Asset-Detailseite

Asset-Detailseite

Die Asset-Detailseite ist Ihre zentrale, konsolidierte Ansicht aller Informationen, die DPMS über ein bestimmtes Asset gespeichert hat – ob es sich dabei um ein CRM-System, eine Cloud-Datenbank, einen Geschäftsprozess oder ein physisches Gerät handelt. Statt das Risikoprofil aus mehreren verschiedenen Modulen zusammenzusuchen, können Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte, Risikomanager und IT-Administratoren diese eine Seite öffnen und sofort die Risikostandards, aktuellen Risikobewertungen, implementierten Maßnahmen, Behandlungspläne, verknüpfte Assessments, externe Empfänger, Datenlöschaufgaben, Zugriffssteuerung und Workflows des Assets in einer einzigen Ansicht sehen. Diese Seite ist der operative Knotenpunkt des Asset-Risikomanagements in DPMS: Fast jede risikobezogene Aktion beginnt oder endet hier.

So öffnen Sie die Seite

Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Assets. In der Asset-Übersichtsliste klicken Sie auf eine beliebige Zeile. DPMS öffnet direkt die Detailseite des entsprechenden Assets. Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf Assets – Benutzer ohne diese Berechtigung sehen den Menüpunkt „Assets" gar nicht. Wenn Sie die URL direkt aufrufen, ohne die erforderliche Leseberechtigung zu haben, zeigt DPMS eine Zugriffsverweigerungsseite an.

Um auf dieser Seite Änderungen vorzunehmen (Status ändern, Felder aktualisieren, Objekte verknüpfen), benötigen Sie zusätzlich Bearbeitungsrechte für Assets.

Was Sie sehen

Die Seite ist in zwei Hauptbereiche unterteilt. Auf der linken Seite befindet sich ein ein- und ausklappbares Seitenmenü – eine vertikale Liste von Registerkarten, mit denen Sie zwischen den wichtigsten Abschnitten des Asset-Datensatzes wechseln können. Sie können dieses Menü mit dem kleinen Pfeilsymbol einklappen, wenn Sie mehr horizontalen Platz benötigen. Die angezeigten Registerkarten hängen davon ab, ob dem Asset Risikostandards zugewiesen wurden und ob es zu einer Asset-Gruppe gehört – andernfalls sind die risikobezogenen Registerkarten ausgeblendet.

Am oberen Rand des rechten Inhaltsbereichs befindet sich eine Breadcrumb-Leiste. Sie zeigt den Bereichsnamen („Assets") als anklickbaren Link zur Übersicht, gefolgt von einem Pfeil und dem Namen des Assets. Rechts neben dem Namen befinden sich zwei kleine Pfeile – links und rechts –, mit denen Sie zum vorherigen oder nächsten Asset in der gefilterten Liste wechseln können. So können Sie eine Gruppe von Assets nacheinander prüfen, ohne jedes Mal zur Übersicht zurückzukehren. Ein Zurück-Pfeil oben links bringt Sie zu der Seite zurück, von der Sie gekommen sind.

Der Header-Bereich oben rechts im Inhaltsbereich bleibt auf allen Registerkarten sichtbar. Er zeigt die verantwortliche(n) Person(en), das aktuelle Status-Dropdown, das Datum der letzten Aktualisierung und das Datum der letzten Überprüfung. Diese Felder werden am häufigsten geändert und sind immer erreichbar, ohne scrollen zu müssen. Unterhalb des Headers ändert sich der Hauptinhaltsbereich je nach aktiver Seitenmenü-Registerkarte. Beim ersten Öffnen der Seite ist standardmäßig die Registerkarte „Allgemein" aktiv.

Arbeiten mit dieser Seite

Kerninformationen des Assets prüfen und bearbeiten

Wenn Sie die Seite öffnen, ist die Registerkarte Allgemein aktiv. Diese Karte zeigt den Namen, den Typ, die Beschreibung, den Standort, das Land, den Risikoverantwortlichen, die anwendbaren Vorschriften und die externe URL des Assets. Alle Angaben sind zunächst nur lesbar.

