Projekte

Der Bildschirm „Projekte" ist die zentrale Anlaufstelle, an der Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte, Risikomanager und IT-Admins alle datenschutzbezogenen Initiativen ihrer Organisation planen, verfolgen und steuern – vollständig vernetzt mit dem Rest des DPMS.

Der Bildschirm „Projekte" ist Ihr zentrales Steuerungszentrum für strukturierte Compliance-Vorhaben. Ob DSGVO-Sanierungsprogramm, Einführung einer neuen Datenverarbeitungsaktivität oder Umsetzung eines Risikobehandlungsplans – jedes Projekt wird hier verwaltet, inklusive Aufgaben, Zeitplänen, Budgets, Risikobewertungen, Verantwortlichen sowie Verknüpfungen zu Assessments, Meetings, TOMs und Workflows. Da „Projekte" tief in das DPMS eingebettet ist, wirken sich Änderungen hier auf das Risikobewertungssystem, den Aufgaben-Tracker und das Änderungsprotokoll aus – Ihr gesamtes Team erhält so einen einheitlichen, nachvollziehbaren Überblick über laufende Vorhaben.

So öffnen Sie den Bereich

Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf Projekte. Es handelt sich um einen Eintrag der obersten Ebene – kein Untermenü ist erforderlich. Sie gelangen direkt zur Projektliste.

Hinweis: Wenn Sie den Eintrag „Projekte" in der Navigation sehen, aber eine „403 Forbidden"-Meldung erscheint, verfügt Ihr Konto noch nicht über Lesezugriff auf Projekte. Bitten Sie Ihren DPMS-Administrator, Ihrer Rolle die entsprechende Berechtigung zuzuweisen.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Die Indexseite besteht aus zwei Bereichen: einer Filterleiste oben und einer Datentabelle darunter.

Die Filterleiste enthält fünf Status-Tabs – Alle, Aktiv, Entwurf, Inaktiv und Überprüfung – mit denen Sie die Liste sofort auf Projekte im jeweiligen Lebenszyklus-Status einschränken. Rechts neben den Tabs befindet sich ein Ansichtsumschalter, der die Tabelle in ein Gantt-Diagramm wechselt (dieser Schalter erscheint nur, wenn mindestens ein Projekt Aufgaben mit gesetzten Fristen enthält). Ganz rechts oben befindet sich die Schaltfläche Erstellen.

Unterhalb der Filterleiste befindet sich eine Such- und Filterleiste, in der Sie einen Projektnamen eingeben oder Filter-Chips für Verantwortliche, Klassifizierung, Arbeitsbereich, Fristenbereich u. v. m. setzen können. Die Tabelle zeigt: Projektname, Priorität (farbige Kreise), Verantwortliche (Avatar-Chips), Arbeitsbereich, Klassifizierung, Frist und geschätzter Aufwand. Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren, erscheint rechts ein Drei-Punkte-Aktionsmenü.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht des Projekts – ein Zwei-Spalten-Layout mit einem einklappbaren Tab-Menü links und dem Projektinhalt rechts. Am oberen Rand des Inhaltsbereichs befindet sich eine fixierte Kopfleiste mit dem Status-Dropdown, dem Prioritäts-Dropdown, der Auswahl Verantwortlicher, einer KI-Schaltfläche und einer Bearbeiten-Schaltfläche. Diese Steuerelemente bleiben beim Scrollen durch alle Tabs sichtbar. Über der Kopfleiste zeigt eine Breadcrumb-Leiste Ihren aktuellen Ort und bietet Links/Rechts-Pfeile, um ohne Rückkehr zur Liste zwischen benachbarten Datensätzen zu wechseln.

So arbeiten Sie mit diesem Bildschirm

Ein neues Projekt anlegen

Sobald eine neue Compliance-Initiative genehmigt wurde – z. B. ein DSFA-Rollout oder ein Lieferantenrisiko-Prüfprogramm – erfassen Sie diese hier, damit sie lückenlos nachverfolgt und gesteuert werden kann.

