Dokumentenliste für das Onboarding

Der Onboarding-Leitfaden löst ein ganz konkretes Problem: Der erste Blick in eine umfangreiche Compliance-Plattform kann überwältigend sein. Statt Sie allein durch die Seitenleiste navigieren zu lassen, empfängt Sie DPMS mit einer strukturierten Checkliste, die sich an Ihre Rolle anpasst – egal ob Sie frisch ernannte Datenschutzbeauftragte/r sind, als IT-Sicherheitsmanager/in das Asset-Register aufbauen oder als Systemadministrator/in die Plattform für Ihr gesamtes Team einrichten. Alle grundlegenden Aufgaben sind in nummerierten Abschnitten gruppiert, jeder mit einer kurzen Erklärung, einem Demo-Video und – sofern verfügbar – einer interaktiven Führung durch die Live-Anwendung. Wenn Sie den Leitfaden durchgearbeitet haben, ist Ihre Plattform konfiguriert, Ihre ersten Einträge sind angelegt, und Sie wissen, wo alles zu finden ist.

So öffnen Sie den Leitfaden

DPMS leitet Sie beim ersten Login automatisch hierher weiter. Sie können die Seite jederzeit wieder aufrufen, indem Sie direkt zur URL /onboarding navigieren oder auf einen Loslegen-Link im Haupt-Dashboard klicken. Es sind keine speziellen Berechtigungen erforderlich – jede/r angemeldete Nutzer/in kann diese Seite öffnen.

Was Sie sehen

Die Seite öffnet sich mit einer großen, zentrierten Überschrift „Welcome!" (Willkommen), gefolgt von einer kurzen Einladung, die Plattform kennenzulernen. Direkt darunter befinden sich drei Shortcut-Kacheln nebeneinander – schnelle Links zu externen Hilfsressourcen, die Sie jederzeit während der Einrichtung nutzen können.

Der Rest der Seite besteht aus einem vertikalen Stapel nummerierter Accordion-Abschnitte. Jeder Abschnitt ist eine weiße abgerundete Karte. Im eingeklappten Zustand zeigt sie nur den Titel und einen dezenten grauen Rahmen. Wenn ein Abschnitt aufgeklappt ist, wird der Rahmen schwarz, und der Abschnitt zeigt eine Reihe von Aufgabenkarten – eine Karte pro konkreter Aufgabe. Jede Aufgabenkarte enthält einen Titel, eine kurze Beschreibung und eine Gruppe von Aktionsschaltflächen rechts. Sie arbeiten die Abschnitte der Reihe nach ab, können aber jederzeit zu einem beliebigen Abschnitt springen, indem Sie dessen Kopfzeile anklicken.

Da die Inhalte personalisiert sind, sehen zwei Kolleginnen oder Kollegen im selben Unternehmen in Abschnitt 3 möglicherweise leicht unterschiedliche Aufgaben – und eine Person, die die Compliance für mehrere Tochtergesellschaften verantwortet, sieht zusätzliche Abschnitte, die Einzel-Unternehmens-Nutzer/innen nicht angezeigt werden.

So arbeiten Sie mit dieser Seite

Orientierung am ersten Tag

Wenn Sie zum ersten Mal hier ankommen, starten Sie mit den drei Shortcut-Kacheln oben auf der Seite:

• Book a call (Termin buchen) öffnet eine Calendly-Buchungsseite in einem neuen Tab, auf der Sie eine persönliche Support-Session mit dem DPMS-Team vereinbaren können. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie lieber mit einem menschlichen Experten sprechen möchten, anstatt die Schritte allein durchzuarbeiten.
• Quickstart Guide öffnet den schriftlichen Schnellstartleitfaden im Hilfecenter – eine kompakte Einführung in die wichtigsten Funktionen.
• Helpcenter öffnet die vollständige Hilfecenter-Startseite, auf der Sie Antworten auf alle späteren Fragen suchen können.

Keine dieser Optionen verlässt die DPMS-App dauerhaft – alle öffnen sich in einem neuen Tab, sodass Sie jederzeit zur Onboarding-Seite zurückkehren können.

Nachdem Sie sich diese Ressourcen gemerkt haben, klicken Sie auf die Kopfzeile 1. Einführung, um den ersten Abschnitt aufzuklappen. Dort finden Sie die Rollenwahl und zwei kurze Umfragefragen. Die Rollenwahl ist die wichtigste Einstellung in diesem Abschnitt – mehr dazu im nächsten Szenario.

Ihre Rolle im System festlegen

In Abschnitt 1 (Einführung) finden Sie ein Dropdown-Menü, das nach Ihrer Rolle in der Organisation fragt. Standardmäßig ist die erste Ihrem Konto zugewiesene Rolle vorausgewählt, in den meisten Fällen Datenschutzbeauftragte/r. Klicken Sie auf das Dropdown und wählen Sie die Rolle, die Ihrer tatsächlichen Funktion am besten entspricht – zum Beispiel IT-Sicherheitsmanager/in, wenn Ihr Hauptfokus auf dem Asset-Register und Risikobewertungen liegt statt auf der Verzeichnisführung.

