Übersicht der Tags

Übersicht der Tags – Compliance-Vokabulare verwalten

Die Seite „Attribute" (Tags) ist die zentrale Verwaltungskonsole für alle Dropdown-Listen, Mehrfachauswahlfelder und Filterwerte, die im gesamten Priverion DPMS erscheinen. Wenn ein Formular in ROPA, Datenschutz-Folgenabschätzungen, TOMs, Risikomanagement, DSAR, Lieferanten oder anderen Modulen eine Auswahloption anbietet, stammt diese aus den hier verwalteten Tag-Kategorien. Für neu eingebundene Organisationen ist es daher essenziell, diesen Bereich früh in der Einrichtungsphase zu besuchen: Ohne Einträge in diesen Kategorien finden Nutzerinnen und Nutzer leere Dropdowns vor und Berichte können nicht gefiltert oder aggregiert werden.

Wo Sie die Seite finden

Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Compliance-Einstellungen und klicken Sie auf Attribute. Die Seite steht allen Personen zur Verfügung, die über die Berechtigung zum Lesen der Compliance-Einstellungen Attribute verfügen. Fehlt diese Berechtigung, zeigt DPMS eine „403 Verboten"-Seite. Abhängig von Ihrer Rolle wird der Menüpunkt unter Umständen gar nicht angezeigt.

Was Sie auf dieser Seite sehen

Beim ersten Aufruf sehen Sie eine übersichtliche Kachel, die alle für Ihre Organisation verfügbaren Tag-Kategorien auflistet – zum Beispiel „Personenbezogene Daten", „Verarbeitungszwecke", „Rechtsgrundlage", „Dokumenttypen", „Lieferantentypen", „Risikowahrscheinlichkeit" und viele weitere. Auf dieser Übersichtsebene gibt es weder eine Suchleiste noch eine Seitennavigation; es handelt sich schlicht um ein Verzeichnis aller verfügbaren Kategorien.

Jede Zeile zeigt den Kategorienamen sowie ein kleines Stiftsymbol am rechten Rand. Ein Klick auf die Zeile oder das Symbol führt Sie zur Detailansicht dieser Kategorie, in der die eigentliche Arbeit stattfindet. Fehlt Ihnen die Erstell- oder Bearbeitungsberechtigung, erscheint das Symbol ausgegraut; beim Darüberfahren mit der Maus wird der fehlende Zugriff erklärt.

In der Detailansicht gliedert sich der Bildschirm in drei Bereiche:

• Ein ausklappbares linkes Menü, das alle Kategorien als Tabs auflistet – ein Klick genügt, um zwischen Kategorien zu wechseln, ohne die Seite zu verlassen.
• Eine Breadcrumb-Leiste oben mit dem Link „Attribute" (zurück zur Kategorie-Übersicht) und dem Namen der aktuell gewählten Kategorie.
• Eine zentrale Datentabelle mit allen vorhandenen Einträgen der gewählten Kategorie, einer Suchleiste darüber und einem + Erstellen-Button in der Breadcrumb-Leiste.

So arbeiten Sie mit dieser Seite

Einen neuen Eintrag in einer Kategorie anlegen

Angenommen, Ihre Organisation möchte einen neuen Verarbeitungszweck „Marketinganalyse" im System erfassen, der bislang nicht existiert. So gehen Sie vor:

• Klicken Sie in der Kategorie-Übersicht auf das Stiftsymbol neben Verarbeitungszwecke. Die Detailansicht öffnet sich mit dem entsprechenden Tab.
• Prüfen Sie mithilfe der Suchleiste über der Tabelle, ob der Eintrag bereits vorhanden ist. Tippen Sie ein Stichwort ein – die Liste filtert sich in Echtzeit.
• Klicken Sie auf den Erstellen-Button (das animierte +-Symbol in der Breadcrumb-Leiste). Ein kleines Dropdown erscheint.
• Wählen Sie Hinzufügen. DPMS öffnet das Erstellformular für diese Kategorie.
• Geben Sie den Namen „Marketinganalyse" ein. Falls Ihre Organisation mehrere Sprachen nutzt, bietet das Formular Sprach-Umschalter. Füllen Sie alle Sprachfelder aus, um Validierungsfehler beim Speichern zu vermeiden (siehe Tipps unten).
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS speichert den Eintrag und kehrt zum Tab „Verarbeitungszwecke" zurück. Der neue Eintrag erscheint sofort in der Liste und steht von diesem Moment an in jedem ROPA-Datensatz und jeder Datenschutz-Folgenabschätzung als Auswahlmöglichkeit zur Verfügung.

