Einstellungen für automatische Übersetzungen

Einstellungen für automatische Übersetzungen

Die Seite „Einstellungen für automatische Übersetzungen" ist Ihre zentrale Schaltstelle, um alle DPMS-Inhalte in sämtlichen Sprachen Ihrer Organisation bereitzuhalten. Anstatt Hunderte von Datensätzen – Verarbeitungsverzeichnisse, Lieferanten, Aufgaben, DPIAs und mehr – manuell zu übersetzen, können Sie Maschinenübersetzungsaufträge für einzelne oder alle Elementtypen mit einem Klick starten und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Diese Seite steht ausschließlich Plattform-Superadmins zur Verfügung: Sie ist Teil der IT-Einstellungen und arbeitet eng mit der Sprach- und KI-Anbieter-Konfiguration zusammen, die Sie bereits an anderer Stelle eingerichtet haben.

So öffnen Sie die Seite

Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu IT-Einstellungen und klicken Sie dort auf Automatische Übersetzungen. Sie landen auf einer Übersichtskarte mit dem Titel „Automatische Übersetzungen – Auftrag".

Achtung: Diese Seite ist nur für Benutzer mit der Rolle Superadmin sichtbar und zugänglich. Wenn ein Kollege mit DPO- oder IT-Admin-Rechten meldet, dass er sie nicht findet, ist das kein Konfigurationsfehler – sondern so vorgesehen.

Was Sie sehen

Die Einstellungen für automatische Übersetzungen bestehen aus zwei miteinander verbundenen Ansichten. Beim ersten Aufruf sehen Sie eine schlichte Übersichtskarte – eine Überschrift „Automatische Übersetzungen – Auftrag" und eine Schaltfläche Bearbeiten. Ihr einziger Zweck ist es, Ihnen zu bestätigen, dass Sie am richtigen Ort sind, und Ihnen den Einstieg in die Auftragsverwaltungstabelle zu ermöglichen.

Ein Klick auf Bearbeiten führt Sie zur Auftragsverwaltungsansicht, die sich deutlich anders anfühlt. Es gibt keine Elementstruktur in der Seitenleiste und keine Statusauswahl – stattdessen dominiert eine breite Datentabelle die gesamte Seite. Sie listet jeden DPMS-Elementtyp auf: Verarbeitungsverzeichnisse, Lieferanten, Aufgaben, DPIAs, Vorfälle und mehr. Oberhalb der Tabelle befindet sich eine markante blaue Schaltfläche Alle automatisch übersetzen. Ein kleiner Zurück-Pfeil oben links bringt Sie jederzeit zur Übersichtskarte zurück.

Jede Zeile der Tabelle steht für einen Elementtyp. Sie sehen auf einen Blick: wie viele Datensätze insgesamt vorhanden sind, wie viele in mindestens einer Ihrer konfigurierten Zielsprachen noch keine Übersetzung haben, wie viele bereits an die Übersetzungs-Engine gesendet wurden, wann der letzte Auftrag ausgeführt wurde und welchen Status der aktuelle Auftrag hat. Die Statusspalte ist die auffälligste: Farbige Symbole zeigen Ihnen sofort, ob ein Auftrag in der Warteschlange ist (grauer Kreis), aktiv übersetzt wird (blauer rotierender Kreis), auf Ergebnisse vom externen Dienst wartet (blaues Globus-Symbol) oder vollständig abgeschlossen ist (grüner Haken).

Arbeiten mit dieser Seite

Alle Inhalte zum ersten Mal übersetzen (oder nach Hinzufügen einer neuen Sprache)

Dies ist der häufigste Anlass, diese Seite aufzurufen. Angenommen, Sie haben soeben Französisch als Zielsprache in den IT-Einstellungen hinzugefügt. Alle vorhandenen Datensätze haben jetzt eine fehlende Übersetzung, und die Spalte „Fehlende Übersetzungen" zeigt in allen Zeilen hohe Zahlen.