Diese Auswahl bewirkt zwei Dinge: Sie speichert Ihre Präferenz, sodass beim nächsten Besuch der Seite dieselbe Rolle vorausgewählt ist – und sie steuert vor allem, was Sie in Abschnitt 3 sehen. Wenn Sie Datenschutzbeauftragte/r wählen, heißt Abschnitt 3 „Aufbau Ihres Datenschutzprogramms" und führt Sie durch das Anlegen von Verarbeitungstätigkeiten, Dienstleistenden und technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Wenn Sie IT-Sicherheitsmanager/in wählen, heißt Abschnitt 3 stattdessen „Aufbau" und konzentriert sich auf Risikoszenarien, das Asset-Register und Risikobewertungen.

Achtung: Die Änderung der Rollenwahl hier hat keine Auswirkungen auf Ihre tatsächlichen Berechtigungen in DPMS. Es handelt sich rein um eine Personalisierungsfunktion für die Onboarding-Aufgaben. Ihre echten Systemrollen werden von Ihrer Administration verwaltet.

Außerdem sehen Sie zwei Ja/Nein-Fragen – „Nutzen Sie eine GRC-Plattform?" und „Nutzen Sie weitere Dienstleister?" – die informationshalber gestellt werden. Beantworten Sie sie nach bestem Wissen; sie helfen dabei, Ihren Einrichtungskontext einzuordnen, verändern aber derzeit kein anderes Verhalten der Plattform.

Die Aufgabenkarten bearbeiten

Jeder nummerierte Abschnitt enthält eine Reihe von Aufgabenkarten. Klappen Sie einen Abschnitt auf, indem Sie auf dessen Kopfzeile klicken, und arbeiten Sie dann die Aufgabenkarten der Reihe nach durch. Jede Karte bietet bis zu vier Aktionsmöglichkeiten:

• DEMO – Klicken Sie auf diese Schaltfläche (die mit dem Play-Symbol), um eine Videoüberlagerung im Vollbildmodus zu öffnen. Das Video zeigt eine eingebettete Demonstration der Aufgabe, damit Sie genau sehen, was zu tun ist, bevor Sie es selbst versuchen. Um das Video zu schließen, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke der Überlagerung oder auf den dunklen Hintergrund außerhalb des Videorahmens. Sie gelangen anschließend genau dorthin zurück, wo Sie auf der Onboarding-Seite waren.
• Upload Template (Vorlage hochladen) – Diese Schaltfläche erscheint bei Aufgaben wie „Verarbeitungstätigkeit anlegen (VVT)" und „Asset-Register erstellen". Sie ist für den Import einer vorgefertigten Vorlage vorgesehen, aber diese Funktion ist noch nicht aktiv. Ein Klick bewirkt derzeit nichts – sie wird in einem zukünftigen Update freigeschaltet.
• Quickguide (Schnellreferenz) – Eine Schaltfläche bei bestimmten Aufgaben, die eine kompakte Referenzkarte öffnen soll. Wie „Vorlage hochladen" ist dies ein Platzhalter für eine kommende Funktion und führt derzeit keine Aktion aus.
• START – Eine schwarze Pillen-Schaltfläche, die eine interaktive geführte Tour direkt in DPMS startet. Wenn Sie darauf klicken, übernimmt Product Fruits (die in DPMS integrierte Tour-Plattform) Ihren Bildschirm und führt Sie Schritt für Schritt durch die jeweilige Funktion – hebt Schaltflächen hervor, erklärt Felder und fordert Sie auf zu klicken. Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn Ihre IT-Administration die Product-Fruits-Integration in den IT-Einstellungen aktiviert hat.

Tipp: Wenn die START-Schaltfläche auf keiner Aufgabenkarte sichtbar ist, wurde Product Fruits für Ihre Organisation noch nicht aktiviert. Bitten Sie Ihre IT-Administration, die Product-Fruits-Konfiguration in den IT-Einstellungen von DPMS zu prüfen.

Arbeiten Sie die Abschnitte der Reihe nach durch: Einführung → Einrichtung → Aufbau Ihres Datenschutzprogramms (oder Aufbau) → Ersten Dienstleister onboarden → (falls zutreffend) Elemente teilen → Auf Elemente zugreifen → InfoSec-Workflows einrichten. Es ist nicht erforderlich, alle Aufgaben abzuschließen, bevor Sie weitergehen – Sie können jeden Abschnitt jederzeit aufklappen, nicht zutreffende Aufgaben überspringen und später weitermachen.

Achtung: DPMS verfolgt derzeit nicht, welche Aufgaben Sie bereits erledigt haben. Bei jedem Besuch dieser Seite sehen alle Abschnitte gleich aus, unabhängig von Ihrem Fortschritt. Halten Sie Ihren Fortschritt in einer eigenen Notiz oder im Aufgaben-Tracker Ihres Teams fest.

