Teilen von Elementen

Wenn Sie ein grösserer Konzern mit verschiedenen Tochtergesellschaften sind, kann es hilfreich und zeitsparend sein, Elemente Ihrer Datenschutzdokumentation mit Ihren anderen Unternehmen zu teilen. Sie können jedes Element Ihrer Datenschutzdokumentation gemeinsam nutzen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Option Teilen in den Einstellungen zu aktivieren und zeigt Ihnen, wie Sie Elemente innerhalb Ihrer Organisation teilen können.

Sie benötigen dazu die Rechte eines Datenschutzmanagers oder IT Sicherheitsmanagers.

Teilen aktivieren und Unternehmen hinzufügen

Zunächst muss das Teilen aktiviert werden. Gehen Sie dazu in den Compliance Einstellungen auf die Registerkarte Teilen. Klicken Sie auf Bearbeiten. Nun können Sie den Schalter aktivieren und Ihre Änderung Speichern.

Auf der gleichen Registerkarte fügen Sie die Unternehmen hinzu, für die Sie Elemente freigeben möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen die gewünschten Unternehmen aus der Liste aus. Wenn das gewünschte Unternehmen nicht auf der Liste ist, können Sie ein neues Unternehmen gründen, indem Sie auf Erstellen klicken.

Machen Sie dies mit allen Unternehmen, mit denen Sie Elemente austauschen möchten. Um zwischen den Unternehmen zu wechseln, klicken Sie auf den Namen Ihres Unternehmens in der oberen rechten Ecke. Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Wenden Sie sich bitte an unseren Onboarding-Support.

Elemente teilen

Auswahl des Unternehmens

Gehen Sie zur Registerkarte Allgemein des Elements, das Sie teilen möchten; hier verwenden wir ein Verarbeitungsverzeichnis als Beispiel. Neben den Einstellungen zum Teilen sehen sie, dass es sich um ein lokales Element handelt. Klicken Sie auf das Zahnrad daneben.

Jetzt können Sie die Freigabeoptionen für jedes Unternehmen individuell festlegen oder mittels Mehrfachaktion die Freigabe an mehrere Unternehmen gleichzeitig aktivieren. Wählen Sie dazu alle Unternehmen aus, mit denen Sie das Element teilen möchten, und stellen Sie dann den Schalter auf Teilen. Wählen Sie als Nächstes die Art der Freigabe aus: Sie können das Teilen erzwingen, um sicherzustellen, dass es in die Dokumentation des anderen Unternehmens automatisch integriert wird, oder es für das andere Unternehmen zum herunterladen verfügbar machen.

Wenn Sie die Mehrfachaktion verwenden, klicken Sie auf Anwenden.

Verknüpfte Elemente auswählen

Standardmässig werden alle verknüpften Elemente geteilt. Wenn jedoch beispielsweise Aufgaben, Assessments oder Lieferanten damit verknüpft sind, die ausschliesslich Ihr Unternehmen betreffen, möchten Sie die Freigabeeinstellungen möglicherweise anpassen. Um dies zu tun, klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon rechts neben dem entsprechenden Unternehmen. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option Individuelle Einstellung. Dies ermöglicht es Ihnen, die Freigabeoptionen nach Ihren Wünschen anzupassen.

Geben Sie einen Namen für Ihre Konfiguration ein, zum Beispiel Marketing, und drücken dann die Entertaste.

Jetzt können Sie alle Elemente auswählen, die Sie nicht teilen möchten. Verwenden Sie die Mehrfachaktion und setzen Sie den Schalter auf Nicht teilen.

Speichern Sie Ihre Änderungen. Sie können verschiedene Einstellungen für verschiedene Abteilungen oder Personengruppen wählen.

Wenn Sie alle Ihre Freigabeeinstellungen angepasst haben, klicken Sie auf Speichern, um das Element zu teilen.

Neue Änderungen an geteilten Elementen

Auf der Seite Allgemein sehen Sie jetzt die Notiz Keine Änderungen zum Teilen neben den Einstellungen zum Teilen.

Wenn Sie Änderungen am Element vornehmen, erscheint in diesem Bereich eine neue rote Notiz: X neue Änderung zum Teilen. Um die Änderungen an alle Unternehmen zu senden, mit denen Sie das Element geteilt haben, klicken Sie auf die Notiz und bestätigen dies im Pup-up Fenster oben rechts.

Im anderen Unternehmen sehen Sie nun die Notiz [Nr.] neue Änderungen neben den Einstellungen zum Teilen. Durch Klicken auf die Notiz, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der alle Änderungen angezeigt werden. Klicken Sie auf eine Änderungsmeldung um die Details einzusehen. Sie können entweder Alle Änderungen akzeptieren oder jede Änderung einzeln akzeptieren oder zurückweisen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf [Nr.] von [Nr.] Änderungen akzeptieren klicken. Wenn das Element durch Erzwingen geteilt wurde, wurden die auf dieser Seite angezeigten Änderungen bereits in Ihre Dokumentation integriert. Die Änderungen sind rein informativ und können daher nicht akzeptiert oder abgelehnt werden.