Anleitung zum Beantworten von Assessments (Fragebögen)

Ob Sie einen Link per E-Mail erhalten haben oder als interner DPMS-Nutzer ein Fragebogen zugewiesen bekommen haben – diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch das Öffnen, Ausfüllen und Einreichen eines Assessments.

Assessments in DPMS sind strukturierte Fragebögen, die an Lieferanten, interne Teams oder andere Personen verschickt werden, deren Antworten in das Compliance- und Datenschutzbild Ihrer Organisation einfließen. Sie können ein externer Dienstleister sein, der einen Link per E-Mail erhalten hat, eine interne Kollegin oder ein interner Kollege, der eine Lieferantenbewertung ausfüllen soll, oder ein DPMS-Nutzer, dem ein Fragebogen zugewiesen wurde. Unabhängig davon, wie Sie hierher gelangt sind, läuft der Prozess immer gleich ab: Sie öffnen den Fragebogen, arbeiten ihn Abschnitt für Abschnitt durch, speichern Ihren Fortschritt zwischendurch und reichen ihn am Ende ein. Diese Anleitung erklärt genau, wie das funktioniert.

Wie Sie das Formular öffnen

Externe Befragte (Link per E-Mail erhalten)
Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, die Sie erhalten haben. Sie gelangen direkt auf das Befragten-Portal – eine übersichtliche, öffentlich zugängliche Seite, für die kein DPMS-Login erforderlich ist. Die URL hat das Format /portal/questionnaire/[eindeutiger-Token].

Interne DPMS-Nutzerinnen und -Nutzer

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Assessments.
Suchen Sie das gewünschte Assessment und klicken Sie auf dessen Namen.
Klicken Sie im linken Tab-Menü auf Antworten und öffnen Sie Ihre zugewiesene Antwort – oder navigieren Sie direkt zur Fragebogenansicht unter /assessments/{id}/respond.

Tipp: Wenn Sie als interner Nutzer den Tab „Antworten" oder die Fragebogenansicht nicht sehen können, bitten Sie Ihre DPO oder Ihre IT-Administratorin, Ihre Zugriffsrechte für dieses Assessment zu prüfen.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Externes Portal (Willkommensseite)
Wenn der Link geöffnet wird, landen Sie auf einer Willkommensseite mit dem Titel des Fragebogens, einer kurzen Beschreibung (sofern die DPO eine eingegeben hat) und einem Fortschrittsindikator, der zeigt, wie viele Abschnitte der Fragebogen enthält. In der Mitte befindet sich eine gut sichtbare Schaltfläche Starten (oder Beginnen). Bisher wurde noch nichts erfasst – Sie können diese Seite so lange lesen, wie Sie möchten.

Innerhalb eines Abschnitts
Nachdem Sie auf Starten geklickt haben, lädt der erste Abschnitt. Der Bildschirm ist in zwei Bereiche aufgeteilt: ein linkes Navigationsfeld mit einer Liste aller Abschnitte und ein Hauptbereich auf der rechten Seite mit den eigentlichen Fragen. Am unteren Rand der Seite befinden sich immer zwei Schaltflächen: Entwurf speichern und Nächster Abschnitt. Ein kleines Sternchen (*) kennzeichnet Pflichtfelder, die ausgefüllt sein müssen, bevor Sie weitergehen können.

Interne DPMS-Ansicht
Wenn Sie innerhalb von DPMS antworten, sehen Sie dieselbe Abschnittsstruktur, jedoch mit zusätzlichem Kontext: eine Breadcrumb-Leiste oben (Assessments › [Assessment-Name] › Antworten), einen Statusindikator und zwei kleine Schaltflächen oben rechts – ein Uhr-Symbol, das das Aktivitätsprotokoll öffnet, und ein Ellipsen-Symbol für weitere Optionen.

So arbeiten Sie mit dem Fragebogen

Einen Fragebogen zum ersten Mal starten

Wenn Sie den Portal-Link oder die interne Fragebogenansicht zum ersten Mal öffnen, befinden Sie sich auf der Willkommens- bzw. Einstiegsseite. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Titel und eventuell vorhandene Einleitungstexte zu lesen – dort wird in der Regel der Zweck des Fragebogens und die Kontaktperson bei Rückfragen erklärt.