Klicken Sie auf der Indexseite oben rechts auf Erstellen. Ein kleines Dropdown-Menü öffnet sich; wählen Sie Projekt erstellen.
Das Projekt-Erstellungsformular öffnet sich. Füllen Sie mindestens den Projektnamen (Pflichtfeld in Ihrer Arbeitssprache), den Status (Standard: Entwurf) und mindestens eine verantwortliche Person aus. Fügen Sie ein Klassifizierungs-Tag und einen Arbeitsbereich hinzu, falls Ihre Organisation diese nutzt – sie erscheinen als Spalten in der Indexliste und erleichtern anderen Teammitgliedern das Filtern.
Empfehlenswert, aber optional: Setzen Sie eine Frist und einen geschätzten Aufwand (Arbeitsaufwand). Diese treiben die Fortschrittsanzeige auf dem Tab „Schritte & Fortschritt" an und aktivieren die Gantt-Ansicht auf der Indexseite.
Klicken Sie auf Speichern. DPMS erstellt das Projekt und leitet Sie zur Detailansicht weiter, wo Sie die restlichen Tabs befüllen können.

Tipp: Nutzen Sie die KI-Schaltfläche in der fixierten Kopfleiste, damit der KI-Anbieter einen Projektentwurf erstellt oder zutreffende Vorschriften vorschlägt. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Ihr IT-Administrator in den IT-Einstellungen einen KI-Anbieter konfiguriert hat.

Ein laufendes Projekt überwachen und aktualisieren

Im Tagesgeschäft kehren Sie zu einem Projekt zurück, um seinen Status zu aktualisieren, die Verantwortung neu zuzuweisen oder nachzuschauen, was sich seit Ihrem letzten Besuch verändert hat.

Klicken Sie auf der Indexseite auf den Status-Tab, der zu Ihrem Projekt passt (z. B. Aktiv), um die Liste einzuschränken. Oder geben Sie den Projektnamen in die Suchleiste ein.
Klicken Sie auf die Projektzeile, um die Detailansicht zu öffnen.
Um den Status zu ändern – z. B. von „Aktiv" auf „Überprüfung" vor einem Vorstandsbeschluss – klicken Sie in der fixierten Kopfleiste auf das Status-Dropdown und wählen den neuen Wert. DPMS speichert die Änderung sofort, ohne dass Sie das Bearbeitungsformular öffnen müssen.
Um die Priorität zu ändern (Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch), nutzen Sie das Prioritäts-Dropdown in derselben Kopfleiste. Dies ist hilfreich, wenn eine neu identifizierte Bedrohung die Dringlichkeit eines Projekts erhöht.
Um die Projektverantwortung zu übergeben, klicken Sie auf die Auswahl Verantwortlicher und geben den Namen der neuen Person ein. Mehrere Verantwortliche können gleichzeitig eingetragen sein; die Avatare aktualisieren sich sofort.
Um nachzuverfolgen, was sich wann geändert hat, klicken Sie auf die Änderungsprotokoll-Schaltfläche – das Uhr-Symbol oben rechts im Inhaltsbereich. Ein Seitenpanel öffnet sich mit allen protokollierten Änderungen zu diesem Projekt.

Durch die Tabs eines Projekts navigieren

Jedes Projekt enthält zahlreiche Abschnitte, die alle über das linke Tab-Menü erreichbar sind (das Panel, das erscheint, wenn Sie auf das blaue Kreis-Symbol ganz links in der Detailansicht klicken). Die Tabs sind:

Allgemein – Kernbeschreibung, Klassifizierung und Metadaten. Die Beschreibung kann direkt in der Detailansicht bearbeitet werden, ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen.
Kosten & Auswirkung – Budget, Kostenniveau und Risikobewertungen (aktuell und Ziel).
Risiko – erweitert sich zu Unter-Tabs: Schwellenwert, Szenarien, Implementierte TOMs, Aktuelles Risiko, Behandlungsoptionen, Behandlungsplan und Behandlungsstatus. Diese Unter-Tabs werden erst befüllt, nachdem Sie mindestens einen Risikostandard mit dem Projekt verknüpft haben.
Aufgaben – die Liste verknüpfter Aufgaben (oder Gantt-Ansicht). Weitere Details finden Sie weiter unten.
Schritte & Fortschritt – visuelle Zeitleiste mit Fortschrittsbalken und einer Aufgabenhierarchie per Drag-and-Drop (nur im Bearbeitungsmodus verfügbar).
Personen – Rollen- und Zuweisungstabelle. Erfordert zuvor erstellte Projektrollen-Tags in den Compliance-Einstellungen.
RASCI – die Verantwortungsmatrix. Fügen Sie benutzerdefinierte Leistungsspalten mit der +-Schaltfläche hinzu und weisen Sie pro Rolle R/A/S/C/I-Werte zu.
Assessments – verknüpfte Risikobewertungen. Nach dem Verknüpfen eines abgeschlossenen Assessments mit Risikobewertungsdaten fragt DPMS, ob Sie das Risikoprofil des Projekts automatisch aktualisieren möchten.
Meetings & Aktivitäten – verknüpfte Meetings und Aktivitätsdatensätze.
Workflows – die Workflow-Übersicht mit den Unter-Tabs „Übersicht" und „Erforderliche Aktion".