Um andere Felder als die Beschreibung zu ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol oben rechts in der Karte „Allgemein". DPMS öffnet das Asset-Bearbeitungsformular direkt auf der Registerkarte „Allgemein", wo Sie Name, Typ, Standort, Land, Risikoverantwortlichen oder externe Kennung aktualisieren können.

Wenn Sie nur die Beschreibung aktualisieren möchten, müssen Sie das Bearbeitungsformular gar nicht öffnen. Klicken Sie direkt in das Beschreibungsfeld auf der Detailseite – es wird zu einem bearbeitbaren Rich-Text-Bereich. Geben Sie Ihre Änderungen ein und klicken Sie auf die kleine Schaltfläche Speichern, die daneben erscheint. DPMS speichert die neue Beschreibung sofort und kehrt in den Lesemodus zurück. Diese direkte Bearbeitung ist der schnellste Weg, Beschreibungen aktuell zu halten, ohne andere Felder zu berühren.

Wenn das Asset eine externe URL hat (zum Beispiel einen Link zum Live-System oder einer Dokumentationsseite), sehen Sie zwei kleine Symbole daneben: eines kopiert die URL in die Zwischenablage, das andere öffnet sie in einem neuen Browser-Tab.

Um den Status des Assets zu ändern (zum Beispiel von „Entwurf" auf „Aktiv"), verwenden Sie das Status-Dropdown im Header. Die Auswahl eines neuen Werts wird sofort gespeichert – es gibt keine separate Speichern-Schaltfläche für Statusänderungen. Um die verantwortliche(n) Person(en) zu ändern, nutzen Sie die Personenauswahl im selben Header-Bereich. Das Hinzufügen oder Entfernen einer Person wird ebenfalls sofort gespeichert.

Risiken verstehen und verwalten

Die Risiko-Registerkarten im Seitenmenü sind nur sichtbar, wenn dem Asset mindestens ein Risikostandard zugewiesen wurde. Wenn Sie ein Asset öffnen und keine Risiko-Registerkarten sehen, prüfen Sie zuerst die Bearbeitungsregisterkarte Standards & Gruppen (Stiftsymbol in der Risiko-Karte), um das Asset einem Risikostandard oder einer Gruppe zuzuweisen.

Zugewiesene Standards prüfen. Klicken Sie im Seitenmenü auf die Registerkarte Risiko. Diese Karte listet jeden Risikostandard auf, dem das Asset zugeordnet ist, mit einem farbigen Prioritätssymbol und einem aktuellen Risikowert für jeden Standard (zum Beispiel „Score 12/25" mit einem gelben Symbol für mittleres Risiko). Damit erhalten Sie die übergeordnete Antwort auf die Frage „Wie hoch ist das aktuelle Risiko dieses Assets?", bevor Sie tiefer einsteigen.

Den Mitigationsschwellenwert prüfen. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Schwellenwert. Der Schwellenwert ist die Grenze, oberhalb derer ein Risikoszenario aktiv behandelt werden muss. Der Schieberegler zeigt die farbcodierten Risikobänder des ausgewählten Standards und markiert die Schwellenwertposition. Wenn Sie den Schwellenwert ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um zum Schwellenwert-Bearbeitungsformular zu gelangen. Wenn Sie die zugrunde liegende Risikomodellkonfiguration prüfen möchten (zum Beispiel um die Wahrscheinlichkeits- und Schadensskalen zu verstehen), klicken Sie auf die Schaltfläche Risikomodell-Einstellungen neben dem Standardnamen – diese führt Sie direkt zur Risikomodell-Konfigurationsseite im Einstellungsbereich.

Risikoszenarien und den aktuellen Risikowert ansehen. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Risikoszenarien. Hier sehen Sie eine Tabelle aller Risikoszenarien, die für den ausgewählten Standard mit diesem Asset verknüpft sind. Jede Zeile zeigt den Namen des Szenarios, seinen aktuellen Risikowert (Prioritätssymbol plus Zahlenwert) und die Liste der implementierten Maßnahmen mit ihren eigenen Bewertungen. Wenn ein Szenario „Score: fehlende Informationen" anzeigt, bedeutet das, dass die Wahrscheinlichkeits- und Schadenswerte für die implementierten Maßnahmen noch nicht gesetzt wurden.

