Fragebögen

Compliance-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte und IT-Administratoren nutzen den Bereich „Fragebögen" in den Allgemeinen Einstellungen, um festzulegen, wie versendete Fragebögen für externe Empfänger aussehen – von den Markenfarben bis hin zu den Kontaktdaten, die Lieferanten und Auftragsverarbeiter auf dem Formular sehen.

Wenn Ihre Organisation Fragebögen an Lieferanten, Auftragsverarbeiter oder andere externe Parteien versendet, sehen diese Empfänger ein Formular, das die Identität Ihrer Organisation tragen sollte – Ihre Farben, Ihre Kontaktdaten, Ihr Branding. Der Bereich Fragebögen in den Allgemeinen Einstellungen ist die einzige Stelle in DPMS, an der Sie all das zentral konfigurieren. Ohne diese Einstellungen werden alle versendeten Fragebögen in der Standardfarbe von Priverion (Blau) angezeigt, und Empfänger erhalten keinerlei Kontaktinformationen – was zu Verwirrung, niedrigeren Rücklaufquoten und unnötigen Anfragen führen kann.

Diese Seite befindet sich im Bereich Allgemeine Einstellungen → Compliance-Einstellungen. Es handelt sich um eine globale Konfigurationsseite: Was Sie hier einstellen, gilt für jeden Fragebogen, den Ihre Organisation versendet – unabhängig von Vorlage oder Kampagne. Die Seite hat zwei Zustände: eine schreibgeschützte Übersicht, in der Sie die aktuellen Werte einsehen können, und ein Bearbeitungsformular, in dem Sie Änderungen vornehmen.

So öffnen Sie die Seite

Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Allgemeine Einstellungen, klicken Sie auf Compliance-Einstellungen und wählen Sie anschließend Fragebögen aus dem Untermenü. Der Menüpunkt ist nur für Benutzer sichtbar, denen die Leseberechtigung für Fragebögen erteilt wurde. Wer zwar Leserechte, aber keine Bearbeitungsrechte besitzt, kann die Seite einsehen – der Bearbeiten-Button ist jedoch für diese Personen ausgegraut.

Was Sie auf der Seite sehen

Wenn Sie die Fragebogen-Seite aufrufen, sehen Sie in der Mitte des Bildschirms eine übersichtliche Datenkarte mit der Bezeichnung Einstellungen – und links daneben das Navigationsmenü der Compliance-Einstellungen. Die Karte zeigt alle gespeicherten Werte in einer Label/Wert-Darstellung: zuerst die beiden Farbcodes, darunter die konfigurierten Kontaktinformationen. Oben rechts in der Karte befindet sich der Bearbeiten-Button.

Wenn Sie auf Bearbeiten klicken und die erforderliche Berechtigung besitzen, gelangen Sie zum Bearbeitungsformular. Dieses hat eine fixierte Kopfzeile mit einem Speichern-Button rechts und einem Rücknavigations-Link Fragebögen links. Im Formular selbst gibt es zwei Bereiche: zwei Farbwähler oben und darunter eine oder mehrere Kontaktgruppen-Karten.

So arbeiten Sie mit dieser Seite

Branding Ihrer Organisation erstmalig einrichten

Wenn Ihre Organisation DPMS gerade erst nutzt, zeigen die Fragebögen derzeit noch die Standardfarbe von Priverion (Blau, #3C5AFA) und Weiß (#FFFFFF) als Sekundärfarbe. So ersetzen Sie diese durch Ihre eigenen Markenfarben:

