Download von Elementen

Compliance-Beauftragte und Datenschutzbeauftragte, die fertige Controls, TOMs oder andere Compliance-Objekte aus einer gemeinsamen Partnerbibliothek direkt in ihren eigenen DPMS-Arbeitsbereich übernehmen möchten, erfahren hier Schritt für Schritt, wie sie den Download-Katalog öffnen, das passende Element finden und es als bearbeitbaren Entwurf in ihrer Liste anlegen.

Die Funktion „Aus Bibliothek herunterladen" ist einer der schnellsten Wege, Ihren DPMS-Arbeitsbereich zu befüllen. Anstatt ein Control, eine TOM oder ein anderes Compliance-Objekt von Grund auf neu zu erstellen, können Sie einen gemeinsamen Katalog durchsuchen, der von einer Partnerorganisation veröffentlicht wurde, und beliebige Einträge direkt in Ihre eigene Liste kopieren. Das heruntergeladene Objekt erscheint als Entwurf und ist sofort bereit, von Ihnen auf den Kontext Ihrer Organisation angepasst zu werden. Dieser Artikel führt Sie durch den gesamten Download-Prozess – vom Öffnen des Katalogs bis zum Erscheinen des neuen Eintrags in Ihrer Liste.

Wichtiger Hinweis: Damit der Download funktioniert, muss eine Partnerorganisation die Sharing-Funktion aktiviert und Ihre Organisation als autorisierten Konsumenten eingetragen haben. Wenn der Katalog leer erscheint, wenden Sie sich an Ihren Priverion-Partner oder Ihren IT-Administrator und bitten Sie ihn, die Sharing-Konfiguration unter Compliance-Einstellungen → Sharing zu prüfen.

So öffnen Sie die Funktion

Die Download-Option steht auf jeder Hauptlistenseite in DPMS zur Verfügung – Controls & TOMs, Asset-Register, Lieferanten, ROPA-Einträge und andere. Die nachfolgenden Schritte verwenden die Liste „Controls & TOMs" als Beispiel, das Vorgehen ist auf jeder Listenseite identisch.

Navigieren Sie in der linken Hauptnavigation zum gewünschten Bereich (z. B. Controls & TOMs).
Suchen Sie auf der Listenseite oben rechts die Schaltfläche Erstellen. Sie besitzt einen kleinen Dropdown-Pfeil.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil (nicht auf die Beschriftung der Schaltfläche selbst), um das Erstellungsmenü zu öffnen.

Sie benötigen mindestens die standardmäßige Erstellen-Berechtigung für das jeweilige Modul. Die Option Aus Bibliothek herunterladen erscheint nur, wenn Ihre Organisation als Konsument mindestens einer geteilten Bibliothek eingerichtet wurde.

Was Sie sehen

Wenn Sie das Erstellen-Dropdown öffnen, sehen Sie zwei Optionen: Erstellen (für ein neues Objekt von Grund auf) und Aus Bibliothek herunterladen. Ein Klick auf Aus Bibliothek herunterladen öffnet ein Modal-Fenster über der Listenseite – den Bibliothekskatalog.

Das Katalog-Modal gliedert sich in drei Bereiche. Oben befindet sich ein Suchfeld, mit dem Sie nach Name oder Stichwort filtern können. Links (oder als horizontaler Streifen, je nach Bildschirmgröße) finden Sie Kategoriefilter, um die Ergebnisse einzugrenzen. Den Hauptbereich bildet eine scrollbare Liste von Katalogeinträgen, jeder mit Name, kurzer Beschreibung und einer Herunterladen-Schaltfläche auf der rechten Seite.

Arbeiten mit diesem Bereich

Den Katalog durchsuchen und filtern

Wenn sich das Modal öffnet, zeigt es alle Katalogeinträge, die mit Ihrer Organisation geteilt wurden. Bei einer langen Liste nutzen Sie das Suchfeld oben, um ein Stichwort einzugeben – die Liste wird in Echtzeit gefiltert. Sie können die Suche mit einem Kategoriefilter links kombinieren, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen. Suchen Sie z. B. eine TOM zum Thema Zugriffskontrolle, wählen Sie zunächst die Kategorie „Zugriffskontrolle" und geben Sie anschließend „Least Privilege" in das Suchfeld ein.

Lesen Sie die Beschreibung eines Eintrags, bevor Sie ihn herunterladen – das geteilte Objekt spiegelt die Sprache und Struktur der herausgebenden Organisation wider und muss nach dem Download auf Ihren Kontext angepasst werden.

Ein Element herunterladen

Haben Sie das gewünschte Element gefunden, klicken Sie auf die Herunterladen-Schaltfläche in der entsprechenden Zeile. DPMS kopiert das Objekt sofort in Ihren Arbeitsbereich und schließt das Modal. Am Bildschirmrand erscheint eine Erfolgsmeldung (grüne Toast-Benachrichtigung), und der neue Eintrag erscheint ganz oben in Ihrer Liste mit dem Status Entwurf.

Das heruntergeladene Objekt gehört nun vollständig Ihnen. Es besteht keine aktive Verknüpfung mehr zur Quelle – Änderungen, die Sie an Ihrer Kopie vornehmen, wirken sich nicht auf das Original aus, und Änderungen, die die herausgebende Organisation am Original vornimmt, aktualisieren Ihre Kopie nicht automatisch.