Um diese Werte festzulegen oder zu aktualisieren, klicken Sie auf das Stiftsymbol in der entsprechenden Zeile. DPMS öffnet das Formular „Aktuelles Asset-Risiko" für dieses Szenario, wo Sie jedem Maßnahmen-Eintrag Wahrscheinlichkeits- und Schadenswerte zuweisen können. Sie können auch die Schnellausfüllen-Zeile oben im Formular verwenden, um alle Maßnahmen auf einmal mit denselben Werten zu versehen. Nach dem Speichern erscheint der aktualisierte Risikowert in der Tabelle.

Aktivieren Sie den Schalter Protokolle anzeigen oben in der Tabelle, wenn Sie sehen möchten, wer zuletzt welche Zeile geändert hat und wann – nützlich bei Audits oder zur Überprüfung aktueller Aktivitäten.

Implementierte Maßnahmen prüfen. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Implementierte Maßnahmen. Diese Tabelle zeigt die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die aktuell mit den Risikoszenarien des Assets verknüpft sind. Wenn DPMS automatisch alle Maßnahmen verknüpfen soll, die das Risikomodell für relevant hält, klicken Sie auf Alle relevanten verknüpfen. DPMS verbindet dann alle passenden Maßnahmen aus der TOM-Bibliothek. Sind in der Bibliothek keine relevanten TOMs konfiguriert, erscheint eine Informationsmeldung mit einem Link zum Maßnahmen- und Kontrollindex, damit Sie dort zuerst die Relevanzbeziehungen einrichten können.

Behandlungsoptionen prüfen. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Behandlungsoptionen. Diese zeigt alle Risikoszenarien, die den Mitigationsschwellenwert derzeit überschreiten, zusammen mit den vorgeschlagenen Maßnahmen für jedes Szenario und deren geschätzten Implementierungskosten. Dies ist die Entscheidungsoberfläche für Risikomanager: Welche Szenarien erfordern Maßnahmen, und welche Lösungen werden vorgeschlagen?

Einen Behandlungsplan erstellen oder öffnen. Klicken Sie auf die Unterregisterkarte Behandlungsplan. Wenn noch kein Plan erstellt wurde, sehen Sie eine Schaltfläche Behandlungsplan erstellen. Klicken Sie darauf, um zum Bearbeitungsformular für den Behandlungsplan zu gelangen. Dort können Sie die formale Entscheidung Ihrer Organisation festhalten, wie mit jedem Szenario oberhalb des Schwellenwerts umgegangen wird (Risiko akzeptieren, bestimmte Maßnahmen implementieren, versichern oder die Aktivität einstellen). Sobald ein Plan existiert, ändert sich die Schaltflächenbezeichnung zu Behandlungsplan öffnen. Unterhalb der Schaltfläche zeigt eine Verlaufstabelle alle früheren Pläne mit Datum, Genehmigendem und Genehmigungszeitpunkt. Klicken Sie auf eine Zeile, um die vollständige Version dieses Plans anzuzeigen.

Achtung: Die Schaltfläche Behandlungsplan erstellen ist ausgegraut, wenn alle Risikoszenarien aktuell unterhalb des Schwellenwerts liegen. Das ist das erwartete Verhalten – ein Behandlungsplan ist nur erforderlich, wenn mindestens ein Szenario den Grenzwert überschreitet. Wenn Sie erwarten, dass die Schaltfläche aktiv ist, es aber nicht ist, prüfen Sie zunächst den Schwellenwert in der entsprechenden Unterregisterkarte.

