Gruppen durchsuchen

Gruppen durchsuchen

Der Bereich Audience Management ist Ihre zentrale Anlaufstelle, um alle benannten Benutzergruppen – sogenannte Audiences – anzuzeigen, zu durchsuchen und zu verwalten. Diese Gruppen steuern den gruppenbasierten Zugriff auf Compliance-Datensätze in Ihrem gesamten DPMS. Als Datenschutzbeauftragte/r, Compliance-Manager/in oder IT-Administrator/in, die oder der entscheidet, wer DSGVO-Verarbeitungsverzeichnisse, DPIAs, Dokumente, Lieferanteneinträge oder andere Compliance-Objekte einsehen oder bearbeiten darf, konfigurieren Sie hier die Gruppen, bevor Sie diese einzelnen Datensätzen zuweisen. Ohne mindestens eine konfigurierte Audience kann der „Zugriffssteuerung"-Workflow für jeden Datensatztyp im DPMS den Zugriff nur einzelnen Nutzenden gewähren – Audiences machen diesen Prozess skalierbar und wiederverwendbar.

So öffnen Sie den Bereich

• Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen.
• Das Untermenü öffnet sich und zeigt Allgemeine Einstellungen.
• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Audience Management.

Die Audience-Liste wird im Hauptbereich rechts geladen.

Hinweis zu Berechtigungen: Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf das Audience Management, um diesen Bereich zu sehen. Fehlt Ihrem Konto diese Berechtigung, wird der Menüpunkt nicht angezeigt, und der direkte Aufruf der URL führt zu einer „403 Forbidden"-Seite. Das Erstellen neuer Audiences erfordert eine separate Erstellungsberechtigung, das Bearbeiten bestehender Audiences eine weitere Bearbeitungsberechtigung – beide müssen in der Nutzerverwaltung explizit vergeben werden.

Die Benutzeroberfläche auf einen Blick

Der Bildschirm ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Links befindet sich eine fest positionierte Seitenleiste mit dem Navigationsmenü Allgemeine Einstellungen, in dem Audience Management als aktiver Bereich hervorgehoben ist. Das Menü listet auch andere Einstellungsbereiche auf – Anwendbare Gesetze, Attribute, Abteilungen, Organisationseinheiten usw. – sodass Sie zwischen verschiedenen Einstellungsbereichen wechseln können, ohne die Seite verlassen zu müssen.

Der rechte Inhaltsbereich zeigt die Audience-Liste. Ganz oben steht die Überschrift Audience Management. Darunter befindet sich eine Tab-Leiste mit einem einzigen Tab Alle (bereits ausgewählt) und rechts davon die Schaltfläche Erstellen. Den größten Teil des Bildschirms nimmt eine scrollbare Tabelle ein, die alle in Ihrem System definierten Audiences mit einer einzigen Spalte Name auflistet. Über der Tabelle befindet sich eine Suchleiste zum Filtern nach Name. Wenn Sie bis ans Ende der Liste scrollen, werden automatisch weitere Audiences nachgeladen – es gibt keine „Nächste Seite"-Schaltflächen.

Arbeiten mit diesem Bereich

Eine bestimmte Audience finden

Wenn Ihre Organisation viele Audiences hat, ist das Durchscrollen der gesamten Liste ineffizient. Klicken Sie in die Suchleiste über der Tabelle und tippen Sie einen Teil des Namens der Audience ein – zum Beispiel „Finanzen" oder „Personal". Die Liste filtert in Echtzeit, während Sie tippen, und zeigt nur Audiences an, deren Namen Ihren Suchbegriff enthalten. Die Suche unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Wenn Sie die gesuchte Audience gefunden haben, klicken Sie auf die entsprechende Zeile, um das Detail- und Bearbeitungsformular zu öffnen. Dort können Sie Name, Beschreibung, die verknüpften Unternehmen, die enthaltenen Nutzenden und die modulspezifischen Lese-/Schreibberechtigungen der Audience prüfen und ändern. Wenn Sie fertig sind, navigieren Sie über den Zurück-Pfeil oder den Breadcrumb zurück zu dieser Liste.