Bereits heruntergeladene Elemente erkennen

Wenn Sie den Katalog zu einem späteren Zeitpunkt erneut öffnen – oder wenn ein Kollege das gleiche Element bereits heruntergeladen hat – zeigt DPMS die betreffende Zeile anders an: Die Herunterladen-Schaltfläche wird durch einen Bereits heruntergeladen-Hinweis ersetzt (ausgegraut und nicht anklickbar). Dies verhindert versehentliche Duplikate.

Wenn im Katalog alles als „Bereits heruntergeladen" angezeigt wird und Sie neue Einträge erwartet haben, prüfen Sie, ob ein Kollege die Elemente bereits importiert hat, oder fragen Sie Ihre Partnerorganisation, ob in letzter Zeit neue Inhalte veröffentlicht wurden.

Was Sie nach dem Download tun sollten

Öffnen Sie nach einem erfolgreichen Download das neu erstellte Entwurfs-Element, indem Sie in der Liste auf seinen Namen klicken. Prüfen Sie jeden Eintrag – Name, Beschreibung, zugewiesene Verantwortliche, Geltungsbereich – und aktualisieren Sie alles, was nicht zur Realität Ihrer Organisation passt. Wenn das Element bereit ist, ändern Sie seinen Status von Entwurf auf den in Ihrer Organisation üblichen aktiven Status (z. B. Aktiv oder In Prüfung, je nach Ihrem Workflow). Bis dahin verbleibt das Objekt im Entwurfsstatus und wird möglicherweise nicht in Berichten oder Dashboards berücksichtigt.

Feldübersicht

Das Katalog-Modal selbst enthält keine Dateneingabefelder – es ist eine reine Such-und-Auswahl-Oberfläche. Die Felder, die Sie ausfüllen müssen, befinden sich auf der Detailseite des heruntergeladenen Objekts, die Sie öffnen, indem Sie in der Liste auf den Namen des Elements klicken. Diese Felder variieren je nach Objekttyp (TOM, Control, Asset usw.) und sind in den jeweiligen Modulartikeln beschrieben.

Einbettung in den DPMS-Gesamtprozess

Der Download-Workflow ist die Verbraucherseite des mandantenübergreifenden Sharing-Netzwerks von DPMS. Die Herausgeberseite wird unter Compliance-Einstellungen → Sharing konfiguriert, wo eine Organisation die Sharing-Funktion aktiviert und festlegt, welche Partnerorganisationen auf ihren Katalog zugreifen dürfen. Wenn Ihr Download-Katalog leer ist oder erwartete Elemente fehlen, liegt die Ursache fast immer in einer Sharing-Konfiguration auf der Herausgeberseite.

Sobald ein Element heruntergeladen und aus dem Entwurfsstatus herausgeführt wurde, ist es ein vollständiges Compliance-Objekt in Ihrem Arbeitsbereich und nimmt an allen üblichen DPMS-Funktionen teil: Es kann mit Verarbeitungstätigkeiten verknüpft, Verantwortlichen zugewiesen, in Prüfprotokollen erfasst und in Berichten nachverfolgt werden. Da die heruntergeladene Kopie unabhängig vom Original ist, liegt es in der Verantwortung Ihrer Organisation, sie aktuell zu halten – eine automatische Synchronisierung findet nicht statt.

Tipps und häufige Stolperfallen

> Tipp: Verwenden Sie zuerst die Kategoriefilter, bevor Sie im Suchfeld tippen – eine vorherige Einschränkung der Kategorie liefert in der Regel eine deutlich kürzere und relevantere Ergebnisliste.
> Wichtiger Hinweis: Wenn die Option Aus Bibliothek herunterladen im Erstellen-Dropdown gar nicht erscheint, wurde Ihre Organisation von noch keiner herausgebenden Partnerorganisation als Konsument eingetragen. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, die Einstellung unter Compliance-Einstellungen → Sharing zu prüfen.
Heruntergeladene Objekte landen immer als Entwurf. Sie erscheinen erst dann in aktiven Compliance-Berichten und Dashboards, wenn Sie sie geprüft und ihren Status geändert haben. Gewöhnen Sie sich an, neue Downloads zeitnah zu bearbeiten.
„Bereits heruntergeladen" gilt für den gesamten Arbeitsbereich, nicht nur für Ihren Account. Wenn ein Kollege in Ihrer Organisation einen Katalogeintrag bereits heruntergeladen hat, wird er Ihnen ebenfalls als „Bereits heruntergeladen" angezeigt – auch wenn Sie selbst ihn noch nie geöffnet haben. Prüfen Sie die Liste, bevor Sie Ihrer Partnerorganisation einen fehlenden Eintrag melden.
> Tipp: Weisen Sie nach dem Download frühzeitig im Feld Verantwortliche Person einen Eigentümer zu. Entwurfs-Objekte ohne Eigentümer werden bei Überprüfungen leicht übersehen.
Der Katalog spiegelt den Stand des Herausgebers zum Zeitpunkt des Downloads wider. Wenn der Herausgeber sein Original nachträglich aktualisiert oder löscht, bleibt Ihre heruntergeladene Kopie davon unberührt. Um die neueste Version zu erhalten, müssten Sie erneut herunterladen – DPMS weist Sie dabei mit dem Status „Bereits heruntergeladen" darauf hin. Stimmen Sie sich daher mit Ihrem Partner ab, bevor Sie einen Eintrag erneut importieren.