Compliance-Benachrichtigungen

Compliance-Benachrichtigungen

Der Bereich „Compliance-Benachrichtigungen" ist die zentrale Steuerungsstelle für die automatisierten Benachrichtigungsregeln Ihrer Organisation. Hier legen Datenschutzbeauftragte (DSBs), Compliance-Manager und IT-Administratoren fest, welche Compliance-Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen, über welchen Kanal (E-Mail oder In-App) diese zugestellt wird und welche Personengruppe sie erhält. Diese Einstellungen gelten nicht für individuelle Nutzerpräferenzen – jede Änderung hier wirkt sich organisationsweit aus und beeinflusst direkt, wie schnell Ihre Teams über Vorfälle, überfällige Aufgaben, ablaufende Lieferantenverträge oder Änderungen an Verarbeitungsverzeichnissen informiert werden. Ob Sie sich auf eine Datenschutzprüfung vorbereiten oder ein neues Compliance-Programm einführen: Dieser Bereich gehört zu den ersten Seiten, die Sie aufrufen sollten.

So öffnen Sie den Bereich

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Compliance-Einstellungen und wählen Sie dort Benachrichtigungen nach Rolle. Die Seite wird unter /compliance/settings/notifications geöffnet.

Sie benötigen die Berechtigung Compliance-Einstellungen – Lesen, um diese Seite aufzurufen, sowie die Berechtigung Compliance-Einstellungen – Bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen. Ohne die Leseberechtigung wird anstelle der Benachrichtigungstabelle eine Zugriff-verweigert-Seite angezeigt. Wenn Sie die Leseberechtigung, aber nicht die Bearbeitungsberechtigung besitzen, ist die Schaltfläche Bearbeiten sichtbar, aber ausgegraut und kann nicht angeklickt werden.

Was Sie auf dieser Seite sehen

Beim ersten Aufruf der Seite befinden Sie sich in der schreibgeschützten Übersicht. Im oberen Bereich des Inhaltsbereichs erscheint die Überschrift „Benachrichtigungen", rechts daneben eine kleine Schaltfläche Bearbeiten mit einem Stift-Symbol. Darunter befindet sich ein kurzer Beschreibungsabsatz, der erklärt, was die Benachrichtigungskonfiguration steuert – eine nützliche Einführung für alle, die diese Seite zum ersten Mal oder im Rahmen einer Prüfung aufrufen.

Den Hauptteil der Seite nimmt eine breite Tabelle ein, die sich über die gesamte Inhaltsbreite erstreckt. Die Tabelle ist in klar beschriftete Abschnitte unterteilt – einen für jedes Compliance-Modul (z. B. VVT, Vermögenswerte, Anbieter, Vorfälle, Aufgaben). Jeder Abschnitt beginnt mit einer schattiert hervorgehobenen Kopfzeile, die gleichzeitig als visuelle Trennlinie dient und zwei „Alle auswählen"-Kontrollkästchen enthält. Darunter sind die einzelnen Benachrichtigungszeilen aufgelistet, welche die konkreten Ereignistypen (z. B. „bei Erstellung", „bei Zuweisung" oder „bei Vertragsablauf"), die zuständige Empfängergruppe sowie zwei Kontrollkästchen für E-Mail und In-App-Zustellung anzeigen.

Im schreibgeschützten Modus reagiert kein Kontrollkästchen auf Klicks – sie dienen ausschließlich zur Anzeige der aktuellen Konfiguration. Diese Ansicht eignet sich ideal für Compliance-Reviews und Prüfungsnachweise: Sie sehen das vollständige Bild, ohne versehentlich etwas ändern zu können.

Arbeiten mit diesem Bereich

Benachrichtigungskonfiguration vor einer Prüfung überprüfen

Wenn Sie Prüfungsunterlagen vorbereiten, beginnen Sie hier. Öffnen Sie Compliance-Einstellungen → Benachrichtigungen nach Rolle und gehen Sie die einzelnen Abschnitte der Tabelle durch.

Die zwei „Alle auswählen"-Kontrollkästchen in jeder Abschnittskopfzeile geben Ihnen auf einen Blick einen Überblick: Ist das E-Mail-Kontrollkästchen in der VORFALL-Kopfzeile aktiviert, ist die E-Mail-Zustellung für alle Vorfallsereignisse eingeschaltet. Beachten Sie jedoch, dass diese Kontrollkästchen nach einer strengen Alles-oder-nichts-Logik funktionieren: Ist auch nur eine einzige Benachrichtigungszeile im Abschnitt deaktiviert, erscheint das Kopfzeilen-Kontrollkästchen als nicht aktiviert – selbst wenn alle anderen Zeilen aktiv sind. Prüfen Sie daher immer die einzelnen Zeilen unterhalb der Kopfzeile, um die genaue Konfiguration zu bestätigen.