Zwischen Asset-Ansicht und Gruppenansicht wechseln. Wenn das Asset zu einer Asset-Gruppe gehört, sehen Sie im Header-Bereich einen Schalter Asset-Ansicht / Gruppenansicht. Bei aktivierter Gruppenansicht zeigen alle Risiko-Registerkarten (Schwellenwert, Szenarien, Maßnahmen, Behandlungsplan) die gemeinsamen Risikodaten der Gruppe anstelle der individuellen Asset-Daten. Das ist nützlich, wenn ein Gruppenverantwortlicher das kollektive Risiko aller Assets in der Gruppe beurteilen möchte. In der Asset-Ansicht sehen Sie ausschließlich die Daten dieses Assets. DPMS merkt sich Ihre letzte Auswahl auch nach einem Seitenneuladen.

Risikodaten von einem anderen Asset kopieren

Wenn dieses Asset einem bereits vorhandenen ähnelt und dasselbe Risiko-Setup haben soll, können Sie Szenarien und Maßnahmen kopieren, anstatt sie neu einzugeben. Klicken Sie auf der Unterregisterkarte Risikoszenarien auf die Schaltfläche Kopieren. DPMS öffnet den Kopierbereich, in dem Sie wählen können, ob implementierte Maßnahmen, vorgeschlagene Maßnahmen oder beides kopiert werden soll (standardmäßig sind beide aktiviert). Wählen Sie das Quell-Asset aus der Tabelle und klicken Sie auf Speichern. Nach einem Bestätigungsschritt dupliziert DPMS die Risikoszenarien und Maßnahmen des Quell-Assets in das aktuelle Asset.

Assessments und externe Empfänger verknüpfen

Assessments. Klicken Sie auf die Registerkarte Assessments. Hier sehen Sie alle Fragebögen, DPIAs oder anderen Assessments, die bereits mit diesem Asset verknüpft sind. Um eines hinzuzufügen, verwenden Sie die Schaltfläche Verknüpfen in der Tabellensymbolleiste, suchen Sie das Assessment, wählen Sie es aus und speichern Sie. Das Verknüpfen eines Assessments kann eine Risikoneuberechnung auslösen, wenn das Assessment Fragebogendaten enthält – DPMS fordert Sie in diesem Fall zu einer Bestätigung auf.

Externe Empfänger (Lieferanten). Klicken Sie auf die Registerkarte Externe Empfänger. Diese Tabelle listet die Dritten (Lieferanten, Auftragsverarbeiter, Verantwortliche) auf, die Daten aus diesem Asset empfangen oder verarbeiten. Um einen hinzuzufügen, klicken Sie auf Verknüpfen, suchen Sie den Lieferanten, wählen Sie die Zeile aus und speichern Sie. Die Tabelle zeigt den Namen des Lieferanten, die Klassifikation (z. B. Auftragsverarbeiter), den Typ und das Land. Diese Liste aktuell zu halten ist wichtig für die DSGVO-Konformität nach Artikel 30, da sie Datenflüsse an externe Parteien dokumentiert.

Datenlöschaufgaben prüfen

Klicken Sie auf die Registerkarte Datenlöschaufgaben, um die mit diesem Asset verknüpften Aufbewahrungs- und Löschaufgaben zu sehen. Jede Zeile zeigt den Koordinator, das Fälligkeitsdatum und den Status der Aufgabe. Diese Ansicht ist auf der Detailseite schreibgeschützt; verwenden Sie das Bearbeitungsformular, um Löschaufgaben hinzuzufügen oder zu ändern.

Zugriff verwalten

Manche Assets sind so sensibel, dass die Sichtbarkeit auf bestimmte namentlich genannte Benutzer oder definierte Gruppen beschränkt werden soll, selbst innerhalb eines Teams, das bereits allgemeinen Lesezugriff hat. Klicken Sie auf die Registerkarte Zugriff verwalten, um zu sehen, wem spezifischer Zugriff auf dieses Asset gewährt wurde. Diese Liste ist hier schreibgeschützt; öffnen Sie das Bearbeitungsformular, um sie zu ändern.