Zwischen Tag-Kategorien wechseln

In der Detailansicht müssen Sie nicht zur Übersicht zurück, um eine andere Kategorie zu bearbeiten. Das linke Tab-Menü listet alle Kategorien auf. Ein Klick – etwa von „Verarbeitungszwecke" zu „Rechtsgrundlage" – aktualisiert die Tabelle sofort. Der tab-Parameter in der URL wird dabei mitgeführt, sodass Sie direkten Links zu einzelnen Kategorien bookmarken oder teilen können.

Wenn das linke Menü zu viel Platz einnimmt, klicken Sie auf das kleine Kreissymbol ganz links, um es einzuklappen. Ein erneuter Klick blendet es wieder ein. Die Einstellung bleibt auch nach einem Neuladen der Seite erhalten.

Einträge per JSON-Datei importieren

Wenn viele Einträge auf einmal angelegt werden müssen – etwa weil das Rechtsteam 15 neue Rechtsgrundlagen-Einträge vorbereitet hat – können Sie einen Massenimport aus einer .json-Datei durchführen, statt jeden Eintrag einzeln zu erstellen:

• Navigieren Sie zur Detailansicht und wählen Sie den gewünschten Tab aus (z. B. Rechtsgrundlage).
• Klicken Sie auf den Erstellen-+-Button in der Breadcrumb-Leiste. Das Dropdown zeigt zwei Optionen: Hinzufügen und Importieren.
• Klicken Sie auf Importieren. Der Standard-Datei-Dialog Ihres Browsers öffnet sich, gefiltert auf .json-Dateien.
• Wählen Sie Ihre vorbereitete JSON-Datei aus und bestätigen Sie. DPMS überträgt die Datei an die Import-API. Bei Erfolg wird die Seite automatisch aktualisiert und die neuen Einträge erscheinen in der Liste.

Hinweis: Die JSON-Datei muss dem internen Tag-Schema von DPMS entsprechen. Eine fehlerhafte Datei wird möglicherweise ohne detaillierte Fehlermeldung übergangen oder führt zu einem Backend-Fehler. Testen Sie immer zuerst mit einem kleinen Beispielexport aus einer anderen Umgebung, bevor Sie eine große Datei importieren.

Einen in Verwendung befindlichen Eintrag löschen

Wenn Sie versuchen, einen Tag-Eintrag zu löschen, der bereits in ROPA-Datensätzen, Risikostandards oder anderen Elementen verknüpft ist, löscht DPMS den Eintrag nicht sofort. Stattdessen wird ein Bildschirm „Verknüpfte Elemente prüfen" angezeigt, der alle betroffenen Datensätze auflistet. Von dort können Sie die Auswirkungen prüfen und anschließend Verknüpfung aufheben und löschen bestätigen. Diese Schutzmaßnahme verhindert verwaiste Verweise in Ihren Berichten.

Vorgehensweise:

• Fahren Sie in der Tag-Liste mit der Maus über eine Zeile. Das Papierkorbsymbol erscheint rechts.
• Klicken Sie auf das Symbol. Ist der Eintrag nicht verknüpft, wird er sofort entfernt. Ist er verknüpft, gelangen Sie zur Seite „Verknüpfte Elemente prüfen".
• Prüfen Sie die Liste der betroffenen Datensätze und klicken Sie auf die Bestätigungsaktion. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Löschung.

Hinweis: Wenn ein Eintrag mit Risikostandards verknüpft ist und Sie die Verknüpfung aufheben, verlieren die betreffenden Risikobewertungen diese Zuordnung. Das lässt sich nicht rückgängig machen, ohne die betroffenen Datensätze manuell neu zuzuordnen.