Sobald Sie die Einstellungen überprüft haben, können Sie einen Screenshot erstellen oder die Seite für Ihre Prüfungsunterlagen exportieren. Es ist keine weitere Aktion erforderlich – schließen Sie die Seite oder navigieren Sie einfach weiter.

Benachrichtigungen erstmalig einrichten oder anpassen

Wenn Sie die Benachrichtigungsrichtlinie Ihrer Organisation konfigurieren oder aktualisieren möchten, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Bearbeiten. (Dafür ist die Berechtigung „Compliance-Einstellungen – Bearbeiten" erforderlich.) DPMS navigiert Sie zur Bearbeitungsseite. Während die Konfiguration vom Backend geladen wird, sehen Sie kurzzeitig eine animierte Platzhaltertabelle. Sobald die Tabelle vollständig angezeigt wird, sind alle Kontrollkästchen interaktiv.

Arbeiten Sie die einzelnen Abschnitte der Tabelle durch. Möchten Sie beispielsweise alle E-Mail-Benachrichtigungen für das Modul „Vorfälle" mit einem Klick aktivieren, suchen Sie die Kopfzeile des Abschnitts VORFALL und aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigungen. Alle darunter liegenden Vorfallsereignisse werden sofort aktiviert. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen nur für bestimmte Vorfallsereignisse aktivieren möchten, scrollen Sie in den Abschnitt und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die einzelnen Zeilen.

Sie können auch kanalspezifische Einstellungen vornehmen: Kritische Ereignisse wie die Erstellung eines Vorfalls erfordern möglicherweise sowohl eine E-Mail als auch eine In-App-Benachrichtigung, während weniger dringende Ereignisse wie eine Statusänderung nur einen In-App-Hinweis benötigen, um den E-Mail-Posteingang nicht zu überfüllen.

Wenn Sie alle Änderungen in allen Modulen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. DPMS sendet Ihre aktualisierte Konfiguration an das Backend. Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Änderungen übernommen wurden. Falls ein Fehler auf dem Server auftritt, erscheint eine Fehlermeldung und Ihre Änderungen bleiben auf dem Bildschirm, sodass Sie es erneut versuchen können.

Achtung: Änderungen auf der Bearbeitungsseite werden nicht automatisch gespeichert. Wenn Sie die Seite über den Browser-Zurück-Button verlassen, den Tab schließen oder Ihre Sitzung vor dem Klicken auf Speichern abläuft, gehen alle nicht gespeicherten Änderungen ohne Warnung verloren. Klicken Sie immer auf Speichern, bevor Sie die Bearbeitungsseite verlassen.

Alle Benachrichtigungen für ein einzelnes Modul schnell aktivieren

Ein häufiges Szenario bei der Einführung eines neuen Compliance-Programms: Sie möchten alle Benachrichtigungen für ein bestimmtes Modul – z. B. Aufgaben – aktivieren, ohne die anderen zu verändern.

• Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Bearbeitungsseite zu öffnen.
• Warten Sie, bis die Tabelle vollständig geladen ist.
• Suchen Sie die Kopfzeile des Abschnitts AUFGABE.
• Klicken Sie auf das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigungen in dieser Kopfzeile. Alle aufgabenbezogenen E-Mail-Benachrichtigungen sind nun mit einem Klick aktiviert.
• Wiederholen Sie diesen Schritt für das Kontrollkästchen In-App-Benachrichtigungen, wenn Sie auch In-App-Benachrichtigungen für alle Aufgabenereignisse aktivieren möchten.
• Klicken Sie auf Speichern.

Sie müssen nicht durch alle einzelnen Zeilen scrollen und diese manuell aktivieren. Die Kontrollkästchen auf Abschnittsebene sind genau für dieses Massen-Aktivierungsszenario vorgesehen.

Zustellkanäle für einen bestimmten Ereignistyp differenziert einstellen

Manchmal ist eine differenziertere Richtlinie sinnvoll: Ereignisse beim Ablauf von Anbieterverträgen sollen eine E-Mail an das Einkaufsteam senden, die In-App-Benachrichtigungen sollen jedoch nicht damit belastet werden, damit der In-App-Feed für dringlichere Themen frei bleibt. So gehen Sie vor:

• Klicken Sie auf Bearbeiten.
• Warten Sie, bis die Tabelle geladen ist.
• Scrollen Sie zum Abschnitt ANBIETER.
• Suchen Sie die Zeile für das entsprechende Ereignis (z. B. bei Vertragsablauf).
• Prüfen Sie, ob das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigungen bereits aktiviert ist. Wenn nicht, aktivieren Sie es.
• Schauen Sie auf das Kontrollkästchen In-App-Benachrichtigungen in derselben Zeile. Ist es aktiviert und Sie möchten keine In-App-Benachrichtigungen für dieses Ereignis, deaktivieren Sie es.
• Passen Sie weitere Zeilen im Abschnitt ANBIETER – oder in anderen Abschnitten – nach Bedarf an.
• Klicken Sie auf Speichern, sobald alle Änderungen vorgenommen sind.

