Projekt-Detailseite

Projekt-Detailseite

Die Projekt-Detailseite ist das zentrale Informationszentrum für alles, was mit einem Compliance- oder Datenschutzprojekt in DPMS zusammenhängt. Ob Sie als Datenschutzbeauftragter den Fortschritt eines Projekts überprüfen, als Risikomanager die Lücke zwischen aktuellem und angestrebtem Risiko bewerten oder als Prüfer die Änderungshistorie nachvollziehen – hier finden Sie alle Informationen gebündelt: Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Budget, Risikobewertungen, Meetings und Workflow-Status. Sie gelangen hierher, indem Sie in der Projektliste auf eine beliebige Zeile klicken. Von hier aus können Sie jede verknüpfte Information einsehen und bearbeiten, ohne den Kontext zu verlieren.

So öffnen Sie die Seite

• Öffnen Sie die Hauptnavigation und klicken Sie auf Projekte.
• Klicken Sie in der Projektliste auf die Zeile des gewünschten Projekts.
• Die Projekt-Detailseite öffnet sich automatisch.

Hinweis zu Zugriffsrechten: Sie benötigen mindestens Lesezugriff auf Projekte, um diese Seite aufzurufen. Wenn Sie nur Lesezugriff auf Ihnen zugewiesene Projekte haben, sehen Sie ausschließlich Projekte, bei denen Sie als verantwortliche Person oder Beauftragte(r) eingetragen sind. Ohne entsprechende Berechtigung zeigt die Seite eine „Zugriff verweigert"-Meldung, und der Menüpunkt „Projekte" wird vollständig ausgeblendet.

Aufbau der Seite

Die Seite besteht aus zwei Hauptbereichen. Auf der linken Seite befindet sich ein einklappbares Tab-Menü, das alle Abschnitte des Projekts auflistet. Durch Klicken auf das kleine Punktsymbol am linken Rand können Sie das Menü ein- oder ausblenden – DPMS merkt sich Ihre Einstellung für den nächsten Besuch. Auf der rechten Seite befindet sich der Inhaltsbereich, der sich je nach ausgewähltem Tab ändert.

Ganz oben, fest verankert und beim Scrollen stets sichtbar, ist der fixierte Kopfbereich. Er zeigt den Projektnamen, die verantwortlichen Personen als Avatar-Chips, das aktuelle Statusabzeichen sowie die Priorität. Sie können verantwortliche Personen, Status und Priorität direkt hier ändern, ohne die Seite verlassen zu müssen. Außerdem werden ein Zeitstempel der letzten Aktualisierung sowie – bei abgeschlossenen Review-Workflows – die Namen der Prüfer und das Abschlussdatum angezeigt.

Direkt unterhalb des Kopfbereichs befindet sich die Breadcrumb-Leiste. Sie zeigt den Navigationspfad: „Projekte" (als anklickbarer Link zurück zur Liste), den Projektnamen und den Namen des aktuell aktiven Tabs. Linke und rechte Pfeilschaltflächen erscheinen, wenn es ein vorheriges oder nächstes Projekt in Ihrer aktuell gefilterten Liste gibt – so können Sie von Projekt zu Projekt navigieren, ohne zur Liste zurückzukehren. Oben rechts öffnet ein Uhrsymbol das Aktivitätsprotokoll als ausfahrende Seitenleiste.

Arbeiten mit dieser Seite

Ein Projekt vor der Aktivierung prüfen

Wenn ein Kollege ein neues Projekt anlegt, hat es in der Regel den Status Entwurf. Ihr erster Schritt ist es, die Projektdetails zu überprüfen, bevor Sie es aktivieren.

Beginnen Sie mit dem Allgemein-Tab, der standardmäßig geöffnet ist. Hier sehen Sie den Projektnamen, Klassifizierungs-Tags, die Domäne, eine Rich-Text-Beschreibung, die anwendbare Regulierung (z. B. DSGVO), den Arbeitsaufwand, Workstream-Tags sowie Felder wie Vorteile, Lieferergebnisse, Annahmen und konkretes Ziel. Wenn Sie Bearbeitungsrechte haben, können Sie direkt auf den Beschreibungstext klicken, um ihn inline zu bearbeiten – sobald Sie tippen, erscheint ein Speichern-Button, und Ihre Änderung wird sofort gespeichert, ohne die Seite zu verlassen.