Klicken Sie auf der Fragebogen-Übersichtsseite auf Bearbeiten. Das Bearbeitungsformular öffnet sich.
Klicken Sie auf das Farbfeld Benutzerdefinierte Primärfarbe. Es öffnet sich ein Farbwähler, in dem Sie entweder eine Farbe auswählen oder den genauen Hex-Code Ihrer Markenfarbe eingeben können – zum Beispiel #1A3E72. Diese Farbe wird für auffällige Elemente wie Schaltflächen und Überschriften auf dem Fragebogen verwendet.
Klicken Sie auf das Farbfeld Benutzerdefinierte Sekundärfarbe und wählen Sie Ihre Akzentfarbe – häufig ein helles Grau oder ein Hintergrundton, der zur Primärfarbe passt.
Wenn beide Farben stimmen, klicken Sie auf Speichern in der Kopfzeile. DPMS überträgt Ihre Einstellungen an den Server und leitet Sie zur Übersichtsseite zurück, die nun die neuen Farbcodes anzeigt. Ab sofort tragen alle versendeten Fragebögen Ihre Unternehmensfarben.

Achtung: Die Sekundärfarbe ist standardmäßig Weiß. Wenn Ihre Primärfarbe ebenfalls hell ist, kann Text auf dem Fragebogen schwer lesbar werden. Senden Sie sich nach jeder Farbänderung einen Test-Fragebogen, um die Lesbarkeit zu überprüfen.

Kontaktinformationen für Empfänger hinzufügen oder aktualisieren

Externe Empfänger haben häufig Fragen zum erhaltenen Fragebogen – wer ihn gesendet hat, an wen sie sich bei Unklarheiten wenden können. Mit der Kontaktgruppen-Funktion stellen Sie diese Informationen direkt auf dem Formular bereit.

Öffnen Sie das Bearbeitungsformular über Bearbeiten auf der Übersichtsseite.
Scrollen Sie an den Farbwählern vorbei zur Kontaktgruppen-Karte. Sie sehen drei Standardzeilen: Name, E-Mail und Telefon. Klicken Sie in das jeweilige Wertefeld und tragen Sie die entsprechenden Angaben ein – zum Beispiel „Datenschutz-Team", datenschutz@beispiel.de und +49 89 000 0000.
Wenn Sie ein weiteres Feld hinzufügen möchten – etwa eine Website-URL oder eine Abteilungsbezeichnung –, klicken Sie auf das kleine Kreis-Plus-Symbol in der letzten Spalte der letzten Zeile. Es erscheint eine neue leere Zeile, in der Sie eine eigene Bezeichnung (z. B. „Website") und den zugehörigen Wert eingeben können. Über die Sprachschaltflächen oberhalb des Bezeichnungsfelds können Sie die Bezeichnung in mehrere Sprachen übersetzen, damit Empfänger in anderen Sprachen die Bezeichnung in ihrer Landessprache sehen.
Wenn die Kontaktdaten vollständig sind, klicken Sie auf Speichern. Auf der Übersichtsseite werden alle eingetragenen Felder angezeigt, und Empfänger sehen diese Informationen auf jedem Fragebogen-Formular.

Tipp: Bezeichnungen für benutzerdefinierte Felder unterstützen automatische Übersetzungen. Nachdem Sie eine Bezeichnung in einer Sprache eingegeben haben, klicken Sie auf die Übersetzen-Schaltfläche (das Zauberstab-/Auto-Symbol neben den Sprachbuttons), damit DPMS die Bezeichnung automatisch in alle anderen konfigurierten Sprachen übersetzt. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Fragebögen in mehreren Sprachen versenden.

Kontaktinformationen für mehrere Abteilungen einrichten

Manchmal sollen Empfänger zwei verschiedene Teams erreichen können – beispielsweise sowohl das Büro des Datenschutzbeauftragten als auch das IT-Sicherheitsteam. DPMS ermöglicht es, mehrere Kontaktgruppen anzulegen, die auf dem Fragebogen-Formular jeweils als eigener Block erscheinen.