Um schnell zwischen Tabs zu wechseln, ohne auf das Menü zu klicken, verwenden Sie die < und >-Pfeile neben dem Tab-Namen in der Breadcrumb-Leiste. Um zum vorherigen oder nächsten Projekt in der gefilterten Liste zu wechseln, nutzen Sie die Chevron-Pfeile neben dem Modulnamen in der Breadcrumb-Leiste.

Aufgaben eines Projekts verwalten

Der Tab „Aufgaben" gibt Ihnen eine Live-Ansicht aller Arbeiten, die zur Projektdurchführung erforderlich sind.

Öffnen Sie die Projektdetailansicht und klicken Sie im linken Tab-Menü auf Aufgaben.
Der Tab zeigt eine Liste der mit diesem Projekt verknüpften Aufgaben. Jede Zeile enthält Aufgabenname, Bearbeiter, Frist, Status und Aufwand.
Um eine Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und erstellen Sie entweder eine neue Aufgabe oder verknüpfen Sie eine bestehende aus der DPMS-Aufgabenbibliothek.
Um von der Listen- in die Gantt-Ansicht zu wechseln, nutzen Sie den Ansichtsumschalter auf der Indexseite (derselbe Schalter, der die Indexansicht steuert – er bleibt in der Detailansicht erhalten).
Wenn Sie die Reihenfolge der Aufgaben ändern oder eine Aufgabe einer anderen unterordnen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten und wechseln Sie im Bearbeitungsformular zum Tab Schritte & Fortschritt. Dort werden die Aufgabenkarten zu verschiebbaren Elementen – ziehen Sie eine Karte an ihre neue Position oder legen Sie sie auf einer übergeordneten Karte ab, um sie als Unteraufgabe zu definieren.

Das Änderungsprotokoll prüfen

Für Audit-Zwecke – oder wenn Sie klären möchten, wer wann was geändert hat – ist das Änderungsprotokoll Ihre erste Anlaufstelle.

Öffnen Sie die Projektdetailansicht.
Klicken Sie auf das Uhr-Symbol oben rechts im Inhaltsbereich. Ein Drawer öffnet sich von rechts.
Der Drawer listet alle aufgezeichneten Änderungen in umgekehrter chronologischer Reihenfolge auf: das geänderte Feld, den alten Wert, den neuen Wert, den verantwortlichen Nutzer und den Zeitstempel.
Scrollen Sie durch die Liste oder verwenden Sie sie als Screenshot-Quelle für Ihren Prüfbericht.

Hinweis: Die Schaltfläche für das Änderungsprotokoll ist im Modus „Geteilt/Konsultiert" ausgeblendet. Wenn Sie ein Projekt betrachten, das aus dem Workspace einer anderen Organisation mit Ihnen geteilt wurde, ist das Uhr-Symbol absichtlich nicht sichtbar – der Änderungsverlauf der besitzenden Organisation bleibt für Sie verborgen.

Projektdaten exportieren

Wenn Sie Projektdatensätze an ein externes Audit-Tool übergeben oder archivieren müssen:

Einzelnes Projekt: Fahren Sie in der Indexliste mit der Maus über die Projektzeile, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol am rechten Rand der Zeile und wählen Sie Als JSON exportieren oder Als XLSX exportieren.
Mehrere Projekte: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Zeilen (oder nutzen Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle sichtbaren Zeilen auszuwählen). Am unteren Rand der Seite erscheint eine Aktionsleiste; klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie Ihr Format.
Importieren: Wenn Sie Projektdatensätze aus einer anderen DPMS-Instanz oder einem Tabellen-Export vorliegen haben, klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Importieren. Wählen Sie die JSON- oder XLSX-Datei aus. DPMS validiert die Datensätze, importiert sie und kehrt zur Indexseite zurück.

