Vorfälle durchsuchen

Vorfälle durchsuchen

Der Vorfälle-Bildschirm ist die zentrale Anlaufstelle, über die Datenschutzbeauftragte, Compliance-Manager und Risikoverantwortliche alle datenschutzrelevanten Vorfälle im Unternehmen im Blick behalten. Ob bestätigte Datenpanne, Beinahe-Vorfall oder internes Sicherheitsereignis – hier erfassen, überwachen und verwalten Sie jeden Vorfall strukturiert, von der ersten Entdeckung bis zur abschließenden Lösung. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, alle Datenschutzverletzungen zu dokumentieren, ihren Schweregrad zu bewerten und in schwerwiegenden Fällen die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden zu benachrichtigen. Das Vorfälle-Modul in DPMS unterstützt Sie dabei auf direktem Weg.

So öffnen Sie den Bildschirm

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Vorfälle. Der Menüpunkt erscheint als Navigationseintrag der ersten Ebene und ist von jedem Bildschirm in DPMS aus erreichbar. Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf Vorfälle, um diese Seite aufzurufen. Nutzerinnen und Nutzer mit vollem Lesezugriff sehen alle Vorfälle der Organisation; wer nur eingeschränkten Lesezugriff besitzt, sieht ausschließlich jene Vorfälle, bei denen er oder sie als verantwortliche Person eingetragen ist.

Aufbau des Bildschirms

Nach dem Laden der Seite erscheint das bekannte DPMS-Listenformat. Eine horizontale Aktionsleiste zieht sich über den oberen Rand des Inhaltsbereichs. Rechts in dieser Leiste befinden sich die Schaltfläche Erstellen sowie die Exportfunktionen zum Herunterladen der Liste als JSON- oder Excel-Datei. Darunter folgt eine Zeile mit Status-Tabs – Alle und je ein Tab für jede Phase des Vorfallslebenszyklus –, mit denen Sie die angezeigte Liste sofort nach Status filtern können.

Den größten Teil des Bildschirms nimmt eine Tabelle ein, in der alle erfassten Vorfälle aufgelistet sind. Jede Zeile zeigt vier Spalten: den Namen des Vorfalls, das Meldedatum (wann er intern gemeldet wurde), das Vorfallsdatum (wann er tatsächlich eingetreten ist) und den aktuellen Status. Statuswerte sind farblich hervorgehoben, damit Sie offene oder kritische Vorfälle sofort erkennen. Wenn Sie bis zum unteren Ende der Tabelle scrollen, werden weitere Einträge automatisch nachgeladen – eine Seitennavigation ist nicht erforderlich.

Am linken Rand jeder Zeile befindet sich ein Kontrollkästchen für Massenoperationen, am rechten Rand ein Dreipunktmenü für schnelle Aktionen wie das Löschen eines Eintrags.

So arbeiten Sie mit diesem Bildschirm

Eine neu entdeckte Datenpanne erfassen

Wenn eine Kollegin oder ein Kollege einen möglichen Datenschutzvorfall meldet – beispielsweise wurde ein Laptop mit unverschlüsselten Kundendaten in einem Zug vergessen – müssen Sie sofort einen formellen Vorfallsdatensatz anlegen. Unter der DSGVO zählt jede Stunde.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oben rechts in der Aktionsleiste. Ein kleines Dropdown-Menü erscheint. Wählen Sie Vorfall erstellen. DPMS führt Sie zum Erstellungsformular. Tragen Sie dort den Namen des Vorfalls ein (z. B. „Verlorener Laptop – Kundendaten"), setzen Sie das Vorfallsdatum auf das Datum des Ereignisses, bestätigen Sie das Meldedatum als heutiges Datum (der Tag, an dem Sie intern informiert wurden), weisen Sie eine verantwortliche Person zu und wählen Sie einen Status wie „In Bearbeitung", um anzuzeigen, dass der Vorfall aktiv untersucht wird. Nachdem Sie gespeichert haben, erscheint der neue Eintrag in der Liste auf dem Tab Alle mit dem Status „In Bearbeitung", und Ihr Team kann die Bearbeitung über den Detailbildschirm aufnehmen.