Teilen und Multi-Unternehmens-Aufgaben erkunden

Wenn Ihr DPMS-Konto mehr als ein Unternehmen umfasst – zum Beispiel weil Sie die Compliance für eine Holdinggesellschaft und ihre Tochtergesellschaften verwalten – sehen Sie zwei zusätzliche Abschnitte, die Einzel-Unternehmens-Nutzer/innen nicht angezeigt werden: Abschnitt 5 – Elemente teilen (z. B. Zentrale) und Abschnitt 6 – Auf Elemente zugreifen (z. B. Zentrale). Diese führen Sie durch das Einrichten der Datenteilungsbeziehung zwischen Unternehmen (z. B. einen auf Holdingseite erstellten Standard-Rahmen für Tochtergesellschaften verfügbar zu machen) und durch die Konfiguration, wie Nutzende der Tochtergesellschaften auf diese geteilten Elemente zugreifen.

Wenn Sie diese Abschnitte nicht sehen, aber glauben, dass Ihr Konto mehrere Unternehmen umfassen sollte, wenden Sie sich an Ihre Administration – möglicherweise wurde die Unternehmensbeziehung noch nicht eingerichtet.

Feldreferenz

Verbindung zum Rest von DPMS

Der Onboarding-Leitfaden ist Ihr Einstiegspunkt in die gesamte Plattform. Jede Aufgabenkarte verweist auf einen anderen Bereich von DPMS – Verarbeitungstätigkeiten (VVT), das Asset-Register, das Dienstleister-Management, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs), Risikobewertungen und Workflow-Automatisierung. Die hier beschriebenen Aufgaben abzuarbeiten bedeutet, das Fundament zu legen, auf dem alle anderen DPMS-Funktionen aufbauen.

Nachdem Sie die relevanten Abschnitte durchgearbeitet haben, führen Sie Ihre nächsten Schritte in der Regel in die Bereiche der App, die die Aufgaben beschreiben: das Modul Verarbeitungstätigkeiten für VVT-Einträge, das Asset-Register für IT-Assets und Risikobewertungen, das Dienstleister-Modul für externe Datenverarbeitende und das Workflows-Modul für automatisierte Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse. In den IT-Einstellungen hat Ihre IT-Administration bereits Product Fruits aktiviert, sofern interaktive Touren für Sie verfügbar sind.

Wenn Sie die Plattform zum ersten Mal einrichten, empfehlen wir, zuerst Abschnitt 2 (Einrichtung) abzuschließen – er behandelt Organisationseinheiten, Verantwortliche und Labels, auf die im gesamten restlichen System verwiesen wird.

Tipps und häufige Stolpersteine

Tipp: Nutzen Sie am allerersten Tag die Kachel Book a call, um einen Termin zu buchen. Eine halbstündige Onboarding-Session mit dem Support-Team spart Ihnen Stunden an Versuch und Irrtum.

Achtung: Die Schaltflächen Upload Template (Vorlage hochladen) und Quickguide auf mehreren Aufgabenkarten sind Platzhalter – sie führen derzeit keine Aktion aus. Verschwenden Sie keine Zeit damit, sie zu testen; sie werden in einem zukünftigen Release aktiviert.

• Die Rollenwahl in Abschnitt 1 ändert nur die Aufgabenliste in Abschnitt 3. Sie hat keinerlei Auswirkungen darauf, was Sie anderswo in DPMS sehen oder tun können. Wenn Sie andere Systemberechtigungen benötigen, wenden Sie sich an Ihre Administration.
• Die Seite merkt sich Ihren Fortschritt nicht. In der aktuellen Version gibt es kein grünes „Erledigt"-Badge und keinen Aufgabenzähler. Führen Sie eigene Aufzeichnungen darüber, was Sie bereits eingerichtet haben.
• Das Stern-Symbol auf manchen Aufgabenkarten ist dekorativ. Ein Klick auf den goldenen Stern bewirkt in der aktuellen Version nichts – er ist ein visueller Platzhalter für eine zukünftige Lesezeichen-Funktion.
• Demo-Videos benötigen eine Internetverbindung zu einem externen Dienst. In Unternehmensumgebungen mit strengen Firewall-Regeln kann die Videoüberlagerung leer erscheinen. Wenn dies der Fall ist, prüfen Sie mit Ihrer IT, ob die Domain app.supademo.com durch Ihren Proxy oder Ihre Firewall zugelassen ist.
• Der Abschnitt „Elemente teilen" ist für Einzel-Unternehmens-Nutzende absichtlich ausgeblendet. Das ist kein Fehler und kein Berechtigungsproblem – er ist für Ihre Konstellation schlicht nicht relevant. Wenn Ihr Unternehmen später auf eine Mehrfach-Unternehmens-Struktur umstellt, erscheint der Abschnitt automatisch.