• Klicken Sie auf der Übersichtskarte auf Bearbeiten, um die Auftragsverwaltungstabelle zu öffnen.
• Aktivieren Sie keine Checkboxen – lassen Sie alle Zeilen abgewählt.
• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Alle automatisch übersetzen oberhalb der Tabelle.

Die Schaltfläche wird kurz inaktiv und kann nicht erneut geklickt werden, während Ihre Anfrage gesendet wird. Sobald sie sich reaktiviert, hat das System Aufträge für jeden Elementtyp in die Warteschlange gestellt. Innerhalb von Sekunden aktualisiert sich die Tabelle automatisch alle fünf Sekunden: Die Statussymbole wechseln von leer zu Offen, dann zu In Bearbeitung oder Gesendet, während die Übersetzungs-Engine die einzelnen Typen abarbeitet. Sie müssen die Seite nicht geöffnet lassen – die Aufträge laufen auf dem Server weiter, egal ob Sie zuschauen oder nicht. Wenn Sie zurückkehren, ist jeder Elementtyp mit dem grünen Symbol Keine fehlenden vollständig übersetzt.

Einen einzelnen Elementtyp nach dem Hinzufügen neuer Datensätze neu übersetzen

Ihr Compliance-Team hat diese Woche dreißig neue Lieferantendatensätze angelegt. Nur der Elementtyp „Lieferanten" benötigt neue Übersetzungen – ein vollständiger systemweiter Auftrag wäre unnötig.

• Öffnen Sie die Auftragsverwaltungstabelle über Bearbeiten.
• Suchen Sie die Zeile Lieferanten. Überprüfen Sie, ob die Spalte „Fehlende Übersetzungen" die erwartete Zahl anzeigt.
• Klicken Sie auf die zeilenspezifische Schaltfläche Automatisch übersetzen ganz rechts in dieser Zeile.

Die Schaltfläche deaktiviert sich kurz, die Anfrage wird nur für Lieferanten gesendet, und innerhalb des nächsten Abfragezyklus (bis zu fünf Sekunden) wechselt der Status der Zeile „Lieferanten" zu In Bearbeitung. Alle anderen Zeilen sind nicht betroffen. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, zeigt die Zeile „Lieferanten" Keine fehlenden und die fehlende Anzahl fällt auf null.

Eine bestimmte Auswahl von Elementtypen übersetzen

Nach einer Compliance-Überprüfung wurden neue Risikoszenarien und DPIA-Datensätze hinzugefügt. Sie möchten nur diese beiden Typen übersetzen.

• Öffnen Sie die Auftragsverwaltungstabelle.
• Aktivieren Sie die Checkbox links neben der Zeile Risikoszenarien und der Zeile DPIA. Sobald Sie auch nur eine Checkbox auswählen, ändert sich die Bezeichnung der Massenaktion-Schaltfläche oben von Alle automatisch übersetzen in Ausgewählte automatisch übersetzen (2), was Ihre Auswahl bestätigt.
• Klicken Sie auf Ausgewählte automatisch übersetzen (2).

Die Anfrage wird nur für diese zwei Elementtypen gesendet. Die Checkboxen werden automatisch geleert, sobald der Auftrag ausgelöst wurde – das ist so beabsichtigt. Wenn Sie dieselbe Auswahl später erneut ausführen möchten, wählen Sie die Zeilen einfach wieder an. Beide Zeilen durchlaufen ihre Statussymbole unabhängig voneinander, bis jede den Status Keine fehlenden erreicht.

Einen laufenden Übersetzungsauftrag überwachen

Ein Kollege hat früher am Tag einen vollständigen Übersetzungslauf gestartet. Sie möchten den Fortschritt prüfen, ohne selbst etwas auszulösen.