Achtung: Das Vorfallsdatum und das Meldedatum sind bewusst zwei separate Felder. Aufsichtsbehörden interessieren gemäß DSGVO beide: Wie viel Zeit verging zwischen dem Ereignis und seiner Entdeckung, und wie viel Zeit zwischen der Entdeckung und der Meldung? Tragen Sie beide Felder von Anfang an korrekt ein – nachträgliche Korrekturen können den Prüfpfad beeinträchtigen.

Offene Vorfälle für einen Behördenbericht prüfen

Am Ende eines Quartals oder wenn Sie Ihrer Aufsichtsbehörde einen Bericht vorlegen müssen, möchten Sie sich auf Vorfälle konzentrieren, die noch nicht abgeschlossen sind.

Klicken Sie auf den Tab für Ihren offenen Status (z. B. „In Bearbeitung"). Die Tabelle aktualisiert sich sofort und zeigt nur Vorfälle in dieser Phase. Prüfen Sie die einzelnen Zeilen – die Spalten für Vorfallsdatum und Meldedatum zeigen Ihnen, wie alt jeder Eintrag ist. Wenn Sie Vorfälle entdecken, die offenbar ins Stocken geraten sind, klicken Sie auf die jeweilige Zeile, um die Detailansicht zu öffnen, prüfen Sie die Protokolleinträge und sprechen Sie die verantwortliche Person an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Excel-Symbol (XLSX) in der Aktionsleiste. Eine Tabellenkalkulation wird auf Ihrem Gerät gespeichert, die alle aktuell in der gefilterten Ansicht sichtbaren Vorfälle enthält. Diese Datei können Sie direkt an Ihren Bericht an die Behörde oder Ihren Quartalsbericht anhängen.

Tipp: Achten Sie immer darauf, welcher Tab aktiv ist und ob Suchfilter in der Filterleiste gesetzt sind, bevor Sie exportieren. Der Export spiegelt exakt das wider, was Sie auf dem Bildschirm sehen. Wenn Sie versehentlich exportieren, während der Tab „In Bearbeitung" aktiv ist, werden gelöste Vorfälle nicht eingeschlossen.

Nach Vorfällen zu einem bestimmten System oder einer Person suchen

Nach einer Sicherheitsbewertung möchte ein Risikomanager vielleicht alle Vorfälle finden, die ein bestimmtes CRM-System betreffen oder einer bestimmten verantwortlichen Person zugewiesen sind.

Nutzen Sie die Such- und Filterleiste unterhalb der Aktionsleiste. Geben Sie einen Suchbegriff ein (z. B. den Systemnamen) oder erstellen Sie einen strukturierten Filter (z. B. Filterung nach dem Namen der verantwortlichen Person). Die Tabelle aktualisiert sich in Echtzeit und zeigt nur übereinstimmende Vorfälle. Klicken Sie auf eine Zeile, um die vollständige Detailansicht zu öffnen, wo Sie neue Risikobewertungen verknüpfen, Protokolleinträge hinzufügen oder den Status aktualisieren können. Wenn Sie einen Filter gesetzt und dann eine Detailseite aufgerufen haben, ist der Filter bei Ihrer Rückkehr noch aktiv – der Zurück-Pfeil auf der Detailseite bringt Sie zur gefilterten Liste zurück, und die Pfeile für den vorherigen und nächsten Datensatz auf der Detailseite folgen der gefilterten Reihenfolge.

Historische Vorfälle aus einem anderen System importieren

Wenn Ihre Organisation von einem Altsystem migriert oder eine JSON-Datei mit historischen Vorfällen vorliegt, können Sie alle auf einmal importieren, anstatt sie einzeln anzulegen.