Klicken Sie auf Starten (externes Portal) oder navigieren Sie zum ersten Abschnitt (interne Ansicht). Das linke Navigationsfeld zeigt Ihnen genau, wo Sie sich befinden und wie viele Abschnitte noch folgen. Sie können auf jeden Abschnittsnamen klicken, um die Struktur vorab zu erkunden – je nach Konfiguration müssen jedoch frühere Abschnitte abgeschlossen sein, bevor Antworten in späteren gespeichert werden können.

Arbeiten Sie die Fragen im Hauptbereich durch. DPMS unterstützt verschiedene Fragetypen:

Freitextfelder – tippen Sie Ihre Antwort direkt ein.
Ja / Nein – klicken Sie auf die passende Option.
Datei-Upload – klicken Sie auf den Upload-Bereich, um Belege anzuhängen.
Dropdown oder Einfachauswahl – wählen Sie eine Option aus einer Liste.
Mehrfachauswahl – wählen Sie eine oder mehrere Optionen.

Pflichtfragen sind mit einem roten Sternchen markiert. Sie können erst dann zum nächsten Abschnitt wechseln, wenn alle Pflichtfelder im aktuellen Abschnitt ausgefüllt sind.

Fortschritt speichern

Sie müssen den Fragebogen nicht in einem Zug ausfüllen. Klicken Sie jederzeit auf Entwurf speichern am unteren Rand eines Abschnitts. DPMS speichert alles, was Sie bisher eingegeben haben, ohne den Fragebogen einzureichen – er bleibt offen, damit Sie später weitermachen können.

Achtung: Entwurf speichern speichert nur den aktuellen Abschnitt. Wenn Sie etwas in ein Feld eingegeben, aber noch nicht auf Entwurf speichern geklickt haben, geht dieser Inhalt verloren, sobald Sie den Browser-Tab schließen. Klicken Sie daher immer auf Entwurf speichern, bevor Sie die Seite verlassen.

Wenn Sie über den ursprünglichen Link zurückkehren (externes Portal) oder sich erneut anmelden (interne Nutzer), bringt Sie DPMS genau dorthin zurück, wo Sie aufgehört haben.

Bedingte (verzweigte) Fragen beantworten

Manche Fragebögen enthalten Folgefragen, die erst erscheinen, nachdem eine bestimmte Antwort ausgewählt wurde. Wenn Sie beispielsweise bei der Frage „Verarbeitet Ihre Organisation personenbezogene Daten?" mit „Ja" antworten, erscheint möglicherweise sofort eine zweite Frage zu den betroffenen Datenkategorien.

Dieses Verzweigungsverhalten ist eingebaut – Sie müssen nichts Besonderes tun. Beantworten Sie einfach die erscheinende Frage, und der Fragebogen passt sich an. Wenn Sie Ihre Antwort auf die auslösende Frage später ändern, verschwindet die Folgefrage wieder (und eine dort eingegebene Antwort wird gelöscht). Vergewissern Sie sich daher, dass Sie mit Ihrer ursprünglichen Antwort zufrieden sind, bevor Sie weitergehen.

Zwischen Abschnitten wechseln

Verwenden Sie die Schaltfläche Nächster Abschnitt am unteren Seitenrand, um vorwärtszugehen. Sie können auch auf einen Abschnittsnamen im linken Navigationsfeld klicken, um direkt dorthin zu springen. Das Navigationsfeld zeigt an, welche Abschnitte Sie bereits gespeichert haben (diese erscheinen in der Regel in einem anderen visuellen Zustand), und welche noch ausstehen.

Wenn Sie einen bereits abgeschlossenen Abschnitt korrigieren möchten, klicken Sie auf seinen Namen im linken Bereich, nehmen Ihre Änderungen vor und klicken erneut auf Entwurf speichern, bevor Sie weitergehen.