Workflows auslösen

Klicken Sie auf die Registerkarte Workflow, um die Workflow-Konfigurationen für dieses Asset zu sehen und Prüf- oder Genehmigungsprozesse auszulösen. Hier initiiert ein Datenschutzbeauftragter oder Compliance-Beauftragter einen formalen Prüfzyklus, der Benachrichtigungen an die im Header aufgeführten verantwortlichen Personen sendet. Wenn für das Asset keine verantwortliche Person gesetzt ist, können Workflows nicht abgeschlossen werden – setzen Sie zunächst eine verantwortliche Person im Header.

Feldreferenz

Beschreibung (Registerkarte Allgemein) — Eine Rich-Text-Beschreibung des Zwecks, Inhalts oder Risikokontexts des Assets. Dieses Feld kann direkt auf der Detailseite bearbeitet werden, ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen. Gibt es keine Zeichenbeschränkung, werden aber für Prüfer prägnante Beschreibungen empfohlen. Wenn der Asset-Name vollständig selbsterklärend ist, kann das Feld leer bleiben – für Revisionssicherheit wird jedoch eine Beschreibung empfohlen.

Status (Header) — Die Lebenszyklusphase des Assets. Häufige Werte sind „Entwurf", „Aktiv", „Inaktiv" und „Überprüfung", obwohl Ihre Organisation möglicherweise zusätzliche benutzerdefinierte Status konfiguriert hat. Die Änderung dieses Werts wird sofort wirksam. Ein Asset auf „Aktiv" zu setzen signalisiert, dass es produktionsreif und überwachungspflichtig ist.

Verantwortliche Person(en) (Header) — Die für dieses Asset verantwortliche(n) Person(en). Sie erhalten Workflow-Benachrichtigungen, Erinnerungen an Fristen und Warnungen bei Überschreitung des Risikoschwellenwerts. Mindestens eine verantwortliche Person muss festgelegt sein, bevor Workflows abgeschlossen werden können.

Risikostandard / Risikomodell — Das Framework (z. B. ein auf ISO 27001 basierendes Asset-Risikomodell oder ein DSGVO-Datenschutz-Risikomodell), das zur Berechnung des Asset-Risikowertes verwendet wird. Ein Asset kann mehreren Standards zugeordnet sein. Standards können über die Bearbeitungsschaltfläche in der Risiko-Karte zugewiesen oder geändert werden.

Mitigationsschwellenwert — Der numerische Wert, oberhalb dessen ein Risikoszenario in einem Behandlungsplan adressiert werden muss. Wird pro Standard festgelegt und kann optional pro Asset im Schwellenwert-Bearbeitungsformular überschrieben werden.

So ist diese Seite mit dem Rest von DPMS verbunden

Die Asset-Detailseite ist ein zentraler Knotenpunkt, der sowohl Informationen aus anderen Teilen von DPMS empfängt als auch dorthin weitergibt. Das Verständnis dieser Verbindungen hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten.

Was von dieser Seite abhängt: Der aktuelle Risikowert, den Sie hier festlegen (durch Eingabe von Wahrscheinlichkeits- und Schadenswerten für implementierte Maßnahmen), fließt direkt in den aggregierten Risikowert der Asset-Gruppe, in die Risikozusammenfassung des VERZ für jedes mit diesem Asset verknüpfte Verarbeitungsverzeichnis sowie in jedes Assessment ein, das auf dieses Asset verweist. Mit anderen Worten: Wenn die Risikodaten auf dieser Seite aktuell gehalten werden, verbessert sich die Genauigkeit der Risikoberichte im gesamten DPMS. Der Behandlungsplan-Workflow ist nur verfügbar, wenn ein gültiger Mitigationsschwellenwert konfiguriert ist – ohne Standard und Schwellenwert zeigt die Registerkarte „Behandlungsplan" keine auslösbare Schaltfläche. Workflow-Benachrichtigungen, die über die Workflow-Registerkarte ausgelöst werden, werden an die als verantwortliche Personen im Header aufgeführten Personen adressiert; ist dieses Feld leer, können Benachrichtigungen niemanden erreichen.