Klicken Sie auf Erstellen, und wählen Sie dann Importieren aus dem Dropdown-Menü. Der Dateiauswahldialog Ihres Betriebssystems öffnet sich. Wählen Sie die vorbereitete JSON-Datei aus und bestätigen Sie. Während des Hochladens erscheint kurz eine Ladeanimation in der Tabelle. Nach Abschluss wird die Liste neu geladen, und die importierten Vorfälle sind im Tab Alle sichtbar. Wechseln Sie zum Tab Gelöst, um zu überprüfen, ob zuvor als gelöst markierte Vorfälle mit dem richtigen Status importiert wurden.

Achtung: Beim Import werden keine Duplikate erkannt. Wenn Sie dieselbe Datei zweimal importieren, entstehen doppelte Einträge. Überprüfen Sie die Liste nach jedem Import, bevor Sie den Vorgang wiederholen.

Test-Einträge in einer Massenoperation löschen

Während der Einführung des Systems erstellen Teams häufig Test-Vorfälle, um die Arbeitsabläufe zu erkunden. Sobald Sie in den Echtbetrieb übergehen möchten, können Sie diese alle auf einmal entfernen.

Setzen Sie in jeder Zeile, die Sie löschen möchten, das Kontrollkästchen. Das Kontrollkästchen „Alle auswählen" oben in der Spalte markiert alle sichtbaren Zeilen gleichzeitig – bei aktivem Statusfilter werden dabei nur die gefilterten Einträge ausgewählt, nicht alle Vorfälle in der Datenbank. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird die Massenlösch-Aktion am unteren Rand der Seite verfügbar. Bestätigen Sie die Löschung im anschließenden Dialogfeld.

Feldreferenz

Name — Der Titel des Vorfalls. Dies ist der primäre Bezeichner, der in der Liste und in verknüpften Datensätzen in DPMS erscheint. Unterstützt mehrere Sprachen, wenn Ihre Organisation in mehr als einem Sprachraum tätig ist.

Vorfallsdatum — Das Datum (und optional die Uhrzeit), an dem der Vorfall tatsächlich eingetreten ist. Aufsichtsbehörden benötigen gemäß DSGVO diese Information. Lassen Sie das Feld nur dann leer, wenn das Datum zum Zeitpunkt der Ersterfassung wirklich unbekannt ist; aktualisieren Sie es, sobald es feststeht.

Meldedatum — Das Datum, an dem der Vorfall intern formell gemeldet wurde (z. B. als das IT-Team den Datenschutzbeauftragten informiert hat). DPMS setzt dieses Feld beim Erstellen eines neuen Datensatzes standardmäßig auf das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit. Korrigieren Sie es, wenn die interne Meldung tatsächlich früher erfolgte – die Zeit zwischen Entdeckung und interner Meldung kann von Aufsichtsbehörden geprüft werden.

Status — Eine konfigurierbare Bezeichnung, die anzeigt, in welcher Phase des Lebenszyklus sich der Vorfall befindet. Zu den Standardwerten gehören „In Bearbeitung" (aktive Untersuchung) und „Gelöst" (abgeschlossen). Benutzerdefinierte Status können in den Compliance-Einstellungen konfiguriert werden. Wichtig: Sobald ein Vorfall auf „Gelöst" gesetzt wird, sind die Bearbeitungsfelder auf der Detailseite gesperrt. Um weitere Protokolleinträge hinzuzufügen oder Änderungen vorzunehmen, muss der Status zunächst auf einen aktiven Wert zurückgesetzt werden – dies erfordert entsprechende Bearbeitungsrechte.

Verknüpfung mit dem Rest von DPMS

Die Vorfälle-Liste ist der Einstiegspunkt für alle einzelnen Vorfallsdatensätze. Die Detailseite eines Vorfalls – wo Sie Protokolleinträge hinzufügen, Aufgaben verknüpfen, Dokumente anhängen, Bewertungen verbinden oder Workflow-Schritte auslösen – ist nur über diese Liste (oder einen direkten Link) erreichbar. Jeder Workflow-Schritt, jedes Dokument und jede Compliance-Reaktion auf eine Datenpanne wird auf den Detailseiten verwaltet, die Sie durch Klicken auf eine Zeile hier öffnen.