Ein Attribut-Template erstellen (Personenbezogene Daten oder Verarbeitungszwecke)

Attribut-Templates sind eine besondere Art von Tags. Anstatt einer einzelnen Bezeichnung bündelt ein Template eine Gruppe zusammengehöriger Tags. Wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer beim Erstellen einer ROPA-Aktivität ein Template anwendet, werden alle gebündelten Tags gleichzeitig vorausgewählt – das spart erheblichen manuellen Aufwand.

• Wählen Sie im linken Tab-Menü Template Personenbezogene Daten oder Template Verarbeitungszwecke.
• Klicken Sie auf Erstellen → Hinzufügen. DPMS öffnet das Template-Erstellformular, das sich vom Standard-Formular für Tags unterscheidet.
• Geben Sie einen Template-Namen ein – beispielsweise „Datenkategorien HR".
• Unterhalb des Namensfeldes zeigt eine Tabelle die vorhandenen Einträge der entsprechenden Kategorie. Nutzen Sie die Suchleiste innerhalb dieser Tabelle, um die gewünschten Einträge zu finden (z. B. „Mitarbeiter-ID", „Gehalt", „Gesundheitsdaten"), und setzen Sie jeweils ein Häkchen.
• Klicken Sie auf Speichern. DPMS prüft, ob der Name ausgefüllt und mindestens ein Attribut ausgewählt ist. Ist eine der Bedingungen nicht erfüllt, erscheint eine Fehlermeldung. Bei Erfolg steht das Template beim Erstellen von ROPA-Datensätzen zur Auswahl bereit.

Änderungen an Tag-Einträgen nachverfolgen (Aktivitätsprotokoll)

Als Prüferin, Prüfer oder Datenschutzbeauftragte(r) können Sie nachvollziehen, wann ein Tag hinzugefügt oder geändert wurde: Klicken Sie auf das Uhrsymbol oben rechts in der Detailansicht. Es öffnet sich das Aktivitätsprotokoll als Seitenleiste mit einer chronologischen Übersicht aller Änderungen in dieser Kategorie – einschließlich der handelnden Person und des Zeitpunkts. Das Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie die Leseberechtigung für diesen Elementtyp besitzen.

Feldreferenz

Das Standardformular zum Erstellen und Bearbeiten von Tags enthält folgende wichtige Felder:

• Name – Die Anzeigebezeichnung des Tags. In jeder für Ihre Organisation konfigurierten Sprache erforderlich. Lassen Sie eine Sprache leer, schlägt die Speicherung mit einer Validierungsfehlermeldung fehl. Bei Kategorien mit Regulierungsbezug (z. B. Rechtsgrundlage) kann zusätzlich ein Feld Vorschriften erscheinen, in dem Sie den Eintrag einer oder mehreren geltenden Regulierungen (z. B. DSGVO, CCPA) zuordnen.
• Verantwortliche Organisation (für bestimmte Kategorien wie Dokumente, Aufgaben, ROPA-Klassifizierungen, Datenerfassungspunkttypen und DSFA-Klassifizierungen) – Die Organisationseinheit, der dieser Eintrag zugeordnet ist. Erscheint nur bei Kategorien mit Organisationseinheits-Bezug.

Das Attribut-Template-Formular erfordert zusätzlich:

• Tabelle verknüpfter Attribute – Mindestens ein Eintrag muss ausgewählt sein. Nutzen Sie die Suchleiste innerhalb der Tabelle. Der Speichern-Button ist solange gesperrt, bis mindestens ein Eintrag markiert wurde.

Zusammenspiel mit dem Rest von DPMS

Alles, was Sie auf der Seite „Attribute" konfigurieren, fließt direkt in die Dropdown-Listen und Filteroptionen der gesamten Plattform:

