Detailseite des Assessments

Die Detailseite des Assessments ist Ihre Schaltzentrale für jeden Fragebogen, den Sie an Kollegen, Lieferanten oder andere Empfänger versendet haben — oder versenden möchten. Hier verknüpfen Sie alles, was ein Assessment braucht: die Vorlagen, aus denen sich der Inhalt zusammensetzt, die Personen, die antworten sollen, die Sprache pro Empfänger, die Reviewer für jeden Abschnitt sowie die Zugriffsregeln, die festlegen, wer in Ihrer eigenen Organisation den Assessment-Datensatz selbst sehen und bearbeiten darf. Sobald ein Assessment aktiv ist, wird diese Seite zusätzlich zum Monitoring-Bildschirm — Sie lesen Antworten, prüfen, ob Einladungs-E-Mails zugestellt wurden, und sehen alle Antworten gebündelt in einer konsolidierten Ansicht.

Datenschutzbeauftragte, Datenschutzkoordinatoren, Information-Security-Manager und alle Compliance-Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten im Modul Assessments verbringen hier viel Zeit. Auditoren und reine Lesebenutzer öffnen die Seite ebenfalls, wenn sie nachvollziehen möchten, wie ein Assessment aufgebaut ist, an wen es gegangen ist und wie geantwortet wurde.

So öffnen Sie die Seite

Öffnen Sie in der linken Hauptnavigation das Modul Assessments und klicken Sie auf Übersicht, um zur Liste aller Assessments zu gelangen. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnet sich die Detailseite des ausgewählten Assessments. Sie erreichen die Seite auch über jeden „Assessment ansehen"-Link an anderer Stelle in DPMS, etwa aus einem Workflow-Protokoll oder über einen Zurück-Link im Assessment-Editor.

Mit Leserechten am Modul Assessments sehen Sie die Seite in einer reinen Lese-Ansicht. Die Stift-Schaltflächen Bearbeiten und die meisten Einträge im Aktionsmenü werden erst aktiv, wenn Sie zusätzlich die Bearbeitungsberechtigung für Assessments besitzen. Wurde ein Assessment von außerhalb importiert, sehen Sie eine kleine Plakette Externer Import, und die meisten Bearbeitungsoptionen sind ausgeblendet — das ist beabsichtigt und kein Berechtigungsproblem.

Was Sie sehen

Die Seite verwendet das Standard-Detaillayout von DPMS und ist in drei vertikale Bereiche unterteilt. Ganz links können Sie über ein schmales kreisförmiges Symbol den Menübaum ein- oder ausklappen — eine hierarchische Seitenleiste mit allen Tabs des Assessment-Datensatzes. Der gerade geöffnete Tab ist blau hervorgehoben; ob Sie den Menübaum offen oder geschlossen lassen, merkt sich Ihr Browser für den nächsten Besuch.

Über der mittleren Spalte verläuft die Brotkrumen-Leiste: ASSESSMENTS ▸ Name des Assessments ▸ aktueller Tab. Daneben gibt es zwei kleine Pfeile, mit denen Sie zum vorherigen oder nächsten Assessment der gefilterten Übersichtsliste blättern können — die Filter und Sortierung der Übersicht werden dabei berücksichtigt. Rechts daneben öffnet ein Symbol mit Uhr und Pfeil das Aktivitätsprotokoll dieses Assessments mit allen Änderungen, die jemals daran vorgenommen wurden.

Direkt unter der Brotkrumen-Leiste finden Sie die Aktionsleiste: den Chip mit den verantwortlichen Personen, die Status-Pille, die Prioritäts-Pille, den Zeitstempel der letzten Änderung, das Datum der letzten Prüfung und die Stift-Schaltfläche Bearbeiten, die Sie in das Bearbeitungsformular des aktuell geöffneten Tabs führt. Ganz rechts öffnet ein Drei-Punkte-Menü weitere Aktionen wie Bearbeiten, Freigabe, Zugriff verwalten und einige administrative Verknüpfungen.