• Öffnen Sie die Auftragsverwaltungstabelle.
• Die Tabelle beginnt beim Laden automatisch mit der Abfrage – keine weitere Aktion erforderlich. Innerhalb von fünf Sekunden sehen Sie die aktuellen Status für alle Zeilen.
• Zeilen mit Gesendet oder In Bearbeitung werden noch von der Übersetzungs-Engine verarbeitet. Zeilen mit Keine fehlenden sind abgeschlossen.
• Die Abfrage läuft alle fünf Sekunden weiter, solange mindestens eine Zeile aktiv ist. Sobald alle Zeilen einen abgeschlossenen Status erreicht haben, stoppt die Abfrage automatisch.

Ein vollständiger Lauf ist abgeschlossen, wenn jede Zeile das grüne Symbol Keine fehlenden anzeigt und jede Zelle in der Spalte „Fehlende Übersetzungen" den Wert null hat.

Feldreferenz

Die Auftragsverwaltungstabelle enthält die folgenden Spalten. Keines dieser Felder ist bearbeitbar – es handelt sich ausschließlich um Status-Indikatoren.

• Elementtyp — Der lesbare Name der DPMS-Elementkategorie (z. B. „Verarbeitungsverzeichnisse", „Lieferanten", „Aufgaben"). Wird in der Sprache angezeigt, die Sie für Ihr Konto konfiguriert haben.
• Alle Datensätze — Die Gesamtanzahl der Datensätze dieses Typs im System. Gibt Ihnen einen Überblick über den Übersetzungsaufwand. Ein Wert von null bedeutet, dass noch keine Datensätze dieses Typs vorhanden sind.
• Fehlende Übersetzungen — Die Anzahl der Datensätze, bei denen in mindestens einer Ihrer konfigurierten Zielsprachen übersetzte Inhalte fehlen. Ein Wert von 0 bedeutet, dass dieser Elementtyp vollständig übersetzt ist. Diese Zahl steigt automatisch, wenn neue Datensätze erstellt oder eine neue Zielsprache in den IT-Einstellungen hinzugefügt wird.
• An automatische Übersetzung gesendet — Wie viele Datensätze im aktuellen oder letzten Auftrag an die Übersetzungs-Engine übermittelt wurden. Nützlich, um zu bestätigen, dass ein Auftrag fortschreitet, oder um zu prüfen, was verarbeitet wurde.
• Zuletzt ausgelöst — Datum und Uhrzeit, zu der der letzte Übersetzungsauftrag für diesen Elementtyp gestartet wurde. Leer, wenn noch kein Auftrag für diesen Typ ausgeführt wurde.
• Status — Der aktuelle Stand des Übersetzungsauftrags für diesen Elementtyp. Vier mögliche Werte: Offen (in der Warteschlange, noch nicht gestartet), In Bearbeitung (aktiv übersetzt), Gesendet (Inhalte wurden an den externen Übersetzungsdienst übermittelt, Ergebnisse ausstehend) oder Keine fehlenden (alle Datensätze vollständig übersetzt).

Verbindung mit dem Rest von DPMS

Die Einstellungen für automatische Übersetzungen sind von zwei anderen IT-Einstellungsseiten abhängig, die konfiguriert sein müssen, bevor Übersetzungsaufträge Wirkung zeigen.

Erstens müssen die Anmeldeinformationen für den KI-/Übersetzungsanbieter in einer separaten IT-Einstellungsseite hinterlegt sein. Dies ist der externe Dienst, der die eigentliche Maschinenübersetzung durchführt. Ist kein Anbieter konfiguriert, erscheint die Schaltfläche Alle automatisch übersetzen weiterhin anklickbar – Aufträge werden erstellt, und Statussymbole können kurz Offen oder In Bearbeitung anzeigen –, aber es werden keine Übersetzungen erzeugt. Vergewissern Sie sich immer, dass Ihr Übersetzungsanbieter aktiv ist, bevor Sie Aufträge starten.