Die in der zweiten Spalte angezeigte Empfängergruppe (z. B. „Einkaufsteam") ist rein informativ – sie zeigt an, wer die Benachrichtigung erhält, wenn das Ereignis eintritt. Empfängergruppen werden in der Backend-Konfiguration festgelegt und können auf dieser Seite nicht geändert werden.

Zur schreibgeschützten Ansicht zurückkehren, ohne zu speichern

Wenn Sie die Bearbeitungsseite geöffnet haben und doch keine Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil oben links auf der Bearbeitungsseite. Sie werden sofort zur schreibgeschützten Benachrichtigungsübersicht zurückgeleitet. Es werden keine Daten gespeichert und kein API-Aufruf ausgeführt. Alle Kontrollkästchen-Änderungen, die Sie auf der Bearbeitungsseite vorgenommen haben, werden ohne Rückfrage verworfen – es gibt keine Bestätigungsdialog.

Feldbeschreibungen

Elementtyp / Option — Der Name des Moduls (VVT, Vermögenswerte, Anbieter, Vorfall, Aufgabe) und das spezifische Ereignis innerhalb dieses Moduls (z. B. „bei Erstellung", „bei Überfälligkeit", „bei Vertragsablauf"). Diese Zeilen sind fest und werden durch die Backend-Konfiguration gesteuert. Über diese Seite können keine Ereignistypen hinzugefügt oder entfernt werden.

Empfängergruppe — Die Nutzergruppe, die die Benachrichtigung erhält, wenn das Ereignis eintritt. Beispiele sind „DSB-Admins" (alle Nutzer mit einer DSB- oder Administratorrolle), „Zugewiesene Nutzer" (nur die dem Datensatz zugewiesene(n) Person(en)), „Aufgabenverantwortliche" und „Einkaufsteam". Diese Spalte ist nur zur Anzeige – welche Gruppe welchen Benachrichtigungstyp erhält, kann auf dieser Seite nicht geändert werden.

E-Mail-Benachrichtigungen — Ein Kontrollkästchen, das die E-Mail-Zustellung für dieses Ereignis aktiviert oder deaktiviert. Ist es aktiviert, sendet das System eine E-Mail an die entsprechende Empfängergruppe, wenn das Ereignis eintritt. Ist es deaktiviert, wird keine E-Mail gesendet – das ist eine bewusste Einstellung, kein Fehler.

In-App-Benachrichtigungen — Ein Kontrollkästchen, das In-App-Benachrichtigungen (das Glocken- oder Badge-Symbol in DPMS) für dieses Ereignis aktiviert oder deaktiviert. In-App-Benachrichtigungen verbleiben innerhalb der DPMS-Umgebung und erfordern keine E-Mail-Adresse, um die Empfänger zu erreichen.

Wie dieser Bereich mit dem Rest von DPMS zusammenhängt

Der Bereich „Compliance-Benachrichtigungen" befindet sich in den Compliance-Einstellungen, zusammen mit anderen organisationsseitigen Konfigurationsseiten wie Gruppenmanagement, Tags und Status. Die hier vorgenommenen Einstellungen wirken sich auf alle Module im gesamten System aus.

Konkret gilt:

• VVT (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten): Erstellungs-, Aktualisierungs-, Löschungs-, Zuweisungs- und DSB-Prüfungsereignisse erzeugen nur dann Benachrichtigungen, wenn die entsprechenden VVT-Benachrichtigungszeilen hier aktiviert sind.
• Vermögenswerte: Ereignisse wie die Erstellung neuer Vermögenswerte, Risikowert-Änderungen und Zuweisungen erreichen nur dann die zuständigen Personen, wenn der Abschnitt „Vermögenswerte" entsprechend konfiguriert ist.
• Anbieter: Benachrichtigungen über ablaufende Verträge – entscheidend für Organisationen, die DPMS nutzen, um bevorstehende Vertragsverlängerungen automatisch zu erkennen – werden ausschließlich über den Abschnitt „Anbieter" gesteuert. Sind diese Zeilen deaktiviert, wird keine automatische Warnung ausgelöst, wenn ein Anbietervertrag bald ausläuft.
• Vorfälle: Benachrichtigungen bei der Erstellung und Zuweisung von Vorfällen sind das schnellste Signal für Ihr Team bei einem potenziellen Datenschutzverstoß. Diese Ereignisse werden vollständig über den Abschnitt „Vorfälle" dieser Tabelle gesteuert. Diese Zeilen aktiviert zu lassen ist ein zentraler Bestandteil der fristgerechten Meldepflicht gemäß Art. 33 DSGVO.
• Aufgaben: Benachrichtigungen bei Aufgabenzuweisungen, Abschlüssen und Überfälligkeiten über alle Module hinweg erreichen ihre Empfänger nur, wenn die Aufgabenzeilen hier aktiviert sind.