Wichtig: Wenn ein Klick auf eine Zeile keine Reaktion zeigt, hat Ihr Konto zwar Lesezugriff auf diesen Bereich, aber keine Bearbeitungsberechtigung. Es gibt keine separate Nur-Lese-Ansicht für eine Audience – der einzige Weg, in die Details zu gelangen, führt über das Bearbeitungsformular. Kontaktieren Sie Ihre Systemadministration, wenn Sie Bearbeitungszugriff benötigen.

Eine neue Audience von Grund auf erstellen

Wenn Sie eine neue Gruppe benötigen – etwa ein Projektteam, das Lesezugriff auf bestimmte DPIAs benötigt, oder ein externer Prüfpartner, der bestimmte Dokumente einsehen soll – beginnen Sie hier.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oben rechts im Inhaltsbereich. Ein kleines Dropdown-Menü erscheint.
• Klicken Sie im Dropdown auf Audience erstellen. Der Browser navigiert zum Erstellungsformular, das auf dem Tab Allgemein geöffnet wird.
• Geben Sie auf dem Tab Allgemein einen Namen für die Audience ein (z. B. „IT-Sicherheitsprüfteam"), fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu und wählen Sie eine oder mehrere verantwortliche Personen aus. Klicken Sie auf Speichern, bevor Sie fortfahren.
• Das Formular gibt nun die verbleibenden Tabs frei. Wechseln Sie zu Unternehmen hinzufügen, um die Audience mit dem oder den relevanten Unternehmen zu verknüpfen. Klicken Sie auf Speichern.
• Wechseln Sie zu Benutzer hinzufügen und fügen Sie die einzelnen Nutzenden hinzu, die zu dieser Gruppe gehören. Klicken Sie auf Speichern.
• Öffnen Sie zuletzt Berechtigungen hinzufügen, um festzulegen, welche Module (Verarbeitungsverzeichnisse, DPIAs, Dokumente, Assets usw.) die Mitglieder der Audience lesen oder bearbeiten dürfen. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald alle vier Tabs gespeichert sind, erscheint die neue Audience in der Liste auf diesem Bildschirm. Von nun an kann jede Person mit „Zugriffssteuerung"-Rechten für einen beliebigen Datensatz diese Audience mit wenigen Klicks zuweisen.

Tipp: Jeder Tab hat eine eigene Schaltfläche Speichern. Wenn Sie einen Tab verlassen, ohne gespeichert zu haben, gehen Ihre Änderungen auf diesem Tab verloren. Schließen Sie jeden Tab ab und speichern Sie, bevor Sie zum nächsten wechseln.

Tipp: Der Tab Unternehmen hinzufügen muss gespeichert sein, bevor Sie Berechtigungen konfigurieren können. Der Berechtigungsbildschirm zeigt ein Unternehmens-Dropdown, das aus den gespeicherten Unternehmen befüllt wird – fehlen diese, bleibt das Dropdown leer.

Wichtig: Die Option Audience erstellen erscheint nur, wenn Ihr Konto die Erstellungsberechtigung für Audiences hat. Ist das Dropdown leer oder fehlt die Erstellen-Schaltfläche, bitten Sie Ihre Administration, Ihnen die entsprechende Berechtigung zu erteilen.

Eine Audience vor der Zuweisung zu einem Datensatz prüfen

Ein typisches Szenario: Eine Datenschutzbeauftragte Person bittet Sie, zu prüfen, ob die Audience „IT-Sicherheitsteam" korrekt konfiguriert ist, bevor sie diese einem sensiblen Verarbeitungsverzeichniseintrag zuweist.

