Projekte

Um langfristige Aufgaben zu koordinieren und verschiedene Aufgaben zusammenzuführen, können Sie Projekte erstellen und diesen die entsprechenden Aufgaben zuweisen. Ein Projekt setzt sich aus mehreren Aufgaben mit unterschiedlichen Deadlines und verschiedenen Verantwortlichen zusammen. Diese Aufgaben erfordern oft die Zusammenarbeit mit anderen Personen und könnten eine RASCI-Matrix erfordern, um die Verantwortlichkeiten klar festzulegen.

Dadurch wird es möglich, die Gesamtarbeitsbelastung zu bestimmen und den Fortschritt auf einer höheren Ebene zu überwachen

Auf der Übersichtsseite sind alle Projekte in die Registerkarten Alle, Offen, In Bearbeitung und Abgeschlossen unterteilt. Sie können zwischen der Listenansicht und der Diagrammansicht wechseln, um Ihre Projekte visuell darzustellen.

Klicken Sie auf ein bestimmtes Projekt, um dessen Details zu verwalten.
Klicken Sie Erstellen, um ein neues Projekt zu starten.

Neues Projekt erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte durch, um ein neues Projekt einzurichten:

Wählen Sie die verantwortliche Person, den Status und die Priorität aus.
Geben Sie den Projektnamen ein
Weisen Sie eine Klassifizierung zu und wählen Sie die Domain aus. Beides sind frei bestimmbare Attribute.
Geben Sie eine kurze Beschreibung des Projekts ein.
Wählen Sie die geltenden Vorschriften aus, die für das Projekt relevant sind.
Legen Sie den Workstream fest. Falls das Projekt Teil einer grösseren Initiative ist, ordnen Sie es einem Workstream zu, wie z. B. „IT-Projekte“, „Informationsanforderungen“ oder „Externe Projekte“. Workstreams erleichtern die Organisation und Visualisierung in Gantt-Diagrammen oder Zeitplänen.
In den folgenden Abschnitten können Sie detaillierte Informationen zu den Vorteilen, Annahmen, Deliverables, Ressourcen, notwendiger Einbindung und Zielen des Projekts angeben.

Klicken Sie abschliessend auf Speichern, um das Projekt zu erstellen.

Projektverwaltung

Jedes Projekt verfügt über mehrere Registerkarten, die dazu dienen, verschiedene Aspekte zu organisieren und zu überwachen. Klicken Sie auf ein Projekt, um es zu verwalten.

Allgemein

Die Registerkarte Allgemein beschreibt die verschiedenen Merkmale des Projekts, die bei der Erstellung angegeben wurden. Durch Klicken auf Bearbeiten können Sie diese Informationen anpassen.

Wie bei den meisten Elementen können Sie es Teilen, den Zugang verwalten oder eine Notiz hinzufügen, indem Sie rechts auf Notizen klicken.

Klicken Sie auf das blaue Menüsymbol oben links, um das Menü zu erweitern. Sie können dann die verschiedenen Registerkarten auswählen, um sie zu bearbeiten.

Projektkosten

Die Registerkarte Projektkosten listet die Auswirkungen auf die Organisation und die mit dem Projekt verbundenen Risiken in finanzieller Hinsicht auf. Unter dieser Registerkarte machen Sie auch Angaben über das aktuelle Risiko sowie über das Zielrisiko nach Beendigung des Projektes.

Durch Klicken auf Bearbeiten können Sie diese Informationen bearbeiten.

Aufgaben

Das wichtigste Menüelement ist das Register Aufgaben. Hier werden die verschiedenen Aufgaben verlinkt, die während des Projekts durchgeführt werden sollen. Um neue Aufgaben zu verlinken, klicken Sie auf Hinzufügen.

Projektfortschritt

Nachdem die Aufgaben verlinkt wurden, können Sie den Fortschritt unter der entsprechenden Registerkarte überwachen. Sie sehen alle Aufgaben mit ihren Fälligkeits- und Startterminen sowie den Gesamtfortschritt des Projekts, abhängig vom Status der einzelnen Aufgaben.

Klicken Sie auf Bearbeiten, wenn Sie die Funktion "Wiederkehrendes Projekt" aktivieren möchten.

Mitarbeiter

Unter dieser Registerkarte können Sie Personen verschiedene Projektrollen zuweisen. (Weitere Attribute für Projektrollen können in den Compliance Einstellungen erstellt werden; dazu benötigen Sie die Berechtigungen eines Datenschutzmanagers oder IT-Sicherheitsmanagers.)

RASCI

Klicken Sie auf Bearbeiten, um unter der Registerkarte RASCI Rollen und Verantwortlichkeiten mithilfe des RASCI-Frameworks festzulegen.

Responsible: Die Person, die für die Durchführung des Projekts verantwortlich ist.
Accountable: Die Person, die letztendlich dafür verantwortlich ist, dass das Projekt korrekt und vollständig abgeschlossen wird.
Support: Eine Person, die bei der Umsetzung des Projekts Unterstützung leisten kann.
Consulted: Eine Person, die vor einer Entscheidung konsultiert werden sollte.
Informed: Eine Person, die nach Abschluss des Projekts informiert werden sollte.

Geben Sie zunächst die verschiedenen Aspekte des Projekts in das obere Feld ein. Mit der Schaltfläche Hinzufügen können Sie weitere zufügen. Beispiele für Aspekte sind etwa: Bedarfsanalyse und Anforderungsdefinition, Budgetplanung und -freigabe, Datenschutz- und Sicherheitsanalyse usw.

Anschliessend können Sie unter jedem Aspekt und für jeden Mitarbeitenden die jeweiligen RASCI-Zuständigkeiten festlegen.

Assessments

Sie können Assessments mit Ihrem Projekt verknüpfen. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie das erforderliche Assessment aus oder kreieren Sie mit Erstellen ein neues. Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um das Assessment zu verknüpfen.

Meetings & Aktivitäten

Verknüpfen Sie die zu dem Projekt gehörenden Meetings und Aktivitäten auf die gleiche Weise unter der entsprechenden Registerkarte.

Workflow

Lösen Sie einen Workflow unter der entsprechenden Registerkarte aus.