Im zentralen Bereich wird der Inhalt des jeweils ausgewählten Tabs angezeigt. Die Tabs erscheinen in folgender Reihenfolge im Menübaum: Allgemein, Vorlagen, Reifegradziele (nur wenn mindestens eine Vorlage Reifegradfragen enthält), Empfänger & Benachrichtigungen, Workflows, Reviewer-Zuordnung, Benachrichtigungen, Zugriff verwalten, Audiences, Antworten, Versandstatus und Antworten und Ergebnisse.

Arbeiten mit dieser Seite

Ein neues Assessment von Grund auf einrichten

Wenn Sie über + Erstellen in der Übersicht ein neues Assessment anlegen, landen Sie hier auf dem Tab Allgemein, der weitgehend leer ist. Klicken Sie auf den Stift Bearbeiten, um das Formular zu öffnen.

• Tragen Sie den Namen ein. Wenn Ihr Unternehmen mehrsprachig arbeitet, sehen Sie neben dem Feld eine Übersetzungshilfe, die den Namen automatisch in die anderen konfigurierten Sprachen übersetzt — sofern KI-Zugangsdaten an anderer Stelle in DPMS hinterlegt sind.
• Wählen Sie eine Priorität und eine oder mehrere Klassifizierungs-Kennzeichnungen. Die Klassifizierungen stammen aus der Liste, die in den Compliance-Einstellungen unter „Assessment-Klassifizierungen" gepflegt wird.
• Wählen Sie im Feld Vorlage eine oder mehrere Fragebogenvorlagen aus. Es werden ausschließlich aktive Vorlagen angezeigt — wenn eine Kollegin meldet, dass eine Vorlage in der Auswahl fehlt, ist die wahrscheinlichste Ursache, dass deren Status im Modul „Assessment-Vorlagen" auf inaktiv steht. Bringt eine ausgewählte Vorlage „vorgeladene Vorlagen" mit, erscheint darunter ein Hinweisfeld mit den zusätzlichen Vorlagen, die mitgeladen werden.
• Setzen Sie die Assessment-Frist — das Datum, bis zu dem die Antworten vorliegen sollen.
• Wählen Sie den Übermittlungsmodus: Fortlaufende Prüfung (Standard — Abschnitte werden geprüft, sobald sie eintreffen) oder Alles auf einmal (Prüfung erst, nachdem alles eingereicht wurde). Eine Warnung unter dem Feld erläutert die Konsequenzen; lesen Sie diese sorgfältig, bevor Sie den Modus eines aktiven Assessments umstellen, denn Reviewer sehen im Modus Alles auf einmal keine Zwischenstände mehr.
• Entscheiden Sie, ob der Schalter Kontaktdaten anzeigen aktiv sein soll — er steuert, ob die Kontaktdaten des Antwortenden im Live-Fragebogen sichtbar sind.

Beim Klick auf Speichern entscheidet DPMS über das nächste Ziel: Enthält mindestens eine ausgewählte Vorlage Reifegradfragen, gelangen Sie zu Reifegradziele, andernfalls direkt zu Empfänger & Benachrichtigungen.

Auf dem Tab Reifegradziele legen Sie für jede Frage eine Zielreife fest. Um Zeit zu sparen, können Sie eine Reife auf Vorlagen-Ebene wählen, was den Wert für jeden Abschnitt und jede Frage dieser Vorlage übernimmt, oder auf Abschnitts-Ebene, was den Wert auf alle Fragen des Abschnitts überträgt. Einzelne Fragen-Werte haben Vorrang — sobald Sie eine Frage individuell anpassen, wird das Auswahlfeld des Abschnitts geleert, damit es nicht mehr irreführend ist. Speichern Sie, wenn alles passt.