Klicken Sie anschließend im linken Menü auf Schritte & Fortschritt. Dieser Tab zeigt Projektstart- und geplantes Enddatum, ob das Projekt als wiederkehrend eingestellt ist, sowie einen visuellen Fortschrittsbalken. Der Balken füllt sich proportional, wenn Aufgaben abgeschlossen werden; jede Aufgabe erscheint als Punkt über dem Balken, positioniert entsprechend ihres Arbeitsaufwands. Wurden noch keine Aufgaben verknüpft, zeigt der Balken 0 %. Sie können auf jede Aufgabenkarte im Abschnitt „Projektschritte" unterhalb des Balkens klicken, um direkt zur Detailseite dieser Aufgabe zu gelangen.

Klicken Sie auf Personen, um die Rollenzuweisungen zu überprüfen. Die Tabelle listet jede Projektrolle und die ihr zugewiesenen Personen auf. Rollen ohne Zuweisung werden nicht angezeigt – eine kurze Tabelle bedeutet also, dass einige Rollen noch nicht besetzt sind.

Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie im fixierten Kopfbereich auf das Status-Abzeichen und wählen Sie Aktiv aus der Dropdown-Liste. Die Änderung wird sofort gespeichert – kein weiterer Button erforderlich – und die Farbe des Abzeichens aktualisiert sich direkt.

Das Risikoprofil des Projekts bewerten

Öffnen Sie den Tab Budget / Kosten über das linke Menü. Der obere Abschnitt zeigt die Kostenstufe und die geschätzten Kosten in der konfigurierten Währung Ihrer Organisation (z. B. „CHF 15.000,00"). Darunter befinden sich zwei Risikoübersichtsblöcke: Aktuelles Risiko und Zielrisiko. Jeder Block zeigt einen Wahrscheinlichkeitswert, einen Schadenswert und ein farbiges Risikobewertungsabzeichen, das automatisch aus den beiden Werten berechnet wird. Grün steht für Niedrig, Orange für Hoch, Rot für Kritisch. Das Zielrisiko zeigt an, wo Sie nach der Umsetzung von Maßnahmen stehen möchten; eine große Differenz zwischen aktuellem und Zielrisiko verdeutlicht, wie viel Behandlungsarbeit noch aussteht.

Um die Details hinter diesen Bewertungen zu untersuchen, klicken Sie auf den Risiko-Tab. Wenn Ihrer Organisation ein Risikostandard mit dem Projekt verknüpft wurde – zum Beispiel ISO 27001 –, wird dieser hier aufgelistet. Klicken Sie auf den Standardnamen, um ein Untermenü mit Einträgen für Schwellenwert, Risikoszenarien, Implementierte TOMs, Aktuelles Risiko, Behandlungsoptionen, Behandlungsplan und Behandlungsstatus zu öffnen. Jeder Eintrag zeigt eine Nur-Lese-Ansicht dieses Bereichs der Risikobewertung. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Bleistift) eines Abschnitts – Sie gelangen dann zum entsprechenden Tab des Projektbearbeitungsformulars und kehren nach dem Speichern hierher zurück.

Achtung: Wenn der Risiko-Tab eine leere Standardliste anzeigt, wurde diesem Projekt noch kein Risikostandard zugewiesen. Verknüpfen Sie einen Standard über den Tab „Standards" im Projektbearbeitungsformular, bevor das vollständige Risiko-Untermodul verfügbar wird.

Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung prüfen

Klicken Sie auf den RASCI-Tab, um die Verantwortlichkeitsmatrix zu sehen. Die Tabelle hat eine feste „Rolle"-Spalte und eine feste „Name"-Spalte mit den zugewiesenen Personen, gefolgt von einer Spalte für jedes RASCI-Element, das im Projekt definiert ist. Jede Zelle enthält einen oder mehrere Codes: R (Responsible – führt die Aufgabe durch), A (Accountable – stellt sicher, dass sie korrekt ausgeführt wird), S (Support – leistet Unterstützung), C (Consulted – wird um Rat gefragt), oder I (Informed – wird über Ergebnisse informiert). Die Tabelle lässt sich horizontal scrollen, wenn viele RASCI-Elemente vorhanden sind.

Beachten Sie: Die RASCI-Tabelle zeigt nur Zeilen für Rollen an, die sowohl mindestens eine zugewiesene Person als auch mindestens einen RASCI-Code haben. Wenn die Tabelle leer erscheint, öffnen Sie das Bearbeitungsformular und prüfen Sie sowohl den Personen-Tab als auch den RASCI-Tab.

Mehrere Projekte bei einer Prüfung sequenziell durchgehen

Wenn Sie eine Reihe von Projekten prüfen – zum Beispiel alle Projekte mit dem Status „Aktiv" und der Klassifizierung „DSGVO" – müssen Sie nicht jedes Mal zur Projektliste zurückkehren. Filtern Sie die Liste im Projekte-Index, klicken Sie auf das erste Projekt, und verwenden Sie dann die linken und rechten Pfeilschaltflächen in der Breadcrumb-Leiste, um zum vorherigen oder nächsten Projekt in Ihrer gefilterten Auswahl zu wechseln. Wenn der rechte Pfeil ausgegraut ist, haben Sie das letzte Projekt in der Liste erreicht.

Um eine vollständige Historie aller Änderungen an einem Projekt zu sehen, klicken Sie auf das Uhrsymbol oben rechts. Eine Seitenleiste öffnet sich von rechts und zeigt ein chronologisches Protokoll: wer das Projekt erstellt hat, wann der Status geändert wurde, wann verantwortliche Personen hinzugefügt oder entfernt wurden, wann die Beschreibung zuletzt bearbeitet wurde und mehr. Schließen Sie die Seitenleiste, wenn Sie fertig sind, und navigieren Sie weiter.

Verknüpfte Bewertungen und Meetings prüfen

Klicken Sie auf den Bewertungen-Tab, um alle mit diesem Projekt verknüpften Bewertungen zu sehen. Jede Zeile ist anklickbar und führt zur Detailseite der jeweiligen Bewertung. Um eine neue Bewertung zu verknüpfen oder eine bestehende zu entfernen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol im Abschnittsheader – das öffnet das Bearbeitungsformular auf dem Bewertungs-Tab. Wenn Sie nach dem Speichern zurückkehren und die neu verknüpfte Bewertung Risikobewertungsdaten enthält, die das Risikoprofil des Projekts aktualisieren sollten, erscheint automatisch ein Dialogfeld mit der Frage, ob die Risikowerte neu berechnet werden sollen. Klicken Sie auf Ja, um die Aktualisierung anzuwenden – das Risikobewertungsabzeichen im Tab „Budget / Kosten" wird entsprechend angepasst.

Der Tab Meetings & Aktivitäten funktioniert gleich: Zeilen sind anklickbare Links zu den jeweiligen Meeting- oder Aktivitätsdetailseiten. Das Verknüpfen und Trennen erfolgt über das Bearbeitungsformular.

Feldreferenz

Name — Der Projekttitel. Wird im fixierten Kopfbereich und in den Breadcrumbs angezeigt. Im Allgemein-Tab des Bearbeitungsformulars festgelegt.

Verantwortliche Personen — Die für das Projekt hauptverantwortlichen Personen. Können direkt im fixierten Kopfbereich geändert werden. Für Nutzer mit eingeschränkten Bearbeitungsrechten ist mindestens eine zugewiesene verantwortliche Person erforderlich.

Status — Die aktuelle Lebenszyklusphase (z. B. Entwurf, Aktiv, Inaktiv, Review). Änderbar über die Dropdown-Liste im fixierten Kopfbereich. In Ihren Compliance-Einstellungen definierte benutzerdefinierte Status erscheinen neben den Standardstatus.