• ROPA-Datensätze nutzen Personenbezogene Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlage, Kategorien, Datenerfassungspunkttypen, ROPA-Klassifizierungen und die Anzahl betroffener Personen. Ohne Einträge bleiben diese Felder in den ROPA-Formularen leer.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen und Assessment-Templates beziehen ihre Statusoptionen, Klassifizierungsbezeichnungen und Template-Klassifizierungen aus Tags. Die Tag-Kategorie Ländergruppen steuert bedingte Logik in Assessment-Fragen – ohne konfigurierte Ländergruppen können länderbasierte Verzweigungen nicht verwendet werden.
• DSAR-Workflows nutzen die hier verwalteten Kategorien DSAR-Status und DSAR-Typen. Standard-Systemstatus können nicht gelöscht, aber durch eigene Einträge ergänzt werden.
• TOM-Datensätze greifen auf TOM-Klassifizierungen und Implementierungsgrade zurück. Einige Standard-Implementierungsgrade sind systemseitig geschützt.
• Risikoregister – Die Kategorie Risikowahrscheinlichkeit befüllt direkt die Wahrscheinlichkeitsachse der Risikomatrix. Jede Änderung löst eine automatische Neuberechnung der Risikopunkte auf der gesamten Plattform aus.
• Lieferanten, Dokumente, Projekte, Meetings & Aktivitäten, Organisationseinheiten – Jede dieser Bereiche hat eigene Tag-Kategorien (Lieferantentypen, Dokumenttypen, Projekteinstufungen usw.), die hier verwaltet werden.

Nach der Einrichtung Ihrer Tags empfiehlt es sich, in den relevanten ROPA-, Assessment- oder Lieferantenformularen zu prüfen, ob die neuen Optionen korrekt angezeigt werden. Meldet jemand ein fehlendes Dropdown, ist diese Seite stets der erste Anlaufpunkt.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Besuchen Sie diese Seite zu Beginn der DPMS-Einrichtung. Jedes Modul mit Dropdown-Listen hängt von den hier konfigurierten Kategorien ab. Wenn Sie Ihre Tag-Vokabulare aufbauen, bevor weitere Teammitglieder eingeladen werden, finden diese in allen Formularen sinnvolle Auswahlmöglichkeiten vor.

Hinweis: Standard-Systemeinträge – zum Beispiel bestimmte DSAR-Status, Assessment-Status, TOM-Implementierungsgrade und Meeting-/Aktivitätstypen – können nicht gelöscht werden. Für diese Zeilen wird keine Auswahlbox in der Massenauswahl-Spalte angezeigt, und das Löschsymbol fehlt. Benötigen Sie eine andere Bezeichnung, legen Sie einen eigenen Eintrag neben dem Standard an, anstatt diesen ersetzen zu wollen.

• Von einer übergeordneten Organisation verwaltete Einträge sind schreibgeschützt. In mandantenfähigen Umgebungen können bestimmte Tags von einer übergeordneten Organisation weitergegeben worden sein. Diese Einträge zeigen in der Spalte „Verwaltet von" den Namen der übergeordneten Organisation. Sie können sie weder bearbeiten noch löschen – wenden Sie sich an Ihre DPMS-Administration oder die übergeordnete Organisation.
• Füllen Sie alle Sprachfelder aus. Beim Erstellen eines neuen Tags zeigt das Formular für jede in Ihrer Organisation aktivierte Sprache ein Eingabefeld. Bleibt eine Sprache leer, schlägt das Speichern mit einem Validierungsfehler fehl. Wurde ein Tag ohne Übersetzung in Ihrer Anzeigesprache angelegt, fällt DPMS auf Englisch zurück – dies erzeugt keinen Fehler, kann aber in Berichten inkonsistent wirken.
• Änderungen an der Risikowahrscheinlichkeit wirken sofort. Im Unterschied zu anderen Kategorien löst das Speichern oder Löschen eines Eintrags in der Kategorie „Risikowahrscheinlichkeit" eine sofortige Aktualisierung der Risikomatrix auf der gesamten Plattform aus. Wenn Sie die Risikoeinstellungen gleichzeitig in einem anderen Browser-Tab geöffnet haben, aktualisiert sich dieser automatisch. Das Löschen einer Wahrscheinlichkeitsstufe, die bereits in Risikobewertungen verwendet wird, löst den Prozess „Verknüpfte Elemente prüfen" aus.
• Das Navigationsziel nach dem Erstellen eines Tags hängt vom Kontext ab. Haben Sie den Erstellen-Button in der Tag-Detailansicht verwendet, kehrt DPMS nach dem Speichern dorthin zurück. Sind Sie über einen Kurzlink aus einem ROPA- oder Assessment-Formular zur Erstellmaske gelangt (weil eine Option fehlte), führt das Speichern direkt zurück zu diesem Formular, sodass Sie Ihre Arbeit nahtlos fortsetzen können.