Nächste Schritte: Nach der Prüfung oder Aktualisierung des Risikoprofils eines Assets sind typische nächste Schritte: den Behandlungsplan öffnen, verknüpfte Assessments prüfen um sicherzustellen, dass sie vollständig sind, die Liste der externen Empfänger auf DSGVO-Konformität nach Artikel 30 überprüfen und sicherstellen, dass alle Datenlöschaufgaben im Zeitplan liegen. Alle diese Bereiche sind direkt über die Registerkarten auf dieser Seite erreichbar. Wenn Sie die Risikomodellkonfiguration aktualisieren möchten (z. B. um die Wahrscheinlichkeitsskala zu ändern), gelangen Sie über die Schaltfläche Risikomodell-Einstellungen in der Schwellenwert-Registerkarte dorthin, ohne durch das Einstellungsmenü navigieren zu müssen.

Tipps und häufige Fallstricke

Achtung: Wenn fast alle Risiko-Registerkarten leer oder ausgeblendet sind, wenn Sie ein Asset öffnen, bedeutet das in den meisten Fällen, dass noch kein Risikostandard zugewiesen wurde. Achten Sie auf das orangefarbene Warnbanner am oberen Rand des Bildschirms und klicken Sie auf die Bearbeitungsschaltfläche in der Risiko-Karte, um einen Standard zuzuweisen. Ohne Standard sind die Registerkarten „Schwellenwert", „Risikoszenarien", „Implementierte Maßnahmen", „Behandlungsoptionen" und „Behandlungsplan" entweder ausgeblendet oder zeigen Warnmeldungen.

Tipp: Der Schalter Asset-Ansicht / Gruppenansicht erscheint nur, wenn das Asset zu mindestens einer Asset-Gruppe gehört. Wenn Sie Gruppenrisikodaten erwarten, der Schalter aber fehlt, muss das Asset zuerst über die Bearbeitungsregisterkarte „Standards & Gruppen" einer Gruppe hinzugefügt werden.

• „Score: fehlende Informationen" bei einem Risikoszenario bedeutet, dass für die implementierten Maßnahmen noch weder Wahrscheinlichkeit noch Schaden gesetzt wurden. Klicken Sie auf das Stiftsymbol in dieser Zeile, um das Formular „Aktuelles Asset-Risiko" zu öffnen und die Werte einzutragen. Wenn das Szenario überhaupt keine implementierten Maßnahmen hat, erscheint stattdessen ein Warnsymbol. Verknüpfen Sie in diesem Fall zuerst Maßnahmen über die Registerkarte „Implementierte Maßnahmen" und kehren Sie dann zum Setzen der Werte zurück.
• Die Schaltfläche Alle relevanten verknüpfen zeigt eine Informationsmeldung anstatt etwas zu verknüpfen. Das passiert, wenn die Maßnahmen in der Bibliothek keine Relevanzbeziehung mit den Risikoszenarien dieses Assets konfiguriert haben. Die Relevanzbeziehung wird auf der Detailseite jeder Maßnahme gesetzt. Die Informationsmeldung enthält einen direkten Link zum Maßnahmen- und Kontrollindex, damit Sie dort die Einstellungen aktualisieren können.
• Bearbeitungsschaltflächen erscheinen ausgegraut und zeigen einen Tooltip. Das bedeutet, dass Sie Lesezugriff, aber keinen Bearbeitungszugriff auf dieses Asset haben. Wenden Sie sich an Ihren DPMS-Administrator, um die entsprechende Berechtigung anzufordern.
• Alle Bearbeitungsschaltflächen sind plötzlich ausgegraut, obwohl Sie vorher Bearbeitungsrechte hatten. Wahrscheinlich läuft gerade ein Hintergrundauftrag zur Neuberechnung von Risikowerten. DPMS sperrt das Bearbeiten während der Neuberechnung, um Datenkonflikte zu vermeiden. Warten Sie einen Moment und laden Sie die Seite neu – die Schaltflächen werden wieder aktiviert, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.
• Die Navigationspfeile für vorheriges/nächstes Asset sind ausgegraut. Sie befinden sich entweder beim ersten oder letzten Asset in Ihrer aktuellen gefilterten Liste. Kehren Sie zur Übersicht zurück, um Ihren Filter oder Ihre Sortierung zu ändern.