Priorität — Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch. Als farbiger Kreis dargestellt. Änderbar direkt im fixierten Kopfbereich.

Beschreibung (Allgemein-Tab) — Rich-Text-Feld. Nutzer mit Bearbeitungsrechten können direkt auf den Text klicken, um ihn inline zu bearbeiten; andere sehen eine Nur-Lese-Ansicht.

Klassifizierung (Allgemein-Tab) — Tag-basierte Kategorisierung. Im Bearbeitungsformular festgelegt.

Domäne (Allgemein-Tab) — Der Geschäfts- oder Compliance-Bereich, dem das Projekt angehört.

Anwendbare Regulierung (Allgemein-Tab) — Das regulatorische Rahmenwerk, das dieses Projekt adressiert (z. B. DSGVO).

Arbeitsaufwand (Allgemein-Tab) — Der geschätzte Gesamtaufwand des Projekts in Stunden oder Tagen.

Workstream (Allgemein-Tab) — Tag-basierte Gruppierung in einen übergeordneten Arbeitsbereich. Tags werden in den Compliance-Einstellungen unter „Tags" definiert.

Kostenstufe (Budget/Kosten-Tab) — Eine qualitative Klassifizierung der Projektkosten (z. B. Niedrig, Mittel, Hoch).

Geschätzte Kosten (Budget/Kosten-Tab) — Ein formatierter Währungswert. Das Währungssymbol wird aus den Risikoeinstellungen Ihrer Organisation unter „Projektrisikodmodell" übernommen. Wenn dort keine Währung konfiguriert wurde, fehlt das Symbol.

Aktuelle / Ziel-Wahrscheinlichkeit und -Schaden (Budget/Kosten-Tab) — Qualitative Werte, die in die automatische Risikobewertungsberechnung einfließen. Hier nicht direkt bearbeitbar; werden im Bearbeitungsformular festgelegt.

Risikobewertung (Budget/Kosten-Tab) — Wird automatisch aus Wahrscheinlichkeit und Schaden berechnet. Als farbiges Abzeichen angezeigt. Kann nicht manuell gesetzt werden.

Wiederkehrendes Projekt (Schritte & Fortschritt-Tab) — Gibt an, ob sich das Projekt zyklisch wiederholt. Angezeigt als „Aktiviert" oder „Deaktiviert".

Projektstart / Geplantes Ende (Schritte & Fortschritt-Tab) — Datumsfelder, die den Projektzeitraum definieren.

Fortschrittsbalken (Schritte & Fortschritt-Tab) — Nur-Lese-Anzeige. Füllt sich, wenn Aufgaben abgeschlossen werden. Erfordert Aufgaben mit einem Arbeitsaufwand größer als null, um korrekt berechnet zu werden.

Verbindung zum Rest von DPMS

Sie gelangen zur Projekt-Detailseite aus dem Projekte-Index, aus der Verknüpfungsliste einer Aufgabe, aus der Verknüpfungstabelle einer Bewertung oder aus der Verknüpfungsliste eines Verarbeitungsverzeichnisses. Nach dem Speichern eines beliebigen Abschnitts im Projektbearbeitungsformular leitet DPMS Sie automatisch hierher zurück. Nach dem Abschluss eines Workflow-Schritts in einer Erforderlichen Aktion werden Sie ebenfalls hierher weitergeleitet.

Von dieser Seite aus führt jedes Bearbeiten-Symbol in das Projektbearbeitungsformular, das direkt auf dem entsprechenden Tab geöffnet wird. Aufgabenkarten im Tab „Schritte & Fortschritt" verlinken direkt auf die jeweiligen Aufgaben-Detailseiten. Bewertungs- und Meeting-Zeilen in den entsprechenden Tabs führen zu den Detailseiten dieser Datensätze. Workflow-Zeilen im Workflows-Tab öffnen die Workflow-Detailansicht. Der Breadcrumb-Link „Projekte" bringt Sie zur gefilterten Liste zurück, von der Sie gekommen sind.