Ist ein Benachrichtigungstyp für keinen der beiden Kanäle aktiviert, wird keine Benachrichtigung gesendet – unabhängig davon, ob das Ereignis eintritt oder welche persönlichen Präferenzen die einzelnen Nutzer haben. Dieser Bereich ist eine Voraussetzung für den automatischen Benachrichtigungsfluss, der Ihr Compliance-Programm am Laufen hält.

Stellen Sie nach Abschluss der Konfiguration sicher, dass die betreffenden Nutzer den richtigen Empfängergruppen zugeordnet sind (diese werden im Bereich „Gruppen" der Compliance-Einstellungen verwaltet), damit Benachrichtigungen auch tatsächlich die richtigen Personen erreichen.

Tipps und häufige Fallstricke

Tipp: Wenn Sie für eine Prüfung einen schnellen Überblick über die aktuelle Konfiguration benötigen, öffnen Sie die schreibgeschützte Übersichtsseite, erstellen Sie einen Screenshot und speichern Sie diesen in Ihren Prüfungsunterlagen. Die schreibgeschützte Ansicht zeigt die Konfiguration zum Zeitpunkt des Seitenaufrufs – aktualisieren Sie die Seite zuerst, um sicherzustellen, dass Sie die zuletzt gespeicherten Einstellungen sehen.

Achtung: Die „Alle auswählen"-Kontrollkästchen in den Abschnittskopfzeilen zeigen keinen unbestimmten Zustand an. Sind acht von neun Benachrichtigungstypen in einem Abschnitt per E-Mail aktiviert, erscheint das Kopfzeilen-Kontrollkästchen trotzdem als nicht aktiviert – weil es erfordert, dass alle Zeilen aktiviert sind, bevor es als aktiviert angezeigt wird. Prüfen Sie im Zweifelsfall immer die einzelnen Zeilen.

• Änderungen werden nicht automatisch gespeichert. Jede Kontrollkästchen-Änderung auf der Bearbeitungsseite wird nur im Arbeitsspeicher Ihres Browsers aktualisiert. Schließen Sie den Tab oder lassen Sie Ihre Sitzung ablaufen, ohne auf Speichern zu klicken, ist Ihre Arbeit verloren. Klicken Sie immer auf Speichern, bevor Sie die Bearbeitungsseite verlassen.
• Auf dieser Seite können keine Benachrichtigungsereignistypen hinzugefügt oder entfernt werden. Die Zeilen in der Tabelle werden durch die Backend-Konfiguration definiert. Wenn Sie einen bestimmten Benachrichtigungstyp erwarten (z. B. „bei Risikoänderung" für Vermögenswerte), er jedoch nicht erscheint, liegt das an der Backend-Konfiguration – wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Systemadministration oder das Implementierungsteam.
• Die Empfängergruppen-Bezeichnungen sind Übersetzungen interner Schlüssel. Der angezeigte Text (z. B. „DSB-Admins", „Aufgabenverantwortliche") ist eine benutzerfreundliche Bezeichnung. Erscheint eine Bezeichnung nicht übersetzt oder zeigt sie einen Rohschlüssel wie risk_managers mit Unterstrichen an, funktioniert die Benachrichtigung trotzdem korrekt und erreicht die richtige Gruppe – nur die Anzeige in dieser Tabelle ist betroffen.
• Warten Sie auf der Bearbeitungsseite, bis die Tabelle vollständig geladen ist, bevor Sie auf Speichern klicken. Während die Konfiguration geladen wird, zeigt die Tabelle einen animierten Platzhalter. Klicken Sie auf Speichern, bevor die Tabelle vollständig geladen ist und die Kontrollkästchen ihren gespeicherten Zustand anzeigen, könnten Sie versehentlich Ihre bestehenden Einstellungen mit leeren Standardwerten überschreiben. Warten Sie immer, bis alle Zeilen sichtbar sind und die Kontrollkästchen die korrekten gespeicherten Werte anzeigen.
• Aktualisieren Sie die Seite vor einer Prüfungsüberprüfung. Die schreibgeschützte Übersichtsseite zeigt die Daten zum Zeitpunkt des letzten Seitenaufrufs. Wenn ein anderer Administrator in einem anderen Browser-Fenster Änderungen gespeichert hat, sehen Sie diese erst nach einem Neuladen der Seite. Aktualisieren Sie die Seite immer, bevor Sie Screenshots für eine Prüfung erstellen.