Den Fragebogen einreichen

Sobald Sie alle Pflichtfragen in jedem Abschnitt beantwortet haben, wird eine Schaltfläche Einreichen verfügbar (in manchen Konfigurationen erscheint sie am Ende des letzten Abschnitts, in anderen in der Fußzeile). Wenn Sie auf Einreichen klicken, werden Ihre ausgefüllten Antworten zur Überprüfung an die verantwortliche Person gesendet.

Achtung: Die Einreichung ist endgültig. Sobald Sie auf Einreichen klicken, werden Ihre Antworten gesperrt und an das Prüfteam gesendet. Falls Sie nachträglich etwas korrigieren müssen, wenden Sie sich an die Person, die Ihnen den Fragebogen geschickt hat – sie kann ihn für Sie wieder öffnen.

Wenn das Assessment den Modus Progressive Rolling Review (fortlaufende Überprüfung) verwendet, können Sie einzelne Abschnitte einreichen, sobald Sie diese abgeschlossen haben, ohne auf den Rest des Fragebogens warten zu müssen. Im Modus Alles auf einmal wird nichts gesendet, bis alle Abschnitte vollständig ausgefüllt sind und Sie auf das abschließende Einreichen klicken.

Arbeiten in der internen DPMS-Ansicht

Wenn Sie als DPMS-Nutzer innerhalb der Anwendung antworten (unter /assessments/{id}/respond), stehen Ihnen einige zusätzliche Werkzeuge zur Verfügung:

Aktivitätsprotokoll (Uhr-Symbol, oben rechts): Klicken Sie hier, um eine Zeitleiste aller Änderungen am Assessment zu sehen – nützlich, wenn Sie prüfen möchten, wann eine Frist geändert oder von wem eine Einstellung bearbeitet wurde.
Optionsmenü (Ellipsen-Symbol, oben rechts): Bietet je nach Ihren Berechtigungen zusätzliche Aktionen wie Freigabeoptionen.
Breadcrumb-Navigation: Die Breadcrumbs oben ermöglichen es Ihnen, jederzeit zur vollständigen Assessment-Liste zurückzukehren, ohne Ihren gespeicherten Fortschritt zu verlieren.

Das Abschnittsnavigationsfeld auf der linken Seite funktioniert genauso wie im externen Portal. Alle gespeicherten Antworten sind sofort sichtbar, wenn Sie einen Abschnitt öffnen, sodass Sie genau dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben.

Feldreferenz

Die genauen Felder, die Sie sehen, hängen vom Fragebogen-Template ab, das Ihre Organisation erstellt hat. Die folgenden Standardelemente erscheinen jedoch in jedem Assessment:

Freitextfeld – Geben Sie Ihre Antwort ein. Sofern die Frage nichts anderes angibt, gibt es in der Regel keine Zeichenbegrenzung. Für längere Antworten empfiehlt es sich, den Text zunächst in einem Textverarbeitungsprogramm zu verfassen und ihn dann einzufügen.
Ja / Nein – Klicken Sie auf Ja oder Nein. Pflichtfelder müssen eine Auswahl haben, bevor Sie fortfahren können.
Datei-Upload-Bereich – Klicken Sie auf den Bereich oder ziehen Sie eine Datei hinein. Zulässige Dateitypen und Größenbeschränkungen werden neben dem Feld angezeigt. Hochgeladene Dateien werden sicher gespeichert und sind nur für das Prüfteam sichtbar.
Dropdown / Einfachauswahl – Klicken Sie auf das Feld, um die Liste zu öffnen, und klicken Sie dann auf Ihre Auswahl. Es kann nur eine Option ausgewählt werden.
Mehrfachauswahl – Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie einen oder mehrere Einträge. Jede ausgewählte Option erscheint als Tag im Feld; klicken Sie auf das × eines Tags, um es zu entfernen.
Datumsauswahl – Klicken Sie auf das Feld, um einen Kalender zu öffnen. Navigieren Sie mit den Pfeilen durch die Monate und klicken Sie auf ein Datum.

Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet. Wenn Sie ein Pflichtfeld leer lassen und auf Nächster Abschnitt klicken, erscheint eine Validierungsmeldung, die die fehlenden Felder hervorhebt. Keine Daten gehen dabei verloren – füllen Sie einfach die markierten Felder aus und fahren Sie fort.

So passt dies in den Rest von DPMS

Sobald Sie Ihre Antworten eingereicht haben, erscheinen diese in der Ansicht der verantwortlichen Person in DPMS. Die DPO oder die für das Assessment zuständige Compliance-Beauftragte sieht Ihre Einreichung im Tab Antworten und kann sie zur Überprüfung öffnen. Je nach Konfiguration des Assessments wird automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an das Prüfteam verschickt, sobald Sie eingereicht haben.

Ihre Antworten fließen außerdem in den Bereich Antworten & Ergebnisse ein, wo das Prüfteam Antworten aller Befragten vergleichen, den Stand der noch ausstehenden Prüfungen verfolgen und Reifegradbewertungen mit den Zielvorgaben der Organisation abgleichen kann.

Falls ein Prüfer eine Korrektur anfordert oder Sie gebeten wird, einen Abschnitt erneut einzureichen, erhalten Sie in der Regel eine weitere E-Mail mit einem aktualisierten Link. Der Prozess wiederholt sich dann nur für den betroffenen Abschnitt – Sie müssen den gesamten Fragebogen nicht neu ausfüllen.

Tipps und häufige Stolpersteine

Tipp: Klicken Sie immer auf Entwurf speichern, bevor Sie den Browser schließen oder den Tab wechseln. DPMS speichert nicht automatisch in Echtzeit, und nicht gespeicherte Antworten im aktuellen Abschnitt gehen verloren, wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen.

Tipp: Wenn eine Frage plötzlich verschwunden ist, prüfen Sie, ob Sie die Antwort auf eine frühere Frage geändert haben – manche Fragen erscheinen nur auf Basis Ihrer vorherigen Antworten (bedingte Logik). Scrollen Sie nach oben oder lesen Sie den Abschnitt erneut durch.

Reichen Sie erst ein, wenn Sie bereit sind. Überprüfen Sie alle Abschnitte über das linke Navigationsfeld, bevor Sie auf das abschließende Einreichen klicken. Nach der Einreichung können Sie Ihre Antworten nicht mehr bearbeiten, ohne dass die verantwortliche Person den Fragebogen erneut für Sie öffnet.
Datei-Uploads können einen Moment dauern. Große Dateien können einige Sekunden zum Hochladen benötigen. Warten Sie, bis eine Bestätigung erscheint (Dateiname oder Häkchen-Symbol), bevor Sie auf Entwurf speichern oder Nächster Abschnitt klicken – andernfalls wird die Datei möglicherweise nicht angehängt.
Der Link ist personalisiert. Der Portal-Link in Ihrer E-Mail ist auf Sie zugeschnitten. Leiten Sie ihn nicht an eine Kollegin oder einen Kollegen weiter, damit diese ihn in Ihrem Namen ausfüllen – die Antwort wird dann unter Ihrem Namen erfasst. Wenn eine andere Person den Fragebogen ausfüllen soll, bitten Sie die verantwortliche Person, diese als separaten Empfänger hinzuzufügen.
Sitzungs-Timeout im externen Portal. Wenn Sie das Portal längere Zeit ohne Aktivität geöffnet lassen, kann Ihre Sitzung ablaufen. Gespeicherte Entwürfe bleiben erhalten, aber Sie müssen möglicherweise den ursprünglichen Link erneut öffnen, um fortzufahren.
Mehrere Abschnitte, eine Einreichung. Im Modus „Progressive Rolling Review" bedeutet das Einreichen eines Abschnitts nicht, dass Sie fertig sind – andere Abschnitte können noch ausstehen. Überprüfen Sie das linke Navigationsfeld, um sicherzustellen, dass alle Abschnitte als abgeschlossen angezeigt werden, bevor Sie davon ausgehen, dass Ihre Arbeit erledigt ist.