nächste Unternehmen im Dropdown wählen und den Vorgang wiederholen. Denken Sie daran, nach jeder Unternehmenskonfiguration auf Speichern zu klicken — die Berechtigungen werden pro Unternehmen gespeichert, und ein Wechsel des Dropdowns ohne Speichern verwirft Ihre Änderungen.
Nach dem letzten Speichern ist die Zielgruppe vollständig konfiguriert und erscheint sofort in den Zielgruppen-Dropdowns aller relevanten Element-Bearbeitungsformulare in DPMS.

Eine Zielgruppe einem einzelnen Element zuweisen

Sobald Ihre Zielgruppe existiert, dauert die Zuweisung zu einem Datensatz weniger als eine Minute.

Navigieren Sie zu dem Element, das Sie freigeben möchten — öffnen Sie beispielsweise ein bestimmtes Asset aus dem Asset-Register.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Detailansicht auf das Drei-Punkte-Menü (⋯). Wenn die Freigabefunktion für Ihre Organisation aktiviert ist, sehen Sie im Dropdown die Option Freigabe.
Klicken Sie auf Freigabe. DPMS führt Sie direkt zum Bearbeitungsformular dieses Elements, wobei der Reiter Gruppenfreigabe bereits geöffnet ist.
Suchen und wählen Sie im Zielgruppen-Dropdown des Reiters „Gruppenfreigabe" die gewünschte Zielgruppe aus. Das Dropdown zeigt für jede Zielgruppe die Berechtigungsindikatoren an, sodass Sie auf einen Blick erkennen, ob Lese- oder Schreibzugriff gewährt wird. Beachten Sie: Wenn eine Zielgruppe nicht mit Lesezugriff für den jeweiligen Element-Typ (z. B. Assets) konfiguriert wurde, erscheint sie hier nicht in der Liste.
Klicken Sie auf Speichern. Von diesem Moment an können alle Mitglieder dieser Zielgruppe — sowie alle Benutzer der zugehörigen Partnerunternehmen — auf dieses Element mit den von Ihnen konfigurierten Rechten zugreifen.

Tipp: Sie können den Reiter „Gruppenfreigabe" auch erreichen, indem Sie die linke Navigationsleiste des Elements aufklappen und direkt auf den Reiter Freigabe klicken — praktisch, wenn Sie sich bereits im Bearbeitungsformular eines Elements befinden.

Eine Zielgruppe vielen Elementen gleichzeitig zuweisen (Zugang verwalten)

Wenn Sie derselben Zielgruppe Zugriff auf viele Datensätze gleichzeitig gewähren möchten, nutzen Sie die Sammelaktion Zugang verwalten — statt jedes Element einzeln zu bearbeiten.

Navigieren Sie zu einer beliebigen Listenansicht — zum Beispiel der VVT-Liste oder dem Asset-Register.
Aktivieren Sie mit den Checkboxen links neben den Zeilen alle Datensätze, die Sie aktualisieren möchten.
Eine Aktionsleiste erscheint mit Sammelaktionen. Klicken Sie auf Zugang verwalten.
Wählen Sie im Formular Zugang verwalten die gewünschte Zielgruppe aus dem Dropdown Zielgruppen. Sie können hier auch einzelne Benutzer hinzufügen — bitte beachten Sie, dass direkt über „Zugang verwalten" hinzugefügte Benutzer Schreibrechte erhalten.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS wendet die Zielgruppenzuweisung in einem einzigen Vorgang auf alle ausgewählten Datensätze an.

Den Änderungsverlauf einer Element-Zielgruppenzuweisung prüfen

Wenn Sie nachvollziehen müssen, wer wann eine Zielgruppe einem Datensatz zugewiesen oder entfernt hat, liefert das Aktivitätsprotokoll eine vollständige, mit Zeitstempeln versehene Aufzeichnung.

Öffnen Sie die Detailansicht eines Elements (z. B. eines Assets).
Suchen Sie oben rechts im Inhaltsbereich das Uhr-Symbol (Aktivitätsprotokoll) und klicken Sie darauf.
Ein Schiebefenster öffnet sich von rechts und zeigt eine chronologische Liste aller Änderungen an diesem Element, einschließlich der Ereignisse zur Zielgruppenzuweisung.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie außerhalb des Fensters oder nutzen Sie die eigene Schließen-Schaltfläche, um es zu schließen.

Diese Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn Sie Leseberechtigung für den jeweiligen Element-Typ besitzen. Bei Elementen im geteilten oder beratenen Modus ist sie ausgeblendet.

Feldreferenz

Name — Der Anzeigename der Zielgruppe. Unterstützt mehrere Sprachen mit integrierter KI-Übersetzung. Dieser Name erscheint in jedem Zielgruppen-Dropdown der gesamten Plattform. Pflichtfeld — eine Zielgruppe ohne Namen kann nicht sinnvoll verwendet werden.

Beschreibung — Eine Freitexterklärung zum Zweck der Zielgruppe. Nicht verpflichtend, aber dringend empfohlen, damit Teammitglieder ohne Öffnen des Eintrags verstehen, für wen diese Zielgruppe gedacht ist.

Verantwortliche Person — Ein oder mehrere Benutzer aus Ihrer Organisation, die für die Verwaltung dieser Zielgruppe verantwortlich sind. Standardmäßig wird Ihr eigenes Konto eingetragen, wenn das Feld leer bleibt.