Feldreferenz

Die folgenden Felder erscheinen im Projekt-Erstellungs-/Bearbeitungsformular und sollten vor dem Ausfüllen bekannt sein:

Projektname – Pflichtfeld. Geben Sie den Namen in Ihrer aktiven Sprache ein. Wenn Ihre Organisation mehrsprachig arbeitet, können Sie Übersetzungen ergänzen; die Indexliste zeigt jedem Nutzer den Namen in seiner Spracheinstellung.
Status – Lebenszyklusphase des Projekts (Entwurf, Aktiv, Inaktiv, Überprüfung oder ein benutzerdefinierter Status aus Compliance-Einstellungen → Status → Projekte). Bestimmt, unter welchem Index-Tab das Projekt erscheint.
Priorität – Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch. In der Indexliste als farbige Kreise dargestellt und sortierbar.
Verantwortliche Personen – Eine oder mehrere Personen, die das Projekt verantworten. Als Avatar-Chips angezeigt; ermöglicht das Filtern nach Person in der Suchleiste. Externe Nutzer (Konten außerhalb Ihrer Organisation) können nicht zugewiesen werden.
Arbeitsbereich – Ein Tag-basiertes Klassifizierungsfeld zur Gruppierung von Projekten nach Geschäftsbereich (z. B. „IT-Sicherheit", „HR-Prozesse"). Konfiguration in Compliance-Einstellungen → Tags.
Klassifizierung – Ein weiteres Tag-Feld zur Kategorisierung von Projekten nach Typ oder regulatorischem Kontext. Konfiguration in Compliance-Einstellungen → Tags.
Frist – Angestrebtes Abschlussdatum. Erforderlich, damit die Gantt-Ansicht auf der Indexseite erscheint. Fließt zusammen mit den Aufgabenaufwänden in die Fortschrittsbalken-Berechnung ein.
Geschätzter Aufwand (Workload) – Der gesamte erwartete Aufwand, intern in Minuten gespeichert und als Stunden/Tage angezeigt. Bestimmt zusammen mit den Aufwänden verknüpfter Aufgaben den Fortschrittsbalken.
Beschreibung, Vorteile, Annahmen, Lieferergebnisse, Ressourcen, Beteiligung, Greifbare Zielsetzung – Rich-Text-Felder. Die Beschreibung kann direkt in der Detailansicht bearbeitet werden; alle anderen erfordern das Öffnen des Bearbeitungsformulars.

So ist dieser Bereich mit dem Rest des DPMS verbunden

„Projekte" steht im Schnittpunkt nahezu aller DPMS-Module. Folgendes sollten Sie im Blick behalten:

Risikoeinstellungen müssen zuerst konfiguriert werden. Der Tab „Risiko" in einem Projekt – mit Schwellenwert, Szenarien, Aktuellem Risiko, Behandlungsoptionen und Behandlungsplan – wird erst mit Daten befüllt, wenn ein Risikostandard mit dem Projekt verknüpft wurde. Risikostandards selbst werden im Modul Risikoeinstellungen konfiguriert. Falls Ihre Organisation noch keine Risikostandards eingerichtet hat, sollten Sie dies tun, bevor Sie mit dem Risiko-Tab arbeiten.
Compliance-Einstellungen → Tags → Projektrollen müssen vorhanden sein, bevor Sie die Tabs „Personen" und „RASCI" nutzen können. In einem neuen Workspace zeigen diese Tabs ein Warnbanner mit einem Link zur Erstellung der erforderlichen Rollen-Tags.
IT-Einstellungen → KI-Anbieter muss konfiguriert sein, damit die KI-Schaltfläche aktiv ist. Sobald dort konfiguriert, steht die Schaltfläche auf allen DPMS-Seiten zur Verfügung, die KI-Generierung unterstützen – nicht nur in „Projekte".
Assessments speisen Risikodaten in Projekte ein. Wenn Sie ein abgeschlossenes Assessment (z. B. eine DSFA) mit einem Projekt verknüpfen und dieses Assessment Risikobewertungsdaten enthält, bietet DPMS an, die Risikobewertungen des Projekts automatisch zu aktualisieren – ohne manuellen Wiedereintrag.
Hier verknüpfte Aufgaben erscheinen im Aufgaben-Modul. Das Erstellen oder Verknüpfen von Aufgaben im Tab „Aufgaben" eines Projekts erstellt keine separate Kopie – es handelt sich um denselben Aufgabendatensatz, der in der globalen Aufgabenliste sichtbar ist, hier aber kontextbezogen gefiltert und angezeigt wird.
Hier konfigurierte Workflows steuern Genehmigungsprozesse. Im Tab „Workflows" können Sie manuelle Prüf- und Genehmigungsworkflows anhängen. Nach dem Auslösen eines Workflows erhalten die verantwortlichen Genehmiger Benachrichtigungen, und der Unter-Tab „Erforderliche Aktion" zeigt, was sie tun müssen.