Anschließend landen Sie unter Empfänger & Benachrichtigungen, dem aufwendigsten Tab. Eine externe E-Mail-Adresse fügen Sie hinzu, indem Sie sie ins Eingabefeld tippen und auf + E-Mail hinzufügen klicken (oder die Eingabetaste drücken). Doppelte Einträge werden stillschweigend abgelehnt, ungültige Adressen färben das Feld rot. Neue E-Mail-Zeilen werden mit allen für die „audience" gekennzeichneten Abschnitten vorausgewählt — soll eine Empfängerin nur einen Abschnitt sehen, klicken Sie nach dem Hinzufügen auf den Stift in der Spalte Verfügbare Abschnitte und passen Sie die Auswahl an.

Wenn Sie viele Zeilen gleich anpassen müssen, setzen Sie ein Häkchen bei den gewünschten Zeilen und nutzen Sie die Mehrfachaktionsleiste, die oberhalb der Tabelle erscheint. Damit setzen Sie für alle ausgewählten Empfänger gleichzeitig den Benachrichtigungs-Workflow, die Sprache der Benachrichtigungen und die verfügbaren Abschnitte. Anwenden übernimmt die Werte, Abbrechen leert die Auswahl.

Beachten Sie, dass die Verknüpfung + Audience hinzufügen neben der Beschreibung auf diesem Tab bewusst nicht funktional ist — sie dient nur als Hinweis. Audiences werden tatsächlich auf dem Tab Audiences verknüpft; sie erscheinen anschließend automatisch als Zeilen unter Empfänger & Benachrichtigungen.

Nach dem Speichern wechseln Sie zu Workflows, wo Sie bestätigen, welche Benachrichtigungs-Workflows für dieses Assessment ausgelöst werden, und anschließend zu Reviewer-Zuordnung, wo Sie für jeden Abschnitt interne Reviewer benennen. Abschnitte ohne Reviewer werden beim Speichern stillschweigend aus der Liste entfernt — achten Sie also darauf, dass jeder Abschnitt, der geprüft werden soll, auch eine zuständige Person hat.

Zuletzt kehren Sie auf Allgemein zurück, klicken auf Bearbeiten und schalten den Schalter Aktiv ein. Dieser Schalter erscheint erst, nachdem das Assessment mindestens einmal gespeichert wurde — deshalb fehlt er beim ersten Anlegen.

Eine nicht zugestellte Einladung nachverfolgen

Beschwert sich eine Empfängerin, dass keine Einladung angekommen ist, öffnen Sie im Menübaum den Tab Versandstatus. Pro Empfänger zeigt eine Zeile, ob die Benachrichtigung in der Warteschlange ist, versendet, geöffnet, abgewiesen (Bounce) oder fehlgeschlagen wurde. Bei einem Bounce wechseln Sie zu Empfänger & Benachrichtigungen, klicken in der entsprechenden Zeile auf den Stift, korrigieren die Adresse (oder ersetzen den Empfänger) und speichern. Die neue Einladung wird über den hinterlegten Workflow erneut versendet.

Alle Antworten in einer Ansicht prüfen

Auditoren und Reviewer, die alle Antworten auf einen Blick brauchen, starten am besten auf dem Tab Antworten und Ergebnisse. Die gleiche Ansicht öffnet sich übrigens in einem neuen Browser-Tab, wenn Sie auf der Übersichtsliste neben einem Assessment auf das Symbol für externe Verknüpfungen klicken.

Oben auf dem Tab finden Sie drei Schalter: Fragen und Antworten, Zwischenergebnisse und Endergebnisse. Schalten Sie beliebige Kombinationen ein, um die Anzeige zu filtern. Wenn Sie nur die Rohantworten lesen wollen, lassen Sie die Ergebnis-Schalter aus. Rechts daneben springt die Schaltfläche Zur Antwort direkt in den Tab Antworten, um eine bestimmte Antwortende detailliert zu prüfen.

Unter den Schaltern zeigen drei farbige Übersichtskarten den Prüfstand: Zu prüfende Antworten, Erneut einzureichende Antworten und Geprüfte Antworten. So sehen Sie sofort, wie viel Prüfaufwand noch offen ist.