Mehrere andere Bereiche von DPMS hängen von den hier konfigurierten Daten ab. Der Fortschrittsbalken funktioniert nur, wenn verknüpfte Aufgaben einen Arbeitsaufwand größer als null haben – ergänzen Sie die Aufwandsschätzungen in den Aufgaben-Bearbeitungsformularen, wenn der Balken trotz vorhandener Aufgaben 0 % anzeigt. Das vollständige Risikoauswertungs-Untermodul (Schwellenwert, Szenarien, TOMs, Behandlungsplan) erscheint erst, nachdem mindestens ein Risikostandard über den Tab „Standards" im Bearbeitungsformular verknüpft wurde. Die Anzeige der geschätzten Kosten erfordert eine in den Risikoeinstellungen unter „Projektrisikodmodell" konfigurierte Währung.

Tipps & häufige Fallstricke

Tipp: Nutzen Sie die Pfeilschaltflächen in der Breadcrumb-Leiste, um bei Prüfungen sequenziell durch Projekte zu navigieren. Die Navigation berücksichtigt alle aktiven Filter und die Sortierreihenfolge Ihrer Projektliste – Sie bewegen sich immer genau durch die Auswahl, die Sie zuletzt hatten.

Achtung: Der Fortschrittsbalken zeigt 0 % an, selbst wenn Aufgaben vorhanden sind, wenn keiner dieser Aufgaben ein Arbeitsaufwandswert zugewiesen wurde. Öffnen Sie jede verknüpfte Aufgabe und tragen Sie einen Aufwand im Aufgaben-Bearbeitungsformular ein; der Balken aktualisiert sich automatisch, sobald Aufgaben abgeschlossen werden.

• Die geschätzten Kosten haben kein Währungssymbol. Navigieren Sie zu den Risikoeinstellungen und konfigurieren Sie das Projektrisikomodell mit der richtigen Währung. Das Symbol wird von dort übernommen, nicht vom Projekt selbst.
• Der RASCI-Tab ist leer, obwohl Rollen konfiguriert sind. Die RASCI-Detailansicht zeigt nur Rollen an, die sowohl mindestens eine zugewiesene Person als auch mindestens einen RASCI-Code haben. Prüfen Sie im Bearbeitungsformular sowohl den Personen-Tab als auch den RASCI-Tab.
• Die Bearbeiten-Schaltfläche ist sichtbar, aber ausgegraut und zeigt einen Tooltip. Ihr Konto hat Lesezugriff, aber keinen Bearbeitungszugriff. Wenn Sie nur eingeschränkten Bearbeitungszugriff (auf zugewiesene Projekte) haben, können Sie nur Projekte bearbeiten, bei denen Sie als verantwortliche Person oder Beauftragte(r) eingetragen sind – überprüfen Sie den Personen-Tab.
• Das Uhrsymbol für das Aktivitätsprotokoll fehlt. Dies ist beabsichtigt, wenn das Projekt im „geteilten" oder „konsultierten" Modus ist – das heißt, es stammt von oder wurde mit dem DPMS einer anderen Organisation geteilt. In diesem Fall wird das Protokoll von der Quellorganisation verwaltet.

Tipp: Achten Sie nach dem Verknüpfen einer neuen Bewertung auf das Dialogfeld, das fragt, ob die Risikowerte des Projekts neu berechnet werden sollen. Ein Klick auf Ja löst eine automatische Neuberechnung aus, die das Risikobewertungsabzeichen im Tab „Budget / Kosten" aktualisiert – das ist der schnellste Weg, das Risikobild des Projekts nach neuen Bewertungsdaten aktuell zu halten.

• Die Untermenüpunkte des Risiko-Tabs sind leer. Es wurde noch kein Risikostandard verknüpft. Verwenden Sie den Tab „Standards" im Projektbearbeitungsformular, um einen Standard zu verknüpfen, und kehren Sie dann hierher zurück, um auf Szenarien, TOMs und Behandlungspläne zuzugreifen.