Zweitens legt die Seite Spracheinstellungen fest, in welche Zielsprachen die Plattform Inhalte übersetzt. Jedes Mal, wenn Sie dort eine neue Sprache hinzufügen, steigen die Zahlen in der Spalte „Fehlende Übersetzungen" auf dieser Seite sofort für alle Elementtypen an. Das ist Ihr Signal, hierher zu kommen und einen vollständigen Auftrag Alle automatisch übersetzen auszuführen.

Sobald Übersetzungsaufträge erfolgreich abgeschlossen sind, erscheinen die übersetzten Inhalte automatisch überall dort, wo DPMS-Datensätze angezeigt werden. Ein französischsprachiger Benutzer, der einen Verarbeitungsverzeichnis-Datensatz öffnet, sieht den maschinell übersetzten französischen Text anstelle eines leeren Feldes – ohne weiteren manuellen Aufwand.

Es gibt keine Direktverlinkung zu dieser Seite aus anderen DPMS-Modulen. Der einzige Zugangsweg ist über IT-Einstellungen → Automatische Übersetzungen in der linken Seitenleiste.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Nachdem Sie in den IT-Einstellungen eine neue Zielsprache hinzugefügt haben, kommen Sie direkt auf diese Seite und führen Sie Alle automatisch übersetzen aus. Die Zahlen für fehlende Übersetzungen steigen bei jedem Elementtyp sofort an, und ein einziger Massenauftrag ist der schnellste Weg, den Rückstand aufzuholen.

Achtung: Wenn der Übersetzungsanbieter in den IT-Einstellungen nicht konfiguriert ist, wirken ausgelöste Aufträge zunächst erfolgreich, erzeugen aber keine Übersetzungen. Die Schaltfläche gibt keine Warnung aus – überprüfen Sie deshalb immer zuerst Ihre Anbieter-Einstellungen.

• „Keine fehlenden" bedeutet nicht zwingend einwandfreie Qualität. Der Status verfolgt lediglich, ob ein übersetztes Feld vorhanden ist – nicht ob die Maschinenübersetzung korrekt oder natürlich klingt. Eine menschliche Überprüfung ist besonders für öffentlich zugängliche oder rechtlich relevante Inhalte weiterhin empfehlenswert.
• Die Auswahl per Checkbox wird nach dem Auslösen automatisch geleert. Sobald der Auftrag gestartet wurde, werden alle Checkboxen zurückgesetzt. Wenn Sie dieselbe Auswahl erneut ausführen möchten, wählen Sie die Zeilen einfach wieder an. Das kann beim ersten Mal überraschend wirken.
• Die zeilenspezifische Schaltfläche Automatisch übersetzen und die Massenaktion-Schaltfläche können unabhängig voneinander verwendet werden. Es ist technisch möglich, eine zeilenspezifische Schaltfläche zu klicken, während ein Massenauftrag läuft, aber das kann zu unerwarteten Ergebnissen führen, wenn derselbe Elementtyp bereits verarbeitet wird. Im Zweifel warten Sie, bis ein aktiver Massenauftrag abgeschlossen ist, bevor Sie einzelne Zeilen starten.
• Die Seite fragt automatisch ab – Sie müssen nicht manuell aktualisieren. Solange mindestens eine Zeile Offen oder In Bearbeitung anzeigt, aktualisiert sich die Tabelle alle fünf Sekunden selbst. Die Abfrage stoppt automatisch, wenn alle Zeilen einen abgeschlossenen Status erreicht haben.
• Benutzer ohne Superadmin-Rolle sehen eine „Zugriff verweigert"-Seite, wenn sie die URL direkt aufrufen. Der Menüpunkt in der IT-Einstellungs-Seitenleiste kann für Benutzer mit allgemeinem IT-Einstellungs-Zugriff weiterhin sichtbar sein, aber das Laden der Seite zeigt einen 403-Fehler statt der Übersetzungsinhalte. Dies ist kein Fehler, sondern beabsichtigtes Verhalten.