Der Hauptbereich ist nach Vorlage und darunter nach Abschnitt gegliedert — beide Ebenen lassen sich über die Pfeil-Symbole in den Kopfzeilen einklappen. Innerhalb eines Abschnitts wird jede Frage als Karte dargestellt, mit dem Fragetext, der Antwort (in Ihrer aktiven Sprache übersetzt), allen hochgeladenen Dateien sowie sämtlichen Prüfkommentaren. Hat ein Antwortender Dateien hochgeladen, sehen Sie pro Datei ein Statussymbol — einen Lade-Spinner für den laufenden Virenscan, eine Warnung bei erkannter Schadsoftware oder ein grünes Häkchen. Dateien in Quarantäne wegen Schadsoftware können nur Benutzer mit den Rollen IT Security Coordinator, IT Security Manager, System Manager oder Super Admin in der Vorschau anzeigen oder herunterladen.

Einzelne Antworten lesen und freigeben

Der Tab Antworten listet jede Vorlage des Assessments mit einer Zeile auf, die zeigt, wie viele Fragen beantwortet wurden, wie viele freigegeben sind und wann die erste Antwort einging. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Frage-für-Frage-Prüfungsansicht, in der Sie Antworten freigeben, kommentieren oder zur erneuten Einreichung markieren können.

Kollegen Zugriff geben

Wenn nach einer Reorganisation zwei Kollegen Schreibzugriff brauchen, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü in der Aktionsleiste und wählen Zugriff verwalten. Fügen Sie die Personen im Mehrfachauswahlfeld Benutzer (und/oder Audiences im Feld Audiences) hinzu und speichern Sie. Die Kollegen sehen das Assessment ab sofort in ihrer eigenen Assessments-Übersicht. Zugriff verwalten ist unabhängig von der Liste unter Empfänger & Benachrichtigungen — hier geht es darum, wer den Datensatz selbst sehen und bearbeiten darf, nicht darum, wer den Fragebogen ausfüllt.

Ein Assessment vorübergehend deaktivieren

Müssen Einladungen pausiert und der Live-Fragebogen unerreichbar werden, kehren Sie auf Allgemein zurück, klicken Bearbeiten, schalten Aktiv aus und speichern. Antwortende, die den Link aufrufen, sehen eine Hinweisseite; die bereits erfassten Antworten und die Empfängerkonfiguration bleiben erhalten und Sie können das Assessment jederzeit wieder einschalten.

Feldreferenz

Diese Felder finden Sie im Bearbeitungsformular von Allgemein:

• Name — der Name des Assessments. Mehrsprachig in alle konfigurierten Unternehmenssprachen, mit Auto-Übersetzungsknopf, sofern KI-Zugangsdaten hinterlegt sind.
• Priorität — Niedrig, Mittel oder Hoch. Wird für Filter und Berichte auf der Übersicht genutzt.
• Klassifizierung — Mehrfachauswahl aus den in den Compliance-Einstellungen gepflegten Assessment-Klassifizierungen. Optional.
• Vorlage — durchsuchbare Mehrfachauswahl aller aktiven Assessment-Vorlagen. Mindestens eine ist erforderlich. Inaktive Vorlagen werden ausgeblendet.
• Assessment-Frist — das Datum, bis zu dem die Antworten erwartet werden. Darf nicht in der Vergangenheit liegen.
• Übermittlungsmodus — Fortlaufende Prüfung (Standard) oder Alles auf einmal. Legt fest, ob Reviewer Antworten laufend sehen oder erst, wenn der gesamte Fragebogen eingereicht wurde.
• Schalter Aktiv — schaltet das Assessment für Antwortende ein oder aus. Beim Anlegen ausgeblendet; erscheint erst beim Bearbeiten eines bereits gespeicherten Datensatzes. Falls der Schalter fehlt, speichern Sie das Assessment einmal ab.
• Schalter Kontaktdaten anzeigen — bestimmt, ob die Kontaktdaten der Antwortenden im Live-Fragebogen erscheinen.