Zugeordnete Unternehmen (Reiter „Unternehmen hinzufügen") — Die Partner- oder beratenen Unternehmen, deren Benutzer dieser Zielgruppe angehören sollen. Die Liste stammt aus den in Ihrem DPMS bereits registrierten Partnerunternehmen.

Lesezugriff / Schreibzugriff (Reiter „Berechtigungen hinzufügen") — Zugriffsflags pro Element-Typ, separat für jedes Unternehmen in der Zielgruppe konfiguriert. Lesezugriff erlaubt es den Benutzern eines Unternehmens, ein Element einzusehen; Schreibzugriff erlaubt die Bearbeitung. Beides wird in der Checkbox-Matrix auf dem Reiter „Berechtigungen hinzufügen" festgelegt.

Verbindungen zum Rest von DPMS

Zielgruppen stehen im Mittelpunkt des unternehmensübergreifenden Freigabemodells von DPMS. Alles Nachgelagerte hängt von dem ab, was Sie hier konfigurieren:

Das Zielgruppen-Dropdown jedes Elements (in den Bearbeitungsformularen für VVT, Assets, TOMs, DSFA und alle weiteren unterstützten Typen) wird aus den hier angelegten Zielgruppen gespeist. Existieren keine Zielgruppen, bleiben diese Dropdowns überall leer.
Der Reiter „Gruppenfreigabe" bei Elementen ist der Ort, an dem Zielgruppen auf einzelne Datensätze angewendet werden — die dort verfügbaren Optionen sind jedoch nur so gut wie die hier konfigurierten Zielgruppen. Außerdem werden sie nach Element-Typ gefiltert: Eine Zielgruppe ohne aktivierten DSFA-Lesezugriff erscheint nie im DSFA-Dropdown für Gruppenfreigaben.
Zugang verwalten (die Sammelzuweisungsmaske in Listenansichten) liest ebenfalls aus derselben Zielgruppenliste und berücksichtigt dieselben Unternehmens- und Element-Typ-Filter.
Unternehmensübergreifende Datenweitergabe: Benutzer von Partnerunternehmen sehen freigegebene Elemente in ihrer eigenen DPMS-Instanz nur dank Zielgruppenzuweisungen. Die Zielgruppe ist die Brücke zwischen Ihren Daten und deren Sicht.

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe hier eingerichtet haben, wechseln Sie zu den Elementen, die Sie freigeben möchten, und verwenden Sie den Reiter „Gruppenfreigabe" (oder „Zugang verwalten" für Sammelarbeiten), um die Zuweisung abzuschließen.

Tipps und häufige Stolpersteine

Achtung: Speichern Sie stets zunächst den Reiter „Allgemein", bevor Sie auf „Unternehmen hinzufügen", „Benutzer hinzufügen" oder „Berechtigungen hinzufügen" zugreifen. Beim Erstellen einer neuen Zielgruppe sind diese drei Reiter gesperrt, bis eine Datensatz-ID existiert — was erst nach dem ersten Speichern der Fall ist. Das ist die häufigste Ursache für Verwirrung bei neuen Benutzern.

Achtung: Berechtigungen sind pro Unternehmen, nicht global. Wenn Ihre Zielgruppe drei Partnerunternehmen umfasst, müssen Sie jedes Unternehmen im Dropdown von „Berechtigungen hinzufügen" auswählen und separat speichern. Ein einmaliges Speichern gilt nur für das gerade im Dropdown ausgewählte Unternehmen.

Eine Zielgruppe erscheint im Dropdown eines Elements nur, wenn der passende Zugriffstyp aktiviert ist. Das Dropdown für Assets zeigt ausschließlich Zielgruppen, bei denen der Assets-Lesezugriff aktiviert ist. Fehlt eine Zielgruppe in einem Dropdown, prüfen Sie unter „Berechtigungen hinzufügen", ob der richtige Element-Typ angehakt ist.
Externe Partnerbenutzer können nicht einzeln hinzugefügt werden. Der Reiter „Benutzer hinzufügen" zeigt nur Benutzer aus Ihrer eigenen Organisation. Partnerbenutzer erhalten Zugriff über die Unternehmenszuweisung im Reiter „Unternehmen hinzufügen" — nicht als namentlich genannte Einzelpersonen.
Das Speichern im Reiter „Berechtigungen hinzufügen" führt Sie möglicherweise an eine unerwartete Stelle. Wenn Sie das Zielgruppenformular über einen Link aus einem anderen Bereich von DPMS aufgerufen haben, kann der letzte Speichervorgang Sie zu diesem Ausgangspunkt zurückführen, anstatt auf der Zielgruppenmaske zu bleiben. Das ist beabsichtigt — DPMS bringt Sie dorthin zurück, von wo Sie gekommen sind.
Super-Administratoren erscheinen nie in der Benutzerliste. Sie besitzen standardmäßig vollständigen Zugriff und werden aus der Benutzerauswahltabelle herausgefiltert.
Nutzen Sie die Suchleiste in der Zielgruppenliste, bevor Sie eine neue Zielgruppe erstellen, um Duplikate zu vermeiden. In großen Organisationen mit vielen Zielgruppen entstehen versehentliche Dopplungen schnell.