• Geben Sie „IT-Sicherheit" in die Suchleiste ein, um die Audience schnell zu finden.
• Klicken Sie auf die Zeile, um das Bearbeitungsformular zu öffnen.
• Prüfen Sie den Tab Unternehmen hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Audience mit dem richtigen Unternehmen verknüpft ist.
• Prüfen Sie den Tab Berechtigungen hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Lese-/Schreibeinstellungen für jedes Modul dem beabsichtigten Zugriffsniveau entsprechen.
• Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil oder den Breadcrumb Audience Management, um zu dieser Liste zurückzukehren.
• Teilen Sie der beauftragten Person mit, dass die Audience bereit zur Verwendung ist.

Es sind keine Änderungen erforderlich – Sie lesen lediglich die Konfiguration. Das Bearbeitungsformular ist der einzige Ort, an dem diese Details einsehbar sind.

Den vollständigen Bestand an Audiences erkunden

Wenn Sie neu in der Organisation sind oder gerade eine Datenschutz- oder Compliance-Rolle übernommen haben, ist es hilfreich, zunächst zu verstehen, welche Audience-Gruppen bereits existieren, bevor Sie Datensätze erstellen oder Zugriffsberechtigungen vergeben.

Öffnen Sie den Audiences-Bereich, ohne etwas in die Suchleiste einzugeben. Scrollen Sie durch den Tab Alle – dieser zeigt jede Audience im System. Klicken Sie auf einzelne Zeilen, um die Mitgliedschaft, den Unternehmensbereich und die Berechtigungen jeder Gruppe zu verstehen. Dieser Orientierungsschritt verhindert Duplikate und hilft Ihnen zu entscheiden, ob eine neue Audience wirklich notwendig ist oder ob eine bestehende Gruppe wiederverwendet oder leicht angepasst werden kann.

Feldbeschreibung

Die Tabelle auf diesem Bildschirm hat eine sichtbare Spalte:

• Name — Der Anzeigename der Audience. Namen werden als mehrsprachige Objekte gespeichert. Die Liste zeigt den Namen in Ihrer aktuellen DPMS-Oberflächensprache an und fällt auf die Standardsprache zurück, falls Ihre Sprache noch nicht übersetzt wurde. Erscheint ein Name leer, wurde die Audience ohne Namen erstellt (ungewöhnlich, aber z. B. durch einen Massenimport möglich). Klicken Sie auf die Zeile und ergänzen Sie den Namen auf dem Tab „Allgemein" des Bearbeitungsformulars.

Verbindungen zu anderen Bereichen im DPMS

Audiences gehören zu den meistgenutzten Konfigurationsobjekten im DPMS. Folgende Bereiche hängen davon ab:

• Zugriffssteuerung bei jedem Datensatztyp. Wenn eine Person die Option „Zugriffssteuerung" bei einem Verarbeitungsverzeichniseintrag, einer DPIA, einem TOM, einem Asset, einem Dokument, einem Lieferanteneintrag, einem Projekt, einem Vorfall, einer Betroffenenanfrage oder einem anderen Datensatz öffnet, wird das Audience-Dropdown direkt aus der hier konfigurierten Liste befüllt. Es werden nur Audiences angezeigt, die mit dem aktuellen Unternehmen verknüpft und mit der entsprechenden Lese- oder Schreibberechtigung für das jeweilige Modul ausgestattet sind. Wurden hier keine Audiences eingerichtet, ist das Dropdown leer, und der Zugriff kann nur einzelnen Nutzenden gewährt werden.
• Unternehmensbereich. Jede Audience kann über den Tab „Unternehmen hinzufügen" mit einem oder mehreren Unternehmen verknüpft werden. Eine Audience, die im System existiert, aber nicht mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft ist, erscheint nie im Zugriffssteuerungs-Dropdown für Datensätze dieses Unternehmens.
• Benachrichtigungsversand. Der Tab „Benachrichtigungen" im Bearbeitungsformular der Audience steuert, ob Audience-Mitglieder E-Mail- oder In-App-Benachrichtigungen für Compliance-Ereignisse erhalten. Was Sie hier konfigurieren, fließt direkt in das Benachrichtigungssystem der Plattform ein.
• Sofortiger Effekt. Jedes Mal, wenn eine Audience gespeichert wird, aktualisiert das DPMS die auswählbare Audience-Liste in der gesamten Anwendung. Änderungen, die Sie hier vornehmen, sind sofort für alle anderen Nutzenden wirksam – kein Neustart oder manueller Abgleich ist erforderlich.