Verknüpfungen mit dem restlichen DPMS

Die Detailseite des Assessments steht im Zentrum des Lebenszyklus eines Assessments und verlinkt in viele andere Module:

• Assessment-Vorlagen — die im Assessment gebündelten Fragebögen werden dort gepflegt; ein Klick auf einen Vorlagennamen öffnet die jeweilige Detailseite.
• Compliance-Einstellungen — Audiences, Assessment-Klassifizierungen, Status und Spracheinstellungen fließen alle in diese Seite ein.
• Workflows — jeder unter dem Tab Workflows verknüpfte Workflow wird im Modul Workflows verwaltet; ein Klick auf den Namen öffnet die Detailseite des Workflows.
• Audiences — vergeben Sie hier einer Audience Zugriff, wird das Assessment automatisch auch in der Übersicht ihrer Mitglieder sichtbar.
• Aktivitätsprotokoll — jede Änderung auf dieser Seite wird mitgeschrieben und ist über das Uhrsymbol neben der Brotkrumen-Leiste einsehbar.

Mehrere DPMS-Funktionen hängen direkt davon ab, was Sie hier konfigurieren: Der Live-Fragebogen für Antwortende ist nur erreichbar, wenn unter Empfänger & Benachrichtigungen mindestens ein Empfänger mit gültiger Sprache und mindestens einem Abschnitt eingetragen ist; Benachrichtigungs-E-Mails laufen nur, wenn unter Workflows ein Workflow verknüpft oder im Tab Benachrichtigungen ein Auslöser angehakt ist; und die abschnittsbezogenen Prüfungen unter Antworten basieren auf den Reviewer-Zuordnungen.

Nach Abschluss der Konfiguration ist der nächste logische Schritt, das Assessment auf Aktiv zu schalten — oder zu einem späteren Zeitpunkt für die Auswertung in die Tabs Antworten und Antworten und Ergebnisse zurückzukehren.

Tipps und häufige Stolperfallen

Tipp: Fehlt eine Vorlage in der Auswahl, prüfen Sie zuerst im Modul „Assessment-Vorlagen", ob deren Status auf inaktiv steht. Inaktive Vorlagen werden bewusst ausgeblendet.

Achtung: Wenn Sie den Übermittlungsmodus mitten im Lauf von Fortlaufende Prüfung auf Alles auf einmal umstellen, ändert sich der gesamte Prüfungsablauf — Reviewer sehen Zwischenstände dann nicht mehr, sondern erst, wenn der gesamte Fragebogen eingereicht wurde. Lesen Sie die Warnung unter dem Feld, bevor Sie den Modus eines aktiven Assessments wechseln.

• Die Verknüpfung + Audience hinzufügen auf dem Tab Empfänger & Benachrichtigungen ist absichtlich deaktiviert. Audiences vergeben Sie auf dem Tab Audiences — sie erscheinen anschließend automatisch als Zeile in Empfänger & Benachrichtigungen.
• Neue E-Mail-Empfänger werden mit allen für „audience" markierten Abschnitten vorausgewählt. Soll ein Empfänger nur einen Abschnitt sehen, passen Sie direkt nach dem Hinzufügen die Verfügbaren Abschnitte in der jeweiligen Zeile an.
• Der Tab Reifegradziele erscheint nur, wenn mindestens eine Vorlage Reifegradfragen enthält. Fehlt der Tab unerwartet, prüfen Sie die Vorlagen — keine ihrer Fragen ist in der Vorlagendefinition für Reife aktiviert.
• Der Schalter Aktiv wird beim ersten Anlegen ausgeblendet und erscheint erst nach dem ersten Speichern.
• Über externen Import angelegte Assessments blenden die meisten Bearbeitungsoptionen aus und tragen die Plakette Externer Import. Das ist so vorgesehen, kein Berechtigungsproblem.
• Mit den Pfeilen neben der Brotkrumen-Leiste blättern Sie in derselben gefilterten Reihenfolge wie auf der Übersicht durch die Assessments — viel schneller, als zwischen jedem Datensatz zur Liste zurückzukehren.