Öffnen Sie das Bearbeitungsformular und füllen Sie die drei Standardzeilen (Name, E-Mail, Telefon) in der ersten Kontaktgruppen-Karte vollständig aus. Alle drei müssen ausgefüllt sein, bevor der nächste Schritt möglich ist.
Sobald alle drei Standardwerte vorhanden sind, erscheint oben rechts in der Karte ein kleines Kreis-Plus-Symbol. Klicken Sie darauf. Eine zweite Kontaktgruppen-Karte erscheint darunter, bereit für weitere Kontaktdaten.
Füllen Sie in der zweiten Karte Name, E-Mail und Telefon für Ihr zweites Team aus. Fügen Sie bei Bedarf über das Zeilen-Kreis-Plus-Symbol weitere benutzerdefinierte Felder hinzu.
Wenn Sie eine Gruppe entfernen möchten, klicken Sie auf das Kreis-X-Symbol oben rechts in der entsprechenden Karte. Dieses Symbol wird ausgeblendet, wenn nur eine Gruppe vorhanden ist – so können Sie nicht versehentlich alle Kontaktinformationen löschen.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Auf der Übersichtsseite werden alle Gruppen mit einem visuellen Trennzeichen zwischen ihnen angezeigt.

Achtung: Das Löschen einer Kontaktgruppe wird erst dann auf dem Server wirksam, wenn Sie auf Speichern klicken. Wenn Sie versehentlich auf das Kreis-X geklickt haben, können Sie über den Fragebögen-Zurück-Link in der Kopfzeile Ihre Änderungen verwerfen – solange Sie noch nicht gespeichert haben. Nach dem Speichern sind die Daten der Gruppe dauerhaft gelöscht.

Aktuelle Einstellungen als Prüfer einsehen

Wenn Sie nur Lesezugriff auf diese Seite haben, können Sie alle gespeicherten Einstellungen einsehen, ohne etwas ändern zu können.

Navigieren Sie zu Allgemeine Einstellungen → Compliance-Einstellungen → Fragebögen.
Die Übersichtsseite zeigt die aktuellen Primär- und Sekundärfarben sowie alle konfigurierten Kontaktgruppen in einer übersichtlichen, schreibgeschützten Darstellung.
Der Bearbeiten-Button ist sichtbar, aber ausgegraut – ein Klick darauf hat keine Wirkung. Das Bearbeitungsformular ist ohne die entsprechende Berechtigung nicht zugänglich.

Feldreferenz

Benutzerdefinierte Primärfarbe — Die Hauptfarbe, die auf Fragebogen-Formularen angewendet wird. Wird für Schaltflächen, Überschriften und andere hervorgehobene Elemente verwendet. Als Hex-Code eingeben (z. B. #1A3E72). Standardwert: #3C5AFA (Priverion-Blau).

Benutzerdefinierte Sekundärfarbe — Die ergänzende Farbe für Hintergründe, Rahmen oder sekundäre UI-Elemente auf Fragebogen-Formularen. Als Hex-Code eingeben. Standardwert: #FFFFFF (Weiß).

Name (Kontaktgruppen-Zeile) — Name der Kontaktperson oder des Teams, an die sich Empfänger wenden sollen. Unterstützt mehrere Sprachen. Erforderlich, damit die Gruppe als vollständig gilt.

E-Mail (Kontaktgruppen-Zeile) — E-Mail-Adresse, die Empfänger verwenden sollen. Muss ein gültiges E-Mail-Format haben (z. B. datenschutz@beispiel.de). Wird beim Speichern validiert – ein ungültiges Format zeigt einen roten Rahmen und verhindert das Speichern.

Telefon (Kontaktgruppen-Zeile) — Telefonnummer, unter der Empfänger anrufen können. Muss ein gültiges Telefonnummernformat haben (z. B. +49 89 000 0000). Wird beim Speichern validiert.

Bezeichnung für benutzerdefiniertes Feld — Die Bezeichnung für eine zusätzliche Kontaktzeile (z. B. „Website", „Slack-Kanal"). Unterstützt mehrsprachige Übersetzungen. Maximal 255 Zeichen. Erforderlich, wenn auch ein Wert eingetragen ist – eine benutzerdefinierte Zeile mit Bezeichnung, aber ohne Wert (oder umgekehrt), wird beim Speichern stillschweigend ausgeschlossen.

Wert für benutzerdefiniertes Feld — Der Inhalt des benutzerdefinierten Kontaktfelds (z. B. https://datenschutz.beispiel.de). Maximal 255 Zeichen.