Wenn Sie die Detailseite eines Vorfalls geöffnet haben, können Sie mit den Pfeilen für den vorherigen und nächsten Datensatz durch die Vorfälle in der Reihenfolge navigieren, die beim Öffnen in dieser Liste aktiv war – einschließlich aller gesetzten Filter. Das erleichtert das Durcharbeiten einer Gruppe zusammenhängender Vorfälle, ohne jedes Mal zur Liste zurückkehren zu müssen.

Nachdem Sie einen neuen Vorfall hier erfasst haben, sind Ihre nächsten Schritte in der Regel: die Detailseite öffnen, die vollständige Beschreibung ausfüllen, verantwortliche Personen zuweisen und mit dem Hinzufügen von Protokolleinträgen beginnen. Außerdem sollten Sie erwägen, den Vorfall mit relevanten Risikobewertungen oder Datenschutz-Folgenabschätzungen zu verknüpfen und Maßnahmenaufgaben zu erstellen. All diese Verknüpfungen werden auf der Detailseite des Vorfalls gepflegt, nicht auf dieser Listenansicht.

Das Aufgaben-Modul, das Bewertungen-Modul und das Modul für Richtlinien und Dokumente ermöglichen es, auf Vorfälle zurückzuverweisen. Personen, die an einer zugehörigen Aufgabe oder Bewertung arbeiten, können den Vorfallskontext so einsehen, ohne extra zur Vorfälle-Liste navigieren zu müssen.

Tipps und häufige Stolpersteine

Tipp: Wenn eine Kollegin oder ein Kollege meldet, „keine Vorfälle zu sehen", liegt die häufigste Ursache in einem eingeschränkten Lesezugriff. Wer nur eingeschränkten Zugriff hat, sieht ausschließlich Vorfälle, bei denen er oder sie als verantwortliche Person eingetragen ist. Prüfen Sie die Berechtigungseinstellungen, bevor Sie von fehlenden Datensätzen ausgehen.

Achtung: Die Option Importieren im Dropdown-Menü von Erstellen ist für alle Nutzerinnen und Nutzer sichtbar. Fehlt jedoch die Importberechtigung, öffnet sich beim Klicken kein Dateiauswahldialog und es erscheint keine Fehlermeldung. Wenn jemand meldet, dass der Import „nicht funktioniert", prüfen Sie zuerst die Berechtigungen.

• Gelöste Vorfälle können nicht bearbeitet werden. Sobald ein Vorfall auf den Status „Gelöst" gesetzt wird, sind alle Bearbeitungsfelder auf der Detailseite deaktiviert. Um einen weiteren Protokolleintrag hinzuzufügen oder eine Korrektur vorzunehmen, muss der Status zunächst von einer Person mit Bearbeitungsrecht auf einen aktiven Wert zurückgesetzt werden.
• Aktive Filter bleiben beim Navigieren erhalten. Wenn Sie die Liste nach einer verantwortlichen Person oder einem Status gefiltert haben, bleibt dieser Filter bestehen, wenn Sie von einer Detailseite zurückkehren. Das ist praktisch für die sequenzielle Bearbeitung, kann aber überraschend sein – und es beeinflusst Exporte. Werfen Sie vor dem Herunterladen eines Berichts immer einen Blick auf die Filterleiste.
• Der zuletzt verwendete Tab wird gespeichert. Wenn Sie von einer Detailseite zur Vorfälle-Liste zurückkehren, stellt DPMS den zuletzt aktiven Tab wieder her. Waren Sie auf dem Tab „In Bearbeitung", kehren Sie dorthin zurück – nicht zum Tab Alle. Das ist so beabsichtigt, kann aber verwirren, wenn Sie die vollständige Liste erwarten.
• Der Export spiegelt nur die aktuelle Ansicht wider. Die JSON- und Excel-Exporte laden nur das herunter, was aktuell in der gefilterten und nach Tab eingeschränkten Liste sichtbar ist. Für einen vollständigen Export zu Archivierungszwecken stellen Sie sicher, dass der Tab Alle aktiv ist und keine Such- oder Filterkriterien gesetzt sind, bevor Sie auf den Export-Button klicken.