Nach dem Einrichten einer Audience hier besteht der typische nächste Schritt darin, einen Compliance-Datensatz (z. B. einen Verarbeitungsverzeichniseintrag) zu öffnen, dessen Option „Zugriffssteuerung" anzuklicken und die neue Audience zuzuweisen, damit die richtigen Personen Zugriff erhalten.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Erstellen Sie Ihre Audiences, bevor Sie Compliance-Datensätze anlegen. Es ist wesentlich einfacher, den Gruppenberechtigungen während der Datensatzerstellung zuzuweisen, als sie nachträglich bei Dutzenden bestehender Datensätze zu ergänzen.

Wichtig: Ein Klick auf eine Zeile hat keine Wirkung, wenn Ihr Konto nur Leserechte, aber keine Bearbeitungsberechtigung hat. Es gibt keine separate Nur-Lese-Detailansicht – der einzige Drill-down führt über das Bearbeitungsformular. Wenn Sie die Konfiguration einer Audience einsehen müssen und sie nicht öffnen können, bitten Sie Ihre Administration um vorübergehenden Bearbeitungszugriff oder wenden Sie sich an eine Kollegin oder einen Kollegen mit entsprechenden Rechten.

• Jeden Tab vor dem Weitergehen speichern. Das Audience-Formular hat vier separate Tabs – Allgemein, Unternehmen hinzufügen, Benutzer hinzufügen und Berechtigungen hinzufügen – jeweils mit eigener Speichern-Schaltfläche. Nicht gespeicherte Änderungen auf einem Tab gehen beim Wechsel zu einem anderen Tab stillschweigend verloren.
• Erst Unternehmen hinzufügen, dann Berechtigungen konfigurieren. Der Tab „Berechtigungen hinzufügen" verwendet eine Unternehmensauswahl, die aus den bereits gespeicherten Unternehmen auf dem Tab „Unternehmen hinzufügen" befüllt wird. Überspringen Sie den Schritt mit den Unternehmen, hat die Berechtigungsseite keine Unternehmen zur Auswahl, und Sie können keinen modulspezifischen Lese-/Schreibzugriff vergeben.
• Mehrsprachige Namen. Wenn Ihr DPMS für mehrere Sprachen konfiguriert ist, werden Audience-Namen pro Sprache gespeichert. Erscheint ein Name in einer unerwarteten Sprache oder leer, prüfen Sie, ob der Name für Ihre aktive Oberflächensprache auf dem Tab „Allgemein" eingegeben und gespeichert wurde.
• Änderungen sind sofort live. Sobald Sie eine Audience speichern, wird die aktualisierte Audience-Liste in der gesamten Plattform für alle aktiven Nutzenden aktualisiert. Wenn Sie Zugriffsgruppen umstrukturieren, koordinieren Sie dies mit Ihrem Team, um Verwirrung während der Umstellung zu vermeiden.
• Die Erstellen-Schaltfläche fehlt ohne die entsprechende Berechtigung. Leserechte erlauben das Durchsuchen der Liste; Bearbeitungsrechte ermöglichen das Öffnen von Audience-Datensätzen; Erstellungsrechte sind zum Anlegen neuer Audiences erforderlich. Dies sind drei separate Berechtigungen, die Ihre Administration individuell vergeben muss.