So ist diese Seite mit dem Rest von DPMS verknüpft

Alles, was Sie auf dieser Seite konfigurieren, wirkt sich auf jeden Fragebogen aus, den Ihre Organisation an externe Parteien versendet. Die beiden Farbwerte werden zum visuellen Erscheinungsbild dieser Formulare; die Kontaktgruppen werden Empfängern als Hilfe-Informationen auf dem Formular angezeigt. Es gibt keine Überschreibungsmöglichkeit pro Fragebogen – es handelt sich um eine globale Einstellung.

Wenn Sie an anderer Stelle in DPMS an Fragebogen-Vorlagen arbeiten, übernehmen diese Vorlagen automatisch das Branding und die Kontaktdaten, die Sie hier gespeichert haben. Nach dem Abschluss dieser Seite empfiehlt es sich, zur Fragebogen-Vorlagenliste zu navigieren und zu prüfen, ob das Branding wie gewünscht aussieht, oder sich selbst einen Test-Fragebogen zuzusenden.

Die mehrsprachige Übersetzungsfunktion für benutzerdefinierte Feldbezeichnungen ist mit der zentralen Übersetzungs-Engine von DPMS verknüpft. Wenn Ihre Organisation in mehreren Sprachen arbeitet und Fragebögen an Empfänger in verschiedenen Ländern versendet, sorgt die Einrichtung übersetzter Bezeichnungen hier für ein konsistentes, professionelles Erscheinungsbild – unabhängig von der Sprache des Empfängers.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Das Bearbeitungsformular öffnet sich immer mit einer leeren benutzerdefinierten Zeile, die bereits zur letzten Kontaktgruppe hinzugefügt wurde. Das ist beabsichtigt – Sie können sofort mit der Eingabe eines benutzerdefinierten Felds beginnen. Wenn Sie es nicht benötigen, lassen Sie es einfach leer. Leere Zeilen werden beim Speichern automatisch ausgeschlossen.

Achtung: Es gibt keine „Änderungen verwerfen?"-Abfrage, wenn Sie auf den Fragebögen-Zurück-Link klicken. Wenn Sie das Formular bearbeitet haben und zurücknavigieren, ohne zu speichern, gehen alle Änderungen sofort und ohne Warnung verloren. Gewöhnen Sie sich an, vor dem Verlassen der Seite zu speichern.

Das +-Symbol (neue Gruppe hinzufügen) erscheint erst, wenn alle drei Standardfelder ausgefüllt sind. Wenn Sie das Symbol zum Hinzufügen einer zweiten Kontaktgruppe nicht sehen, überprüfen Sie, ob Name, E-Mail und Telefon in der bestehenden Gruppe alle Werte enthalten.
Validierungsfehler bei E-Mail und Telefon erscheinen erst beim Speichern. Während der Eingabe wird kein roter Rahmen angezeigt – die Formatprüfung erfolgt erst beim Klick auf Speichern. Wenn das Speichern blockiert wird, scrollen Sie durch die Kontaktgruppen und suchen Sie nach rot umrandeten Feldern.
Benutzerdefinierte Zeilen mit nur einer Bezeichnung oder nur einem Wert werden stillschweigend ausgeschlossen. DPMS zeigt dafür keinen Validierungsfehler an – die Zeile wird einfach nicht gespeichert. Wenn ein benutzerdefiniertes Feld nach dem Speichern nicht erscheint, prüfen Sie, ob sowohl Bezeichnung als auch Wert ausgefüllt waren.
Farbänderungen wirken sich sofort auf alle Fragebögen aus. Sobald Sie neue Farben gespeichert haben, verwendet das nächste von einem Empfänger geöffnete Fragebogen-Formular die aktualisierten Farben. Es gibt keinen Vorschau-Schritt innerhalb dieser Seite – stimmen Sie die Farben daher vorab mit Ihrem Marketing- oder Branding-Team ab, bevor Sie speichern.