Nach dem Einrichten eines Projekts sind die natürlichen Folgeschritte: relevante Assessments verknüpfen, den Risikostandard konfigurieren, Personen und RASCI-Rollen zuweisen, die Arbeit auf dem Tab „Schritte & Fortschritt" in Aufgaben aufteilen und – falls Ihr Governance-Prozess es erfordert – einen Workflow zur Genehmigung auslösen.

Tipps & häufige Fallstricke

Hinweis: Der Tab „Risiko" ist leer, bis Sie einen Risikostandard verknüpfen. Navigieren Sie innerhalb des Projekts zu Risiko → Standards, wählen Sie den zutreffenden Standard aus und speichern Sie. Erst dann erscheinen die Unter-Tabs Schwellenwert, Szenarien und Behandlung.

Tipp: Die Vorwärts-/Rückwärts-Pfeile in der Breadcrumb-Leiste berücksichtigen den aktuell aktiven Filter auf der Indexseite. Wenn Sie vor dem Öffnen eines Projekts auf den Status „Überprüfung" gefiltert haben, durchlaufen die Pfeile nur Projekte mit diesem Status. Das ist ideal für strukturierte Prüfsitzungen: Filter setzen, erstes Projekt öffnen, dann mit den Pfeilen durchblättern.

Status- und Prioritätsänderungen werden sofort gespeichert über die Dropdowns in der fixierten Kopfleiste – Sie müssen nicht auf „Bearbeiten" oder „Speichern" klicken. Wenn jedoch zwei Personen gleichzeitig dasselbe Projekt bearbeiten, wird die zweite Speicherung abgewiesen. DPMS zeigt dann eine Fehlermeldung mit der Aufforderung, die Seite neu zu laden, um die aktuellste Version zu erhalten.
Drag-and-Drop zum Neuanordnen von Aufgaben ist nur im Bearbeitungsmodus verfügbar. In der Detailansicht sehen die Aufgabenkarten interaktiv aus, können aber nicht verschoben werden. Klicken Sie zuerst auf Bearbeiten und wechseln Sie dann zu Schritte & Fortschritt, um Aufgaben neu zu ordnen oder zu verschachteln.
Der Gantt-Umschalter verschwindet, wenn keine Aufgaben mit Fristen vorhanden sind. Wenn Sie Aufgaben hinzugefügt haben, der Umschalter aber nicht erscheint, prüfen Sie, ob mindestens einer verknüpften Aufgabe ein Fristdatum zugewiesen wurde.
Das Änderungsprotokoll ist im Modus „Geteilt/Konsultiert" ausgeblendet. Wenn Sie ein Projekt betrachten, das aus einer anderen Organisation mit Ihnen geteilt wurde, ist das Uhr-Symbol absichtlich nicht vorhanden – der Änderungsverlauf der besitzenden Organisation ist für Sie nicht einsehbar.
Benutzerdefinierte Projektrollen müssen vorhanden sein, bevor Personen zugewiesen werden können. Gehen Sie in einem neuen Workspace zu Compliance-Einstellungen → Tags und erstellen Sie mindestens ein Projektrollen-Tag, bevor Sie versuchen, die Tabs „Personen" oder „RASCI" zu befüllen.